PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 06 listopad 2013 r. nr kor. UM /2013 Pani Małgorzata Bałuta PRZEDSZKOLE MIEJSKIE NR 27 ul. TARGOSZA GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 11 do 26 września 2013 r. w Przedszkolu Miejskim nr 27 w Gliwicach, przy ul. Targosza 3 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 10 września 2013 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 9 października 2013 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Małgorzata Bałuta. Temat kontroli Wydatkowanie środków budżetowych oraz naliczanie, pobieranie, egzekwowanie, umarzanie i przekazywanie należności z tytułu opłat pobieranych przez przedszkole. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W zakresie objętym kontrolą w jednostce w 2012 r. wydatkowanie środków budżetowych naliczanie, pobieranie, egzekwowanie, umarzanie i przekazywanie należności z tytułu opłat pobieranych przez przedszkole odbywało się na zasadach określonych przepisami oraz z zachowaniem procedur kontroli finansowej, za wyjątkiem przypadków opisanych we wnioskach.

2 Wnioski i zalecenia. 1. W zakresie regulacji wewnętrznych jednostki: a) procedury kontroli finansowej nie przewidują kontroli zaciąganych zobowiązań za zgodność z Wieloletnią Prognozą Finansową, b) nie określono wzorów dokumentacji dotyczącej ustalania opłat oraz zasad jej sporządzania, zatwierdzania i przekazywania, c) zawarto zapis iż na koncie 720 ujmuje się przychody z tytułu naliczonych odsetek za nieterminowe wpłaty oraz przychody z tytułu kosztów przygotowania posiłków (które w jednostce nie występują), d) brak uwzględnienia konta 700 na którym ewidencjonowane są przychody z tyt. odpłatności za żywienie, e) określenie w załączniku nr 1 do regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami kategorii zaszeregowania innych niż wynikające z obowiązujących przepisów. Zalecenie nr 1 Dokonać odpowiednich zmian w regulacjach wewnętrznych jednostki oraz ustalić wzory dokumentacji, o której mowa w pkt. 1b). Opis do konta 720 dostosować do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). Doprowadzić do zgodności zapisów załącznika nr 1 do regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.). 2. Ewidencja księgowa kont zespołu 2 rozrachunki i rozliczenia nie została dostosowana do wymogów sprawozdawczości budżetowej z uwagi na brak ewidencji szczegółowej w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej. Jednostka nie prowadziła ewidencji na koncie 980 plan finansowy wydatków budżetowych a na koncie 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, prowadziła niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Zalecenie nr 2 Ewidencję księgową (w tym plany kont) dostosować do wymogów wynikających z: art. 24 ust. 4 pkt. 2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.), 15 ust. 1 pkt. 5) i zał. nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). 3. Wystąpienie wskutek błędnych księgowań, różnic na kwotę co najmniej 2.764,82 zł pomiędzy zaewidencjonowanymi kosztami i wydatkami (poniesionymi z 4010, 4110, 4120, 4210, 4260). Zalecenie nr 3 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). 4. Kierownik jednostki przekroczył upoważnienie wynikające z zatwierdzonych planów finansowych do zaciągania zobowiązań w Łączna wartość niewłaściwie zaciągniętych zobowiązań wynosiła 5.091,46 zł. 2

3 Zalecenie nr 4 Przy zaciąganiu zobowiązań przestrzegać przepisów art. 46 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.). 5. Przy wydatkowaniu środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naruszono przepisy dotyczące tych wydatków. Nieprawidłowości polegały na nieprzeliczeniu na dzień 31 grudnia 2012 r. wysokości odpisu wg faktycznego zatrudnienia w wyniku czego na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazano odpis w kwocie wyższej o 228,89 zł. Zalecenie nr 5 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z przepisami: ustawy z dnia 4 marca 1994 r. zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.), ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z 2006 r., nr 97, poz. 674 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., nr 43, poz. 349). Dokonać zwrotu ww. kwoty na konto dochodów. 6. Na 89 przypadków objętych kontrolą w 2 przypadkach uregulowano zobowiązanie z przekroczeniem ustalonego terminu płatności. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 6 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.3 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.). 7. Na 89 przypadków objętych kontrolą w 22 przypadkach uregulowano zobowiązania ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności na łączną kwotę ,55 zł. Zalecenie nr 7 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 8. Na dowodach źródłowych stanowiących podstawę wydatkowania środków i będących podstawą księgowania, brak wskazania: a) jakiej podziałki szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów będzie ponoszony wydatek i jakie środki w tej podziałce pozostaną zgodnie z planem finansowym po dokonaniu wydatku; w jednostce nie wprowadzono w formie pisemnej innych procedur kontroli, które umożliwiałyby prowadzenie bieżącej i udokumentowanej weryfikacji stopnia wykonania planów finansowych, b) celu dokonania wydatku lub jego podstawy prawnej. 3

4 Zalecenie nr 8 W zakresie bieżącego udokumentowania stopnia wykonania planów finansowych dowody księgowe opisywać zgodnie z Poleceniem służbowym nr 3/05 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie: zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowo-księgowych w jednostkach organizacyjnych Miasta nie posiadających osobowości prawnej. 9. W sprawozdaniu Rb-28 S sporządzonym na dzień 31 grudnia 2012 r. wykazanie zobowiązań na kontach 225-rozrachunki z budżetami, 229-pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 240-pozostałe rozrachunki, w kwocie niezgodnej z dokumentacją źródłową. Zalecenie nr 9 Dokonać weryfikacji danych na wymienionych kontach i sporządzić odpowiednie korekty. 10. Dokonanie wypłaty wynagrodzenia z tytułu średniej urlopowej za miesiąc lipiec 2012 r. w dniu 31 lipca 2012 r. Zalecenie 10 Wynagrodzenia wypłacać w terminach określonych w art. 39 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tj. z 2006 r., nr 97 poz., 674 z późn. zm.). 11. Wystąpienie różnicy pomiędzy danymi wynikającymi z kont rozrachunkowych z tyt. odpłatności za pobyt w przedszkolu oraz za korzystanie z wyżywienia, a zestawieniami odpłatności. Na dzień 31 grudnia 2012 r. nie wykazano należności z tytułu odpłatności za przedszkole co najmniej na kwotę 895,09 zł. Zalecenie nr 11 Zapisy na kontach ksiąg pomocniczych uzgadniać z saldami i zapisami na kontach księgi głównej zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). 12. Odsetki naliczone za miesiąc grudzień 2012 r. od nieterminowych płatności za pobyt w przedszkolu zaewidencjonowano w księgach rachunkowych dotyczących stycznia 2013 r. Zalecenie nr 12 Odsetki od nieterminowych płatności naliczać i ewidencjonować zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), tj. nie później niż na koniec każdego kwartału. 13. Uchybienia w prowadzeniu ewidencji z tytułu opłat za pobyt w przedszkolu i opłat za korzystanie z wyżywienia: a) księgowanie zmniejszenia przychodów budżetowych na koncie 720 po stronie Ma ze znakiem minus, b) przypadki dokonywania zapisów na kontach 700 i 720 bez dokumentów źródłowych uzasadniających daną operację, c) przypadki braku odnotowania frekwencji dzieci w dziennikach zajęć, d) przy naliczaniu należności z tyt. opłat za pobyt w przedszkolu na 20 skontrolowanych dzieci w okresie 2 miesięcy wystąpiły 2 przypadki błędnego ustalania należności wynikające z błędnego przyjęcia ilości dni do odliczenia, w wyniku czego ustalono (łącznie) należność w kwocie wyższej niż wynika z prawidłowego wyliczenia. 4

5 Zalecenie nr 13 Ewidencję na koncie 720 prowadzić zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). Zapisy w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.). Wzmóc nadzór nad naliczaniem należności. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 5