Protokół z kontroli przeprowadzonej w Miejskim Przedszkolu Nr 4 w Słupsku

Transkrypt

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Miejskim Przedszkolu Nr 4 w Słupsku Działając na podstawie upoważnienia stałego wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska, Joanna Kulikowska audytor wewnętrzny w Wydziale Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku, przeprowadziła w dniach października 2007 r. kontrolę gospodarki finansowej za rok 2006 w Przedszkolu Miejskim Nr 4 w Słupsku. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie placówki przy ul. Lutosławskiego 6. I. Ustalenia ogólne Przedszkole Miejskie Nr 4 w Słupsku jako zakład budżetowy funkcjonuje od dnia r., zgodnie z treścią Uchwały nr VII/94/94 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia r. Dyrektorem Miejskiego Przedszkola Nr 4 w Słupsku jest Pani Bożena Kozak powołana na stanowisko na czas określony 5 lat szkolnych, tj. od dnia r. do dnia r. Zarządzeniem nr 763/O/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia r. udzielono Pani Bożenie Kozak pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością Przedszkola Miejskiego Nr 4. Głównym księgowym jest Pani Maria Dudek zatrudniona od dnia r. w wymiarze ½ etatu. W aktach osobowych znajduje się zakres czynności głównego księgowego z dnia r. oraz powierzenie obowiązków zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. W dokumentacji pracownika znajduje się również zapytanie o udzielenie informacji o osobie z dnia r. z adnotacją nie figuruje w kartotece karnej. W Przedszkolu Miejskim Nr 4 w Słupsku obowiązują następujące przepisy: Statut Przedszkola Miejskiego nr 4 wprowadzony Uchwałą nr 3/2003 Rady Pedagogicznej PM nr 4 z dnia r.; Regulamin Pracy PM nr 4 z dnia r. wprowadzony Zarządzeniem nr 1/2004 Dyrektora Przedszkola; Procedury kontroli wewnętrznej Przedszkola Miejskiego nr 4 w Słupsku wprowadzone

2 Zarządzeniem nr 2/2004 Dyrektora z dnia r.: zał. nr 1 Instrukcja w sprawie wprowadzenia procedur kontroli dochodów i wydatków obowiązujących w Przedszkolu Miejskim nr 4, zał. nr 2 Regulamin kontroli wewnętrznej PM nr 4, zał. nr 3 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, zał. nr 4 Zakładowy Plan Kont, zał. nr 5 Plan kontroli wewnętrznej. Zarządzenie Nr 2/2007 z dnia r. Dyrektora PM Nr 4 w Słupsku w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w PM nr 4, zajmowanych stanowisk, kategorii zaszeregowania, wymaganych kwalifikacji na poszczególnych stanowiskach pracy pracowników administracji i obsługi przedszkola oraz wykazy prac szkodliwych, obowiązuje od dnia r.; Zarządzenie Nr 1/2006 Dyrektora MP nr 4 w Słupsku z dnia r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu korzystania z Funduszu Zdrowotnego dla Nauczycieli PM nr 4; Regulamin premiowania dla pracowników PM nr 4 w Słupsku nie będących nauczycielami wprowadzony Zarządzeniem nr 1/2003 Dyrektora PM nr 4 z dnia r.; Regulamin przyznania nagród Prezydenta Miasta Słupska wprowadzony Zarządzeniem nr 1/2006 Dyrektora PM z dnia r.; Regulamin ZFŚS wprowadzony Zarządzeniem nr 2/2006 z dnia r.; W kontrolowanej placówce dokumentacja księgowa prowadzona jest systemem komputerowym, za pomocą następujących programów komputerowych: 1. firma ProgMan: - finanse - płace - kadry - przelewy 2. firma Prokom: - płatnik. II. Ustalenia szczegółowe 1. Rachunki bankowe należące do Przedszkola Miejskiego nr 4 w Słupsku: bieżący nr stan na r ,29 zł, 2

3 ZFŚS nr stan na r. 44,56 zł. Stan środków pieniężnych wykazano w bilansie zamknięcia na dzień r. 2. Zestawienie planu finansowego w wykonaniem przychodów i wydatków za rok 2006: Lp. Paragraf Wyszczególnienie Plan na 2006 Wykonanie za Wpływy z usług - wyżywienie dzieci - wyżywienie personelu - odpłatność rodziców stała Dotacja podmiotowa z budżetu otrzymana przez zakład budżetowy , , , , , , , Wpływy z różnych dochodów 526, Pozostałe odsetki 1.619,00 805,53 RAZEM PRZYCHDY , ,93 RAZEM ROZCHODY , , Wynagrodzenie osobowe pracowników - nauczyciele - obsługa - wypłaty jednorazowe Dodatkowe wynagrodzenie roczne - nauczyciele - obsługa Nagrody i wydatki osobowe nie zaliczane do wynagrodzeń - fundusz zdrowotny nauczycieli - odzież ochronna i bhp , , , ,24 750,00 750, Podróże krajowe służbowe 0 128, Zakup materiałów i wyposażenia - remont i konserwacja - materiały biurowe - środki czystości - przedmioty nietrwałe - materiały adm. gospodarcze , , Zakup środków żywności , , Zakup energii - elektryczna , ,13

4 - cieplna - woda Zakup usług remontowych - remont budynku i pomieszczeń 5.300, , Zakup usług pozostałych , , Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek 1.500, , Różne opłaty i składki 1.750, , Składki na ubezpieczenie społeczne , , Składki na Fundusz Pracy , , Odpisy na ZFŚS - nauczyciele - obsługa - nauczyciele emeryci , ,00 W sprawozdaniach o stanie zobowiązań Rb - Z za rok 2006 jednostka nie wykazywała zobowiązań. W sprawozdaniach o stanie należności Rb N za rok 2006 wykazano należności: na dzień r ,30 zł, na dzień r ,30 zł, na dzień r ,00 zł, na dzień r ,10 zł. 3. Rozrachunki W bilansie zakładu budżetowego sporządzonym na dzień r. wykazano należności krótkoterminowe w wysokości ,10 zł, na które składają się: należności z tytułu dostaw i usług 6.780,10 zł, pozostałe należności ,00 zł. Konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Saldo Wn 6.780,10 zł Dotyczy odpłatności rodziców za przedszkole, spłata nastąpiła na początku roku Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami Saldo Wn ,00 zł 4

5 Dotyczy należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Spłata następuje w okresach miesięcznych w formie potrącenia z wynagrodzeń pracowników. W bilansie wykazano zobowiązania krótkoterminowe w wysokości ,44 zł, na które składają się: zobowiązania z tytułu dostaw i usług 3.820,06 zł, zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych 7.458,14 zł, zobowiązania z tytułu wynagrodzeń ,24 zł. Konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Saldo Ma 3.820,06 zł Powyższa kwota dotyczy nadpłaty rodziców za przedszkole oraz zobowiązań placówki dla: PGK Słupsk- 80,72 zł zapłacono r., WB 12/2007 poz. fin. 15, Sydkraft 216,45 zł zapłacono r. WB 7/2007 poz. fin. 09, Energa SA 1.159,58 zł zapłacono r. WB 8/2007 poz. fin. 10, Skiba 138,13 zł zapłacono r. WB 1/2007 poz. fin. 03, Serkol 332,78 zł zapłacono r. WB 1/2007 poz. fin. 03. Konto 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Saldo Ma 7.458,14 zł Naliczone składki ZUS na ubezpieczenie społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego 6.529,19 zł oraz składka na Fundusz Pracy w kwocie 928,95 zł, zapłacono w dniu r. WB 41/2007. Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Saldo Ma ,24 zł Rozliczono następująco: wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego WB 22/2007 z dnia r., poz. fin. 38, przekazane składki ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne WB 41/2007 za okres r., przekazany podatek dochodowy od wynagrodzeń WB 52/2007 z dnia r. 5

6 4. Wpływy z usług W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości dotyczące sposobu pobierania odpłatności rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (Dz. U. Nr 76 poz. 694 z 2002 r.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz z 2006 r.), wszelkie wpływy środków pieniężnych w formie gotówkowej ujmuje się na koncie 101 Kasa. Ewidencją analityczną do tego konta jest raport kasowy, w którym ewidencjonuje się każdą wpłatę środków pieniężnych. W kontrolowanym przedszkolu odpłatności rodziców za przedszkole wpłacane były za potwierdzeniem (dowód wpłaty), jednak nie dokonywano tych wpłat do kasy przedszkola, a bezpośrednio do banku. Pobrane od rodziców opłaty nie były przyjmowane na stan kasy, a więc nie zachowano zasady bieżącego prowadzenia ewidencji księgowej. Pieniądze przechowywane były w przedszkolu, po kilku dniach wpłacano je jako wpłatę własną na rachunek bankowy przedszkola. Wyjaśnienie dotyczące wpłat rodziców za przedszkole stanowi załącznik nr 1 do protokołu. W tabeli poniżej przedstawiono zestawienie wpłat gotówkowych na konto bankowe przedszkola: Nr wyciągu bankowego Data wpłaty Kwota wpłaty Razem STYCZEŃ ,50 WB 5/ , ,00 WB 8/ , ,00 WB 11/ , ,00 WB 13/ ,50 938,00 WB 15/ , , , , , , ,50 WB 16/ ,00 940,00 WB 18/ ,00 645,00 LUTY ,00 WB 22/ ,00 722,00 WB 24/ , ,00 WB 27/ , ,00 WB 29/ , ,00 6

7 WB 36/ , ,00 WB 37/ , ,00 MARZEC ,00 WB 39/ ,00 333,00 WB 45/ , ,00 WB 46/ , ,00 WB 48/ , ,50 WB 51/ ,00 821, ,50 WB 52/ , ,00 WB 54/ ,00 780,00 WB 57/ ,00 735,00 WB 59/ ,00 682,00 WB 60/ ,00 944,00 WB 61/ , ,00 KWIECIEŃ ,00 WB 66/ , , , ,50 WB 67/ , ,00 WB 68/ ,50 841,50 WB 73/ , ,00 809, , ,50 WB 78/ , ,00 MAJ ,50 WB 83/ ,00 987,00 WB 85/ , ,00 WB 88/ , , , , ,50 WB 92/ , ,50 WB 98/ , ,50 CZERWIEC ,00 WB 103/ , ,00 WB 107/ , , ,00 WB 113/ , , , ,00 7

8 LIPIEC ,00 WB 123/ ,00 984,00 WRZESIEŃ ,10 WB 147/ ,60 926, , ,60 WB 148/ ,00 659,00 WB 149/ ,00 735,60 695, ,20 WB 151/ , ,00 WB 154/ ,50 711, ,10 WB 156/ , ,00 WB 158/ ,40 755,40 842,80 WB 160/ , ,40 PAŹDZIERNIK ,60 WB 167/ , , ,70 WB 170/ , ,90 WB 176/ , , ,00 WB 179/ ,80 661,80 WB 182/ , ,20 LISTOPAD ,30 WB 185/ , ,40 WB 189/ , ,80 WB 193/ ,50 945,60 WB 197/ , , , , ,60 WB 199/ ,00 999,00 WB 200/ ,00 609,80 GRUDZIEŃ ,70 WB 207/ , ,20 WB 208/ , ,40 WB 211/ , , , , , ,40

9 WB 214/ , ,30 WB 217/ , ,20 STYCZEŃ , ,60 WB 2/ , ,80 WB 4/ , ,10 WB 8/ , ,00 WB 12/ ,40 903,60 WB 15/ ,80 738,60 WB 20/ ,40 836, , , , , ,80 WB 21/ ,80 928,80 Z dniem 01 września 2007 r. zmieniono sposób przyjmowania odpłatności za przedszkole. Wszystkie wpłaty ujmuje się w raporcie kasowym, potwierdzeniem dla rodziców jest kwitariusz przychodowy. 5. Gospodarka kasowa Środkami pieniężnymi dysponuje Pani Marta Kowalska zatrudniona na stanowisku intendenta. W aktach osobowych znajduje się powierzenie stanowiska kasjera wraz z odpowiedzialnością materialną za powierzoną gotówkę i inne wartości pieniężne z dnia r. W dniu 30 października 2007 r. sprawdzono stan gotówki oraz druków ścisłego zarachowania znajdujących się w kasie, sporządzając odrębny protokół stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego protokołu zasadniczego. W trakcie kontroli stwierdzono, że Pani Marta Kowalska na początku roku obrotowego pobierała zaliczkę stałą w wysokości pogotowania kasowego tj ,00 zł, która ewidencjonowana była na koncie 234 pozostałe rozrachunki z pracownikami. Środki pieniężne faktycznie przechowywane były w kasie przedszkola, jednak nie znajdowały odzwierciedlenia w prowadzonym raporcie kasowym. Na I i II półrocze zaliczka była rozliczana i odprowadzana do banku. Sposób prowadzenia gospodarki kasowej przyjęty w przedszkolu był nieprawidłowy i skutkował brakiem przejrzystości ewidencji kasowej. W trakcie kontroli kasy zmieniono sposób prowadzenia ewidencji w przedszkolu. Zaliczkę 9

10 rozliczono oraz uzupełniono pogotowie kasowe. 6. Wydatki Faktury zakupu są opisywane, sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, potwierdzane za zgodność z ustawą PZP oraz zatwierdzane do wypłaty. Dokumenty są dekretowane zgodnie z klasyfikacją rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z 2006 r.). Wyrywkowej kontroli poddano wydatki zaksięgowane w poszczególnych paragrafach: 4300 zakup usług pozostałych p.f. 74 faktura 90/44/2006 z r. za uczestnictwo w warsztatach 500,00 zł, p. f. 128 faktura FA /06 z dn r. za management w przedszkolu, edukacja w przedszkolu 202,40 zł, p.f. 267 badanie pracownika na nosicielstwo. Badania pracowników powinny być ujmowane w p. f. 293 faktura 54/11/2006 z dn r. licencja na programy komputerowe 1.590,00 zł, 4270 zakup usług remontowych p. f. 131 faktura 03/2006 z dn r. projekt budowlano wykonawczy na remont instalacji sanitarnej i deszczowej 610,00 zł, p. f. 213 faktura FV/39/2006 z dn r. za remont dachu i komina 2.440,00 zł zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek p. f. 285 faktura 16871/10/2006 z dn r. zakup zabawek dla dzieci 344,00 zł 4210 zakup materiałów i wyposażenia p. f. 155 faktura FV/39/2006 z dn r. zakup domofonu 821,30 zł, p. f. 168 faktura FVS000057/2006/PD z dn r. zakup meblościanki 1.756,80 zł, p. f. 168 faktura 234/1/2006 z dn r. konserwacja kopiarki Canon 131,80 zł. Konserwacja kopiarki oraz systemu alarmowego powinna być ujmowana w W trakcie kontroli stwierdzono także nieprawidłowość w dekretacji ryczałtu za używanie prywatnego telefonu komórkowego Dyrektora placówki do celów służbowych, który ujmowany jest 10

11 w 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, powinien być dekretowany w 4300 zakup usług pozostałych. W trakcie kontroli sprawdzono wykonanie wydatków na dzień r., porównując je z zatwierdzonym planem finansowym. Nie stwierdzono przekroczenia planu finansowego w zakresie wykonania wydatków. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kierownika jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu3 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Dyrektor mgr Bożena Kozak Audytor wewnętrzny Joanna Kulikowska Główny księgowy Maria Dudek Słupsk, 22 listopada 2007 r. 11