Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu

Transkrypt

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu Kontrolę w dniach roku przeprowadzono w oparciu o Zarządzenie nr 47/09 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 4 września 2009 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Paweł Lachowicz członek. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. 3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. 4. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych. Informacji i wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali: 1. Anna Kwiecińska Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu, 2. Maria Krajdocha Główna Księgowa. Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Paweł Lachowicz członek. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1. przestrzegać zapisu 20 i 21 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów - dowody dotyczące obrotu kasowego (KW kasa wypłaci, KP kasa przyjmie) wystawiane mogą być wyłącznie przez kasjera lub upoważnionego pracownika księgowości. Kontrolujący dokonał sprawdzenia realizacji zalecenia pokontrolnego: 1. Dom Pomocy Społecznej w okresie objętym kontrolą przestrzegał zapisu 20 i 21 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów dowody obrotu kasowego wystawiane były przez kasjera lub osobę upoważnioną przez kierownika jednostki. I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzenie nr 24/2008r. z dnia 31 grudnia 2008 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, wprowadza zasady (politykę) rachunkowości, instrukcję obiegu i kontroli dokumentów. Załącznikami to ww. polityki są: 1

2 1. załącznik nr 1 ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, 2. załącznik nr 2 obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, 3. załącznik nr 3 sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, 4. załącznik nr 4 system ochrony danych w jednostce, 5. załącznik nr 5 instrukcja obiegu i kontroli dokumentów. W Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu nie prowadzi się gospodarki magazynowej materiałów, na koniec roku wycenia się wartość stanu materiałów na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji, w drodze spisu z natury. Do księgi głównej konta Środki trwałe prowadzi się księgi pomocnicze: księgę inwentarzową, indywidualne karty poszczególnych obiektów inwentarzowych, tabelę amortyzacyjną. Do konta 013 pozostałe środki trwałe prowadzi się księgi inwentarzowe. Zatwierdzanie dokumentów do wypłaty należy do Dyrektora DPS lub pracownika przez niego upoważnionego. Każdy pracownik uczestniczący w obiegu dokumentów złożył oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasad wprowadzonych Zarządzeniem nr 24/208 z dnia roku oraz zobowiązał się do ich przestrzegania. Zgodnie z art. 44 ust. 1 i ust. 2 Pani Dyrektor udzieliła Głównej Księgowej upoważnienia w zakresie powierzenia określonych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej oraz upoważnienie do sprawdzania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym. Instrukcja kasowa stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia Dyrektora Domu Pomocy Społecznej z dnia nr 27, zgodnie z ją wysokość gotówki w kasie nie może przekroczyć kwoty 700,00 zł. Nowo zatrudniona osoba na stanowisku kasjera złożyła deklarację o przyjęciu odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki. Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków (analityka do konta 130) za okres od początku roku do dnia roku. Stan środków jest zgodny ze stanem na rachunku bankowym WB 109/110 i WB 2 z dnia roku. KP kasa przyjmie podpisuje kierownik jednostki lub główny księgowy, podobnie dowód KW kasa wypłaci wypłaty zatwierdza główny księgowy lub kierownik jednostki. Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik nr 7 do Zarządzenia nr 27 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej. W Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu do druków ścisłego zarachowani zalicza się: - czeki gotówkowe, - czeki rozrachunkowe, - kwitariusze przychodowe, - arkusze spisu z natury, 2

3 - zastępcze dowody wpłaty KP, - zastępcze dowody wypłaty KW, - kart drogowe. Wydawanie druków w kontrolowanej jednostce następuje wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobierania zaakceptowanego przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną. Druki ścisłego zarachowania inwentaryzowane są raz w roku. Kontrolowana jednostka stosuje uproszczenia zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości sporządzane są zestawienia zbiorcze faktur, rachunków od jednego kontrahenta i księgowane są jedną wartością zbiorczo. W dniu 28 maja 2009 roku komisja w składzie trzy osobowym przeprowadziła kontrolę kasy w obecności kasjera stwierdzono faktyczny stan gotówki w kasie 160,00 zł. stan gotówki wg raportu kasowego nr 8/09 z dnia 28 maja 160,00 zł., stan zgodny, dokumentacja kasowa prawidłowa, stan zabezpieczenia kasy i przechowywanej gotówki prawidłowy. Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych odbywało się przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, brakowano wskazania, co do miesiąca. W trakcie kontroli numerację dowodów księgowych uzupełniono o wskazanie miesiąca ujęcia dowodu w księgach (numer kolejny/miesiąc). Kontrolę oparto o dokumenty źródłowe za okres IV-VI/2009 r. Kontrolowana jednostka w okresie objętym kontrolą przestrzegała procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Dokumenty źródłowe poddane kontroli, skutkujące wydatkowaniem środków w okresie jw. zawierały opisy merytoryczne oraz podpisy osób dokonujących kontroli merytorycznej. Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno-rachunkową oraz były zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi i pozyskiwanymi z innych źródeł. Kontrola wydatkowania środków za okres od roku do roku potwierdziła, że jednostka poniosła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym. Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i w pełni udokumentowane. Wydatki realizowano w sposób celowy, zdaniem kontrolującego celowość dokonywanych wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń. Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w zakresie wydatków rzeczowych oraz w zakresie terminowości regulowania zobowiązań w tym składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy. Terminy opłacania składek na ZUS i Fundusz Pracy zostały dotrzymane. Zobowiązania jednostka regulowała w ustalonych terminach. III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji Instrukcja inwentaryzacyjna stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia nr 14 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu z dnia r. 3

4 W Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu pozostałe środki trwałe oraz pozostałe wartości niematerialne i prawne o wartości do 600,00 zł ujmuje się tylko w ewidencji ilościowej, a o wartości od 600,00 zł do 3.500,00 zł w ewidencji ilościowo-wartościowej. Jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego. Zarządzenie nr 21/2008 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej z dnia rok w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej, Pani Dyrektor zarządziła przeprowadzenie w DPS i WTZ inwentaryzacji, powołała 6 osobową komisję inwentaryzacyjną. W dniu roku Główna Księgowa przeszkoliła przewodniczącego komisji inwetaryzacyjnej w sprawie sposobu przeprowadzenia spisu z natury w DPS i WTZ na dzień 31 grudnia 2008 roku. Na tę okoliczność spisano protokół. Sporządzono plan inwentaryzacji towarów i środków pieniężnych. Wydano arkusze spisowe o numerach 1/08 3/08 oraz 7/08-9/08 w ilości 6 szt. Osoby materialnie odpowiedzialne za określone mienie złożyły stosowne oświadczenia. Sporządzono protokół inwentaryzacji kasy przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2008 roku 1. konto podstawowe: w kasie wg RK 25/08 z dnia r. 0 zł, ostatni dowód KP 70/08, ostatni dowód KW 82/08, numer ostatniego czeku , 2. konto dochody budżetowe, w kasie wg RK 14D/08 z dnia r. 0 zł, ostatni dowód KP 35D/07/08, ostatni dowód KW 99D/07/08, numer ostatniego czeku , 3. konto ZFŚS w kasie wg RK 11F/08 z dnia r. 0 zł, ostatni dowód KP 25F/08, ostatni dowód KW 34F/08, numer ostatniego czeku , 4. konto dochody własne w kasie wg RK 18/DW/08 z dnia r. 0 zł, ostatni dowód KP 50/DW/08, ostatni dowód KW 1DW/08, numer ostatniego czeku , 5. konto WTZ ZFŚŚ w kasie wg RK 13/F/08/WTZ z dnia r. 0 zł, ostatni dowód KP 48/F/08/WTZ, ostatni dowód KW 7/F/08/WTZ, numer ostatniego czeku , 6. konto podstawowe WTZ w kasie wg RK 25/WTZ/08 z dnia r. 0 zł, ostatni dowód KP 78/WTZ/08, ostatni dowód KW 29/WTZ/08, numer ostatniego czeku Na arkuszu spisu z natury nr 1/08 3/08 spisano towary w magazynie spożywczym, na arkuszach spisu z natury nr 08/08 09/08 spisano towary w pracowni kulinarnej. Na arkuszu spisu z natury 07/08 spisano druki ścisłego zarachowania. 4

5 Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia poinwentaryzacyjne. Protokół kontroli kompletności, rzetelności i prawidłowości spisu z natury przeprowadzonej w dniu roku kontrolę przeprowadziła główna księgowa, kontrolą objęto składniki w polu spisowym w magazynie art. spożywczych, nie stwierdzono żadnych rozbieżności, pola spisowe przygotowane właściwie, nie stwierdzono nieprawidłowości, brak zastrzeżeń i uwag. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji nie stwierdzono żadnych różnic inwentaryzacyjnych. Protokół z przebiegu spisu z natury zespół spisowy działający na podstawie Zarządzenia Dyrektora nr 21/2008 z dnia roku przeprowadził spis z natury składników majątkowych: - towary, - środki pieniężne W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń stwierdzono, że wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte na arkuszach spisu z natury. Nie stwierdzono różnic i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia i przechowywania składników. Sporządzono protokół z przeprowadzonej weryfikacji sald z dokumentacją źródłową za rok weryfikacji zostały poddane aktywa i pasywa, w wyniku weryfikacji stwierdzono, że są to salda realne i prawidłowo ustalone. Z przeprowadzonej weryfikacji sald DPS WTZ z dokumentacją źródłową za rok 2008 sporządzono protokół, weryfikacji zostały poddane aktywa i pasywa, w wyniku weryfikacji stwierdzono, że są to salda realne i prawidłowo ustalone. Kontrolujący dokonał sprawdzenia zgodności ewidencji analitycznej środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych na koniec roku 2008 z ewidencją księgową. Na dzień roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie. IV. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrola w zakresie realizacji ustawy o zamówienia publiczne nie została przeprowadzona w ustalonym terminie w załączeniu do protokołu pismo wyjaśniające. Kontrola w wyżej wymienionym zakresie przeprowadzona zostanie w terminie późniejszym ustalonym przez Sekretarza Powiatu Pana Bogusława Maciejczaka. Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pani Anna Kwiecińska została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. 5

6 Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, pozostawiono w kontrolowanej jednostce. z których jeden r. Międzyrzecz, dnia... Dyrektor Domu Główna Księgowa Zespó ł kontrolujący: Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu Beata Waltrowska Anna Kwiecińska Maria Krajdocha Paweł Lachowicz