Protokół kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w I Liceum Ogólnokształcącym przy ul. Szarych Szeregów 15 w Słupsku

Transkrypt

1 Protokół kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w I Liceum Ogólnokształcącym przy ul. Szarych Szeregów 15 w Słupsku Działając na podstawie upoważnienia wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska pracownik Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku audytor wewnętrzny Joanna Kulikowska przeprowadziła w dniach 08-10, 12 lutego 2010 roku kontrolę sprawdzającą w zakresie wykonania zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonej w dniach od r. kontroli gospodarowania środkami trwałymi w jednostce. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie I Liceum Ogólnokształcącego w Słupsku przy ul. Szarych Szeregów 15. I. Ustalenia ogólne Jednostka organizacyjna pod nazwą Liceum Ogólnokształcące nr 1 im. Bolesława Krzywoustego w Słupsku została utworzona z dniem 01 września 2007 r. na mocy uchwały nr XI/134/07 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia r. Wcześniej jednostka funkcjonowała jako Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 1 w Słupsku i Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące w Słupsku, które to szkoły zostały rozwiązane z dniem 31 sierpnia 2007 r. mocą w/w uchwały. Załącznikiem do uchwały nr XI/134/07 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia r. wprowadzono Statut I Liceum Ogólnokształcącego w Słupsku. Dyrektorem jednostki jest Pani Ewa Bogdanowicz, której stanowisko powierzono z dniem r. Zarządzeniem Nr 1074/O/06 Prezydenta Miasta Słupska do czasu powołania dyrektora wyłonionego w drodze konkursu. Zarządzeniem Nr 1164/O/06 Prezydenta Miasta Słupska z dnia r. powierzono Pani Ewie Bogdanowicz na czas określony od dnia 15 grudnia 2006 r. do 31 sierpnia 2011 r. Zarządzeniem Nr 1165/O/06 Prezydenta Miasta Słupska z dnia r. udzielone zostało pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 1 w Słupsku. Zarządzenie weszło życie z dniem podpisania. Głównym księgowym I Liceum Ogólnokształcącego jest Pani Wiesława Samsel zatrudniona w jednostce od dnia r., a na stanowisku głównej księgowej od dnia

2 21 października 2006 r. W aktach osobowych znajduje się zapytanie o udzielenie informacji o osobie z adnotacją nie figuruje w kartotece karnej krajowego rejestru karnego w Słupsku z dnia r., zakres czynności głównej księgowej z dnia r. oraz upoważnienie do prowadzenia rachunkowości oraz dokonywania kontroli wewnętrznej na podstawie art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.) z dnia r. oraz upoważnienie do dostępu do danych osobowych pracowników, w zakresie dotyczącym przetwarzania danych zgodnie z zakresem obowiązków i uprawnień z dnia r. Za środki trwałe ujęte w księgach inwentarzowych jednostki odpowiedzialna jest Pani..., zatrudniona w jednostce od dnia r. na stanowisku kierownika administracyjno gospodarczego. Po przekształceniu w I Liceum ogólnokształcącego aneksem z dnia r. zmieniono miejsce zatrudnienia pozostawiając pozostałe warunki zatrudnienia bez zmian. Pismem z dnia r. powierzono stanowisko Kierownika Gospodarczego. W aktach osobowych znajduje się zakres obowiązków kierownika gospodarczego z dnia r. oraz zapytanie o udzielenie informacji o osobie z dnia r. Ponadto w aktach osobowych znajduje się porozumienie zmieniające umowę o pracę zawarte dnia r. zmieniające stanowisko pracownika z Kierownika gospodarczego na referenta gospodarczego od dnia r. II. Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych z dnia r. W wyniku przeprowadzonej w dniach od 29 stycznia do 12 lutego 2009 r. kontroli gospodarowania środkami trwałymi stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia: 1. Nie wprowadzono do ewidencji środków trwałych podziału na grupy rodzajowe środków trwałych i nie określono numerów inwentarzowych, 2. Wystąpiła różnica pomiędzy wartością środków trwałych i amortyzacją wykazaną w ewidencji analitycznej oraz w ewidencji syntetycznej środków trwałych, 3. Nie wyksięgowano z ewidencji syntetycznej fizycznie zlikwidowanych w wyniku budowy sali gimnastycznej środków trwałych (brak dokumentacji likwidacji), 4. Wystąpiły różnice pomiędzy protokołem zdawczo odbiorczym wyposażenia sali gimnastycznej a ewidencją księgową w wyniku stosowanych zaokrągleń, 5. W wyniku przeprowadzenia szczegółowej weryfikacji zdawczo odbiorczej mienia nie zachowano terminu przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych metodą spisu z natury.

3 W związku z powyższym zalecono wyeliminowanie wszystkich stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości, a w szczególności: 1. Prawidłowo prowadzić ewidencję środków trwałych; 2. Uzgadniać stany ksiąg rachunkowych co najmniej raz do roku na dzień 31 grudnia, czego obowiązek wynika z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 76 poz. 694 z 2002 r. z późn. zm.); 3. prawidłowo ewidencjonować zmiany w ruchu środków trwałych, zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości; 4. Przeprowadzić w bieżącym roku inwentaryzację środków trwałych, zgodnie z zapisami art. 26 ustawy o rachunkowości. Podczas kontroli stwierdzono następujące wykonanie zaleconych czynności: Ewidencja księgowa w jednostce prowadzona jest w systemie komputerowym. Ewidencja analityczna podstawowych i pozostałych środków trwałych prowadzona jest ręcznie: do konta 011, w księdze środków trwałych, do konta 013, w księgach inwentarzowych. Zgodnie z zaleceniem kontrolnym do ewidencji środków trwałych wprowadzono podział na grupy rodzajowe środków trwałych. Ewidencja analityczna środków trwałych prowadzona jest w trzech księgach środków trwałych, prowadzonych w książkach założonych w dniu r., przesznurowanych i opieczętowanych. W książkach tych wpisano środki trwałe o następującej wartości: księga I ,39 zł księga II ,60 zł księga III ,00 zł Razem ,99 zł Na dzień r. w księgach środków trwałych naliczono amortyzację w wysokości: księga I ,56 zł księga II ,24 zł księga III ,88 zł Razem ,68 zł Na dzień r. w ewidencji księgowej wykazano następujące stany kont: środki trwałe saldo Wn ,99 zł 013 pozostałe środki trwałe saldo Wn ,25 zł

4 014 zbiory biblioteczne saldo Wn ,43 zł 020 wartości niematerialne i prawne saldo Wn ,88 zł 071 umorzenie środków trwałych saldo Ma ,68 zł 072 umorzenie pozostałych środków trwałych saldo Ma ,56 zł Stan ksiąg inwentarzowych na dzień r. przedstawia się następująco: 1) księga I parter ,24 zł 2) księga II wysoki parter ,39 zł 3) księga III wysoki parter ,94 zł 4) księga IV piętro I ,82 zł 5) księga V piętro II ,18 zł 6) księga VI sala gim, komputery, szatnie ,10 zł 7) księga VII sala gimnastyczna nowa ,98 zł 8) księga VIII radioodbiorniki, komputery ,60 zł Razem ,25 zł Na dzień 31 grudnia 2009 r. dokonano uzgodnienia ksiąg inwentarzowych z ewidencją księgową, stan jest zgodny. W roku 2009 dokonano likwidacji podstawowych i pozostałych środków trwałych: a) likwidacja środków trwałych: 1) LT nr 1 z dnia r. - likwidacja garaży o wartości 480,00 zł, zaksięgowano 071/011; 2) LT nr 2 z dnia r. - likwidacja zasieków o wartości 4.563,00 zł, zaksięgowano 071/011; 3) LT nr 3 z dnia r. - likwidacja utwardzenia terenów o wartości ,00 zł, zaksięgowano 071/011; zaksięgowano poz. fin. 430; b) likwidacja pozostałych środków trwałych: 4) protokół likwidacji nr 1/2009 z dnia r. komisja dokonała likwidacji środków trwałych o charakterze wyposażenia z ewidencji ilościowo wartościowej w kwocie ,15 zł; 5) protokół likwidacji nr 2/2009 z dnia r. dokonano likwidacji pozostałych środków trwałych o charakterze wyposażenia z ewidencji ilościowo wartościowej na kwotę ,67 zł; 6) protokół likwidacji nr 3/2009 z dnia r. dokonano likwidacji pozostałych środków

5 trwałych o charakterze wyposażenia z ewidencji ilościowo wartościowej na kwotę ,93 zł; Zarządzeniem nr 6 z dnia r. Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego w Słupsku powołano 3 osobową komisję kasacyjną do przeprowadzenia likwidacji rzeczowych składników majątkowych nie nadających się do dalszej eksploatacji. Inwentaryzacja Zarządzeniem nr 5/2009 z dnia r. Dyrektora I LO w Słupsku wprowadzono Instrukcję inwentaryzacyjną w jednostce. Zarządzeniem nr 2 z dnia r. Dyrektor I Liceum Ogólnokształcącego zarządził inwentaryzację rzeczowych składników majątku obrotowego szkoły oraz powołał komisje inwentaryzacyjne do przeprowadzenia spisu i rozliczenia inwentaryzacji do dnia r. Pismem z dnia r. główny księgowy jednostki sporządził notatkę służbową skierowaną do Dyrektora I LO, z prośbą o anulowanie inwentaryzacji sporządzonej na podstawie zarządzenia nr 2 z dnia r. i wyznaczenie ponownego terminu spisu z natury. Następnie zarządzeniem nr 9 z dnia r. Dyrektor jednostki anulowała inwentaryzację zarządzoną w dniu r. i z dniem r. powołano nową komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia spisu z natury. Pracownik odpowiedzialny materialnie złożył oświadczenie wstępne oraz końcowe, że nie rości pretensji i nie wnosi uwag do komisji inwentaryzacyjnej w zakresie przeprowadzonego spisu. Inwentaryzację rozpoczęto w dniu r., zakończono w dniu r. Poszczególne arkusze wyceniono. Komisja inwentaryzacyjna sporządziła w dniu r. sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury, w którym wyszczególniono uchybienia w prowadzeniu ewidencji pozostałych środków trwałych szkoły przez osobę materialnie odpowiedzialną. Następnie w dniu r. komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji. W wyniku przeprowadzonego spisu z natury stwierdzono nadwyżkę pozostałych środków trwałych w wysokości 2.430,00 zł. Osoba materialnie odpowiedzialna pisemnie wyjaśniła wszystkie nadwyżki. Poszczególne składniki majątku zostały ujęte w księgach inwentarzowych oraz w ewidencji księgowej. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kierownika

6 jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Dyrektor Ewa Bogdanowicz Główny Księgowy Wiesława Samsel Audytor wewnętrzny Joanna Kulikowska Słupsk, 08 marca 2010 r.