PROTOKÓŁ. z kontroli problemowej. przeprowadzonej w Szkole Podstawowej nr 8 w Będzinie przy ul.orlej 4.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Szkole Podstawowej nr 8 w Będzinie przy ul.orlej 4. Kontrolę przeprowadziła: mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej, działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III. 0113/III-129/10 z dnia r do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej. Kontrola została przeprowadzona w dniach od r do r na podstawie Zarządzenia nr 205/2010 Prezydenta Miasta Będzina z dnia r. w sprawie przeprowadzenia kontroli w Szkole Podstawowej nr 8 w Będzinie i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie. Kontrola została wpisana na stronie nr 3 książki kontroli, prowadzonej przez SP nr 8. Poprzednią kontrolę z ramienia Urzędu Miejskiego przeprowadził Referat Kontroli Wewnętrznej UM w 2006r. Kontrolą tą objęto działalność finansową SP nr 8 w okresie od stycznia 2006 do sierpnia 2006r. Weryfikacji wówczas poddano następujące tematy: prawidłowość gospodarowania funduszem płac gospodarka kasowa W wyniku w/w kontroli wniosków pokontrolnych nie wydano. Zakres kontroli: Kontrolą objęto okres od września 2009 do października 2010r. Tematyka kontroli: Kontrola działalności finansowej Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie przy ul. Orlej 4 w okresie od września 2009 do października 2010, zgodnie z art.247 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r o finansach publicznych (Dz.U nr 157 poz.1240 z późn.zm.). Zarządzeniem nr 1/2002 z późn.zm. Dyrektora SP 8 z dnia w sprawie zasad rachunkowości wprowadzono uregulowania zagadnień finansowych: instrukcja sporządzania i obiegu dokumentów finansowo-księgowych obow.w SP 8 plan kont instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja kasowa instrukcja magazynowa regulamin wynagradzania pracowników administracji i obsługi SP 8 Zarządzeniem nr 2/2009 Dyrektora SP 8 z dnia wprowadzono regulamin wynagradzania 1

2 pracowników niepedagogicznych Dane ogólne: Szkoła Podstawowa nr 8 w Będzinie z dniem r stała się samodzielną gminną jednostką budżetową na mocy uchwały nr XIV/119/95 Rady Miejskiej w Będzinie z dnia w sprawie przejęcia do prowadzenia jako zadanie własne szkół podstawowych i powołania gminnych jednostek budżetowych. Formę organizacyjno-prawną reguluje statut Szkoły. Nadrzędnym celem działań edukacyjnych kontrolowanej jednostki jest wszechstronny rozwój ucznia.. Dyrektorem Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie jest Pani mgr inż. Mariola Kidawa, której stanowisko to powierzono na okres od r do r - na podstawie uchwały nr 245/2002 Zarządu Miasta Będzina z dnia r w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie oraz zarządzenia nr 0151/204/2007 Prezydenta Miasta Będzina z dnia w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora SP nr 8 w Będzinie na okres od do W zakresie prowadzenia gospodarki finansowej Szkoły do zadań dyrektora należy m.in. dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym,ponoszenie odpowiedzialności za ich prawidłowe wykorzystanie,organizowanie administracyjnej,finansowej i gospodarczej obsługi szkoły. USTALENIA KONTROLI W ramach niniejszej kontroli weryfikacji poddano: 1. prawidłowość sporządzenia bilansu za 2009r 2. inwentaryzacja 3. wydatki na wynagrodzenia pracowników 4. gospodarka kasowa 5. sprawozdawczość budżetowa 6. prawidłowość rozliczenia zaliczek pobranych przez pracowników w 2010r. 7. środki na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 1.Prawidłowość sporządzenia bilansu za 2009 rok Przeprowadzona kontrola dotycząca prawidłowości sporządzenia bilansu wykazała, iż stan aktywów był równy stanowi pasywów.aktywa trwałe zostały wykazane w kwocie netto tj. po odjęciu umorzenia. Na majątek obrotowy składały się : 1. środki pieniężne na rachunkach bankowych 2. należności krótkoterminowe, niewymagalne od pracowników z tyt. udzielonej pożyczki z ZFŚS 3. należności z tyt. dostaw i usług,uregulowane w dniu dochody własne Zobowiązania w bilansie wykazano jako krótkoterminowe,niewymagalne i składały się na nie: zobowiązania z tytułu wynagrodzeń i pochodnych - dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2009r oraz jednorazowy dodatek uzupełniający. rozliczenia z tyt. środków na wydatki i dochody budżetowe,przelew na r-k bankowy Gminy w dniu r 2

3 Sporządzenie bilansu poprzedzone było wykonaniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Bilans został zatwierdzony przez kierownika jednostki. Sprawdzono czy wykazane stany aktywów i pasywów w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia tj ujęto w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych-w trakcie kontroli stwierdzono iż bilans otwarcia konta pozostałe rozrachunki z pracownikami - nie jest zgodny z bilansem zamknięcia tego konta,w zestawieniu obrotów i sald wg stanu na na koncie 234 wykazano saldo jednostronne po stronie Wn/pomimo występowania jednocześnie należności i zobowiązań z tyt.pożyczek z zfśs /,przez co w bilansie za 2009 rok - nie wykazano zobowiązań wobec pracowników a należności od pracowników wykazano w kwocie zaniżonej. Zestawienie obrotów i sald wg stanu na i za 2009r stanowią załącznik nr 1 2.Inwentaryzacja Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień każdego roku obrotowego jednostki przeprowadzają inwentaryzację aktywów pieniężnych, finansowych, środków trwałych. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w instrukcji inwentaryzacyjnej,zatwierdzonej przez dyrektora SP nr 8. Jak wynika z tej instrukcji poprzez spis z natury przeprowadza się inwentaryzację : środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych raz na 4 lata,ostatni spis odbył się w roku 2008 środków pieniężnych w kasie wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego, zapasów w magazynie na ostatni dzień roku obrotowego Zarządzeniem nr 4/2009 dyrektora SP nr 8 z dnia r w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołano komisję inwentaryzacyjną. - Środki pieniężne w gotówce W dniu r. powołana przez dyrektora jednostki kontrolowanej komisja spisowa przeprowadziła inwentaryzację gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania, wyniki ujęto w protokole z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania.stwierdzony stan gotówki w kasie jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej. Stan druków ścisłego zarachowania stwierdzony poprzez spis z natury zgodny ze stanem wynikającym z ewidencji. - Środki pieniężne na rachunkach bankowych Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych został potwierdzony przez ING Bank Śląski zawiadomieniem z dnia r.dot.potwierdzenia sald rachunków bankowych SP nr 8.W bilansie wykazano stan środków zgodny ze stanem potwierdzonym przez bank na r. -Inwentaryzacja magazynu W dniu r powołana przez Dyrektora SP 8 komisja dokonała inwentaryzacji zgodnie z zapisem w instrukcji inwentaryzacyjnej. Stan magazynu jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej stanu zapasów. - Inwentaryzacja należności i zobowiązań. Występujące na koniec 2009r należności zinwentaryzowano w drodze potwierdzenia salda oraz weryfikacji sald,zobowiązania w drodze potwierdzenia salda oraz poprzez weryfikację sald. W jednostce kontrolowanej wg stanu na r dokonano inwentaryzacji aktywów i pasywów zgodnie z art.26 ustawy o rachunkowości, co potwierdza protokół weryfikacji aktywów i pasywów podpisany przez główną księgową. 3

4 W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 3.Wydatki poniesione na wynagrodzenia Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzeń pracowników : 1.dyrektor 2.wicedyrektor 3.główna księgowa 4.nauczyciel x 8 5.intendent 6.sekretarz szkoły 7.kucharka 8.woźna 9.sprzątaczka 10.palacz 11.konserwator następujących Sprawdzeniem objęto: umowy o pracę, przedmiotowe pisma angażujące,świadectwa pracy, karty wynagrodzeń, listy płac nauczycieli za miesiące :wrzesień 2009 poz.ks.dz.gł /09,marzec 2010 poz.ks.dz.gł /10,czerwiec 2010 poz.ks dz.gł /10 ; wrzesień 2010 poz.ks. dz.gł /10, październik 2010 poz.ks. dz.gł /10, listy płac administracji i obsługi :wrzesień 2009 poz.ks. dz.gł. 417/09,styczeń 2010 poz.ks.,dz.gł /10; kwiecień 2010 poz.ks.dz.gł /10,październik 2010 poz.ks. dz.gł /10,przelewy wynagrodzeń. Weryfikacji poddano: -czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami -prawidłowość sporządzania list płac zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby, wykonywanych przy pomocy programu komputerowego -czy poszczególne składniki wynagrodzeń występujące w umowie o pracę zostały w odpowiedniej wysokości naniesione na listę płac -prawidłowość obliczenia dodatku nocnego -staż pracy pracowników kontrolowanych - porównano, czy przydzielona stawka procentowa wysługi lat odpowiada stażowi pracy -czy wypłata wynagrodzeń została na bieżąco wprowadzona do ewidencji księgowej. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 4.Gospodarka kasowa Zasady gospodarki kasowej zostały ujęte w instrukcji kasowej SP 8. W dniu r kontrolująca w obecności głównej księgowej i kasjera przeprowadziła kontrolę stanu środków pieniężnych w kasie oraz druków ścisłego zarachowania. Protokół z kontroli kasy stanowi załącznik nr 2 do protokołu. 5.Prawidłowość sporządzenia miesięcznego sprawozdania: RB-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia r RB-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia r Kontrolę przeprowadzono w oparciu o: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20 poz.103) 4

5 -ewidencje - syntetyczną i analityczną obrotów i sald wg stanu za okres kontrolowany Sprawozdanie sprawdzono pod względem zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 6.Prawidłowość rozliczenia zaliczek pobranych przez pracowników w 2010r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o losowo wybrane raporty kasowe do r-ku wydatków o numerach: 1/2010 z poz.ks.6-7/10 2/2010 z poz.ks.16-17/10 3/2010 z poz.ks.44-45/10 4/2010 z poz.ks /10 wnioski o zaliczki wypłacone zgodnie z w/w raportami kasowymi ewidencję księgową analityczną do konta 234-pozostałe rozrachunki z pracownikami rozliczenie zaliczek :z dnia poz.ks.13/10;z dnia poz.ks.29/10;z dnia poz.ks.69/10;z dnia poz.ks.117/10 wyciągi bankowe do r-ku wydatków o numerach: 5,9,22,38 Stwierdzono iż zaliczki zostały wypłacone na podstawie zatwierdzonego do wypłaty przez upoważnione osoby wniosku o zaliczkę na którym wpisano m.in.daty, do kiedy zaliczkobiorca powinien rozliczyć się z zaliczki, równocześnie upoważniając pracodawcę do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. Zaliczki zostały rozliczone w terminie wskazanym we wnioskach o zaliczkę. Kwotę gotówki nie wykorzystanej na cel wyszczególniony na wniosku o zaliczkę zwrócono bezpośrednio na rachunek wydatków z pominięciem kasy. 7.środki na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w roku 2010 Zweryfikowano terminowość przekazywania środków na ZFŚS w kontrolowanej jednostce. Wpływ środków na rachunek bankowy ZFŚS z tyt.odpisu na zfśs nastąpił : -w dniach r ; ; do dnia na rachunek zfśs wpłynęły środki w kwocie stanowiącej 80% naliczonego odpisu na ZFŚS roku dnia w kwocie stanowiącej 20% naliczonego odpisu na ZFŚS na 2010r. Dochowano terminowości przekazywania na rachunek bankowy funduszu świadczeń socjalnych równowartości naliczonego odpisu na zfśs na rok Na tym ustalenia kontroli zakończono. Załączniki od nru 1 do 3 stanowią integralną część protokołu. Załącznik nr 1-zestawienie obrotów i sald wg stanu na i za 2009r Załącznik nr 2 -protokół kontroli kasy SP8 z dnia r Załącznik nr 3-kserokopia RK nr 99/2010/dw Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie - Pani mgr inż.mariola Kidawa, została poinformowana o przysługującym prawie podpisania niniejszego protokołu : z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu _ bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści 5

6 Będzin dnia r. Strona kontrolowana Strona kontrolująca Mariola Kidawa Halina Taratuta - Palimąka Dyrektor Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie 6