Starostwo Powiatowe w Słupsku PROTOKÓŁ z kontroli realizacji planu dochodów i wydatków oraz prawidłowości gospodarowania mieniem w 2010 r. Nazwa jednostki kontrolowanej Dom Pomocy Społecznej w Machowinie Kierownik jednostki Ewa Młynarczyk-Starzak Główny księgowy Joanna Blok Osoba przeprowadzająca kontrolę Kontrolę przeprowadziła Joanna Harasimiuk, inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia Nr OR.III.0114-1-10/10 Starosty Słupskiego z dnia 13 maja 2010 r. Kontrola została przeprowadzona w dniach 14 20.05.2010 r. Przedmiot i zakres kontroli Kontrola dotyczyła realizacji planu dochodów i wydatków oraz prawidłowości gospodarowania mieniem w 2010 r. Wynik poprzedniej kontroli Poprzednia kontrola przeprowadzona została w jednostce w dniach 16 20.11.2009 r. i dotyczyła przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków przez jednostkę budżetową. Kontrolą objęto 5% wydatków jednostki z roku 2009. W wyniku jej przeprowadzenia wydano zalecenia pokontrolne zgodnie z pismem znak: OR.IX.0913-25/09 z dn. 29.01.2010 r. Dyrektor jednostki udzielił w terminie 1
odpowiedzi na zalecenia, zgodnie z pismem znak: DPS.I.0715-4/10 z dn. 26.02.2010 r. oraz DPS.I.0715-6/10 z dn. 02.03.2010 r. Analiza dokumentów źródłowych pozwala stwierdzić, że wskazane w protokole uchybienia zostały wyeliminowane. Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu Dom Pomocy Społecznej w Machowinie (zwany dalej DPS ) jest samodzielną jednostką organizacyjną powiatu słupskiego, działającą w formie jednostki budżetowej. Siedzibą DPS jest Machowino 53, 76-270 Ustka. Podstawą działania Domu są w szczególności poniższe akty prawne: Ustawa z dn. 12.03.2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 ze zm.); Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dn. 19.10.2005 r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U. Nr 217, poz. 1837 ze zm.); Ustawa z dn. 19.08.1994 o ochronie zdrowia psychicznego (Dz. U. Nr 111, poz. 535 ze zm.); Ustawa z dn. 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. Nr 210, poz. 2135 ze zm.); Ustawa z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.); Statut i Regulamin Organizacyjny. DPS przeznaczony jest dla mężczyzn niepełnosprawnych intelektualnie (art. 56, pkt. 4 ustawy o pomocy społecznej). W myśl regulaminu organizacyjnego DPS zapewnia mieszkańcom całodobową opiekę oraz zaspokaja ich niezbędne potrzeby bytowe, opiekuńcze i wspomagające, dostosowane do wymagań poszczególnych mieszkańców. Umożliwia także korzystanie z przysługujących świadczeń zdrowotnych, w tym specjalistycznych świadczeń psychiatrycznych z tytułu powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego. Wydatki związane z zapewnieniem całodobowej opieki oraz zaspokojeniem, niezbędnych potrzeb bytowych i społecznych pokrywane są w całości przez DPS. Dyrektorem jednostki jest Pani Ewa Młynarczyk Starzak, zatrudniona na tym stanowisku od 06.09.1995 r. Uchwałą nr 255/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dnia 29.01.2009 r. udzielone zostało pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością DPS w Machowinie. Pełnomocnictwo zostało uchwalone na czas nieokreślony. Natomiast Uchwałą nr 193/2008 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn. 31.07.2008 r. Dyrektor DPS otrzymała pełnomocnictwo do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 2
Ustalenia kontroli - realizacja planu dochodów i wydatków oraz prawidłowości gospodarowania mieniem w 2010 r. Najistotniejsze zarządzenia Dyrektora regulujące działalność DPS w Machowinie: Zarządzeniem nr 1/2010 z dn. 04.01.2010 r. w sprawie pogotowia kasowego; Zarządzeniem nr 02/2010 z dn. 4.01.2010 r. w sprawie wprowadzenia stawki żywieniowej od 01.01.2010 31.12.2010 r.; Zarządzeniem nr 27/2009 z dn. 31.12.2009 r. w sprawie ustalenia wykazu stanowisk pracy wykonywanej w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze; Zarządzenie nr 10/2009 z dn. 15.06.2009 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Pracy Pracowników DPS w Machowinie, ze zm.; Zarządzenie nr 9/2009 z dn. 15.06.2009 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników DPS w Machowinie; Zarządzenie nr 8/2009 z dn. 30.04.2009 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu okresowej oceny pracowników w DPS w Machowinie; Zarządzenie nr 2/2007 z 2.01.2007 r. w sprawie zakresu i istoty stosowania zasad rachunkowości. W trakcie analizy w/w aktów prawnych regulujących działanie badanego podmiotu stwierdzono, że Regulamin Pracy zawiera niezgodny ze stosowanymi przez DPS regułami, zapis o obowiązującym czasie pracy. Regulamin definiuje czas pracy zmianowej 8 - godzinnej, natomiast w badanej jednostce ze względu na konieczność pracy w ruchu ciągłym obowiązuje system równoważnego czasu pracy dla pracowników związanych z bezpośrednią opieką nad mieszkańcami. Jedynie pracownicy administracji i obsługi wykonują swoją prace w podstawowym, 8 godzinnym czasie pracy. Kopia rozdziału 3 Czas pracy z Regulaminu Pracy oraz faktyczny wykaz czasu pracy pracowników DPS stanowią załącznik nr 1 i nr 2 do protokołu. Realizacja planu wydatków i dochodów w 2010 r. Kwota wydatków na 2010 r. ustalona została na podstawie Uchwały Nr XXXIX/291/2009 Rady Powiatu Słupskiego z dn. 29.12.2009 r. w sprawie ustalenia budżetu powiatu na 2010 r., ze zmianami. Plan oraz wykonanie na dzień 31.03.2010 r. wydatków i dochodów jednostki za 2010 r. przedstawiają tabele: 3
Wydatki 2010 r. Dział Rozdział Paragraf Wydatki Wykonanie Plan Wykonanie planu (%) 852 3 193 017,00 841 204,84 26,35 85202 3 193 017,00 841 204,84 26,35 4010 2 081 467,00 461 331,11 22,16 4040 160 250,00 158 873,22 99,14 4110 326 403,00 82 714,86 25,34 4120 50 362,00 10 722,38 21,29 4170 2 000,00 201,00 10,05 4210 66 395,00 5 223,87 7,87 4220 205 000,00 46 293,89 22,58 4230 8 000,00 2 425,72 30,32 4260 70 000,00 16 520,98 23,60 4270 12 000,00 675,40 5,63 4280 3 000,00 0,00 0,00 4300 60 000,00 10 396,79 17,33 4350 1 200,00 293,01 24,42 4360 1 800,00 402,60 22,37 4370 4 000,00 1 035,17 25,88 4390 3 000,00 0,00 0,00 4410 500,00 0,00 0,00 4430 3 200,00 588,50 18,39 4440 101 340,00 36 000,00 35,52 4500 200,00 192,00 96,00 4520 4 000,00 1 491,75 37,29 4700 3 000,00 632,00 21,07 4750 2 500,00 0,00 0,00 4780 23 400,00 5 190,59 22,18 Dochody 2010 r. Dochody Dział Rozdział Paragraf Należności Wykonanie 758 2 000,00 636,78 75814 2 000,00 636,78 0920 2 000,00 636,78 852 1 018 921,00 269 631,44 85202 1 018 921,00 269 631,44 0750 2 521,00 630,27 0830 1 016 400,00 265 750,29 0970 0,00 3 250,88 Razem: 1 020 921,00 270 268,22 4
Sprawozdania Rb-28S, Rb-27S, Rb-N i Rb-Z przekazane zostały w wymaganym terminie. W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniach wydatki i dochody były zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną. Suma wydatków i zobowiązań nie przekroczyła planu finansowego. Przestrzeganie procedur dokumentowania wydatków W badanej jednostce sprawdzono prawidłowość dokonywania i dokumentowania wydatków. Dokumenty sprawdzone w trakcie kontroli zostały w sposób prawidłowy opisane pod względem zamówień publicznych i zakwalifikowane do wydatków strukturalnych. Podpisy złożone przez upoważnione osoby pozwoliły stwierdzić, że wydatkowane środki poddane zostały procedurom kontroli wewnętrznej i że wydatkowane zostały w sposób celowy, oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów. Faktury zostały zadekretowane zgodnie z art. 21 ust. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Do faktur dołączony został wniosek o zaangażowanie środków budżetowych. Wątpliwości budzi jednak fakt regulowania zobowiązań ze zbyt dużym wyprzedzeniem. Stwierdzono przypadki zapłaty za faktury 10 14 dni przed terminem. Płacąc zobowiązania z tak dużym wyprzedzeniem, jednostka pozbawia się możliwości uzyskania dodatkowych dochodów z odsetek na rachunku bankowym. Kopie przykładowo wybranych faktur, za które dokonano zbyt wczesnej zapłaty stanowią załącznik nr 3 do protokołu. Kontrola akt osobowych oraz wydatków na wynagrodzenia Wg stanu na dzień 30.04.2010 r. DPS zatrudniał 80 pracowników, w tym 6 osób w ramach prac interwencyjnych. Lista zatrudnionych osób stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Losowej kontroli poddano akta osobowe i naliczenie wynagrodzeń poniższych osób: 1. Mirosław Krupa konserwator, zatrudniony na czas nieokreślony od 18.12.1995 r. W aktach widnieje zapytanie o karalność z dnia 10.09.1996 r. z adnotacją: nie notowany w centralnym rejestrze skazanych, oraz oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Wypłata wynagrodzenia lista płac nr 8 2. Artur Gładikowski szef kuchni, zatrudniony na czas nieokreślony od 05.05.1995 r. W aktach widnieje zapytanie o karalność z dnia 24.08.1995 r. z adnotacją: nie notowany w centralnym rejestrze skazanych, oraz oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Wypłata wynagrodzenia za m-c kwiecień wg listy płac nr 6. 5
3. Elżbieta Lubert pokojowa, zatrudniona na czas nieokreślony od 06.10.2009 r. Wypłata wynagrodzenia za m-c kwiecień wg listy płac nr 5. 4. Marzena Michalska opiekun, zatrudniona na czas nieokreślony od 10.04.2006 r. Wypłata wynagrodzenia za m-c kwiecień wg listy płac nr 3. 5. Artur Ruszkiewicz palacz c.o., zatrudniony na czas nieokreślony od 01.01.2005 r. Wypłata wynagrodzenia za m-c kwiecień wg listy płac nr 8. 6. Iwona Sienkiewicz starsza pielęgniarka, zatrudniona na czas nieokreślony od 01.06.1986 r. Wypłata wynagrodzenia za m-c kwiecień wg listy płac nr 2. 7. Małgorzata Spryszak kierownik działu opiekuńczo - terapeutycznego, zatrudniona na czas nieokreślony od 01.07.2003. W aktach znajduje się arkusz okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego z dnia 19.10.2009 r., z adnotacją: ocena pozytywna Wypłata wynagrodzenia za m-c kwiecień wg listy płac nr 3. 8. Anna Piłka starsza księgowa, zatrudniona na czas nieokreślony od 01.01.2007 r. Pracownikowi zostało powierzone m. in. prowadzenie kasy od 02.01.2007 r. W aktach znajduje się oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, zapytanie o karalność z dn. 18.01.2007 r. z adnotacją: nie figuruje w kartotece karnej krajowego rejestru karnego, arkusz oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego z dn. 23.10.2009 r. z adnotacją: ocena pozytywna. Wypłata wynagrodzenia za m-c kwiecień wg listy płac nr 1. We wszystkich aktach znajdują się ważne badania lekarskie, kopie dokumentów potwierdzone są za zgodność z oryginałem. Naliczone za miesiąc kwiecień 2010 r. kwoty wynagrodzeń w/w pracowników są zgodne z angażami znajdującymi się w aktach osobowych. Wynagrodzenia zasadnicze, dodatki funkcyjne i stażowe zostały naliczone na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych. W aktach znajdują się zgody pracowników na przekazanie wynagrodzenia na indywidualne konto bankowe i dokonanie innych potrąceń należności np. za rozmowy telefoniczne. Analizę poprawności naliczenia płac stwierdzono na podstawie list płac od nr 1 do nr 8 za kwiecień 2010 r. Przekazanie wypłaty na konta pracowników nastąpiło w dn. 26.04.2010 r. (WB nr 61) a wypłata gotówki z kasy w dn. 27.04.2010 r. (raport kasowy nr 12/B/2010). Podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników został przelany na konto Urzędu Skarbowego w dn. 20.05.2010 r. po potraceniu przez jednostkę należnego jej wynagrodzenia dla płatnika składek. Za nieprawidłowe należy uznać wypłatę wynagrodzenia z kasy przez osobę, która jednocześnie odpowiedzialna jest za sporządzanie list płac. Wątpliwości budzi również sposób wyliczenia przez jednostkę składek na ubezpieczenie wypadkowe pracowników i Fundusz Pracy. Wg art. 20, ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009, Nr 6
205, poz. 1585 ze zm.) podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe jest taka sama jak na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Podobne unormowania prawne dotyczące obliczenia składki na Fundusz Pracy zawiera art. 104 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r., Nr 69, poz. 415, ze zm.). Za błędne należy uznać obliczenie składki od kwoty brutto wypłaconego wynagrodzenia wszystkim pracownikom w m-cu kwietniu. Prawidłowo wyliczona kwota winna być ustalona oddzielnie dla każdego pracownika, a następnie zsumowana. Kopia zbiorówki lista płac za m-c kwiecień 2010 r. z wyliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne, wypadkowe i Fundusz Pracy stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Emerytury pomostowe Problem emerytur pomostowych w DPS reguluje Zarządzenie Dyrektora Nr 27/2009 z dn. 31.12.2009 r. w sprawie ustalenia wykazu stanowisk pracy wykonywanej w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Ewidencja pracowników na dzień 31.12.2010 r. stanowi załącznik do zarządzenia. Zakwalifikowanych zostało wg stanu na 31.12.2009 r. 59 pracowników. Stanowiska zostały zakwalifikowanych w sposób prawidłowy, zgodnie z ustawą z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. Nr 237, poz. 1656 ze zm.), jak również w sposób prawidłowy naliczone i przekazane do ZUS składki. Składki za m-c kwiecień 2010 r. zostały uregulowane za 60 pracowników (zatrudnienie w 2010 r. palacza c.o.) Weryfikacji poprawności naliczenia dokonano na podstawie list płac za m-c kwiecień 2010 r. Składki zostały opłacone w wysokości wynikającej z deklaracji ZUS nr 01.04.2010, w dniu 05.05.2010 r. Kopia deklaracji ZUS stanowi załącznik nr 6 do protokołu. Sposób naliczenia składki na emerytury pomostowe za poszczególnych pracowników stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Działanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych unormowane zostało w Regulaminie wprowadzonym Zarządzeniem Nr 13/2007 Dyrektora DPS w Machowinie z dnia 31 grudnia 2007 r. Regulamin zawiera zapisy niezgodne z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996, Nr 70, poz. 335 ze zm.): Dział VI. 6, pkt. 2: Prawo do korzystania z dopłat do różnych form wypoczynku mają pracownicy, którzy przepracowali w DPS w Machowinie: a) pożyczki mieszkaniowe dwa lata, 7
b) wczasy pod gruszą pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony po przepracowaniu roku i po wykorzystaniu minimum 10 dni urlopu w ciągłości, c) pracownicy zatrudnieni na czas określony po przepracowaniu ½ roku, minimum 5 dni urlopu w ciągłości Art. 8, ust. 1 ustawy określa, że jedynym kryterium przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z Funduszu jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Nie jest możliwe uzależnienie dopłat z Funduszu od wymiaru etatu lub zatrudnienia na czas określony. Wszystkie świadczenia przyznawane z funduszu dla pracowników przyznawane są na posiedzeniu Komisji socjalnej wybranej z pracowników DPS oraz przedstawiciela związków zawodowych i akceptowane przez Dyrektora jednostki i związki zawodowe. Każde posiedzenie komisji dokumentowane jest protokołem. Jednostka prowadzi rejestr założony dn. 30.03.2008 r. złożonych wniosków przez pracowników i przyznanych świadczeń. Na posiedzeniu komisji w dniu 05.03.2010 r. rozliczone zostały wydatki za 2009 r. oraz ustalono plan wydatków na 2010 r. Zgodnie z Uchwałą Nr 340/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dnia 17 września 2009 r. dla pracowników sfery budżetowej przyjęto kwotę bazową do wyliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w wysokości 2.792 zł. Badana jednostka przyjęła do wyliczenia odpisu podstawowego dla 19 pracowników kwotę 1047,00 zł, a dla 61 pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach kwotę 1396,00 zł. Do planu wydatków na 2010 r. powinna zostać przyjęta kwota w wysokości 105.049,00 zł. Ze względu na ograniczone środki budżetowe na 2010 r. DPS zaplanowała kwotę 101.340,00 zł. Kopia notatki z dnia 04.01.2010 r. o zabezpieczeniu kwoty 101.340,00 zł w planie finansowym stanowi załącznik nr 8 do protokołu. Jednak jako podstawę do przelania na konto Funduszu 75% środków w terminie do końca maja 2010 r., jednostka powinna przyjąć kwotę w wysokości 105.133,90 zł. Kontrolowana jednostka refunduje z rachunku podstawowego koszty opłat i prowizji związanych z prowadzeniem wyodrębnionego rachunku ZFŚS. Refundacja przeprowadzana jest na koniec miesiąca, w którym koszty wystąpiły. Gospodarka kasowa Zasady działania gospodarki kasowej w DPS reguluje Zarządzenie nr 2/2007 z 2.01.2007 r. w sprawie zakresu i istoty stosowania zasad rachunkowości. Wysokość pogotowia kasowego określona została w Zarządzeniu nr 1/2010: rachunek bieżący 5.000 zł, rachunek depozytów mieszkańców DPS 300 zł. 8
Jednostka prowadzi trzy rodzaje raportów kasowych z oznaczeniami: B środki budżetu, D środki z kont depozytowych mieszkańców, S środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Kontrolę gotówki w kasie przeprowadzona na podstawie raportów kasowych nr: 14/B/2010 raport za okres od 11 17 maja 2010 r., saldo 670,54 zł, 14/D/2010 raport za okres od 11 17 maja 2010 r., saldo 15,00 zł, 1/S/2010 raport za okres od 20 31.03.2010 r., saldo gotówki 0 zł. Razem: 685,54 zł Stan gotówki kasy zgodny ze sporządzonymi raportami kasowymi. Dokonywane wypłaty gotówki z kasy są przeprowadzane na podstawie dowodów kasowych dopuszczonych w jednostce z zachowaniem chronologii zapisów, poprawności obrotów i sald oraz ciągłości sald raportów kasowych. Spis z natury Tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji w DPS zawarte zostały w Instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik nr 11 do Zarządzenia nr 2/2007 z dnia 2.01.2007 w sprawie zakresu i istoty stosowanych zasad rachunkowości. Na podstawie Zarządzeń Dyrektora DPS nr: 1/2010 z 04.01.2010 r., 2 sporządzony został plan inwentaryzacji na 2010 r. 26/2009 z 31.12.2009 r. przeprowadzony został spis z natury gotówki w kasie, druków kp, druków arkuszy spisu z natury, czeków. Osoba odpowiedzialna materialnie: Pani Anna Piłka. Spis został przeprowadzony dnia 31.12.2009 r. na arkuszu spisu z natury nr 18/2009. Komisja sporządziła z dokonanych czynności protokół nr 4/2009 z adnotacją: różnic inwentaryzacyjnych brak. 25/2009 z dn. 31.12.2009 r. przeprowadzona została inwentaryzacja roczna znaczków pocztowych na arkusz spisowym nr 17/2009. Osoba odpowiedzialna materialnie: Pani Dorota Lachowicz. Różnic nie stwierdzono. 28/2009 z dn. 31.12.2009 r. przeprowadzony został w dniu 04.01.2010 r. na arkuszu nr 1/2010 spis kart drogowych, będących drukami ścisłego zarachowania. Osoba odpowiedzialna za powierzone mienie: Pan Mariusz Przybyszewski. Różnic nie stwierdzono. 9
29/2009 z dn. 31.12.2009 r. przeprowadzony został w dniu 04.01.2010 r. na arkuszu nr 2/2010 spis paliwa w samochodach. Osoba odpowiedzialna materialnie: Pan Leon Wlazło. Stan zgodny z ewidencją na kartach drogowych. Dnia 31.11.2009 r. zgodnie z opracowanym harmonogramem, została przeprowadzona inwentaryzacja magazynu artykułów spożywczych i przemysłowych. Do przeprowadzenia spisu brak jest dokumentu powołującego przez Dyrektora jednostki komisję odpowiedzialną za przeprowadzenie spisu. Z arkuszy spisowych wynika, że inwentaryzacja została przeprowadzona przez komisję w składzie: Sienkiewicz Iwona Weltrowska Janina Ruszkiewicz- Ciesielska Edyta Osobą odpowiedzialną za stan magazynów jest magazynier Pani Dorota Gąsiorska. Ze sporządzonych przez komisję zapisów na arkuszu od nr 9 do 12 wynika, że inwentaryzacja w magazynie spożywczym rozpoczęła się o godz. 8 00 a zakończyła o godz. 8 30. Zapis ten nie świadczy o rzetelnym przeprowadzeniu prac, tym bardziej, że zostało spisanych (przeliczonych i przeważonych!) 89 pozycji w tym np. np. miód naturalny szt. 2381, makaron dary 756,50 kg, buraki 429,50 kg, kapusta kiszona 753 kg. Inwentaryzacja artykułów przemysłowych została udokumentowana na arkuszach spisu od nr 13 do 16. Spisanych zostało 109 pozycji. Poprawki dokonane na arkuszach zostały zaparafowane przez przewodniczącego komisji i osobę odpowiedzialną materialnie. Taki sposób dokonywania poprawek przewiduje Instrukcja Inwentaryzacyjna, wg której prowadzone były prace komisji. Stwierdzić jednak należy, że fakt dokonania poprawek w arkuszach inwentaryzacyjnych winni potwierdzić wszyscy członkowie komisji. Zapis powyższy wymaga zmiany Instrukcji Inwentaryzacyjnej. Ponadto wszystkie osoby odpowiedzialne za powierzone mienie złożyły stosowne oświadczenia przed rozpoczęciem prac inwentaryzacyjnych jak i po ich zakończeniu. Rozliczenia całości spisu dokonano w sposób prawidłowy. Gospodarka magazynowa Plan kont w badanej jednostce przewiduje prowadzenie ewidencji analityczna do konta 310 Materiały: - 310 1 magazyn spożywczy, - 310 2 magazyn przemysłowy, 10
Ewidencja magazynowa prowadzona jest w systemie Spiżarnia 2.1, który został wprowadzony do stosowania w DPS Zarządzeniem Dyrektora nr 3/2010 z dn. 04.01.2010 r. Jednostka w systemie informatycznym stosowanym do prowadzenia gospodarki magazynowej wyodrębniła magazyny: - magazyn spożywczy, - magazyn środków czystości, - magazyn dary, - magazyn odzieżowy, - magazyn gospodarczy opał, - magazyn meblowy. Stwierdzono, że ewidencja magazynowa zgodna jest z ewidencją księgową. Wydruk z programu księgowego i magazynowego wg stanu na dzień 30.04.2010 r. stanowi załącznik nr 9 do protokołu. Zamówienia publiczne Zarządzeniem nr 16/2009 z dnia 28.09.2009 Dyrektor DPS ustalił skład stałej komisji odpowiedzialnej za przygotowanie i przeprowadzenie procedur przetargowych oraz regulaminu Pracy Komisji przetargowej. Komisja sporządziła na 2010 r. Plan zamówień publicznych. Kopia Planu stanowi załącznik nr 10 do protokołu. Wybór trybu postępowania dla poszczególnych grup usług i zakupu artykułów nie budzi zastrzeżeń. W badanej jednostce sprawdzono sposób przeprowadzenia przetargu nieograniczonego na dostawę artykułów spożywczych ogłoszenie Nr 59819-2009 z dnia 08.04.2009 r. Nie stwierdzono nieprawidłowości w sposobie przygotowania i przeprowadzenia przetargu. Na podstawie losowo wybranych faktur sprawdzono poprawność stosowania cen z przetargu: f-ra nr 2401890, dostawa mięsa o wartości 445,35 zł, nr umowy 4/2009 ceny zgodne, f-ra nr 59/03, dostawa pieczywa o wartości 615,51 zł, nr umowy 7/2009 ceny zgodne, f-ra nr 193/MG/10, dostawa mrożonek i ryb o wartości 559,63 zł, nr umowy 6/2009 ceny zgodne, f-ra nr 4349/FV/03/10/s, dostawa artykułów spożywczych o wartości 911,92 zł, nr umowy 5/2009 ceny zgodne, f-ra nr 6330/FV/03/10, dostawa nabiału o wartości 1074,04 zł, nr umowy 5/2009 ceny zgodne. 11
Naliczenie odpłatności mieszkańców Sprawdzono losowo poprawność naliczenia odpłatności mieszkańców za pobyt w DPS za miesiąc kwiecień 2010 r.: Lp. Nazwisko i imię renta świadczenie opiekuńcze Razem 70% z otrzymywanych świadczeń Naliczona odpłatność Uwagi 1. [ ]* 525,88 153,00 678,88 475,22 475,22-2. [ ]* 1 571,81 153,00 1 724,81 1 207,37 954,00 Ograniczenie zgodnie z ustawą o pomocy społecznej DZ. U. z 1998 Nr. 664 poz. 414 ze zm. 3. [ ]* 525,88 153,00 678,88 475,22 475,22 - Dane przedstawione w tabeli pozwalają stwierdzić, że odpłatność za pobyt w DPS mieszkańców naliczona została w sposób prawidłowy. Do zestawienia tabeli posłużyły wydruki z kont analitycznych losowo wybranych mieszkańców, wg stanu za miesiące od stycznia do kwietnia 2010 r. Wydruki stanowią załącznik nr 11 do protokołu. Jednostka stosuje zwolnienia z opłat mieszkańców przebywających na urlopach poza DPS zgodnie z art. 63 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. 2009 r., Nr 175, poz. 1362, ze zm.). Zestawienie urlopowanych mieszkańców w 2010 r. stanowi załącznik nr 12 do protokołu. Na tym kontrolę zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Dyrektora jednostki poinformowano o prawie do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność umotywowanego pisemnego wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu. Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Wykaz załączników: 1. Kopia rozdziału 3 Czas pracy z Regulaminu Pracy. 12
2. Faktyczny wykaz czasu pracy pracowników DPS. 3. Kopie przykładowo wybranych faktur, za które dokonano zbyt wczesnej zapłaty. 4. Lista zatrudnionych osób wg stanu na dzień 30.04.2010 r. 5. Kopia zbiorówki lista płac za m-c kwiecień 2010 r. z wyliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne, wypadkowe i Fundusz Pracy. 6. Kopia deklaracji ZUS DRA nr 01.04.2010. 7. Sposób naliczenia składki na emerytury pomostowe za poszczególnych pracowników. 8. Kopia notatki z dnia 04.01.2010 r. o zabezpieczeniu kwoty 101.340,00 zł w planie finansowym DPS na 2010 r. 9. Wydruk sald z programu księgowego i magazynowego wg stanu na dzień 30.04.2010 r. 10. Kopia Planu zamówień publicznych na rok 2010. 11. Wydruki wg stanu za miesiące od stycznia do kwietnia 2010 r. losowo wybranych mieszkańców. 12. Zestawienie urlopowanych mieszkańców w 2010 r. Słupsk, dn. 09.06.2010 r. DYREKTOR Domu Pomocy Społecznej w Machowinie INSPEKTOR Joanna Harasimiuk mgr Ewa Młynarczyk-Starzak. jednostka kontrolowana. kontrolujący /* [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)] 13