PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra DP-AD-II RISS Zielona Góra, 9 października 2012 r. Pani Kinga Krutulska Dyrektor Młodzieżowego Centrum Kultury i Edukacji Dom Harcerza ul. Dzika Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu w Departamencie Prezydenta Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) przeprowadziło w terminie od dnia 7 sierpnia 2012 r. do dnia 6 września 2012 r. kontrolę kompleksową za 2011 rok w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji i zamówień publicznych w Młodzieżowym Centrum Kultury i Edukacji Dom Harcerza w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Centrum. W związku z przeprowadzoną kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokole z kontroli znak DP-AD-II RISS podpisanym w dniu 10 września 2012 r., przekazuję Pani dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wyniki przeprowadzonej kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: W zakresie funkcjonowania księgowości stwierdzono, że: ewidencja księgowa dotycząca dochodów własnych na koncie 132 Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych nie była prowadzona według pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego tj. brak 0960 otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej. Powyższe jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.).

2 zapisy na kontach zespołu 2 nie były ewidencjonowane wg odpowiedniej klasyfikacji budżetowej (tj. dział, rozdział, paragraf), co uniemożliwiło sporządzenie sprawozdań Rb-28S obowiązujących w Centrum. Powyższe jest niezgodne z art. 24 ust.1 i 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz tekst jedn. z późn. zm), oraz 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103 z póżn. zm.). Centrum nie prowadziło ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych po stronie Ma konta pozabilansowego 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Powyższe jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. z zasad (polityki) rachunkowości wynika, że Centrum księgi rachunkowe prowadzi komputerowo za pomocą systemu MS DOS Salbit, a także za pomocą systemu WINDOWS VULCAN. Powyższe jest niezgodne z art. 10 ustawy o rachunkowości. Do kontroli przedstawiono księgi rachunkowe za 2011 rok prowadzone w systemie MS DOS Salbit. Z dokumentów Centrum wynika, że dyrektor pismem z dnia r. wypowiedział z dniem r. umowę firmie ZUI Salbit w zakresie nadzoru nad systemem. W wyniku kontroli stwierdzono, że Centrum posiada zakupiony od firmy VULCAN program komputerowy, który umożliwia korzystanie z programów finansowo księgowych. zwrot niewykorzystanych środków pieniężnych, pochodzących z udzielonych pracownikom zaliczek, Centrum ewidencjonowało po stronie Wn konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami ze znakiem ujemnym, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono że: dochody wykazane w sprawozdaniach Rb-27S są niezgodne z ewidencją księgową Centrum. Powyższe stanowi naruszenie 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Niezgodności dotyczą: w miesiącu czerwcu w rozdziale w 2400, w miesiącu lipcu w rozdziale w 0920 oraz w 2400, w miesiącu sierpniu w rozdziale w 0920 oraz w 2400, w miesiącu wrześniu w rozdziale w 0920 oraz w 2400, w miesiącu październiku w rozdziale w 0920 oraz w 2400, w miesiącu listopadzie w rozdziale w 0920 oraz w 2400, w miesiącu grudniu w rozdziale w 0920, w 2400 oraz w

3 W zakresie rozrachunków stwierdzono, że w 6 przypadkach nieterminowo uregulowano zobowiązania, co narusza art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono, że: 4 zaliczki wypłacone na realizację zadań związanych z działalnością Centrum, na 8 skontrolowanych, rozliczono po upływie terminu wskazanego we wniosku, we wszystkich raportach kasowych brak dowodu kasowego potwierdzającego wpłatę środków pieniężny do kasy, pobranych z banku na podstawie czeku. Powyższe jest niezgodne z zapisami Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, na dokumentach źródłowych załączonych do raportów kasowych brak daty odbioru gotówki przez osobę otrzymującą środki pieniężne. Powyższe jest niezgodne z zapisami Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, zapisy w raportach kasowych nie były dokonywane w sposób chronologiczny, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, raporty kasowe nie są sporządzane dekadowo, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, w raportach kasowych dotyczących projektów realizowanych przez Centrum brak ciągłości w numeracji, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, raport kasowy nr 5/2011 za okres r. dotyczący projektu Ja w obrazie, obraz we mnie na sumę obrotów 268,85 zł, nie został zaewidencjonowany na koncie księgowym 101 Kasa po stronie przychodu i rozchodu, co jest niezgodne z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. w Centrum dokonywano nieprawidłowego obrotu gotówki, ponieważ ze sporządzonych raportów kasowych wynika, że przyjęcie środków pieniężnych do kasy na pokrycie określonych wydatków, następowało w terminie późniejszym niż realizacja wydatków. Powyższe jest niezgodne z zapisami Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. W zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania stwierdzono, że: w księdze druków ścisłego zarachowania brak bieżącej ewidencji rozchodu oraz stanu dla kwitariuszy przychodowych. Powyższe jest niezgodne z Instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. w księdze druków ścisłego zarachowania brak daty i podpisu osoby pobierającej czeki gotówkowe oraz kwitariusze przychodowe. Powyższe jest niezgodne z Instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. ewidencję arkuszy spisu z natury nie prowadzi specjalista ds. ekonomicznych Pani A.C.-Cz., co jest niezgodne z Instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. W zakresie inwentaryzacji stwierdzono, że: nie dokonano inwentaryzacji czeków gotówkowych dla konta rachunku bankowego dotyczącego projektów realizowanych przez Centrum oraz dla kwitariuszy przychodowych. Powyższe jest niezgodne z Instrukcją inwentaryzacyjną. 3

4 inwentaryzację druków ścisłego zarachowania nie przeprowadzono na arkuszach spisu z natury, co jest niezgodne z Instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono, że: przy wypłacie pomocy świątecznej w kwietniu 2011 roku dodatkowym kryterium branym pod uwagę był wymiar czasu pracy, co jest niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. świadczenia dla emerytów oraz dofinansowanie do wypoczynku letniego dla dzieci pracowników przyznano i wypłacono w równiej kwocie, bez uwzględnienia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, co jest niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. faktury dotyczące wydatków z zakładowego funduszu socjalnego nie posiadają opisu merytorycznego dotyczącego celu przeznaczenia środków funduszu, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. W związku z powyższym zalecam: 1. Przychody ewidencjonować z prawidłowymi paragrafami klasyfikacji budżetowej planu finansowego, wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 2. Prawidłowo prowadzić ewidencję księgową na kontach pozabilansowych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 3. Ewidencję księgową na kontach zespołu 2 prowadzić wg odpowiedniej klasyfikacji budżetowej, co umożliwi sporządzanie i sprawdzanie sprawozdań zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 4. Księgi rachunkowe prowadzić za pomocą systemu komputerowego zakupionego od firmy VULCAN. 5. Wpłaty z tytułu zwrotu zaliczek ewidencjonować po stronie Ma konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami, zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 6. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać kwoty wynikające z ewidencji księgowej Centrum, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 7. Terminowo regulować zapłaty za zobowiązania, stosownie do zapisów ustawy o finansach publicznych. 8. Zobowiązać pracowników Centrum do terminowego rozliczania zaliczek. 4

5 9. Wpłaty gotówki do kasy dokumentować przychodowymi dokumentami kasowymi KP, zgodne z Instrukcją w sprawie gospodarki kasowej. 10. Na dokumentach źródłowych załączonych do raportów kasowych zamieszczać datę odbioru gotówki, zgodne z Instrukcją w sprawie gospodarki kasowej. 11. Raporty kasowe sporządzać zgodnie z Instrukcją w sprawie gospodarki kasowej. 12. Księgi rachunkowe prowadzić w sposób rzetelny, aby dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 13. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z Instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 14. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania przeprowadzać zgodnie z Instrukcją inwentaryzacyjną. 15. Świadczenia z funduszu socjalnego przyznawać zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 16. Na fakturach dotyczących wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zamieszczać opis merytoryczny, który wskazuje cel przeznaczenia środków funduszu, zgodne z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów. Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 5