PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra tel. (+48) , faks: (+48) DP-AD-II RISS Zielona Góra, 12 lutego 2013 r. Pani Bogumiła Stankiewicz Dyrektor Zespołu Edukacyjnego Nr 3 os. Pomorskie Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu w Departamencie Prezydenta Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) przeprowadziło w terminie od 17 września 2012 r. do 07 grudnia 2012 r. kontrolę kompleksową za 2011 r. w Zespole Edukacyjnym nr 3 w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Zespołem. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole z kontroli znak DP-AD-II podpisanym w dniu 03 stycznia 2013 r., przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: W Statucie Zespołu powołano się na art. 42, zamiast na art. 50 ust. 1 pkt 1 oraz art. 52 ust. 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r., Nr 256, poz tekst jednolity z późn. zm.). W zakresie spraw związanych z funkcjonowaniem księgowości stwierdzono następujące nieprawidłowości: Dołączone do dokumentów księgowych wydruki, na których wskazano sposób ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz kolejny numer dowodu według ich rodzaju, nie posiadają podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co narusza zapisy art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz tekst jednolity z późn. zm.), który stanowi, że Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: ( ) 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania..

2 W zakresie rozrachunków oraz wydatków stwierdzono następujące nieprawidłowości: faktura 808/ZG/2011 z dn r. (nr dok. księgowego FO_SP/0024/09/11) zakup krzeseł na kwotę 232,27 zł zaewidencjonowano na 4270, zamiast na 4210, faktura 77/08/2011 z dn r. (nr dok. księgowego FO_SP/0012/09/11) usługa serwisowa na kwotę 738,00 zł zaewidencjonowano na 4210, zamiast na 4300, faktura 497/GOT/2011 z dn r. (nr dok. księgowego FO_SP/0004/09/11) zakup stołów i krzeseł na kwotę 2 271,17 zł zaewidencjonowano na 4270, zamiast na 4210, faktura 289/2011 z dn r. (nr dok. księgowego FO_SP/0003/09/11) zakup krzesła szt. 1 na kwotę 232,27 zł zaewidencjonowano na 4270, zamiast na 4210 oraz na koncie księgowym 400-koszty według rodzaju, zamiast na koncie 013-pozostałe środki trwałe, faktura 663/ZG/2011 z dn r. (nr dok. księgowego FO_SP/0002/09/11) zakup krzesła na kwotę 182,66 zł zaewidencjonowano na 4270, zamiast na 4210, faktura 431/2011 z dn r. (nr dok. księgowego FO_G/0008/09/11) zakup aparatów telefonicznych na kwotę 120,54 zł zaewidencjonowano na 4270, zamiast na 4210, co było niezgodne z: rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 tekst jednolity z późn. zm.), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.) oraz zapisami rozdz. VI ust. 18 zasad (polityki) rachunkowości. Saldo konta księgowego 290 odpisy aktualizujące należności na początek i na koniec 2011 r. wykazuje taką samą wartość, ponieważ w 2011 r. nie dokonywano księgowań (aktualizacji należności) na tym koncie księgowym. Z analizy szczegółowej wynika, że utworzone odpisy aktualizacyjne dla poszczególnych kontrahentów (konto księgowe 290) są wyższe niż saldo należności danego kontrahenta (konta analityczne kontrahentów do konta 221). Łącznie o kwotę 2.043,39 zł. Saldo analityczne konta księgowego 290 (odpis aktualizacyjny) dot. kontrahenta nie może wykazywać większej wartości, niż rzeczywista należność od tego kontrahenta, wynikająca z salda na koncie księgowym 221. Lp Nazwa kontrahenta Saldo konta 221 Saldo konta 290 Różnica 1 Dybka Oliwier 254,60 zł 1 205,10 zł 950,50 zł 2 Maciejewska Emilia 1 501,70 zł 1 716,40 zł 214,70 zł 3 Niemiec Klaudia 138,14 zł 624,93 zł 486,79 zł 4 Prygiel Aleksandra 674,70 zł 290,10 zł 15,40 zł 2

3 5 Witkiewicz Maria 277,00 zł 437,70 zł 160,70 zł 6 Wójcik Sandra 264,00 zł 435,70 zł 171,70 zł 7 Żurańska Martyna 786,40 zł 830,00 zł 43,60 zł RAZEM 3 896,54 zł 5 939,93 zł 2 043,39 zł W zakresie prowadzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) na 2011 rok zaplanowano odpis podstawowy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości zł. Zespół przekazał na rachunek bankowy funduszu łączną kwotę w wysokości ,48 zł., w następujących terminach: w dniu r. kwotę w wysokości zł (wyciąg bankowy nr 21/2011), w dniu r. kwotę w wysokości ,86 zł (wyciąg bankowy nr 25/2011), w dniu r. kwotę w wysokości ,62 zł (wyciąg bankowy nr 45/2011). Kwota faktycznie przekazana na rachunek ZFŚS jest o 215,52 zł niższa od kwoty wynikającej z wyliczeń; 2) z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych sfinansowano koszty dot. spotkań rekreacyjnosportowych. Z dokumentacji będącej w posiadaniu Zespołu nie wynika, czy dofinansowanie dla pracowników zostało zróżnicowane w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, o czym stanowi art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; 3) w 12 regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zapisano, że dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej nie podlega zróżnicowaniu. Zapis ten jest niezgodny z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu i dotyczy również świadczenia w postaci dofinansowania do działalności kulturalno-oświatowej; 4) rozrachunki z pracownikami z tyt. pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych były księgowane na koncie 240 pozostałe rozrachunki, co jest niezgodne z opisem kont wynikającym z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz z zasadami (polityką) prowadzenia rachunkowości obowiązujących w Zespole, zgodnie z którymi rozrachunki z pracownikami z tyt. pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych winny być księgowane na koncie 234 pozostałe rozrachunki z pracownikami. 3

4 W zakresie gospodarki kasowej oraz gospodarki drukami ścisłego zarachowania stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) w aktach osobowych pani A.P., osoby odpowiedzialnej za prowadzenie kasy w Zespole nie ma oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej, o którym mowa w 2 ust. 3 instrukcji kasowej; 2) raporty kasowe były sporządzane za różne okresy. Nie były sporządzane dekadowo, co narusza zapisy 4 ust. 11 instrukcji kasowej; 3) środki pieniężne wykazane w raportach kasowych MP na koniec okresów: r., raport kasowy nr 06/2011, w wys ,50 zł, r., raport kasowy nr 07/2011, w wys. 195,60 zł, r., raport kasowy nr 10/2011, w wys.5,40 zł, nie zostały odprowadzone na rachunek bankowy, co narusza zapisy 1 i 3 ust. 2 instrukcji kasowej (w dokumentacji zespołu nie ustalono pogotowia kasowego ); 4) w raportach kasowych SP i MP za miesiące od stycznia do marca 2011 r. brak jest stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co narusza zapisy art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości; 5) na dokumentach kasowych KW brakuje daty otrzymania gotówki wpisanej przez kwitującego odbiór pieniędzy, co narusza zapisy 4 ust. 7 instrukcji kasowej; 6) na dokumentach kasowych KW brakuje podpisu zlecającego-zatwierdzającego wypłatę, co narusza zapisy 4 ust. 5 instrukcji kasowej; 7) na dowodach kasowych: MP (poza dowodami załączonymi do raportów kasowych nr 02/2010, 03/2010 i 05/2011); SP : RK 02/01/2011 poz. 2; RK 03/01/2011 poz. 1, 2, 4 i 5; RK 04/02/2011 poz. 1, 2, 4, 6-13; RK 05/02/2011 poz. 1, 2; RK 06/03/2011 poz. 2-12; RK 07-03/2011 poz. 1-3, nie podano numeru i pozycji raportu kasowego, co narusza zapisy 4 ust. 10 instrukcji kasowej; 8) nie sporządzono raportów kasowych: w MP 24: za dzień r., za okres od do r., za okres od do r., za okres od 20 do r., w SP 21 za okresy: od 01 do r., od 11 do r., od 14 do r., od 11 do r., od 09 do r., od 21 do r., od 11 do r., 4

5 co narusza zapisy 4 ust. 11 instrukcji kasowej; 9) nieprawidłowo nadano numerację raportom kasowym, co spowodowało, że brakuje raportów kasowych MP o numerach 12/2011 i 13/2011; 10) w raportach kasowych MP nieprawidłowo nadano numerację dokumentom KW, co spowodowało, że brakuje dokumentów KW o nr od 52 do 56; 11) w raporcie kasowym MP za okres od 01 do r. nieprawidłowo wpisano nr dokumentów kasowych KW : 07/2011, 08/2011, 09/2011. Z dokumentów źródłowych wynika, że dokumenty KW winny nosić numerację odpowiednio: 06/2011, 07/2011, 08/2011; 12) na następujących dowodach księgowych, załączonych do raportów kasowych MP, brakuje podpisów osób sprawdzających dowody księgowe pod względem merytorycznym i rachunkowym oraz akceptujących do wypłaty (dyrektora i głównego księgowego): RK 01/2010 poz. 6, faktura nr 2047/LMS/2010, RK 01/2010 poz. 5, faktura nr F000776/10/ , RK 01/2010 poz. 4, faktura nr 08/12/2010, RK 01/2010 poz. 3, faktura nr FV00135/E5202/ZG728900/G/12/10, co narusza zapisy 4 ust. 5 i 6 instrukcji kasowej; 13) na dowodach kasowych dot. opłat za listy polecone i znaczki pocztowe, w następujących raportach kasowych, nie ma pokwitowań osoby pobierającej gotówkę: RK 03/01/2011 poz. 5, kwota 168,20 zł, RK 04/02/2011 poz. 6, kwota 96,00 zł, RK 04/02/2011 poz. 13, kwota 218,50 zł, RK 06/03/2011 poz. 5, kwota 59,30 zł, RK 06/03/2011 poz. 10, kwota 37,50 zł, co narusza zapisy 4 ust. 7 instrukcji kasowej; 14) księga druków ścisłego zarachowania nie jest przesznurowana, a strony nie są opieczętowane, co narusza zapisy Cz. II ust. 6 instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania; 15) następujące druki ścisłego zarachowania: dowody wpłaty KP, dowody wypłaty KW i arkusze spisu z natury, nie są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania, co jest niezgodne z zapisami Cz. I ust. 1, 2, 3, 4 i 5 instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania; 16) w ewidencji druków ścisłego zarachowania dot. kwitariuszy przychodowych w poz. od 88 do 94, po rozchodowaniu tych druków, w kol. 7 stan, nie wykazano stanu obecnego druków; 5

6 17) od poz. 89 księgi druków ścisłego zarachowania rozchodowano druki kwitariuszy przychodowych, których przychodu nie zaewidencjonowano; 18) osoba dokonująca poprawek w poz. od 32 do 38 oraz 69 (str. 24 i 25 księgi druków ścisłego zarachowania), obok wniesionych poprawek nie umieściła swojego podpisu oraz daty ich dokonania, co narusza zapisy Cz. II ust. 8 instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania; 19) Zespół nie przeprowadza inwentaryzacji wszystkich druków ścisłego zarachowania. W dokumentach wewnętrznych Zespołu (regulaminach, instrukcjach) nie przewidziano inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, co znacznie utrudnia kontrolę prawidłowości obrotu (w tym ich stanu) drukami ścisłego zarachowania, o której mowa w Cz. I ust. 4 instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzenia stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) w dokumentach ustalających pracownikom składniki wynagrodzenia nie wskazano kategorii zaszeregowania oraz wartości procentowej składników, których wysokość oblicza się procentowo w stosunku do podstawy (dodatek za wieloletnią pracę, premia), co jest niezgodne z 8 oraz załącznikiem nr 1 do regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami; 2) Pani K.L., zatrudnionej na stanowisku nauczyciela, przyznano nagrodę jubileuszową po 20 latach pracy (75%) z dniem r. Z akt osobowych pracownika wynika, że okres 20 lat pracy upłynął z dniem r., co oznacza, że nagrodę przyznano i wypłacono zbyt wcześnie. W zakresie sprawozdawczości stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) w wyniku analizy: sprawozdania finansowego za 2011 r., ewidencji środków trwałych, tabeli amortyzacji środków trwałych, zestawienia sprawozdawczego obrotów i sald oraz zestawienie z dziennika obrotów główny za okres od r do r., stwierdzono: różnicę umorzeń środków trwałych na koniec 2011 r., wynikającą z salda na koncie księgowym 071 umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ( ,09 zł) oraz wynikającą z przedstawionej analityki tabeli amortyzacji środków trwałych ( ,51 zł), różnicę wartości środków trwałych na początek i koniec 2011 r., wynikającą z salda na koncie księgowym 011 i ewidencji środków trwałych (BO 2011 r. na wartość ,02 zł, BZ 2011 r. na wartość ,11) oraz wynikającą z przedstawionej analityki tabeli amortyzacji środków trwałych (BO 2011 r. na wartość ,11 zł, BZ 2011 r. na wartość ,51); 2) w skontrolowanych sprawozdaniach: Rb-23 poz. 23 i Rb-28S na koniec marca, czerwca, września i grudnia 2011 r., występuje różnica w wykazanych wydatkach wykonanych w stosunku 6

7 do ewidencji księgowej (wydruk Zestawienie obrotów i sald, Dziennik wiodący główny ) w wysokości 164,97 zł. W związku z powyższym zalecam: 1. W Statucie Zespołu powołać się na prawidłową podstawę prawną upoważniającą radę pedagogiczną do uchwalenia Statutu Zespołu. 2. Przyjmować do księgowania prawidłowo sporządzone i oznaczone zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości dowody księgowe. 3. Prawidłowo kwalifikować dowody księgowe, zgodnie z: rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz zapisami rozdz. VI ust. 18 zasad (polityki) rachunkowości. 4. Doprowadzić do stanu rzeczywistego saldo konta księgowego 290 odpisy aktualizujące należności. 5. Przekazać na rachunek bankowy ZFŚS różnicę wynikającą z kwoty naliczonego odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i kwoty faktycznie przekazanej na rachunek bankowy ZFŚS. 6. Prowadzić dokumentację dotyczącą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w taki sposób, aby wynikało z niej zróżnicowanie udzielanego pracownikom dofinansowania w zależności od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. 7. Dokonać zmian w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych tak, aby jego treść była zgodna z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 tekst jednolity z późn. zm.), a w szczególności z art. 8 ust. 1 tej ustawy. 8. Rozrachunki z pracownikami z tyt. pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych księgować na właściwym koncie księgowym zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz obowiązującymi w Zespole zasadami (polityką) rachunkowości. 7

8 9. Prowadzić gospodarkę kasową zgodnie z instrukcją kasową, a w szczególności z zapisami 1, 2 ust. 3, 3 ust. 3, 4 ust. 5, 6, 7, 10 i 11 tej instrukcji. 10. Prawidłowo nadawać i wpisywać numerację dokumentów i raportów kasowych. 11. Prowadzić ewidencję oraz gospodarkę drukami ścisłego zarachowania zgodnie z instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, a w szczególności z zapisami Cz. I ust. 1, 2, 3, 4 i 5, Cz. II ust. 6 i 8 tej instrukcji. 12. W dokumentach organizacyjnych Zespołu wprowadzić obowiązek regularnych inwentaryzacji wszystkich druków ścisłego zarachowania. 13. Prowadzić dokumentację dotyczącą wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zgodnie z regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami, a w szczególności z zapisami 8 oraz załącznikiem nr 1 do regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami. 14. Wypłacać nagrody jubileuszowe w terminach wynikających z dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych pracowników. 15. Doprowadzić do zgodności wartości dotyczące środków trwałych Zespołu, wynikające z poszczególnych ewidencji księgowych (ewidencji środków trwałych, tabeli amortyzacji środków trwałych, sald odpowiednich kont księgowych). 16. Doprowadzić do stanu rzeczywistego ewidencję księgową dotyczącą wykonanych wydatków. Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobiegania ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 8