Protokół kontroli przeprowadzonej w Miejskim Przedszkolu Nr 6 w Słupsku Działając na podstawie upoważnienia stałego wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska, pracownik Joanna Kulikowska audytor wewnętrzny w Wydziale Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku, przeprowadziła w dniach 8, 19-21, 23, 26-27 listopada 2007 r. kontrolę gospodarki finansowej za rok 2006 w Przedszkolu Miejskim Nr 6 w Słupsku. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie placówki przy ul. Wandy 3. I. Ustalenia ogólne Dyrektorem Przedszkola Miejskiego Nr 6 w Słupsku jest Pani Krystyna Kowalczuk powołana na okres 5 lat szkolnych, tj. od dnia 01.09.2007 r. do dnia 31.08.2012 r., zgodnie z Zarządzeniem nr 630/O/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 10.07.2007 r. Zarządzeniem nr 765/O/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 17.08.2007 r. udzielono Pani Krystynie Kowalczuk pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością przedszkola. Głównym księgowym jest Pani Wiesława Samsel zatrudniona w placówce od dnia 21.04.1995 r. w wymiarze ½ etatu. W aktach osobowych znajduje się upoważnienie Dyrektora do pełnienia obowiązków głównego księgowego wraz z odpowiedzialnością z dnia 01.09.2006 r. oraz zakres obowiązków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. W dokumentach pracownika znajduje się również zapytanie o udzielenie informacji o osobie z dnia 31.0.12007 r. z adnotacją nie figuruje w kartotece karnej. W Przedszkolu Miejskim Nr 6 obowiązują następujące przepisy prawne: Uchwała nr 2/2005 Rady Pedagogicznej PM nr 6 w Słupsku z dnia 10.03.2005 r. w sprawie jednolitego tekstu Statutu Przedszkola Nr 6 w Słupsku; Uchwała nr 1/2007 Rady Pedagogicznej PM nr 6 z dnia 31.08.2007 r. w sprawie zmian do Statutu Przedszkola nr 6 w Słupsku; Zarządzenie nr 2 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 w Słupsku z dnia 15.05.2004 r. w sprawie wprowadzenia w życie regulaminów:
- Regulamin Pracy - Regulamin wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami - Regulamin wynagradzania nauczycieli - Regulamin premiowania pracowników Zarządzenie nr 1/2006 Dyrektora PM nr 6 z dnia 12.09.2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji określających zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Miejskim Przedszkolu Nr 6 w Słupsku Zał. 1 Zakładowy plan kont zał. 2 zasady funkcjonowania kont zał. 3 wykaz ksiąg rachunkowych zał. 4 zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych zał. 5 instrukcja obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów finansowo księgowych zał. 6 instrukcja kasowa Regulamin zamówień publicznych MP nr 6 w Słupsku, Instrukcja w sprawie wprowadzenia procedur kontroli dochodów i wydatków, zgodności z planem finansowym, a także zasady wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w PM nr 6 w Słupsku, Instrukcja inwentaryzacyjna. II. Ustalenia szczegółowe 1. Rachunki bankowe jednostki: rachunek bieżący nr 85124037701111000040684846, stan 69.362,91 zł, rachunek ZFŚS nr 25124037701111000040684859, stan 1.690,20 zł. Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych wykazano w bilansie jednostki sporządzonym na dzień 31.12.2006 r. 2. Zestawienie planu finansowego z wykonaniem za rok 2006: Lp. Paragraf Wyszczególnienie Plan na dzień 01.01.2006 r. Wykonanie na dzień 31.12.2006 r. 1 0830 Wpływy z usług 171.569,00 171.206,40 2 2510 Dotacja podmiotowa z budżetu otrzymana przez zakład budżetowy 2 489.405,00 489.405,00
3 0920 Pozostałe odsetki 1.300,00 1.360,78 4 0970 Wpływy z różnych dochodów 90,00 242,50 Przychody ogółem 662.364,00 662.214,68 5 3020 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 6 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 7 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne 8 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 653,00 653,00 378.170,00 378.154,42 30.250,00 30.229,41 67.820,00 67.813,76 9 4120 Składki na Fundusz Pracy 9.250,00 9.240,57 10 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 33.450,00 33.442,46 11 4220 Zakup środków żywności 58.200,00 58.162,93 12 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 1.050,00 1.045,82 13 4260 Zakup energii 9.220,00 9.219,25 14 4270 Zakup usług remontowych 25.200,00 25.174,59 15 4300 Zakup usług pozostałych 9.000,00 8.993,23 16 4430 Różne opłaty i składki 858,00 858,00 17 4440 Odpisy na ZFŚS 28.727,00 28.727,00 Koszty ogółem 651.848,00 651.714,44 W sprawozdaniach o stanie należności RB - N jednostka wykazała należności z tytułu dostaw i usług, w następującej wysokości: do dnia 31.03.2006 r. - 4.599,24 zł, do dnia 30.06.2006 r. - 4.599,24 zł, do dnia 30.09.2006 r. - 6.956,24 zł, do dnia 31.12.2006 r. - 5.492,44 zł. 3. Gospodarka kasowa Środkami pieniężnymi dysponuje Pani Renata Serafin zatrudniona na stanowisku intendenta. W aktach osobowych znajduje się powierzenie stanowiska kasjera wraz z odpowiedzialnością materialną za powierzoną gotówkę z dnia 28.08.2003 r. W dniu 21 listopada 2007 r. sprawdzono stan gotówki oraz druków ścisłego zarachowania 3
znajdujących się w kasie, sporządzając odrębny protokół stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego protokołu zasadniczego. 4. Wpływy z usług W trakcie kontroli stwierdzono, że do dnia 02.11.2007 r. w Przedszkolu Nr 6 odpłatność za przedszkole przyjmowana była na listę sporządzoną przez pracownika przedszkola. W chwili zapłaty rodzic składał podpis na liście dokumentując w ten sposób wpłatę gotówki. Na liście brak jest daty wpłaty rodzica, przez co nie można jednoznacznie stwierdzić w jakim terminie dokonano zapłaty. Jednostka nie prowadziła do wyżej wymienionych wpłat kwitariusza przychodowego. Zgodnie z wyjaśnieniem głównego księgowego stanowiącym załącznik nr 2 do protokołu, wpłaty dokonywano tylko w wyznaczonym terminie, następnie w jednej kwocie odprowadzano do kasy przedszkola oraz do banku. Sposób przyjmowania wpłat za przedszkole został opisany w procedurze przyjętej przez dyrektora i głównego księgowego. Zgodnie z przepisami art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 2 poz. 694 z 2002 r.) księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Z ewidencji prowadzonej w przedszkolu, a w szczególności z list wpłat rodziców nie można jednoznacznie stwierdzić w jakim dniu dokonano zapłaty za przedszkole. 5. Inwentaryzacja W dniu 29.12.2006 r. przeprowadzono spis z natury w magazynie żywności, stan 833,90 zł zgodny z ewidencją konta 310 materiały oraz kartotekami magazynowymi. Środki czystości są bezpośrednio rozchodowane na imienne kartoteki pracowników. Na dzień 31.12.2006 r. dokonano weryfikacji sald następujących kont: konto 011 środki trwałe stan na dzień 01.01.2006 r. 245.356,24 zł stan na dzień 31.12.2006 r. 245.356,24 zł konto 071 umorzenie środków trwałych stan na dzień 01.01.2006 r. 67.550,01 zł umorzenie za rok 2006 6.133,91 zł stan na dzień 31.12.2006 r. 73.683,92 zł wartość środków trwałych po umorzeniu na dzień 31.12.2006 r. wynosi 171.672,32 zł 4
konto 020 wartości niematerialne i prawne stan na dzień 01.01.2006 r. 64.252,75 zł zwiększenia 2006 464,00 zł stan na dzień 31.12.2006 r. 64.716,75 zł konto 201, 225, 229, 231, 234, 310 zgodnie ze stanem ewidencyjnym. 6. Rozrachunki W bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2006 r. wykazano: należności krótkoterminowe w wysokości 14.934,14 zł, na które składają się: 1. należności z tytułu dostaw i usług 7.602,14 zł 2. pozostałe należności 7.332,00 zł. zobowiązania krótkoterminowe w wysokości 64.821,29 zł, na które składają się: 1. zobowiązania z tytułu dostaw i usług 10.453,98 zł 2. zobowiązania wobec budżetów 3.599,00 zł 3. zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych 20.538,90 zł 4. zobowiązania z tytułu wynagrodzeń 30.229,41 zł. Konto 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Saldo Wn 7.602,14 zł Powyższa kwota dotyczy należności z tytułu odpłatności rodziców za przedszkole, uregulowane zostało na początku roku 2007. Saldo Ma 10.453,98 zł Wynika z zobowiązań przedszkola za dostarczone towary i usługi wobec następujących firm: Meat- Pol 32,05 zł Serkol 356,26 zł Papirus 116,30 zł Hurtownia drobiu 91,24 zł Lewna 17,10 zł - powyższe zobowiązania zapłacono WB 2/2007 z dnia 03.01.2007 r. pf. 5, Jantar 139,90 zł rozliczono WB 5/2007 z dn. 10.01.2007 r. pf. 8, Jantar 139,90 zł rozliczono WB 11/2007 z dn. 19-22.01.2007 r. pf. 14, Świetlik 9.180,00 zł rozliczono WB 37/2007 z dn. 8.03.2007 r. pf. 61 pomoc z funduszu świadczeń socjalnych 381,23 zł 5
Konto 225 - Rozrachunki z budżetami Saldo Ma 3.599,00 zł Naliczony podatek dochodowy od wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2006 r. 1.880,00 zł - - zapłacono przelewem WB 11/2007 za okres 19-22.01.2007 r., pf. 14. Naliczony podatek dochodowy od wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2006 r. do zapłaty z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 1.157,00 zł Naliczony podatek dochodowy od świadczeń socjalnych emerytów za miesiąc grudzień 2006 r. 557,00 zł - Zapłacono z ZFŚS WB 2/2007 za okres 3-22.01.2007 r. Korekta prowizji Urzędu Skarbowego 5,00 zł zapłacono WB 3/2007 z dnia 4-5.01.2007 r. Konto 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Saldo Wn 20.538,90 zł Składki ZUS za miesiąc grudzień 2006 r. w następującej wysokości: na ubezpieczenie społeczne 11.577,60 zł, na ubezpieczenie zdrowotne 2.291,95 zł, na Fundusz Pracy 723,24 zł. Zapłacono przelewem WB 3/2007 z dnia 4-5.01.2007 r. Naliczone składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2006: na ubezpieczenie społeczne 5.205,47 zł, na Fundusz Pracy 740,61 zł Zapłacono przelewem WB 34/2007 z dnia 2-5.03.2007 r. Konto 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Saldo Ma 30.229,41 zł Naliczone dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok 2006, które rozliczono: wypłacono wynagrodzenia netto w wysokości 19.285,35 zł, WB 19/2007 z dnia 2-5.02.2007 r. dodatkowe księgowanie kwoty 375,00 zł dotyczy pożyczki mieszkaniowej pracownika Naliczone składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego na ubezpieczenie społeczne pracownika 5.655,89 zł, na ubezpieczenie zdrowotne 2.150,17 zł i Fundusz Pracy 740,61 zł zapłacono WB 34/2007 z dnia 2-5.03.2007 r. Podatek dochodowy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego 2.763,00 zł 6
zapłacono WB 50/2007 z dnia 28.03.2007 r. (zapłaty dokonano po terminie wraz z należnymi odsetkami od zobowiązań podatkowych). Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami Saldo Wn 7.332,00 zł Dotyczy pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Spłata następuje w okresach miesięcznych potrącana bezpośrednio z wynagrodzeń. 7. Wydatki Faktury zakupu są opisywane, sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, potwierdzane za zgodność z ustawą PZP oraz zatwierdzane do wypłaty. Dokumenty są dekretowane zgodnie z klasyfikacją rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z 2006 r.). Wyrywkowej kontroli poddano następujące wydatki: 4210 zakup materiałów i wyposażenia faktura nr 1233/0/2006 z dn. 15.03.2006 r. zakup panda internet 275,00 zł faktura nr MN01453 z dn. 10.03.2006 r. środki czystości 697,33 zł faktura nr 283/03/2006/SW z dn. 06.03.2006 r. usługa serwisowa 207,40 zł faktura nr 29/06 z dn. 09.03.2006 r. artykuły biurowe 131,76 zł faktura nr 00020899/06 z dn. 15.02.2006 r. management w przedszkolu 100,33 zł faktura nr 001873/1/06 z dn. 02.03.2006 r. artykuły czystości 180,47 zł 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek faktura nr 1437/0/06 z dn. 14.12.2006 r. zakup zabawek 1.045,82 zł 4260 zakup energii faktura R06/3309 z dn. 08.03.2006 r. za wodę 377,98 zł 4300 zakup usług pozostałych faktura nr 0095/03/2006 z dn. 14.03.2007 r. elektroniczna ochrona mienia 139,90 zł faktura nr FSL94275179/003/06 z dn. 15.03.2006 r. rachunek telefoniczny 167,43 zł 7
faktura nr 136/06 z dn. 28.02.2006 r. serwis systemy alarmowego 73,20 zł Stwierdzono, że badania lekarskie pracowników w roku 2006 były klasyfikowane w 4300 zakup usług pozostałych, powinny być w 4280 zakup usług zdrowotnych. 8. Wynagrodzenia W Miejskim Przedszkolu nr 6 na dzień 21.11.2007 r. zatrudnionych było łącznie 19 pracowników: administracja i obsługa - 10 osób, nauczyciele: - dyplomowani 5 osób - mianowani 4 osoby Poddano kontroli naliczone i wypłacone wynagrodzenia za miesiąc listopad 2006 r. losowo wybranych pracowników: Nauczyciel mianowany wynagrodzenie zasadnicze 1.495,00 zł dodatek za wychowawstwo 60,00 zł dodatek stażowy 20 % 299,00 zł dodatek motywacyjny 44,85 zł Nauczyciel dyplomowany wynagrodzenie zasadnicze 2.090,00 zł dodatek za wychowawstwo 60,00 zł dodatek stażowy 20 % 418,00 zł dodatek motywacyjny 62,70 zł Pomoc nauczyciela wynagrodzenie zasadnicze 800,00 zł premia 20 % 160,00 zł dodatek stażowy 20 % 160,00 zł kategoria zaszeregowania IV Woźna oddziałowa wynagrodzenie zasadnicze 785,00 zł premia 20 % 157,00 zł dodatek stażowy 20 % 157,00 zł kategoria zaszeregowania III Intendent wynagrodzenie zasadnicze 1.030,00 zł premia 20 % 206,00 zł dodatek stażowy 19 % 195,70 zł kategoria zaszeregowania IX 8
Stwierdzono, że pracownikowi na stanowisku intendenta od miesiąca czerwca 2006 przez okres 12 miesięcy wypłacano dodatek stażowy o jeden procent wyższy niż faktycznie mu przysługiwał. Wyjaśnienie dotyczące błędnego naliczenia dodatku stażowego stanowi załącznik nr 3 do protokołu. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kierownika jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 3 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Dyrektor Krystyna Kowalczuk Audytor wewnętrzny Joanna Kulikowska Główny księgowy Wiesława Samsel Słupsk, 5 grudnia 2007 r. 9