PROTOKÓŁ Kontrola wydatków na składki na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę oraz fundusz pracy

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 02/2013 z dnia r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na składki na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę oraz fundusz pracy Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia r. do dnia r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu Ośrodek, Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od r. do r. Badanie przeprowadzono pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( Dz. U. z 2009r. Nr 175 poz z późniejszymi zmianami). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami ). 5. Ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 205 poz z późniejszymi zmianami ). 6. Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz. U. z 2008r. Nr 69 poz. 415 z późniejszymi zmianami ). 7. Ustawa budżetowa na rok 2013 z dnia 25 stycznia 2013r. ( Dz. U. z 2013r. poz. 169 ). 8. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 kwietnia 1995r. w sprawie trybu opłacania składek na fundusz pracy przez osoby podlegające ubezpieczeniu społecznemu lub zaopatrzeniu emerytalnemu ( Dz. U. z 1995r. Nr 42 poz. 219 z późniejszymi zmianami ). 9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2012r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2013 r. ( Dz. U z 2012r. Nr 1026 ) 10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 1

2 11. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami ). 12. Uchwała Nr XXXVII/348/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 grudnia 2012r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2013 rok. Podczas kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Małgorzata Szymańska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, Pani xxxxxxxxxx 1 pełniąca w okresie kontroli zastępstwo za Głównego Księgowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu oraz pozostali pracownicy odpowiedzialni za realizację zadań objętych kontrolą STAN FAKTYCZNY USTALENIA KONTROLI I. Kierownictwo jednostki Ośrodek Pomocy Społecznej w Rudzińcu został utworzony na podstawie Uchwały Nr IX/37/90 Gminnej Rady Narodowej w Rudzińcu z dnia 27 lutego 1990r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej Ośrodka Pomocy Społecznej. Na mocy powyższej Uchwały z dniem r. utworzona została jednostka budżetowa Ośrodek Pomocy Społecznej. Kierownikiem Ośrodka jest Pani Małgorzata Szymańska zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia r. do nadal. Kierownik Ośrodka działa m.in. na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu r. - Zarządzenie Nr 312/2010 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2010r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Głównym Księgowym Ośrodka jest Pani xxxxxxxxxx 2 zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia r. do nadal. Od dnia r. Główny Księgowy przebywa na zwolnieniu lekarskim, a planowany termin powrotu do pracy to r. W dniu r. Kierownik Ośrodka przydzielił pełnienie zastępstwa za Głównego Księgowego pani xxxxxxxxxx 3 z dniem r. Ośrodek mieści się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26 tj. w budynku Urzędu Gminy w Rudzińcu. 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2

3 II. Regulacje wewnętrzne jednostki 1. Ośrodek Pomocy Społecznej w Rudzińcu jest jednostką budżetową i działa m.in. na podstawie: a) Ustawa z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej, b) Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. Nr 142 poz z 2001r. z późniejszymi zmianami ), c) Statut Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu załącznik do Uchwały Nr XXVIII/274/05 Rady Gminy Rudziniec z dnia r. w sprawie Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu Uchwała Nr XXX/398/2013 Rady Gminy Rudziniec z dnia 23 kwietnia 2013r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego Uchwały Nr XXVIII/274/05 Rady Gminy Rudziniec z dnia 30 marca 2005r. W sprawie Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. d) Regulamin organizacyjny Ośrodka Zarządzenie Nr 10/2012 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Podstawowym zadaniem Ośrodka jest zaspokajanie niezbędnych potrzeb życiowych osób i rodzin znajdujących się w trudnych sytuacjach życiowych, w celu umożliwienia im bytowania w warunkach odpowiadających godności człowieka. Swym działaniem Ośrodek obejmuje obszar Gminy Rudziniec. Siedziba Ośrodka znajduje się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26. W okresie objętym kontrolą kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej była pani Małgorzata Szymańska. W Ośrodku zatrudnionych w okresie objętym kontrolą było 11 osób wykaz pracowników Ośrodka stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. 2. Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Ośrodku jest kierownik jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Kierownik dysponuje środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunku bankowym Ośrodka Pomocy Społecznej na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu r. Księgi rachunkowe Ośrodka prowadzone są w siedzibie Ośrodka przez pracowników Ośrodka na podstawie Zarządzenia nr 8/2012 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej Rudziniec z dnia 10 sierpnia 2012r. w sprawie przyjęcia dokumentacji polityki rachunkowości w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Dokumentacja polityki rachunkowości w Ośrodku obejmuje: zasady rachunkowości, instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych, instrukcję w sprawie gospodarki kasowej oraz procedury zapewniające kontrolę pod względem legalności, celowości i gospodarności w dysponowaniu środkami publicznymi w Ośrodku. 3

4 3. Uregulowania wewnętrzne w zakresie objętym kontrolą: a) Zarządzenie nr 2/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 4 stycznia 2010r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej. b) Zarządzenie nr 4/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 2 lutego 2010r. w sprawie wprowadzenia procedur zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu. c) Zarządzenie Nr 12/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30 listopada 2010r. w sprawie zasad samooceny pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. III. Plan finansowy i jego realizacja w zakresie wydatków na składki na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę oraz fundusz pracy 1. Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Ośrodku jest kierownik Ośrodka zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Podstawą gospodarki finansowej Ośrodka jest plan jednostkowy Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Na podstawie Uchwały Nr XXVII/348/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 grudnia 2012r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2013 rok, Kierownik Ośrodka wprowadził plan jednostkowy Ośrodka Zarządzenie Nr 1/PF/2013 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 stycznia 2013r. w sprawie ustalenia planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok Pierwotny plan finansowy przewidywał wydatki Ośrodku w łącznej kwocie ,00 zł. W trakcie realizacji planu, ulegał on zmianom i na dzień r. łączna kwota zaplanowanych wydatków Ośrodka wynosiła ,00 zł. Ośrodek dokonał do dnia r. wydatków na łączną kwotę ,87 zł. co stanowiło 30,40 % planowanych wydatków. 2. Kontrolą objęto wydatki Ośrodka na składki na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę oraz fundusz pracy w okresie od r. do r. a) Dział 851- Ochrona zdrowia, Rozdział Przeciwdziałanie alkoholizmowi 4110 składki na ubezpieczenie społeczne: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 2 000,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano 1 331,79 zł. tj. 66,59 % kwoty zaplanowanej. b) Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział Ośrodki pomocy społecznej składki na ubezpieczenie społeczne: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła ,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano ,52 zł. tj. 31,59 % kwoty zaplanowanej. 4

5 c) Dział Pomoc społeczna, Rozdział Usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze składki na ubezpieczenie społeczne: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 8 000,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano 696,48 zł. tj. 8,71 % kwoty zaplanowanej. d) Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział Pozostała działalność 4117 składki na ubezpieczenie społeczne: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 4 735,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano 132,21 zł. tj. 2,79 % kwoty zaplanowanej. Kwota wydatków na składki na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę zrealizowana w okresie od r. do r. wyniosła ,00 zł. i stanowiła 1,81 % wszystkich zaplanowanych wydatków jednostki, które wyniosły ,00 zł. zgodnie z planem finansowym na dzień r. oraz 5,95 % wydatków zrealizowanych na dzień r. w kwocie łącznej ,87 zł. Poniższa tabela wykazuje realizację planu finansowego w poszczególnych miesiącach na podstawie sprawozdań miesięcznych Rb- 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okresy od r. do r Miesiąc Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki styczeń 2 000,00 zł. 0 zł ,00 zł ,06 zł ,00 zł. 0 zł ,00 zł. 0 zł. luty 2 000,00 zł. 376,43 zł ,00 zł ,69 zł ,00 zł. 279,36 zł ,00 zł. 0 zł. marzec 2 000,00 zł. 928,85 zł ,00 zł ,59 zł ,00 zł. 558,72 zł ,00 zł. 132,21 zł. kwiecień 2 000,00 zł ,79 zł ,00 zł ,52 zł ,00 zł. 696,48 zł ,00 zł. 132,21 zł. a) Dział 851- Ochrona zdrowia, Rozdział Przeciwdziałanie alkoholizmowi 4120 składki na fundusz pracy: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 500,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano 5,88 zł. tj. 1,18 % kwoty zaplanowanej. b) Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział Ośrodki pomocy społecznej składki na fundusz pracy: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła ,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano 2 578,32 zł. tj. 19,83 % kwoty zaplanowanej. 5

6 c) Dział Pomoc społeczna, Rozdział Usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze składki na fundusz pracy: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 800,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a do dnia r. nie wydano nic z kwoty zaplanowanej. d) Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział Pozostała działalność 4127 składki na fundusz pracy: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 665,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano 18,55 zł. tj. 2,79 % kwoty zaplanowanej. Kwota wydatków na składki na fundusz pracy zrealizowana w okresie od r. do r. wyniosła 2 602,75 zł. 0,15 % wszystkich zaplanowanych wydatków jednostki, które wyniosły ,00 zł. zgodnie z planem finansowym na dzień r. oraz 0,48 % wydatków zrealizowanych na dzień r. w kwocie łącznej ,87 zł. Poniższa tabela wykazuje realizację planu finansowego w poszczególnych miesiącach na podstawie sprawozdań miesięcznych Rb- 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okresy od r. do r Miesiąc Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki styczeń 500,00 zł. 0 zł ,00 zł ,40 zł. 800,00 zł. 0 zł. 665,00 zł. 0 zł. luty 500,00 zł. 5,88 zł ,00 zł ,90 zł. 800,00 zł. 0 zł. 665,00 zł. 0 zł. marzec 500,00 zł. 5,88 zł ,00 zł ,06 zł. 800,00 zł. 0 zł. 665,00 zł. 18,55 zł. kwiecień 500,00 zł. 5,88 zł ,00 zł ,32 zł. 800,00 zł. 0 zł. 665,00 zł. 18,55 zł. Kwota wydatków na składki na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę oraz na składki na fundusz pracy zrealizowana w okresie od r. do r. wyniosła łącznie ,75 zł. i stanowiła 1,96 % wszystkich zaplanowanych wydatków jednostki, które wyniosły ,00 zł. zgodnie z planem finansowym na dzień r. oraz 6,43 % wydatków zrealizowanych, które na dzień r. wyniosły ,87 zł. IV. Kontrola dokumentacji finansowej Składki na ubezpieczenie społeczne obejmują następujące rodzaje ubezpieczenia: - ubezpieczenie emerytalne ( w połowie opłacane przez pracownika w połowie przez pracodawcę ), 6

7 - ubezpieczenie rentowe ( w części stanowiącej 1,5 % podstawy wymiaru składki opłacane przez pracownika, natomiast w części stanowiącej 6,5 % podstawy wymiaru składki przez pracodawcę ), - ubezpieczenie chorobowe w całości opłacane przez pracownika, - ubezpieczenie wypadkowe w całości opłacane przez pracodawcę, Składki na fundusz pracy są opłacane w całości przez pracodawcę. Wszystkie wyżej wymienione składki są przekazywane na odpowiednie konta Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Stawki wyżej wymienionych ubezpieczeń określone zostały procentowo w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych i przedstawiały się w okresie objętym kontrolą następująco: - 19,52 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie emerytalne, - 8,00 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie rentowe, - 2,45 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie chorobowe, - 1,20 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie wypadkowe ( zgodne z ustawowym przedziałem wynoszącym od 0,40% do 8,12% ) - do r. - 0,96 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie wypadkowe ( zgodnie z ustawowym przedziałem wynoszącym od 0,40 % do 8,12 % ) - od r. Wysokość składki na fundusz pracy w 2013r. została określona w wysokości 2,45 % podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne na podstawie art. 29 Ustawy Budżetowej na rok 2013 z dnia 25 stycznia 2013r. Kontrolą objęto dowody księgowe ( pełny wykaz dowodów księgowych zawiera załącznik nr 2 do niniejszego protokołu zestawienie analityczne ) dokumentujące wyżej wymienione wydatki i stwierdzono, że: wszystkie wydatki dokonywane były zgodnie z planem finansowym Ośrodka, wszystkie wydatki są dokumentowane dowodami księgowymi, wszystkie składki na ubezpieczenie społeczne są opłacane terminowo tj. zgodnie z art. 47 ust.1 pkt 2 Ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. do 5-go dnia następnego miesiąca po miesiącu w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia, wszystkie wpłaty na Fundusz Pracy były dokonywane terminowo tj. zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 kwietnia 1995r. w sprawie trybu opłacania składek na fundusz pracy przez osoby podlegające ubezpieczeniu społecznemu lub zaopatrzeniu emerytalnemu, który stanowi, że: Osoby, o których mowa w 1 ust. 1, dokonują wpłat składek na Fundusz Pracy 7

8 bez uprzedniego wezwania, w terminach określonych dla składek na ubezpieczenie społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, wszystkie składki zostały naliczone i odprowadzone w prawidłowej wysokości - kwoty składek ujęte w deklaracjach ZUS P RCA ( imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ) są zgodne z kwotami wynikającymi z list płac wyjątek stanowią składki na fundusz pracy w przypadku: a) pracownika wymienionego w poz. 6 wykazu pracowników stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego protokołu, za którego w miesiącu lutym 2013r. Naliczono i odprowadzono składkę na fundusz pracy w wysokości 5,88 zł. podczas gdy ww pracownik przebywał do dnia r. na urlopie macierzyńskim i w związku z powyższym zgodnie z art. 104a ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, do dnia r. pracodawca jest zwolniony z obowiązku opłacania składek na fundusz pracy za ww pracownika. b) pracownika wymienionego w poz. 9 wykazu pracowników stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego protokołu, za którego w miesiącach: luty, marzec i kwiecień 2013r. Ośrodek odprowadzał składkę na fundusz pracy w łącznej kwocie 61,07 zł. ( luty 22,34 zł., marzec 22,34 zł., kwiecień 16,39 zł. ) podczas gdy zgodnie z art. 104 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy składki na fundusz pracy są naliczane od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, w przypadku osób, o których mowa w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Z informacji uzyskanych w trakcie trwania kontroli wynika, że praca w Ośrodku jest jedynym miejscem pracy ww pracownika, a miesięczny dochód brutto ww pracownika to 912,00 zł. Minimalne wynagrodzenie wynosi w 2013r. zgodnie z 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2012r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2013 r ,00 zł. Załącznik nr 3 do niniejszego protokołu stanowi szczegółowy wykaz wpłat dot. składek na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę oraz składek na fundusz pracy za okres od r. do r. stosowano prawidłową klasyfikację budżetową przy dokonywanych wydatkach, deklaracje ZUS P RCA oraz ZUS P DRA ( deklaracja rozliczeniowa ) są przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych terminowo. 8

9 Terminy przekazania deklaracji do ZUS oraz przelewów na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek na ubezpieczenie społeczne oraz fundusz pracy w okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia 2013r. ilustruje poniższa tabela: miesiąc Data wysyłki deklaracji Data przelewu styczeń r r. luty r r. marzec r r. kwiecień r. + korekta w dniu r r. i r. V. Kontrola w zakresie realizacji kontroli zarządczej w 2012r. Zgodnie z art. 68 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ww ustawy, w dniu 4 stycznia 2010r. Kierownik Ośrodka ustalił Regulamin Kontroli Zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu Zarządzenie Nr 2/2010 z dnia r. Zgodnie z postanowieniami 12 pkt 2 ww Regulaminu kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych, systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami. Zapis 15 pkt 4 ww Regulaminu stanowi natomiast, że: co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez Kierownika i Głównego Księgowego. Kierownik Ośrodka wprowadził procedury zarządzania ryzykiem w Ośrodku w dniu r. - Zarządzenie Nr 4/2010 z dnia r. - Zarządzanie ryzykiem stanowi element kontroli zarządczej. Kierownik Ośrodka opracował rejestry zidentyfikowanych ryzyk w Ośrodku na następujących stanowiskach: pracownik administracyjny, Główny Księgowy, sekcje pomocy środowiskowej i profilaktyki uzależnień. W wyniku analizy ww rejestrów na rok 2012 stwierdzono, że w większości realizowanych celów/zadań nie występuje duże ryzyko, występuje natomiast ryzyko małe oraz umiarkowane. Duże ryzyko zostało wykazane w zakresie: gospodarowania mieniem, rozliczenie projektu Odnaleźć Siebie, realizacji świadczeń pieniężnych i prowadzenia gospodarki kasowej, organizacja profilaktyki uzależnień. Kopia rejestrów zidentyfikowanych ryzyk stanowi załącznik nr 4 do niniejszego protokołu. W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ośrodku Kierownik wprowadził następujące procedury: 9

10 a) Zarządzenie Nr 2/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 4 stycznia 2010r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, b) Zarządzenie Nr 4/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 2 lutego 2010r. w sprawie wprowadzenia procedur zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu, c) Zarządzenie Nr 5/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie zasad rejestrowania procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu, d) Zarządzenie Nr 6/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 marca 2010r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego pracownika socjalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, e) Zarządzenie Nr 7/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 marca 2010r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etyki Pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, f) Zarządzenie Nr 8/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 10 maja 2010r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli Głównego Księgowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, g) Zarządzenie Nr 9/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 10 maja 2010r. w sprawie wprowadzenia procedury uprawnień pracowniczych związanych z podróżami służbowymi po kraju, h) Zarządzenie Nr 11/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30 listopada 2010r. w sprawie organizacji, przyjmowania, ewidencjonowania oraz załatwiania skarg i wniosków w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu. i ) Zarządzenie Nr 12/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30 listopada 2010r. w sprawie zasad samooceny pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Na podstawie Zarządzenia Nr 12/2010 z dnia 30 listopada 2010r. Kierownik Ośrodka wydał pracownikom arkusze samooceny, które pracownicy wypełnili w terminie od 5 do 15 grudnia 2012r. W ramach samooceny systemu kontroli zarządczej za 2012r. dokonywanej raz w roku przez Kierownika i Głównego Księgowego zgodnie z zapisami Zarządzenia nr 2/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 4 stycznia 2010r. Kierownik Ośrodka oraz Główny Księgowy dokonali weryfikacji stanu kontroli zarządczej za 2012r. - tabele ilustrujące ww weryfikacje stanowią załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. Ponadto na system kontroli zarządczej składają się również Statut Ośrodka oraz pozostałe 10

11 uregulowania wewnętrzne, a także zakresy czynności pracowników Ośrodka. Na podstawie powyższych danych należy stwierdzić, że w Ośrodku funkcjonuje kontrola zarządcza zgodnie z wymogami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. VI. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od r. do r. została przeprowadzona w Ośrodku kontrola wydatków z tytułu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz świadczeń udzielanych z fundusz świadczeń socjalnych. Kontrola powyższa nie wykazała nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie i w związku z powyższym nie kierowano zaleceń pokontrolnych do Kierownika Ośrodka. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Naliczenie składki na fundusz pracy za pracownika Ośrodka wymienionego w poz. 6 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu za miesiąc luty 2013r. w wysokości 5,88 zł. pomimo iż pracodawca za ww pracownika na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, do dnia r. jest zwolniony z obowiązku opłacania składek na fundusz pracy. Pracownik przebywał do dnia r. na urlopie macierzyńskim i w związku z powyższym zgodnie z art. 104 a ww ustawy: Pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne nie opłacają składek na Fundusz Pracy za zatrudnionych pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub urlopu wychowawczego. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi pracownik socjalny pełniący zastępstwo za Głównego Księgowego Ośrodka w okresie od r. do czasu powrotu Głównego Księgowego ze zwolnienia chorobowego. Zgodnie z zakresem czynności z dnia r. ww pracownik socjalny w ramach pełnionego zastępstwa jest odpowiedzialny m.in. za obsługę programu Płatnik oraz terminowe przekazywanie obowiązujących składek do ZUS i podatku do Urzędu Skarbowego. 2. Naliczenie składki na fundusz pracy pracownikowi Ośrodka wymienionemu w poz. 9 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu w nieprawidłowej wysokości w miesiącach: luty, marzec i kwiecień 2013r. Ośrodek odprowadził składkę na fundusz pracy w łącznej kwocie 61,07 zł. ( luty 22,34 zł., marzec 22,34 zł., kwiecień 16,39 zł. ) podczas gdy zgodnie z art. 104 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy składki na fundusz pracy są naliczane od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia, o którym mowa 11

12 w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, w przypadku osób, o których mowa w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Minimalne wynagrodzenie wynosi w 2013r. zgodnie z 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2012r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2013 r ,00 zł. i ustalono, że było one wyższe od wynagrodzenia ww pracownika Ośrodka w miesiącach luty, marzec i kwiecień 2013r. W związku z powyższym w powyższych miesiącach Ośrodek nienależnie naliczył i odprowadził składką na fundusz pracy za ww pracownika w łącznej wysokości 61,07 zł. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi pracownik socjalny pełniący zastępstwo za Głównego Księgowego Ośrodka w okresie od r. do czasu powrotu Głównego Księgowego ze zwolnienia chorobowego. Zgodnie z zakresem czynności z dnia r. ww pracownik socjalny w ramach pełnionego zastępstwa jest odpowiedzialny m.in. za obsługę programu Płatnik oraz terminowe przekazywanie obowiązujących składek do ZUS i podatku do Urzędu Skarbowego. ZALECENIE POKONTROLNE 1. Zobowiązać osobę odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń oraz należnych składek od wynagrodzeń do ich prawidłowego naliczania tj. zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokonać korekty naliczonych w nieprawidłowej wysokości składek na fundusz pracy w okresie od r. do r. Powyższe zalecenie kieruję do Kierownika Ośrodka, zobowiązując jednocześnie do odpowiedzi na piśmie w terminie 30 dni od dnia podpisania niniejszego protokołu, z realizacji wykonania zalecenia pokontrolnego. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Wykaz pracowników zatrudnionych w Ośrodku w okresie od r. do r. 2. Zestawienie analityczne wydatków w zakresie objętym kontrolą Dział 851, Rozdział 85154, 4110 i 4120; Dział 852, Rozdział 85219, 4110 i 4120; Dział 852, Rozdział 85228, 4110 i 4120; Dział 852, Rozdział 85295, 4117 i 4127 za okres od r. do r. 3. Szczegółowy wykaz wpłat dot. składek na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę oraz składek na fundusz pracy za okres od r. do r. 4. Kopia rejestrów zidentyfikowanych ryzyk w Ośrodku na 2012 rok. 12

13 5. Weryfikacja stanu kontroli zarządczej za 2012 rok. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Kierownik Ośrodka, pani Małgorzata Szymańska, został poinformowany o przysługującym na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 02/2013 Rudziniec r. Ośrodek Pomocy Społecznej ul. Gliwicka Rudziniec Regon tel/fax: 032/4000 ( ) (pieczątka kontrolowanej jednostki) Główna Księgowa Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej Grzegorz Nowak xxxxxxx 4 mgr Małgorzata Szymańska (podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego Ośrodka (podpis Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu ) Pomocy Społecznej w Rudzińcu ). 4 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 13