PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 25 listopad 2013 nr kor. UM /2013 Pani Wiesława Kowalska PRZEDSZKOLE MIEJSKIE NR 5 ul. KOZIELSKA GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 10 kwietnia 2013 r. do 23 maja 2013 r. oraz od 23 maja 2013 r. do 5 czerwca 2013 r. w Przedszkolu Miejskim nr 5 w Gliwicach, przy ul. Kozielskiej 73 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 8 kwietnia 2013 r. oraz nr KAW /II z dnia 21 maja 2013 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 9 października 2013 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Wiesława Kowalska. Temat kontroli Wydatkowanie środków budżetowych oraz ewidencja i inwentaryzacja majątku trwałego. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W zakresie objętym kontrolą w jednostce: 1) wydatkowanie środków budżetowych w 2012 r. odbywało się na zasadach określonych przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r r. nr 157 poz z późn. zm.), z zachowaniem procedur kontroli finansowej, 2) ewidencja i inwentaryzacja majątku trwałego prowadzona była na zasadach określonych przepisami: ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2009, nr 152, poz z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) Dz.U. z r. 2010, nr 128, poz. 861 z późn. zm.), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. z r. 2010, nr 242, poz. 1622), zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku, za wyjątkiem przypadków opisanych we wnioskach.

2 Wnioski i zalecenia. 1. W zakresie regulacji wewnętrznych jednostki a) procedury kontroli finansowej nie przewidują kontroli zaciąganych zobowiązań za zgodność z Wieloletnią Prognozą Finansową, b) polityka rachunkowości nie zawiera m. in. w jakiej formie prowadzona jest ewidencja szczegółowa do konta 011 i 020, c) brak dostosowania regulacji wewnętrznych do zapisów wynikających z zarządzenia nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. Zalecenie nr 1 Dokonać odpowiednich zmian w regulacjach wewnętrznych jednostki. 2. W zakresie ewidencji środków trwałych a) karty podstawowych środków trwałych: wskazują inne numery aniżeli wynikające z księgi inwentarzowej i oznaczeń na środkach trwałych, nie zawierają krótkiej charakterystyki środka trwałego (np. roku produkcji, opisu części składowych i peryferyjnych, powierzchni budynku itp.), zawierają daty przyjęcia do użytkowania niezgodne ze stanem faktycznym, nie zawierają danych na temat miejsca użytkowania i użytkowników, b) w księdze inwentarzowej: znajdują się zapisy niezgodne ze stanem faktycznym dot. rozchodu, przypadki wpisywania danych niezgodnych z ewidencją konta 011, przypadki nie wskazywania faktycznej daty przyjęcia, dokonywanie wpisów zakupów środków trwałych o różnych wartościach w kwotach łącznych bez podania kosztu jednostkowego danego środka trwałego, c) różnica pomiędzy wartością zakupionych w 2012 r. podstawowych środków trwałych ujętych na koncie 011, a wydatkami ujętymi w paragrafie 606 klasyfikacji budżetowej, d) zaewidencjonowanie środka trwałego bez uwzględnienia kosztów transportu, e) brak zaewidencjonowania zakupu fotela obrotowego na koncie 011- Środki trwałe oraz w księdze inwentarzowej środków trwałych, f) brak zaewidencjonowania w latach pozostałych środków trwałych na koncie 013- Pozostałe środki trwałe oraz w księdze inwentarzowej, co najmniej na kwotę łączną 4.837,46 zł. Zalecenie nr 2 Przestrzegać przepisów: - art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z r r., poz. 330 z późn. zm.), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) (tj. Dz.U. z r. 2013, poz. 289.) w związku z obowiązującym w jednostce Zakładowym Planem Kont, - zarządzenia organizacyjnego Prezydenta Miasta nr 79/10 Prezydenta Miasta z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. Uzupełnić brakujące informacje na kartach środków trwałych oraz skorygować nieprawidłowe zapisy w ewidencji majątkowej. 3. W zakresie ewidencji wartości niematerialnych i prawnych a) wpisanie programu komputerowego do księgi inwentarzowej środków trwałych, zamiast do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, b) wycena programu komputerowo bez uwzględnienia kosztów usługi instalacji oprogramowania, c) ujęcie w ewidencji szczegółowej na łączną kwotę 4.181,96 zł: programów, które nie były użytkowane, składników nie spełniających kryterium wartości niematerialnych i prawnych. 2

3 Zalecenie nr 3 Uporządkować prowadzoną ewidencję wartości niematerialnych i prawnych. Do ewidencji i wyceny wartości niematerialnych i prawnych stosować przepisy art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.). 4. W zakresie inwentaryzacji: a) przypadki nieprzestrzegania instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji oraz wypełniania arkuszy spisowych, b) wartości niematerialnych i prawnych: - udokumentowanie jej przeprowadzenia w 2010 r. w formie arkuszy spisu z natury. Zalecenie nr 4 Przestrzegać zapisów instrukcji inwentaryzacyjnej. Inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych dokumentować zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości (jt. Dz.U. 2013, poz. 330 z późn. zm.). 5. Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych wykazane w bilansie nie było zgodne ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Zalecenie nr 5 Nie dopuszczać do ww. uchybienia w przyszłości. 6. Ewidencja pomocnicza prowadzona do: konta pozostałe rozrachunki z pracownikami nie pozwala ustalić stanu rozrachunków z poszczególnymi pracownikami z tytułu udzielonych zaliczek, kont zespołu 2 rozrachunki i rozliczenia nie została dostosowana do wymogów sprawozdawczości budżetowej z uwagi na brak ewidencji szczegółowej w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej, kont zespołu 0 majątek trwały nie jest dostosowana do sprawozdawczości finansowej. Zalecenie nr 6 Dostosować ewidencję ww. kont (w tym plany kont) do wymogów wynikających z: art. 17 ust. 1 pkt 3, art. 24 ust. 4 pkt 2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego ( ) - jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289, 15 ust. 1 pkt 5) oraz zał. nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) (jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). 7. Ewidencja na kontach 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego nie była prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zalecenie nr 7 Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) (jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). 8. Dane wykazane w sprawozdaniach kwartalnych Rb-28S w 2012 r. dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych nie były zgodne z ewidencją księgową. W zakresie objętym kontrolą skala ujawnionych nieprawidłowości przekroczyła kwotę, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 3

4 Zalecenie nr 8 Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z r. 2010, nr 20 poz. 103). 9. Na 130 przypadków objętych kontrolą w 6 uregulowano zobowiązanie z przekroczeniem ustalonego terminu płatności. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych wynosiła 5.535,25 zł. Zalecenie nr 9 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 885 z późn. zm.). 10. Na 130 przypadków objętych kontrolą w 14 uregulowano zobowiązanie ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności. Zalecenie nr 10 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 11. Zawyżenie odpisu na ZFŚS na dzień 31 grudnia 2012 r. o 261,12 zł oraz zaklasyfikowanie do nieprawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków dotyczących składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne potrącanych z wynagrodzenia pracownika na kwotę 1.961,85 zł. Zalecenie nr 11 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r. 2013, nr 885 z późn. zm.). Dokonać zwrotu na rachunek dochodów budżetowych nieprawidłowo przekazanych środków na ZFŚS. Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z przepisami: ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt. Dz. U. z r. 2012, poz. 592 z późn. zm.), ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z 2006 r., nr 97, poz. 674 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., nr 43, poz. 349). Wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 12. W zakresie rachunkowości wystąpiły przypadki: różnic pomiędzy kosztami i wydatkami (nie wynikające ze zmiany stanu zobowiązań), dokonywania błędnych opisów operacji w zapisach księgowych, dokonywania korekty zapisów w księgach rachunkowych 2012 r. po ustawowym terminie zamknięcia ksiąg rachunkowych, błędnych księgowań, niezgodności zestawienia obrotów i sald z poszczególnymi kartami kontowymi. 4

5 Zalecenie 12 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 5