PROTOKÓŁ. z kontroli w zakresie gospodarki finansowej oraz realizacji zaleceń pokontrolnych

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe PROTOKÓŁ z kontroli w zakresie gospodarki finansowej oraz realizacji zaleceń pokontrolnych Nazwa jednostki kontrolowanej: Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Powiatu iego Kierownik jednostki Małgorzata Klemińska Główny Księgowy Elżbieta Kobusińska Osoba przeprowadzająca kontrolę Kontrolę przeprowadziła Joanna Harasimiuk, inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w u, działając na podstawie upoważnienia Nr OR-III Starosty iego z dnia 15 listopada Kontrolę przeprowadzono w dniach r. Przedmiot i zakres kontroli Kontrola miała na celu sprawdzenie zasadności dokonywanych wydatków, dokumentowania ich zgodnego z obowiązującymi przepisami, sposób ewidencjonowania i ujmowania w księgach rachunkowych, a także poprawność sporządzanych sprawozdań budżetowych i finansowych. Zakres kontroli obejmował rok Wynik poprzedniej kontroli Poprzednia kontrola przeprowadzona została w jednostce w dniach od r. i dotyczyła realizacji planu dochodów i wydatków z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz prawidłowości gospodarowania mieniem w 2010 r. W wyniku jej przeprowadzenia wydano zalecenia pokontrolne znak OR.IX /10 z dn r.

2 Kierownik jednostki udzieliła odpowiedzi na zalecenia, pismem nr PINB 0935/5/10 z dn r. W piśmie wyjaśniono powody opóźnienia w przekazywaniu dochodów Skarbu Państwa na rachunek Starostwa oraz w spłacie zobowiązań. W trakcie kontroli sprawdzono realizację zaleceń pokontrolnych: 1. Przeprowadzona kontrola rozrachunków do konta Rozliczenie dochodów budżetowych, pozwoliła stwierdzić, że jednostka przekazuje dochody w sposób prawidłowy. 2. Zaciągane zobowiązania regulowane są terminowo. 3. Badana jednostka pobiera wynagrodzenie należne płatnikowi składek wynikające z Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagradzania płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu Państwa (Dz. U. Nr 240, poz. 2065). Nie stwierdzono nieprawidłowości w realizacji zaleceń pokontrolnych. Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu Zadania nadzoru budowlanego w Powiecie im wykonuje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego przy pomocy Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego (zwanego dalej PINB ), wchodzącego w skład powiatowej administracji zespolonej. Do zadań organów nadzoru budowlanego należy: kontrola przestrzegania i stosowania przepisów prawa budowlanego; kontrola działania organów administracji architektoniczno-budowlanej; badanie przyczyn powstawania katastrof budowlanych; współdziałanie z organami kontroli państwowej. Obowiązki Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu iego pełni od dnia r. pani Małgorzata Maria Klemińska. Organizację wewnętrzną i szczegółowy zakres zadań PINB określa Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w regulaminie organizacyjnym. Regulamin organizacyjny PINB wprowadzono Zarządzeniem Nr 1/2003 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dn r. Od dnia r. obowiązki głównej księgowej inspektoratu pełni pani Elżbieta Kobusińska. 2

3 W związku z licznymi zmianami w przepisach regulujących sposób prowadzenia i ewidencji gospodarki finansowej oraz sprawozdawczości, badana jednostka dostosowała swoje przepisy wewnętrzne. Od stycznia 2011 r. obowiązują: 1. Zarządzenie nr 1/2011 r. PINB z dn r. w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Powiecie im, załączniki: Ogólne zasady prowadzenia rachunkowości, Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: - zakładowy plan kont, wykaz kont ksiąg rachunkowych, - opis systemu przetwarzania danych - opis systemu informatycznego stosowanego do prowadzenia rachunkowości, - systemu służącego ochronie danych, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów. Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych. Instrukcję kasową. 2. Zarządzenie nr 5/2011 z dn r. w sprawie wprowadzenia Procedur kontroli finansowej w PINB w Powiecie im. Realizacja planu wydatków w 2011 r. Kwota wydatków i dochodów na 2011 r. ustalona została na podstawie Uchwały Nr III/15/2010 Rady Powiatu iego z dn r. w sprawie ustalenia budżetu powiatu na 2011 r., ze zmianami. Plan oraz wykonanie na dzień r. wydatków jednostki przedstawia tabela: Wydatki 2011 r. Dział Rozdział Paragraf Wydatki Plan Zaangażowanie Wykonanie Wykonanie planu (%) , , ,00 74, , , ,00 74, ,00 362,34 362,34 18, , , ,97 69, , , ,86 65, , , ,45 100, , , ,04 62, , , ,17 52,88 3

4 , , ,50 69, , , ,43 91, , , ,80 28, ,00 233,70 233,70 46, ,00 741,00 741,00 92, , , ,10 66, ,00 414,40 362,60 57, , , ,99 68, ,00 500,00 0,00 0, , , ,00 77, , , ,00 95, ,00 890,00 890,00 89, ,00 0,00 0,00 0, ,00 890,00 890,00 59, ,00 0, ,05 0,00 Zgodnie z ustawą z dn. 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 Nr 70, poz. 335 ze zm.) jednostka winna dokonać odpisu i przekazać środki na wydzielony rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 100% do r. Analiza realizacji planu wydatków wykazała, że odpis został przekazany w wysokości 95,09% naliczonego odpisu na 2011 r. Badana jednostka przekazała niezbędną brakującą kwotę 153,36 zł na rachunek Funduszu w dn r. Załączona do dokumentów bankowych (WB nr 012/2011 z dn r.) notatka służbowa kierownika jednostki i głównego księgowego z dn r. informuje o powodach opóźnienia tj. awarii systemu bankowego w jednostce. Kopia notatki służbowej stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Za miesiąc wrzesień 2011 r. PINB zobowiązany był do złożenia sprawozdań: 1. Za okresy miesięczne: Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych, do dn r. - wpłynęło dn r. Rb-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych, do dn r. - wpłynęło dn , korekta nr 1 w dn r., korekta nr 2 w dn r. 2. Za okresy kwartalne: Rb-50 o dotacjach związanych z wykonaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych JST ustawami, do dn r. - wpłynęło dn r., korekta nr 1 dn r. Rb-27ZZ Kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych JST ustawami, do dn r. - wpłynęło dn r. 4

5 Rb-N o stanie należności, do dn r. - wpłynęło dn r. Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, do dn r. - wpłynęło dn r. Rb-ZN o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych, do dn r. wpłynęło r. Wszystkie sprawozdania zostały przekazane do Starostwa Powiatowego w u w terminie. Analiza poprawności sporządzanych sprawozdań z dokumentacją księgową pozwoliła stwierdzić, że jednostka błędnie sporządziła sprawozdanie Rb-N. Zgodnie z wyciągiem bankowym z dn r. stan środków wynosił 0, jednak jednostka posiadała założoną na koniec dnia lokatę w wysokości ,05 zł. Lokatę tę należało wykazać w wierszu N3.2 depozyty na żądanie (zgodnie z wyjaśnieniami Ministra Finansów Nr NZ/W-8/MO/ /2007/4056 z dn r.), gdyż są to środki, które w każdej chwili mogą być zamienione na gotówkę bez żadnych istotnych ograniczeń lub kar. Kopie sprawozdań stanowią załącznik nr 2 do protokołu. Przestrzeganie procedur dokumentowania wydatków Badając zagadnienia związane z gospodarką środkami finansowymi sprawdzono prawidłowość dokonywania, dokumentowania i ewidencjonowania wydatków, a także zastosowane procedury wewnętrznej kontroli finansowej. Wyrywkowej kontroli poddano wymienione w tabeli wydatki: nr f-ry firma rodzaj wydatku kwota termin zapłaty zapłata zapłata przed terminem (dni) zapłata po terminie (dni) sposób zapłaty ZETO 394/100/08 Koszalin 0757/ERP/11 GCP Kraków Office MK 1448/ / /U/ Nota 9/VIII/2911 Office MK Grawipol Dallas Kobylnica Powiat i usługa informatyczna Dostęp do portalu Ergo 122, przelew 52, przelew Monitor 659, przelew Zestaw komputerowy Dziennik korespondencji Mycie samochodu Obciążenie kosztami dostaw energii i usług 3490, przelew 246, przelew 26, przelew 553, /42 60/4300 przelew 5

6 Telefonia Cyfrowa Warszawa 3228/0/2011 InterBiuro Nota 8/VIII/ Powiat i Primo Połączenia komórkowe Tusz do drukarek Usługi pocztowe Art. Papiernicze 290, przelew 276, przelew 996, przelew 51, przelew Nie stwierdzono przypadków nieprawidłowego regulowania zobowiązań po terminie płatności. Zachowana jest również zgodność księgowań z rachunkami bankowymi. Analizując dokumentację księgową stwierdzono, że PINB kwalifikuje wydatek związany z odprowadzeniem ścieków w zakup energii, winno być w zakup usług pozostałych. Akta osobowe pracowników oraz wydatki na wynagrodzenia Wg stanu na dzień r. PINB zatrudniał 6 pracowników na 5,75 etatu, oraz 2 osoby na umowę zlecenie. Lista zatrudnionych osób stanowi załącznik nr 3 do protokołu. Wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatki stażowe naliczone zostały na podstawie obowiązujących przepisów oraz dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. Nie stwierdzono nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzenia za miesiąc wrzesień 2011 r. Zestawienie list płac za wrzesień 2011 r.: Nr listy płac Nazwa listy płac Wynagrodzenie brutto 33 Lista płac 8.144,32 34 Lista płac służba cywilna ,20 35 Umowa zlecenie 1.750,00 Składki na ubezpieczenie społeczne pracowników w wysokości wynikającej z prawidłowo sporządzonej deklaracji rozliczeniowej DRA z dn r. przekazane zostały na konto ZUS dn r. (WB nr 067/2011). Nie stwierdzono również nieprawidłowości w naliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych. Został przekazany na konto US dn r. w wysokości 126,00 zł (WB nr 014/ rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych) i 1.762,00 zł (WB nr 077/ rachunek podstawowy). 6

7 Inwentaryzacja Badana jednostka przeprowadziła w oparciu o Zarządzenie nr 6/2010 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Powiecie słupskim z dn r., inwentaryzacje roczną za rok Zgodnie z przedstawioną dokumentacją inwentaryzacja przeprowadzona była: 1. W drodze spisu z natury: środki trwałe, pozostałe środki trwałe, druki ścisłego zarachowania, zapas materiałów biurowych, druki ścisłego zarachowania i gotówka w kasie, zapasy materiałów biurowych, pozostałych środków trwałych, przez komisje spisową w składzie: [ ]* (przewodnicząca) i [ ]* (członek); zapasy paliwa w samochodzie służbowym, przez Głównego Księgowego. Spis z natury sporządzony została na uniwersalnych arkuszach spisu z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania, od nr 01 do 09. Z inwentaryzacji gotówki w kasie i druków ścisłego zarachowania sporządzony został protokół. Podobnie inwentaryzacja zapasów i zużycia paliwa w samochodzie służbowym została odnotowana w protokole. Arkusze podpisane przez komisję i osoby odpowiedzialne materialnie (Pani [ ]* - kasa; Pani [ ]* - pozostały majątek) zostały wycenione przez głównego księgowego. W aktach osób odpowiedzialnych materialnie znajdują się oświadczenie o przyjętej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Komisja spisowa przekazała arkusze inwentaryzacyjne Komisji inwentaryzacyjnej w składzie: Pani [ ]* (przewodniczący) i Pan [ ]* (członek), która sporządziła protokoły informujące o przeprowadzonych czynnościach. Wyniki inwentaryzacji zostały powiązane z zapisami w księgach rachunkowych jednostki. 2. W drodze weryfikacji sald: protokoły zostały sporządzone przez zespół w składzie: [ ]* i [ ]*. 3. W drodze potwierdzenia sald: potwierdzony został stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych jednostki: - rachunku podstawowego, saldo 0 zł, - zakładowego funduszu świadczeń Socjalnych, saldo 3,21 zł. 7

8 Ponadto w dn r. sporządzony został przez komisję w składzie: [ ]* (przewodniczący) oraz [ ]* (członek) protokół z oceny i likwidacji zużytych składników majątku. Zbędne składniki majątku zostały zidentyfikowane i spisane na arkuszach spisu z natury oraz zdjęte ze stanu majątku jednostki. Stwierdzona nieprawidłowość, to brak w procedurach wewnętrznych oraz zarządzeniu kierownika jednostki imiennego wskazania osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji. Na tym kontrolę zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Kierownika jednostki poinformowano o prawie do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność umotywowanego pisemnego wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu. Kierownika jednostki poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do treści protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania. Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Wykaz załączników: 1. Notatka służbowa kierownika PINB i głównego księgowego z dn r. 2. Kopie sprawozdań Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z, Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-ZN za III kw r. 3. Lista zatrudnionych osób wg stanu na dzień r., dnia r. KIEROWNIK JEDNOSTKI POWIATOWY INSPEKTOR NADZORU BUDOWLANEGO w POWIECIE SŁUPSKIM /-/ Małgorzata Maria Klemińska.. jednostka kontrolowana INSPEKTOR INSPEKTOR DS. KONTROLI /-/ Joanna Harasimiuk. kontrolujący /* [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 ze zm.)]. 8