Protokół kontroli przeprowadzonej w Miejskim Przedszkolu Nr 6 w Słupsku

Transkrypt

1 Protokół kontroli przeprowadzonej w Miejskim Przedszkolu Nr 6 w Słupsku Działając na podstawie upoważnienia stałego wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska, pracownik Joanna Kulikowska audytor wewnętrzny w Wydziale Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku, przeprowadziła w dniach 8, 19-21, 23, listopada 2007 r. kontrolę gospodarki finansowej za rok 2006 w Przedszkolu Miejskim Nr 6 w Słupsku. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie placówki przy ul. Wandy 3. I. Ustalenia ogólne Dyrektorem Przedszkola Miejskiego Nr 6 w Słupsku jest Pani Krystyna Kowalczuk powołana na okres 5 lat szkolnych, tj. od dnia r. do dnia r., zgodnie z Zarządzeniem nr 630/O/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia r. Zarządzeniem nr 765/O/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia r. udzielono Pani Krystynie Kowalczuk pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością przedszkola. Głównym księgowym jest Pani Wiesława Samsel zatrudniona w placówce od dnia r. w wymiarze ½ etatu. W aktach osobowych znajduje się upoważnienie Dyrektora do pełnienia obowiązków głównego księgowego wraz z odpowiedzialnością z dnia r. oraz zakres obowiązków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. W dokumentach pracownika znajduje się również zapytanie o udzielenie informacji o osobie z dnia r. z adnotacją nie figuruje w kartotece karnej. W Przedszkolu Miejskim Nr 6 obowiązują następujące przepisy prawne: Uchwała nr 2/2005 Rady Pedagogicznej PM nr 6 w Słupsku z dnia r. w sprawie jednolitego tekstu Statutu Przedszkola Nr 6 w Słupsku; Uchwała nr 1/2007 Rady Pedagogicznej PM nr 6 z dnia r. w sprawie zmian do Statutu Przedszkola nr 6 w Słupsku; Zarządzenie nr 2 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 w Słupsku z dnia r. w sprawie wprowadzenia w życie regulaminów:

2 - Regulamin Pracy - Regulamin wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami - Regulamin wynagradzania nauczycieli - Regulamin premiowania pracowników Zarządzenie nr 1/2006 Dyrektora PM nr 6 z dnia r. w sprawie wprowadzenia instrukcji określających zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Miejskim Przedszkolu Nr 6 w Słupsku Zał. 1 Zakładowy plan kont zał. 2 zasady funkcjonowania kont zał. 3 wykaz ksiąg rachunkowych zał. 4 zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych zał. 5 instrukcja obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów finansowo księgowych zał. 6 instrukcja kasowa Regulamin zamówień publicznych MP nr 6 w Słupsku, Instrukcja w sprawie wprowadzenia procedur kontroli dochodów i wydatków, zgodności z planem finansowym, a także zasady wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w PM nr 6 w Słupsku, Instrukcja inwentaryzacyjna. II. Ustalenia szczegółowe 1. Rachunki bankowe jednostki: rachunek bieżący nr , stan ,91 zł, rachunek ZFŚS nr , stan 1.690,20 zł. Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych wykazano w bilansie jednostki sporządzonym na dzień r. 2. Zestawienie planu finansowego z wykonaniem za rok 2006: Lp. Paragraf Wyszczególnienie Plan na dzień r. Wykonanie na dzień r Wpływy z usług , , Dotacja podmiotowa z budżetu otrzymana przez zakład budżetowy , ,00

3 Pozostałe odsetki 1.300, , Wpływy z różnych dochodów 90,00 242,50 Przychody ogółem , , Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń Wynagrodzenia osobowe pracowników Dodatkowe wynagrodzenie roczne Składki na ubezpieczenia społeczne 653,00 653, , , , , , , Składki na Fundusz Pracy 9.250, , Zakup materiałów i wyposażenia , , Zakup środków żywności , , Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 1.050, , Zakup energii 9.220, , Zakup usług remontowych , , Zakup usług pozostałych 9.000, , Różne opłaty i składki 858,00 858, Odpisy na ZFŚS , ,00 Koszty ogółem , ,44 W sprawozdaniach o stanie należności RB - N jednostka wykazała należności z tytułu dostaw i usług, w następującej wysokości: do dnia r ,24 zł, do dnia r ,24 zł, do dnia r ,24 zł, do dnia r ,44 zł. 3. Gospodarka kasowa Środkami pieniężnymi dysponuje Pani Renata Serafin zatrudniona na stanowisku intendenta. W aktach osobowych znajduje się powierzenie stanowiska kasjera wraz z odpowiedzialnością materialną za powierzoną gotówkę z dnia r. W dniu 21 listopada 2007 r. sprawdzono stan gotówki oraz druków ścisłego zarachowania 3

4 znajdujących się w kasie, sporządzając odrębny protokół stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego protokołu zasadniczego. 4. Wpływy z usług W trakcie kontroli stwierdzono, że do dnia r. w Przedszkolu Nr 6 odpłatność za przedszkole przyjmowana była na listę sporządzoną przez pracownika przedszkola. W chwili zapłaty rodzic składał podpis na liście dokumentując w ten sposób wpłatę gotówki. Na liście brak jest daty wpłaty rodzica, przez co nie można jednoznacznie stwierdzić w jakim terminie dokonano zapłaty. Jednostka nie prowadziła do wyżej wymienionych wpłat kwitariusza przychodowego. Zgodnie z wyjaśnieniem głównego księgowego stanowiącym załącznik nr 2 do protokołu, wpłaty dokonywano tylko w wyznaczonym terminie, następnie w jednej kwocie odprowadzano do kasy przedszkola oraz do banku. Sposób przyjmowania wpłat za przedszkole został opisany w procedurze przyjętej przez dyrektora i głównego księgowego. Zgodnie z przepisami art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 2 poz. 694 z 2002 r.) księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Z ewidencji prowadzonej w przedszkolu, a w szczególności z list wpłat rodziców nie można jednoznacznie stwierdzić w jakim dniu dokonano zapłaty za przedszkole. 5. Inwentaryzacja W dniu r. przeprowadzono spis z natury w magazynie żywności, stan 833,90 zł zgodny z ewidencją konta 310 materiały oraz kartotekami magazynowymi. Środki czystości są bezpośrednio rozchodowane na imienne kartoteki pracowników. Na dzień r. dokonano weryfikacji sald następujących kont: konto 011 środki trwałe stan na dzień r ,24 zł stan na dzień r ,24 zł konto 071 umorzenie środków trwałych stan na dzień r ,01 zł umorzenie za rok ,91 zł stan na dzień r ,92 zł wartość środków trwałych po umorzeniu na dzień r. wynosi ,32 zł 4

5 konto 020 wartości niematerialne i prawne stan na dzień r ,75 zł zwiększenia ,00 zł stan na dzień r ,75 zł konto 201, 225, 229, 231, 234, 310 zgodnie ze stanem ewidencyjnym. 6. Rozrachunki W bilansie sporządzonym na dzień r. wykazano: należności krótkoterminowe w wysokości ,14 zł, na które składają się: 1. należności z tytułu dostaw i usług 7.602,14 zł 2. pozostałe należności 7.332,00 zł. zobowiązania krótkoterminowe w wysokości ,29 zł, na które składają się: 1. zobowiązania z tytułu dostaw i usług ,98 zł 2. zobowiązania wobec budżetów 3.599,00 zł 3. zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych ,90 zł 4. zobowiązania z tytułu wynagrodzeń ,41 zł. Konto Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Saldo Wn 7.602,14 zł Powyższa kwota dotyczy należności z tytułu odpłatności rodziców za przedszkole, uregulowane zostało na początku roku Saldo Ma ,98 zł Wynika z zobowiązań przedszkola za dostarczone towary i usługi wobec następujących firm: Meat- Pol 32,05 zł Serkol 356,26 zł Papirus 116,30 zł Hurtownia drobiu 91,24 zł Lewna 17,10 zł - powyższe zobowiązania zapłacono WB 2/2007 z dnia r. pf. 5, Jantar 139,90 zł rozliczono WB 5/2007 z dn r. pf. 8, Jantar 139,90 zł rozliczono WB 11/2007 z dn r. pf. 14, Świetlik 9.180,00 zł rozliczono WB 37/2007 z dn r. pf. 61 pomoc z funduszu świadczeń socjalnych 381,23 zł 5

6 Konto Rozrachunki z budżetami Saldo Ma 3.599,00 zł Naliczony podatek dochodowy od wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2006 r ,00 zł - - zapłacono przelewem WB 11/2007 za okres r., pf. 14. Naliczony podatek dochodowy od wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2006 r. do zapłaty z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 1.157,00 zł Naliczony podatek dochodowy od świadczeń socjalnych emerytów za miesiąc grudzień 2006 r. 557,00 zł - Zapłacono z ZFŚS WB 2/2007 za okres r. Korekta prowizji Urzędu Skarbowego 5,00 zł zapłacono WB 3/2007 z dnia r. Konto Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Saldo Wn ,90 zł Składki ZUS za miesiąc grudzień 2006 r. w następującej wysokości: na ubezpieczenie społeczne ,60 zł, na ubezpieczenie zdrowotne 2.291,95 zł, na Fundusz Pracy 723,24 zł. Zapłacono przelewem WB 3/2007 z dnia r. Naliczone składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2006: na ubezpieczenie społeczne 5.205,47 zł, na Fundusz Pracy 740,61 zł Zapłacono przelewem WB 34/2007 z dnia r. Konto Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Saldo Ma ,41 zł Naliczone dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok 2006, które rozliczono: wypłacono wynagrodzenia netto w wysokości ,35 zł, WB 19/2007 z dnia r. dodatkowe księgowanie kwoty 375,00 zł dotyczy pożyczki mieszkaniowej pracownika Naliczone składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego na ubezpieczenie społeczne pracownika 5.655,89 zł, na ubezpieczenie zdrowotne 2.150,17 zł i Fundusz Pracy 740,61 zł zapłacono WB 34/2007 z dnia r. Podatek dochodowy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego 2.763,00 zł 6

7 zapłacono WB 50/2007 z dnia r. (zapłaty dokonano po terminie wraz z należnymi odsetkami od zobowiązań podatkowych). Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami Saldo Wn 7.332,00 zł Dotyczy pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Spłata następuje w okresach miesięcznych potrącana bezpośrednio z wynagrodzeń. 7. Wydatki Faktury zakupu są opisywane, sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, potwierdzane za zgodność z ustawą PZP oraz zatwierdzane do wypłaty. Dokumenty są dekretowane zgodnie z klasyfikacją rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z 2006 r.). Wyrywkowej kontroli poddano następujące wydatki: 4210 zakup materiałów i wyposażenia faktura nr 1233/0/2006 z dn r. zakup panda internet 275,00 zł faktura nr MN01453 z dn r. środki czystości 697,33 zł faktura nr 283/03/2006/SW z dn r. usługa serwisowa 207,40 zł faktura nr 29/06 z dn r. artykuły biurowe 131,76 zł faktura nr /06 z dn r. management w przedszkolu 100,33 zł faktura nr /1/06 z dn r. artykuły czystości 180,47 zł 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek faktura nr 1437/0/06 z dn r. zakup zabawek 1.045,82 zł 4260 zakup energii faktura R06/3309 z dn r. za wodę 377,98 zł 4300 zakup usług pozostałych faktura nr 0095/03/2006 z dn r. elektroniczna ochrona mienia 139,90 zł faktura nr FSL /003/06 z dn r. rachunek telefoniczny 167,43 zł 7

8 faktura nr 136/06 z dn r. serwis systemy alarmowego 73,20 zł Stwierdzono, że badania lekarskie pracowników w roku 2006 były klasyfikowane w 4300 zakup usług pozostałych, powinny być w 4280 zakup usług zdrowotnych. 8. Wynagrodzenia W Miejskim Przedszkolu nr 6 na dzień r. zatrudnionych było łącznie 19 pracowników: administracja i obsługa - 10 osób, nauczyciele: - dyplomowani 5 osób - mianowani 4 osoby Poddano kontroli naliczone i wypłacone wynagrodzenia za miesiąc listopad 2006 r. losowo wybranych pracowników: Nauczyciel mianowany wynagrodzenie zasadnicze 1.495,00 zł dodatek za wychowawstwo 60,00 zł dodatek stażowy 20 % 299,00 zł dodatek motywacyjny 44,85 zł Nauczyciel dyplomowany wynagrodzenie zasadnicze 2.090,00 zł dodatek za wychowawstwo 60,00 zł dodatek stażowy 20 % 418,00 zł dodatek motywacyjny 62,70 zł Pomoc nauczyciela wynagrodzenie zasadnicze 800,00 zł premia 20 % 160,00 zł dodatek stażowy 20 % 160,00 zł kategoria zaszeregowania IV Woźna oddziałowa wynagrodzenie zasadnicze 785,00 zł premia 20 % 157,00 zł dodatek stażowy 20 % 157,00 zł kategoria zaszeregowania III Intendent wynagrodzenie zasadnicze 1.030,00 zł premia 20 % 206,00 zł dodatek stażowy 19 % 195,70 zł kategoria zaszeregowania IX 8

9 Stwierdzono, że pracownikowi na stanowisku intendenta od miesiąca czerwca 2006 przez okres 12 miesięcy wypłacano dodatek stażowy o jeden procent wyższy niż faktycznie mu przysługiwał. Wyjaśnienie dotyczące błędnego naliczenia dodatku stażowego stanowi załącznik nr 3 do protokołu. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kierownika jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 3 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Dyrektor Krystyna Kowalczuk Audytor wewnętrzny Joanna Kulikowska Główny księgowy Wiesława Samsel Słupsk, 5 grudnia 2007 r. 9