OK-III Kraków, r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III Kraków, r. Pan Janusz Szczęśniak Starosta Chrzanowski ul. Partyzantów Chrzanów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. Nr 885), Małopolski Urzędu Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Starostwie Powiatowym w Chrzanowie oraz Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie kontrolę realizacji pod względem finansowo-księgowym wykorzystania dotacji z realizacji zadania w ramach resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2014 Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej. Kontrola została przeprowadzona przez Annę Jasnos inspektora wojewódzkiego w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie upoważnienia Nr 151/2015 z dnia 20 listopada 2015 r. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Działalność jednostki w zakresie zadania objętego kontrolą ocenia się pozytywnie. Sposób finansowania Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2014 Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej wynikał z przepisów ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 332) oraz zapisów Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na 2014 r. asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej. Zadania PCPR w zakresie pieczy zastępczej realizował Zespół do Spraw Pieczy Zastępczej. Zadanie to jest ujęte w 11 Regulaminu Organizacyjnego przyjętego Uchwałą Nr 74/17/2012 Zarządu Powiatu Chrzanowskiego z dnia 1 marca 2012 r Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Zadania objęte kontrolą realizowało Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie, które Starosta Chrzanowski wyznaczył na organizatora pieczy zastępczej Zarządzeniem Nr 129/11 z dnia 10 listopada 2011 r. Dyrektor PCPR w Chrzanowie posiadał wydane przez Starostę upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń oraz podpisywania pism urzędowych dotyczących spraw wynikających z ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (pismo z dnia 2 stycznia 2012 r.). Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie sporządziło 3 kwietnia 2014 r. oświadczenie o przyjęciu dotacji w wysokości ,00 zł w związku z zakwalifikowaniem Powiatu Chrzanowskiego do dofinansowania w ramach,,programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej na rok W dniu 11 czerwca 2014 r. pomiędzy Wojewodą Małopolskim a Powiatem Chrzanowskim została zawarta umowa Nr 3/K/2014. Zgodnie z 1 umowy, Wojewoda przyznał Beneficjentowi dotacji środki finansowe w formie dotacji celowej w kwocie ,00 zł w ramach działu 852, rozdziału 85204, paragrafu 2130 klasyfikacji budżetowej i działania budżetu zadaniowego nr z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania własnego beneficjenta dotacji z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej polegającego na dofinansowaniu kosztów wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej w ramach,,programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej na rok W 2 ust. 1 umowy, okres realizacji zadania ustala się na: - rozpoczęcie realizacji zadania r., -zakończenie rzeczowe realizacji zadania r. - zakończenie finansowe realizacji zadania r. Zgodnie z 3 ust. 1 umowy, dofinansowanie ze środków budżetu państwa w ramach Programu może podlegać koszt wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej w wysokości do 50% kwoty maksymalnej wynoszącej 2.500,00 zł miesiąc, na etat lub równoważnej czasowo umowy zlecenia. Podstawą przekazania środków był harmonogram realizacji wydatków z budżetu państwa podlegający miesięcznej aktualizacji do 20. dnia każdego miesiąca z wykorzystaniem Centralnej Aplikacji Statystycznej Koordynator 2014/nazwa miesiąca. Zgodnie z 7 ust. 1 umowy, Wojewoda sprawuje kontrolę prawidłowości wykonywania zadania przez Beneficjenta, w tym wydatkowania przekazanej Beneficjentowi dotacji. 2

3 W ramach realizacji kontrolowanego zadania Dyrektor PCPR w Chrzanowie zatrudniał w 2014 r. 1 osobę na umowę o pracę na stanowisku koordynator rodzinnej pieczy zastępczej (w wymiarze pełnego etatu) oraz 1 osobę poza programem w okresie od do r. na umowę zlecenie w całości sfinansowaną ze środków własnych. Zgodnie z informacją przekazaną przez Dyrektora PCPR, nadzór nad pracą koordynatorów realizowany był w szczególności poprzez: analizę miesięcznych kart czasu pracy koordynatora oraz kart czasu pracy z poszczególnymi rodzinami, analizę przygotowywanych przez koordynatorów protokołów z oceny sytuacji dziecka, bieżące konsultacje dot. sytuacji w rodzinie i podejmowanych działań, organizowanie przez koordynatora Zespołu do Spraw Pieczy Zastępczej wewnętrznych spotkań oraz obserwację prowadzonych przez koordynatorów spotkań z rodziną, weryfikację pism przekazywanych do podpisu Dyrektorowi PCPR. Ustalenia kontroli w zakresie wykorzystania środków dotacji pod względem finansowym Dotacja planowana (po zmianach) ,00 zł. Dotacja otrzymana ,00 zł. Dotacja wykorzystana ,00 zł. Zadania z zakresu pieczy zastępczej realizowane są przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie, które we własnym zakresie prowadzi obsługę finansowo-księgową. Zarządzeniem Wojewody Małopolskiego Nr 140/14 z dnia 28 maja 2014 r. przyznano dla Powiatu Chrzanowskiego dotację celową w dziale 852 Pomoc społeczna, Rozdziale Rodziny zastępcze, 2130 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację bieżących zadań własnych powiatu, w wysokości ,00 zł. Uchwałą Zarządu Powiatu Chrzanowskiego Nr 197/64/2014 z dnia 5 czerwca 2014 r. wprowadzono zmiany w budżecie Powiatu Chrzanowskiego. Następnie Zarządzeniem nr 22/2014 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie z 10 czerwca 2014 r. wprowadzono zmiany w planie finansowym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie poprzez zwiększenie wydatków w dziale 852, rozdziale o kwotę ,00 zł z tego: Wynagrodzenia osobowe pracowników ,00 zł Składki na ubezpieczenia społeczne 2.129,00 zł Składki na Fundusz Pracy 299,00 zł Powiat Chrzanowski otrzymał z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie środki dotacji w 6 transzach na łączną kwotę ,00 zł, które następnie zostały przekazane do PCPR w Chrzanowie. 3

4 Sprawozdanie z realizacji zadania w ramach Resortowego Programu Wspierania Rodziny i Systemu Pieczy Zastępczej na 2014 r. - Asystent Rodziny i Koordynator Rodzinnej Pieczy Zastępczej zostało przekazane w Centralnej Aplikacji Statystycznej Wsparcie rodziny i system pieczy zastępczej w dniu 21 stycznia 2015 r., w terminie wynikającym z Resortowego Programu. Zgodnie z treścią sprawozdania, środki dotacji w łącznej wysokości ,00 zł zostały przeznaczone na wynagrodzenie dla 1 koordynatora zatrudnionego na umowę o pracę. Natomiast ze środków własnych Powiat wydatkował kwotę ,78 zł. Kwoty wydatkowanej dotacji i środków własnych wskazane w ww. sprawozdaniu znajdują potwierdzenie w ewidencji księgowej. W wyniku dokonanej analizy dokumentacji finansowo-księgowej ustalono, że całkowity koszt realizacji zadania w ramach Programu wyniósł ogółem ,78 zł, z tego ze środków dotacji kwotę ,00 zł, a ze środków własnych kwotę ,78 zł, co spełniało wymóg umowy Nr 3/K/2014 odnośnie do udziału środków własnych Powiatu. Zgodnie, bowiem z wymogami umowy cyt.: Dofinansowaniu ze środków budżetu państwa w ramach Programu może podlegać koszt wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej w wysokości do 50% kwoty maksymalnej wynoszącej 2.500,00 zł miesiąc, na etat lub równoważnej czasowo umowy zlecenia. W tym przypadku udział środków własnych w kosztach wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej wyniósł 51,15%. Szczegółowe wydatki przedstawiały się następująco: Szczegółowe wydatki przedstawiały się następująco: Wynagrodzenia osobowe pracowników ,26 zł (ze środków dotacji ,00 zł, ze środków własnych ,26 zł), Składki na ubezpieczenia społeczne 4.307,13 zł (ze środków dotacji 2.129,00 zł, ze środków własnych 2.178,13 zł), Składki na Fundusz Pracy 604,39 zł (ze środków dotacji 299,00 zł, ze środków własnych 305,39 zł), Kontrolą objęto dokumentację źródłową, tzn. listy płac, wyciągi bankowe, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA i raporty imienne, polecenia księgowania oraz ewidencję księgową w zakresie realizacji ww. zadania. Kontrolą objęto dokumentację źródłową, tzn. listy płac, wyciągi bankowe, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA i raporty imienne, polecenia księgowania oraz ewidencję księgową w zakresie realizacji ww. zadania. 4

5 Wynagrodzenie koordynatora naliczone zostało odrębnymi listami płac. Łączna kwota wynagrodzeń koordynatora, wynikająca ze skontrolowanych list płac oraz rachunków za okres I-XII 2014, wynosiła ,78 zł. Do każdej listy płac oraz rachunku dołączono: a) polecenie księgowania wskazujące konta księgowe dla poszczególnych składników wynagrodzeń koordynatorów, odrębne konta analityczne na wydatki ze środków dotacji), sporządzone przez Główną Księgową PCPR i zatwierdzone przez Dyrektora PCPR, b) informację Głównego Księgowego PCPR o łącznych kwotach wydatkowanych ze środków dotacji i środków własnych Powiatu, wskazującą, iż kwoty dotacji są zgodne z umową 3/K/2014. Ustalono, iż wynagrodzenie (netto) wypłacane było przelewami w wysokości zgodnej z listami płac i na numery rachunków bankowych wskazanych przez koordynatora. Na podstawie dowodów źródłowych (potwierdzeń przelewu) stwierdzono, że należne składki ZUS zostały odprowadzone w terminie wynikającym z art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz z późn. zm.), tzn. (do 5. dnia następnego miesiąca ) w tym samym miesiącu, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie. Kontrolą objęto deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA przekazanych składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych wynagrodzeń za okres od stycznia do grudnia 2014 r., stwierdzając, iż kwoty wykazane w załączonych do deklaracji raportach imiennych dotyczących osoby zatrudnionej, jako koordynator, były zgodne z kwotami wynikającymi z list płac (po uwzględnieniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego). Składki od wynagrodzenia za miesiąc grudzień 2014 r. zostały zapłacone w dniu 22 grudnia 2014 r. Stwierdzono, że pobrane zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. Nr 361), (tzn. w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki) w tym samym miesiącu, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie. Należy podatek dochodowy od wynagrodzenia za miesiąc grudzień 2014 r. został zapłacony w dniu w dniu 22 grudnia 2014 r. Objęte kontrolą listy płac oraz rachunki spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.),tzn. zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby posiadające stosowne upoważnienie. Stwierdzono, iż wszystkie dowody księgowe dotyczące wynagrodzeń koordynatorów zostały ujęte w ewidencji księgowej. 5

6 Zgodnie z 4 ust. 1 zawartej umowy dotacyjnej, cyt.: Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej zadania, o którym mowa w 1, w tym dla dochodów pobieranych na rzecz Skarbu Państwa oraz środków otrzymanych w ramach dotacji celowych z budżetu Wojewody Małopolskiego na dofinansowanie zadania, a także wydatków dokonanych z tych środków oraz ze środków własnych Zleceniobiorcy, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych związanych z realizacja zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). Jak ustalono, do lipca 2014 r. wydatki na wynagrodzenia koordynatorów dokonywane były ze środków własnych. Realizując wymóg wyodrębnienia ewidencji księgowej zadania, po otrzymaniu pierwszej transzy środków dotacji w dniu 2 lipca 2014, utworzono konta analityczne dotyczące wyłącznie wydatków ze środków dotacji na program Koordynator pieczy zastępczej. W sprawozdaniu Rb-28 S z wykonania planu wydatków jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2014 wykazano wykonanie w dziale 852, rozdziale w łącznej wysokości ,47 zł w tym na zadania koordynatorów ,78 zł. W związku z prawidłową realizacją zadań nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Z up. Wojewody Małopolskiego Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli 6