PROTOKÓŁ. -do użytku zewnętrznego-

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim MK.2,5/912-8/2004 -do użytku zewnętrznego- PROTOKÓŁ z przeprowadzonej kontroli problemowej w Gimnazjum nr 2 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 28 czerwca do 01 lipca 2004r. przez Helenę M. inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz Łukasza W. młodszego referenta Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upoważnienia nr 14/2004 z dnia 25 czerwca 2004r. Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli problemowej. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Józef Prus, któremu Zarząd Miasta Stargardu Szczecińskiego powierzył stanowisko dyrektora Gimnazjum nr 2 od dnia 01 września 1999r. uchwałą nr 106/99 Zarządu Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 01 kwietnia 1999r. w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Gimnazjum nr 2 w Stargardzie Szczecińskim. Główną księgową w Gimnazjum nr 2 jest Irena Wałczyk zatrudniona od 01 czerwca 1995r. na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Zakres kontroli: Rozliczenie środków na wydatki budżetowe za maj 2004 roku. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała główna księgowa Irena Wałczyk. Zbadano 100% dokumentów z kontrolowanego okresu.

2 Wnioski: 1. Uzyskane dochody z tytułu wynajmu sklepiku (KP nr 61 z dnia r. na kwotę 141,82 zł) nie były odprowadzone na rachunek bankowy co jest niezgodne z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r., nr 15, poz. 148, z późn. zm.). 2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych niezgodnie z art. 24, ust. 1 i ust. 4, pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) polegające na: a) niezgodnym wykazaniu kwoty ,18 zł w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za maj 2004r., a zaksięgowaną kwotą na koncie 229 pozostałe rozrachunki publicznoprawne w wysokości ,12 zł. b) błędnym wykazaniu kwoty 25,77 zł zrealizowanych wydatków budżetowych w sprawozdaniu Rb-28S za maj 2004r. na 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników w porównaniu do faktycznie zrealizowanych wydatków w tym okresie. 3. Mylnie zaksięgowano kwotę 116,00 zł za zakup mapy ściennej Unii Europejskiej na 4210 zakup materiałów i wyposażenia zamiast na 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634 z późn. zm.). 2

3 Gimnazjum nr 2 w Stargardzie Szczecińskim zostało utworzone z dniem 1 września 1999r. na mocy aktu założycielskiego szkoły publicznej stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały nr VII/69/99 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 9 marca 1999r. w sprawie utworzenia gimnazjów publicznych. Gimnazjum nr 2 w okresie od 1 września 1999r. do 31 sierpnia 2001r. funkcjonowało jako Zespół Szkół Publicznych. W szkole zatrudnionych jest 63 osób w tym: - 46 nauczycieli, - 5 w administracji, - 12 w obsłudze. Szczegółowy wykaz zatrudnionych przedstawiają załączniki nr 1 i 2. Rozliczenie środków na wydatki budżetowe za maj 2004r. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: faktury, wyciągi bankowe, delegacje służbowe, rachunki, sprawozdawczość i urządzenia finansowo-księgowe. 1. Kontrolą zostały objęte wyciągi bankowe od numeru 43 z dnia 4 maja 2004r. do 53 z dnia 31 maja 2004r Stan konta na dzień r. WB nr ,39 zł 1.2. Wpływy za maj stanowiły: Otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: - WB nr 44 z dnia r ,00 zł - WB nr 47 z dnia r ,00 zł - WB nr 48 z dnia r ,00 zł - WB nr 52 z dnia r ,00 zł ,00 zł Wpłacone środki z tytułu dzierżawy sali 543,00 zł Odsetki bankowe 0,95 zł Ogółem wpływy ,95 zł 1.3. Rozchody za maj stanowiły: Przekazane wynagrodzenie pracowników za maj ,16 zł Nagroda jubileuszowa za 25 lat pracy 2.694,79 zł Potracenia z list płac, w tym: - składka na związki zawodowe 165,66 zł - składka ZNP 167,97 zł - składka PZU 1.826,94 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej 2.124,00 zł - spłata pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej 4.810,00 zł 9.094,57 zł Składki przekazane do ZUS za kwiecień (WB nr 44 z dnia r.) ,62 zł 3

4 Podatek dochodowy od osób fizycznych za kwiecień (WB nr 49 z dnia r.) 8.563,83 zł Podatek od nieruchomości (WB nr 45 z dnia r.) 23,70 zł Opłaty i prowizje bankowe 327,00 zł Odprowadzone dochody do Urzędu Miejskiego 1.374,06 zł Podjęte czeki 9.523,45 zł Odpis na ZFŚS ,00 zł Zapłacone faktury, w tym: - Fakt. VAT nr 397/04/04 za program do sporządzania świadectw 349,00 zł - Fakt. VAT nr za abonament za korzystanie ze strony internetowej Prawo oświatowe 486,78 zł - Fakt. VAT nr A/53/04/04 za flagę Unii Europejskiej 45,02 zł - Fakt. VAT nr W/1821/3/04, 2439 za wodę 324,34 zł - Fakt. VAT nr 57/00082/H za energię elektryczną 2.817,00 zł - Fakt. VAT nr FVS /004/04, FVS /004/04, FVS /004/04, FVS /005/04, FVS /005/04, FVS /005/04 za usługi telefoniczne 2.192,19 zł - Fakt. VAT nr 134/04, 180/04 za przygotowanie posiłków 2.704,80 zł - Fakt. VAT nr 458/04 za instalację programu FK wraz ze szkoleniem 391,62 zł - Fakt. VAT nr TO/4169/04, TO/5615/2004 za wywóz nieczystości 547,18 zł - Fakt. VAT nr 591/07, 827, 1065 za monitorowanie obiektu 732,00 zł - Fakt. VAT nr 1560 za energię cieplną 5.585,99 zł - Fakt. VAT nr 72/09 za konserwację systemu 117,12 zł - Fakt. VAT nr 38/04 za abonament za konto internetowej 80,00 zł - Fakt. VAT nr 2794/PP za prasę 230,50 zł - Fakt. VAT nr 563 za arkusze ocen, dzienniki lekcyjne, legitymacje 496,28 zł - Fakt. VAT nr 3255/04 za mapę ścienną Unii Europejskiej 116,00 zł - Fakt. VAT nr 04/71772 za poradnik sfery budżetowej 46,00 zł - Rach. nr 1/05/04 za dyplomy gimnazjalne i listy gratulacyjne 500,00 zł ,82 zł Ogółem rozchody ,00 zł 1.4. Stan konta na dzień r. WB nr ,34 zł W wyniku kontroli stwierdzono, że nieprawidłowo została zaksięgowana kwota 116,00 zł Fakt. VAT nr 3255/04 za mapę ścienną Unii Europejskiej jest zaksięgowana na 4210 zakup materiałów i wyposażenia, winno być na 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 68, poz. 634 z późn. zm.). 4

5 2. Kontrolą zostały objęte następujące raporty kasowe: 2.1. Nr 22 za okres od 01 do 10 maja 2004r stan środków na dzień 1 maja 2004r. 336,76 zł przychody: - KP nr 53 - podjęcie gotówki z banku (nr czeku ) 1.239,52 zł rozchody, w tym: - KW nr 22 - wypłata wynagrodzeń wg listy wypłat 1/maj 2004r ,52 zł - Fakt. VAT nr 1292/L za zakup tonera, zszywek, dyskietek 228,31 zł - Fakt. VAT nr 145/2004 za zakup pieczątki 20,00 zł - polecenia wjazdu służbowego 77,12 zł 1.564,95 zł stan środków na dzień 10 maja 2004r. 11,33 zł 2.2. Nr 24 za okres od 11 do 21 maja 2004r Stan środków na dzień 11 maja 2004r. 11,33 zł Przychody: - KP nr 60 podjęcie gotówki z banku (nr czeku ) 2.000,00 zł Rozchody w tym: - Fakt. VAT nr 393/2004, 303/2004 za usługi ksero 26,96 zł - Rach. nr 5/2004 za pomiary elektryczne 565,00 zł - Fakt. VAT nr 85/2004 za opryskiwacz i środki chwastobójcze 61,60 zł - Fakt. VAT nr 37/04/MAG za akcesoria komputerowe 617,39 zł - polecenia wyjazdu służbowego 110,46 zł 1.381,41 zł Stan środków na dzień 21 maja 2004r. 629,92 zł 2.3. Nr 26 za okres od 22 do 31 maja 2004r Stań środków na dzień 22 maja 629,92 zł Przychody, w tym: - KP nr 61 Rach. nr 8/04 za wynajem sklepiku 141,82 zł - KP nr 64 podjęcie gotówki z banku (nr czeku ) 6.283,93 zł 6.425,75 zł Rozchody, w tym: - polecenie wyjazdu służbowego 184,12 zł - wypłata wynagrodzeń wg list wypłat 11/kwiecień 2004r., 4/maj 2004r., 5/maj 2004r ,37 zł - opłata za przesyłkę 24,00 zł 6.602,49 zł Stan środków na dzień 31 maja 2004r zł Stan zgodny z kontem syntetycznym 101 Kasa księgi głównej na dzień r. Stan gotówki w kasie jest zgodny z ustalonym pogotowiem kasowym. 5

6 Uzyskane dochody z tytułu wynajmu sklepiku (KP nr 61 z dnia r. na kwotę 141,82 zł) nie były odprowadzone na rachunek bankowy co jest niezgodne z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r., nr 15, poz. 148, z późn. zm.). 3. Ewidencję syntetyczną wybranych kont księgi głównej przedstawiają poniższe tabele: Saldo konta 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych na dzień 31 maja 2004r. wynosiło po stronie Wn ,34 zł , , , , ,34 0,00 Wykazane saldo konta 130 jest zgodne z WB 53 z dnia r. Saldo konta 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień 31 maja 2004r. wynosiło po stronie Wn 2.343,28 zł ,06 0, ,28 0, ,28 0,00 Na koncie tym ujmuje się dochody, które odprowadzane są do Urzędu Miejskiego. Saldo konta 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 31 maja 2004r. wynosiło po stronie Ma ,00 zł 223 0, ,00 0, ,00 0, ,00 Kwota konta stanowi środki otrzymane z Urzędu Miejskiego na wydatki budżetowe. Saldo konta 225 Rozrachunki z budżetem na dzień 31 maja 2004r. wynosiło po stronie Ma 7.940,50 zł , , , ,92 0, ,50 Saldo konta stanowi podatek dochodowy od osób fizycznych za miesiąc maj 2004r., który przelano na rachunek Urzędu Skarbowego dnia r. (WB nr 61). Saldo konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 31 maja 2004r. wynosiło po stronie Ma ,12 zł , , , ,83 0, ,12 Saldo konta stanowią składki na ZUS od wynagrodzeń za miesiąc maj 2004r., które zostały odprowadzone na rachunek ZUS dnia r. (WB nr 57). Saldo konta 229 jest niezgodne z deklaracją ZUS DRA za maj 2004r. Wyjaśnienie głównej księgowej dotyczące stwierdzonej różnicy stanowi załącznik nr 3. Saldo konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 31 maja 2004r. wynosiło po stronie Wn 197,15 zł 234 0,00 0,00 197,15 0,00 197,15 0,00 Saldo konta stanowi nierozliczony zakup znaczków pocztowych. 6

7 Saldo konta 240 Pozostałe rozrachunki na dzień 31 maja 2004r. wynosiło po stronie Ma 3.115,89 zł , , , ,98 0, ,89 Na saldo konta składają się składki na: - związki Solidarność 80 50,05 zł - PZU 489,84 zł - Kasę Zapomogowo Pożyczkową 1.700,00 zł - Pożyczki Mieszkaniowe 876,00 zł Saldo konta 400 Koszty według rodzajów na dzień 31 maja 2004r. wynosiło po stronie Wn ,66 zł ,76 0, ,66 0, ,66 0,00 Obroty w maju 2004r. oraz salda od początku roku do końca maja 2004r. po stronie Wn na poszczególnych paragrafach przedstawia poniższa tabela: Obroty (zł) za m-c maj Salda (zł) na dzień 31 maja 3020 Nagrody i wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 4120 Składki na Fundusz Pracy 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4260 Zakup energii 4280 Zakup usług zdrowotnych 4300 Zakup usług pozostałych 4410 Podróże służbowe krajowe 4440 Odpis na ZFŚS 4480 Podatek od nieruchomości 0, , , ,88 0, ,33 0, ,87 371, ,00 23,70 299, , , , ,00 339, ,88 15, , , ,00 59,25 Razem , ,66 W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowo wykazaną kwotę wydatków na 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników, w wysokości 25,77 zł w sprawozdaniu Rb-28S za miesiąc maj 2004r. w porównaniu do kwoty zaksięgowanej w tym okresie. Wyjaśnienie głównej księgowej stanowi załącznik nr 3. 7

8 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 29 czerwca 2004r. Dyrektor Gimnazjum nr 2 Józef Prus został poinformowany o przysługującym mu na podstawie zarządzenia nr 335/2003 z dnia 22 maja 2003r. Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń/ z zastrzeżeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz..... Stargard Szczeciński,... lipca 2004r. 8