ZARZĄD POWIATU ŻARSKIEGO

Transkrypt

1 ZARZĄD POWIATU ŻARSKIEGO Żary, Al. Jana Pawła II 5, tel. (068) , fax: (068) , WO /09 Żary, r. Pani Wioletta Kuźmińska Dyrektor Powiatowego Domu Dziecka w Lubsku WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach od 1 lipca do 8 lipca 2009 r. została przeprowadzona kontrola problemowa w Powiatowym Domu Dziecka w Lubsku zgodnie z Uchwałą Zarządu Powiatu Żarskiego Nr 536/2006 z dnia 16 sierpnia 2006r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych powiatu, oraz Uchwałą Zarządu Powiatu Nr 220/2008 z dnia 9 października 2008r. w sprawie rocznego planu kontroli jednostek organizacyjnych powiatu. Zgodnie z 25 Uchwały Zarządu Powiatu Żarskiego Nr 536/2006 z dnia 16 sierpnia 2006r.w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych powiatu, kontrolujący ocenia, iż określone zagadnienia objęte kontrolą nie są wykonywane w pełni zgodnie z obowiązującymi przepisami. Procedury kontroli finansowej powinny być aktualizowane zgodnie ze zmianami aktów prawnych na podstawie których są tworzone. Procedury jednostki nie uwzględniają zmian wprowadzonych Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U.Nr72, poz.422) Przy rozliczaniu podróży służbowych stosowane jest Zarządzenie Nr 30/2007 Starosty Żarskiego z dnia 14 listopada 2007r. Brak własnych wewnętrznych procedur opracowanych zgodnie z 1 ust.2 zarządzenia. Brak aktualnych zapisów w zasadach rachunkowości w zakresie kont pozabilansowych dotyczących planowania wydatków jednostki. W dokumentacji wewnętrznej brak

2 określonych zasad dotyczących ewidencjonowania i rozliczania zakupu artykułów żywnościowych. W umowie o pracę przyznano dodatek służbowy. Zgodnie z 5a Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222, z późn. zm.) pracodawca ma prawo przyznać dodatek specjalny. Pracownik ujęty w tej pozycji ma wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1500,00 (wymiar zatrudnienia ½ etatu). Zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi w tym okresie pracownik zatrudniony na stanowisku głównej księgowej miał prawo do maksymalnej XX kategorii zaszeregowania co zgodnie z Uchwała Nr XLV/299/2006 Rady Powiatu Żarskiego z dnia 9 czerwca 2006r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego i uzgodnienia wartości jednego punktu w złotych dla pracowników Domów Pomocy Społecznej i Powiatowego Domu Dziecka daje możliwość przyznania pracownikowi maksymalnie kwoty 2156,00 (przy zatrudnieniu w wymiarze ½ etatu stanowi to kwotę 1078,00). Zgodnie z wyjaśnieniami Dyrektora jednostki w związku z błędną interpretacją przepisów dodatek funkcyjny był włączony do wynagrodzenia zasadniczego i nie wykazywany odrębnie w składnikach płacowych. Do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę i jednorazowej odprawy pieniężnej przysługującej w związku z przejściem na rentę z tytułu niezdolności do pracy lub emeryturę, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy, wlicza się wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Zgodnie z 7 ust.2. ww. rozporządzenia, jeżeli praca w jednostce stanowi dodatkowe zatrudnienie, do okresu dodatkowego zatrudnienia nie podlegają zaliczeniu okresy zatrudnienia podstawowego. Pracownik zatrudniony na stanowisku głównego księgowego w momencie podjęcia pracy miał prawo do dodatku za wieloletnią pracę w wysokości 19%. W miesiącu kwietniu 2009r. nastąpiło zwiększenie dodatku specjalnego o 10 %. W aktach osobowych brak dokumentu to potwierdzającego. Zgodnie z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w wykazie dowodów księgowych znajdują się wyciągi bankowe oraz polecenia księgowania w związku z tym powinny one być sporządzane zgodnie z zapisem ar. 21.ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 Nr 76, poz.694 z późn. zm.) i procedurą kontrolną określoną w instrukcji.

3 W jednostce wydawane są zaliczki na zakupy. Na drukach wniosku o zaliczkę brak daty obowiązku rozliczenia pobranej zaliczki. W jednostce brak przepisów wewnętrznych dotyczących wypłaty zaliczek oraz ich rozliczania. W raporcie kasowym nr 8/03/2009 sporządzonym za okres od r. do r nastąpiła wpłata w związku z rozliczeniem zaliczki. Zaliczka została rozliczona w momencie wpłaty zwrotu środków na konto bankowe 130. W raporcie kasowym nr 9/03/2009 sporządzonym za okres od r. do r. w pozycji 30 pod datą r. jest ujęta zaliczka wypłacona w dniu r.. W raporcie kasowym nr 9/03/2009 sporządzonym za okres od r. do r. w pozycji 29 nastąpiła wpłata dotycząca rozliczenia zaliczki. Zaliczka została rozliczona w momencie wpłaty zwrotu środków na konto bankowe 130 w miesiącu kwietniu. Saldo środków w kasie na dzień r. na podstawie zapisu na koncie 101 wynosi 136,19. Saldo wykazane w raporcie kasowym wynosi 136,20. Zgodnie z zarządzeniem Dyrektora jednostki paliwo jest ujmowane w ewidencji ilościowowartościowej i ujmowane na koncie 310. Na dzień kontroli całość zakupionego paliwa była zaliczana w koszty jednostki. W raporcie kasowym nr 7/03/2009 sporządzonym za okres od r. do r. w pozycji 3 nastąpił zakup paliwa odpisany w koszty jednostki. W raporcie kasowym nr 8/03/2009 sporządzonym za okres od r. do r. w pozycji 5 nastąpił zakup paliwa odpisany bezpośrednio w koszty. W raporcie kasowym nr 9/03/2009 sporządzonym za okres od r. do r. w pozycji 25 nastąpił zakup paliwa odpisany bezpośrednio w koszty. Zgodnie z zarządzeniem Dyrektora jednostki zakupione znaki pocztowe ewidencjonuje się na koncie rozrachunkowym i odpisuje w ciężar kosztów nie rzadziej niż raz na kwartał. Zakup znaczków następował w pierwszym kwartale roku Brak rozliczenia zużycia znaczków. W raporcie kasowym nr 7/03/2009 sporządzonym za okres od r. do r. w pozycjach 4-7 są ujęte płatności za delegacje służbowe nr 3/09,5/09,2/091/01/2009. Zgodnie z 8a Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r., Nr 236, poz z poź. zm.) rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno być dokonane w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, wymienione delegacje były rozliczone po tym terminie. W raporcie kasowym nr 8/03/2009 sporządzonym za okres od r. do r. w pozycji 8 jest ujęta płatność za delegację służbową 5/2009 również po terminie określony w ww. rozporządzeniu.

4 Druki przyjęte do rozliczeń podróży służbowych powinny być wypełniane zgodnie ze specyfikacją druku. Na dokumentach zakupu brak opisu dotyczącego stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007r Nr 223, poz.1655). W kontrolowanym okresie dokonywano płatności z rachunku bieżącego jednostki: 1) na podstawie dowodów zakupu bez weryfikacji zawartych umów: a) W wyciągu bankowym nr 32 z dnia r. nastąpiła płatność za fakturę nr 54/2009. Termin płatności jest niezgodny z terminem określonym w umowie zawartej w dniu r. b) W wyciągu bankowym nr 32 z dnia r. nastąpiła płatność za fakturę nr /134. Dane nabywcy niezgodne z danymi jednostki. c) W wyciągu bankowym nr 37 z dnia r. nastąpiła płatność na podstawie faktury nr W jednostce brak umowy dotyczącej świadczonych usług telekomunikacyjnych. 2) w kwotach niezgodnych z dowodem źródłowym: a) W wyciągu bankowym nr 32 z dnia r. nastąpiłą płatność na postawie faktur : 629/2009, 2009/02/ , 00055/0309/FT20, 369/P-1, 429/P-1, pomniejszona o nadpłaty ujęte w wyciągu bankowym nr 20 z dnia r. 3) po terminie płatności: a) W wyciągu bankowym nr 27 z dnia r. nastąpiła płatność na podstawie f-ry nr FP00304/11/08. Termin płatności r. Jednostka nie poniosła dodatkowych kosztów. b) W wyciągu bankowym nr 40 z dnia r. nastąpiła płatność na podstawie faktury nr 37/2009, termin płatności r., na podstawie faktury nr 26/2009, termin płatności r. Jednostka nie poniosła dodatkowych kosztów. Ujawnione nieprawidłowości wskazują na konieczność: 1. Zaktualizowania procedur kontroli finansowej w zakresie kont pozabilansowych oraz zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 72, poz. 422). 2. Dokonywania płatności za dostawy i usługi zgodnie z określonymi terminami. 3. Weryfikowania dowodów dokumentujących usługi lub dostawy zgodnie z zawartymi umowami. 4. Wprowadzenia procedur dotyczących korzystania z samochodu prywatnego w ramach

5 podróży służbowych zgodnie z 1 ust.2 Zarządzenia Nr 30/2007 Starosty Żarskiego z dnia 14 listopada 2007r. 5. Wprowadzenia procedur dotyczących stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655). 6. Wprowadzenia zasad dotyczących ewidencjonowania i rozliczania zakupu artykułów żywnościowych. 7. Stosowania zasad dotyczących dowodów księgowych zgodnie z zapisem art. 21. ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i procedurą kontrolną określoną w instrukcji. 8. Wprowadzenia przepisów wewnętrznych dotyczących wypłaty zaliczek oraz ich rozliczania. 9. Przestrzegania przyjętych zasad dotyczących ewidencjonowania znaczków pocztowych oraz zakupu paliwa. 10. Prawidłowego stosowania zasad dotyczących naliczania dodatku za wieloletnią pracę przy zatrudnieniu dodatkowym pracownika. 11. Rozliczania zaliczek zgodnie z ich rzeczywistym terminem rozliczenia. Informacje o realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedstawić w terminie 14 dni zgodnie z 25 ust.4 Uchwały Zarządu Powiatu Nr 536/2006 z dnia 16 sierpnia 2006r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych powiatu. Marek Cieślak Starosta Żarski