PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 23 styczeń 2013 nr kor. UM /2012 PANI MGR IRENA ŚWIĘCICKA DYREKTOR DOMU DZIECKA NR 1 ul. TOSZECKA 13A GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 7 maja do 15 czerwca 2012 r. w Domu Dziecka nr 1 w Gliwicach, przy ul. Toszeckiej 13a przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta Gliwice nr KAW z dnia 26 kwietnia 2012 r. wraz z upoważnieniem nr KAW /II Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 4 czerwca 2012 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 28 grudnia 2012 r. Temat kontroli. Wydatkowanie środków na wynagrodzenia. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W jednostce nie przestrzegano w 2011 r. przepisów, procedur i zapisów umów w zakresie wydatkowania środków na wynagrodzenia, w tym wydatkowano środki na wynagrodzenia z naruszeniem zasad, o których mowa w art. 44 ust. 2 oraz art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.).

2 Wnioski i zalecenia. 1. W regulacjach wewnętrznych dotyczących wynagrodzeń: a) ustalenie zasad przyznawania dodatku specjalnego niezgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r., nr 223, poz z późn. zm.), b) brak ustalenia zasad naliczania i wypłaty dodatku za warunki trudne oraz dodatku dla pracowników socjalnych, w tym w okresie nieobecności w pracy z powodu choroby, c) brak potwierdzenia uzgodnienia zapisów regulaminu premiowania z dnia 1 czerwca 2001 r. (z późn. zm.) z organizacją związkową działającą na terenie jednostki, co narusza zasady wynikające z art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (jt. Dz. U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.), d) nie określono terminów wypłaty: wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wynagrodzeń za pracę w godzinach nadliczbowych, co narusza zasady wynikające z art pkt 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (jt. Dz. U. z 1998 r. nr 21 poz. 94 z późn. zm.). Zalecenie nr 1 Usunąć ww. uchybienia. 2. Przypadki nieprzestrzegania regulacji wewnętrznych dotyczących wynagrodzeń polegające na: braku włączania do dokumentacji uzasadnienia wypłaconych premii w wysokości 50% wynagrodzenia zasadniczego, co narusza zasady wynikające z regulaminu premiowania, przyznawaniu więcej niż raz w roku nagrody pracownikom samorządowym, co narusza zasady wynikające z regulaminu nagród, przyznaniu pracownikowi samorządowemu wynagrodzenia zasadniczego w kwocie wyższej niż kwota maksymalna wynikająca z regulaminu wynagradzania. Zalecenie nr 2 Dostosować regulacje wewnętrzne do potrzeb jednostki, a następnie ich przestrzegać. 3. Wydatkowanie w 2011 r. środków na wynagrodzenia z przekroczeniem zakresu upoważnienia wynikającego z przepisów prawa oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w łącznej kwocie co najmniej 4.971,30 zł (w trakcie czynności kontrolnych jednostka dokonała zwrotu na konto dochodów budżetowych kwoty 857,60 zł), polegające na: a) ustaleniu i wypłacie pracownikowi samorządowemu odprawy w związku z przejściem na emeryturę niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), z uwagi na nieprawidłowe dokonanie obliczeń, b) niezasadnym wypłacaniu pracownikowi samorządowemu nie świadczącemu pracy premii regulaminowej (niezgodnie z decyzjami kierownika jednostki oraz zapisami regulaminu), 2

3 c) zawyżeniu wypłaty: wynagrodzenia zasadniczego i dodatku za wieloletnią pracę dwóm pracownikom samorządowym oraz dodatków motywacyjnych dwóm nauczycielom, w stosunku do wynagrodzenia ustalonego w umowie o pracę. Zalecenie nr 3 Dokonać zwrotu na konto dochodów budżetowych nieprawidłowo wypłaconych wynagrodzeń (w wysokości 4.113,70 zł). 4. Wypłacanie nauczycielowi przebywającemu na urlopie macierzyńskim dodatku za wysługę lat zamiast przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego. Skutkiem finansowym opisanej nieprawidłowości było niezgodne z przepisami wydatkowanie środków z budżetu Miasta Gliwice w wysokości co najmniej 810,03 zł. Zalecenie nr 4 Dodatek za wysługę lat naliczać i wypłacać zgodnie z 4 załącznika do uchwały Rady Miejskiej w Gliwicach nr XXIII/775/2009 w sprawie uchwalenia regulaminu ustalania wysokości dodatków motywacyjnego, funkcyjnego, i za warunki pracy oraz szczegółowych zasad ich przyznawania, sposobu obliczania, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe oraz za godziny doraźnych zastępstw, wysokości i warunków wypłacania nagród dla nauczycieli (z późn. zm.). Podjąć działania w celu skorygowania zaistniałej nieprawidłowości. 5. Nieprawidłowe naliczenie i wypłata nauczycielowi nagrody jubileuszowej, z uwagi na niezastosowanie właściwego algorytmu obliczania średniej z godzin ponadwymiarowych, godzin zastępstw doraźnych oraz dodatkowego wynagrodzenia za pracę w porze nocnej. Powyższe spowodowało zaniżenie należnej pracownikowi nagrody. Zalecenie nr 5 Nagrody jubileuszowe naliczać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. z r nr 71 poz. 737 z późn. zm.). Przeliczyć i wyrównać pracownikowi nagrodzę jubileuszową. 6. Zaniżanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracowników samorządowych, z uwagi na nie uwzględnianie w podstawie naliczania składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz pracę w porze nocnej). Zalecenie nr 6 Wynagrodzenie za urlop naliczać i wypłacać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 z późn. zm.). 7. Zaniżanie wynagrodzenia za czas urlopu nauczycieli, z uwagi na stosowanie niewłaściwego wskaźnika przeliczeniowego przy naliczeniu średniej z wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny zastępstw doraźnych. 3

4 Zalecenie nr 7 Wynagrodzenie za czas urlopu nauczycieli naliczać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. z r nr 71 poz. 737 z późn. zm.). 8. Przypadki odliczenia z dodatkowego wynagrodzenia rocznego ekwiwalentu za wykorzystane dni usprawiedliwionej nieobecności w związku z przebywaniem na urlopie okolicznościowym lub opiece, zamiast 8,5 % ww. kwoty. Zalecenie nr 8 Dodatkowe wynagrodzenie roczne naliczać zgodnie z ustawą z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z r nr 160 poz z późn. zm.) Przeliczyć i skorygować wypłaty w powyższym zakresie. 9. W zakresie wiarygodności dokumentów oraz systemu przetwarzania danych związanych z rejestracją wynagrodzeń: przypadki niezgodności danych wykazanych w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń pracowników z dokonaną wypłatą, z uwagi na brak odzwierciedlenia wypłaty premii wraz z pochodnymi w miesiącu jej wypłaty oraz wykazanie ww. składnika wynagrodzenia w miesiącu następnym, częste przypadki datowania list płac niezgodnie ze stanem faktycznym, w sposób wykluczający możliwość oceny ilości przepracowanego czasu pracy przez pracowników, przypadki zastosowania błędnego algorytmu obliczenia i wypłaty wynagrodzenia chorobowego, skutkujące wypłatą wynagrodzenia za czas choroby oraz za przepracowaną część miesiąca w nieprawidłowych wysokościach. Zalecenie nr 9 Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości. Zweryfikować formuły obliczeniowe zastosowane w komputerowym systemie przetwarzania danych służącym do naliczania płac. Skorygować nieprawidłowo naliczone i wypłacone wynagrodzenia za czas choroby oraz za przepracowaną część miesiąca. 10. Wystąpiły przypadki: różnic pomiędzy listami płac, a deklaracjami ZUS DRA w zakresie wysokości składek na Funduszu Pracy, nieprawidłowego obliczania oraz nie zastosowania przepisów art. 104a i 104b ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (jt. Dz. U z 2008 r. nr 69 poz. 415 z późn. zm.) przy naliczaniu składek na Fundusz Pracy, skutkujące zawyżeniem w 2011 r. wydatków ze środków publicznych z tego tytułu o kwotę 557,32 zł w stosunku do prawidłowego naliczenia, błędnego ustalania wysokości wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (na poziomie 7,75%) oraz wymiaru składki podlegającej odliczeniu od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (na poziomie 9%), różnic pomiędzy należnymi zaliczkami na podatek dochodowy od osób fizycznych, a kwotami przekazanymi. 4

5 Zalecenie nr 10 Dokonać przeliczenia i sprawdzenia prawidłowości naliczonych i opłaconych składek oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz skorygować nieprawidłowości. 11. W zakresie terminowości regulowania zobowiązań jednostki: zapłata zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z 3 dniowym przekroczeniem terminu płatności wynikającego z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jt. Dz. U. z r. 2010, nr 51 poz. 307 z późn. zm.), na dzień kontroli nie stwierdzono negatywnych skutków finansowych dla jednostki, tj. zapłaty odsetek z tego tytułu, nieliczne przypadki regulowania zobowiązań na więcej niż 1 dzień przed terminem ich wymagalności (do 21 dni), co narusza zasady wynikające z zarządzeń organizacyjnych Prezydenta Miasta Gliwice nr 86/07 z dnia 22 października 2007 r. w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów i wydatków oraz nr 58/11 z dnia 2 września 2011 r. w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. Zalecenie nr 11 Przestrzegać obowiązujących terminów płatności. 12. Brak prowadzenia ewidencji księgowej w szczegółowości niezbędnej do sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie rozrachunków z tytułu wynagrodzeń i ich pochodnych. Zalecenie nr 12 Do kont rozrachunkowych dotyczących wynagrodzeń i ich pochodnych prowadzić ewidencję analityczną wg podziałek klasyfikacji budżetowej w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań, zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2009, nr 152, poz z późn. zm.) oraz z zasadami określonymi w 15 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa ( ) - Dz. U. z r. 2010, nr 128, poz. 861 z późn. zm. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5