PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 31 październik 2013 r. nr kor. UM /2013 Pani Barbara Kozak PRZEDSZKOLE MIEJSKIE NR 7 ul. TARNOGÓRSKA GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 26 sierpnia 2013 r. do 9 września 2013 r. w Przedszkolu Miejskim nr 7 w Gliwicach, przy ul. Tarnogórskiej 107 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 21 sierpnia 2013 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 2 października 2013 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Barbara Kozak. Temat kontroli Wydatkowanie środków budżetowych oraz naliczanie, pobieranie, egzekwowanie, umarzanie i przekazywanie należności z tytułu opłat pobieranych przez przedszkole. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W zakresie objętym kontrolą w jednostce w 2012 r. wydatkowanie środków budżetowych naliczanie, pobieranie, egzekwowanie, umarzanie i przekazywanie należności z tytułu opłat pobieranych przez przedszkole odbywało się na zasadach określonych przepisami oraz z zachowaniem procedur kontroli finansowej, za wyjątkiem przypadków opisanych we wnioskach.

2 Wnioski i zalecenia. 1. W zakresie regulacji wewnętrznych jednostki: a) procedury kontroli finansowej nie przewidują kontroli zaciąganych zobowiązań za zgodność z Wieloletnią Prognozą Finansową, b) nie określono wzorów dokumentacji dotyczącej ustalania opłat oraz zasad jej sporządzania, zatwierdzania i przekazywania, c) zawarto zapis iż na koncie 720 ujmuje się przychody z tytułu naliczonych odsetek za nieterminowe wpłaty. Zalecenie nr 1 Dokonać odpowiednich zmian w regulacjach wewnętrznych jednostki oraz ustalić wzory dokumentacji, o której mowa w pkt. 1b). Opis do konta 720 dostosować do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). 2. Ewidencja księgowa kont zespołu 2 rozrachunki i rozliczenia nie została dostosowana do wymogów sprawozdawczości budżetowej z uwagi na brak ewidencji szczegółowej w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej. Jednostka nie prowadziła ewidencji na kontach 980 plan finansowy wydatków budżetowych i 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Zalecenie nr 2 Ewidencję księgową (w tym plany kont) dostosować do wymogów wynikających z: art. 24 ust. 4 pkt. 2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.), 15 ust. 1 pkt. 5) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). 3. Kierownik jednostki przekroczył upoważnienie wynikające z zatwierdzonych planów finansowych do wydatkowania środków budżetowych w Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych wynosiła 3.698,99 zł. Zalecenie nr 3 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.1 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z r. 2013, poz Przy wydatkowaniu środków na nw. usługi oraz z tyt. odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naruszono przepisy dotyczące tych wydatków. Nieprawidłowości polegały na: a) zawyżeniu wysokości odpisu na 1 nauczyciela zatrudnionego w jednostce, nieprzeliczeniu na dzień 31 grudnia 2012 r. wysokości odpisu wg faktycznego zatrudnienia w wyniku czego na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazano odpis w kwocie wyższej o 231,35 zł; w dniu 31 maja 2013 r. dokonano zwrotu ww. kwoty z konta zfśs na konto dochodów budżetowych, b) zaklasyfikowaniu do nieprawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej: 4300 zamiast 4260 dystrybucji energii elektrycznej na kwotę 1.630,98 zł, przy czym na dzień zaciągania zobowiązania jednostka posiadała zabezpieczone środki w planie finansowym w odpowiednim paragrafie klasyfikacji budżetowej, 4260 zamiast 4580 odsetek od nieterminowych płatności na kwotę 1,50 zł, przy czym na dzień wydatkowania środków jednostka nie posiadała zabezpieczonych środków w planie finansowym w odpowiednim paragrafie klasyfikacji budżetowej; w trakcie kontroli wymienioną kwotę zwrócono i wpłacono na dochody budżetowe, 4300 zamiast 4270 wydatków na konserwację kserokopiarki oraz konserwację i czyszczenie notebooka na łączną kwotę 701,10 zł, przy czym na dzień zaciągania zobowiązania jednostka posiadała zabezpieczone środki w planie finansowym w odpowiednim paragrafie klasyfikacji budżetowej, 2

3 4300 zamiast 4270 części wydatków na montaż drzwi z wymurowaniem ściany oraz konserwację sygnalizacji włamania na łączną kwotę 219,91 zł, przy czym na dzień zaciągania zobowiązania i dokonywania wydatku jednostka nie posiadała zabezpieczonych środków w planie finansowym w odpowiednim paragrafie klasyfikacji budżetowej; po zwiększeniu planu finansowego wydatki zostały przeksięgowane do Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 4 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z przepisami: ustawy z dnia 4 marca 1994 r. zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.), ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z 2006 r., nr 97, poz. 674 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., nr 43, poz. 349). Wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz Na 78 przypadków objętych kontrolą w 5 przypadkach uregulowano zobowiązanie z przekroczeniem ustalonego terminu płatności. W okresie objętym kontrolą jednostka została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu w kwocie 1,50 zł. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 5 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.3 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z r. 2013, poz Na 78 przypadków objętych kontrolą w 8 przypadkach uregulowano zobowiązania ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności na łączną kwotę 3.193,78 zł. Zalecenie nr 6 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 7. Opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy za miesiące styczeń, luty, czerwiec, sierpień i wrzesień 2012 r. z przekroczeniem terminów określonych w ustawie. Zalecenie nr 7. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy przekazywać w terminach wynikających z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2009 r., nr 205, poz z późn, zm.). 8. Na dowodach źródłowych stanowiących podstawę wydatkowania środków i będących podstawą księgowania brak wskazania z jakiej podziałki szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów będzie ponoszony wydatek i jakie środki w tej podziałce pozostaną zgodnie z planem finansowym po dokonaniu wydatku. W jednostce nie wprowadzono w formie pisemnej innych procedur kontroli, które umożliwiałyby prowadzenie bieżącej i udokumentowanej weryfikacji stopnia wykonania planów finansowych. 3

4 Zalecenie nr 8 W zakresie bieżącego udokumentowania stopnia wykonania planów finansowych dowody księgowe opisywać zgodnie z Poleceniem służbowym nr 3/05 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie: zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowoksięgowych w jednostkach organizacyjnych Miasta nie posiadających osobowości prawnej. 9. Na 6 skontrolowanych zaliczek: a) w 3 przypadkach nie określono terminu rozliczenia zaliczki a w 1 przypadku przekroczono termin jej rozliczenia określony na wniosku, b) w 2 przypadkach udzielono zaliczek bez wniosku, c) w 3 przypadkach brak oświadczenie zaliczkobiorcy, o zgodzie na dokonanie potrącenia z wypłaty kwoty nierozliczonej zaliczki, d) w 3 przypadkach brak podpisu osoby pobierającej zaliczkę. Zalecenie nr 9 Zaliczki udzielać wyłącznie na podstawie poprawnie wypełnionych i podpisanych przez zaliczkobiorcę wniosków o zaliczkę i nie przekraczać terminów ich rozliczania. 10. Przyznanie pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy, dodatku funkcyjnego: a) bez określenia okresu za jaki dodatek jest należny, b) w wysokości przekraczającej maksymalny limit ustalony w regulacjach wewnętrznych jednostki o kwotę 117,50 zł miesięcznie. Zalecenie nr 10 Dodatek funkcyjny przyznawać zgodnie z wymogami określonymi w regulacjach wewnętrznych jednostki. 11. Brak prowadzenia ewidencji pomocniczej należności z tytułu odpłatności za przedszkole odrębnie dla każdego dziecka. Na dzień 31 grudnia 2012 r. nie wykazano w sprawozdaniu finansowym należności co najmniej na kwotę 1.520,06 zł. Zalecenie nr 11 Ewidencje pomocniczą należności z tytułu odpłatności za przedszkole prowadzić zgodnie z wymogami art. 16 i 17 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 Zapisy na kontach ksiąg pomocniczych uzgadniać z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. 12. Odsetki naliczone za miesiąc grudzień 2012 r. od nieterminowych płatności za pobyt w przedszkolu zaewidencjonowano w księgach rachunkowych dotyczących stycznia 2013 r. Zalecenie nr 12 Odsetki od nieterminowych płatności naliczać i ewidencjonować zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) tj. nie później niż na koniec każdego kwartału. 13. Uchybienia w prowadzeniu ewidencji z tytułu odpłatności za przedszkole: a) księgowanie zmniejszenia przychodów budżetowych na koncie 720 po stronie Ma ze znakiem minus, b) księgowanie przypisów należności kwartalnie, c) przy naliczaniu należności z tyt. opłat za pobyt w przedszkolu na 20 skontrolowanych dzieci wystąpił 1 przypadek błędnego ustalania należności wynikający z błędnego przyjęcia ilości dni do odliczenia, w wyniku czego ustalono należność w kwocie wyższej niż wynika z prawidłowego wyliczenia. Zalecenie nr 13 Ewidencję na koncie 720 prowadzić zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). Zapisy w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2013, poz. 330 Wzmóc nadzór nad naliczaniem należności. 4

5 Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 5