PROTOKÓŁ. kontroli problemowej przeprowadzonej w Publicznym Przedszkolu Nr 2 w Kozienicach.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Publicznym Przedszkolu Nr 2 w Kozienicach. Kontrolę została przeprowadzona przez: Iwonę Sikora audytora wewnętrznego Justynę Figurską - podinspektora ds. kontroli finansowej, działających na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli finansowej nr 10/2007 z dnia r. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 14 września 2007r. do 21 września 2007r. Okres objęty kontrolą: od r. do r. Zakres kontroli Przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków - kontrola 5% wydatków. Dane ogólne: Przedszkole Nr 2 jest przedszkolem publicznym. Organem prowadzącym jest Gmina Kozienice. Działalność finansowana jest przez Gminę Kozienice i rodziców w formie opłat za pobyt dziecka w przedszkolu. Przedszkole Nr 2 realizuje cele i zadania określone w Ustawie o systemie oświaty, koncentrując się na: wspomaganiu i ukierunkowaniu indywidualnego rozwoju dziecka z jego wrodzonym potencjałem, umożliwieniu dzieciom pomocy psychologiczno-pedagogicznej, sprawowaniu opieki nad dziećmi odpowiednio do ich potrzeb oraz możliwości przedszkola, zapewnieniu bezpieczeństwa dzieciom w czasie zajęć organizowanych przez przedszkole, współdziałanie z rodziną poprzez wspomaganie rodziny w wychowaniu dzieci, rozpoznawaniu możliwości rozwojowych dziecka itp. Funkcję Dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 2 pełni Pani Bogumiła Iskra. Ostatnie powierzenie stanowiska Dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 2 w Kozienicach nastąpiło z dniem 1 września 2003 r na okres 5 lat tj. do 31 sierpnia 2008 r. Obsługę finansową prowadzi Wydział Finansowo-Budżetowy, o czym stanowi 23 pkt 22 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kozienicach. Funkcję głównego księgowego budżetu w okresie kontrolowanym pełniła Pani Halina Rabijewska. Z dniem 28 czerwca 2007 r stanowisko głównego księgowego budżetu pełni Pani Barbara Dorota Galińska powołana Uchwałą Rady Miejskiej Nr VIII/95/2007 z dnia 31 maja 2007 r. W toku kontroli stwierdzono, że Wydział Finansowo-Budżetowy dokonuje następujących czynności związanych z księgowością Publicznego Przedszkola Nr 2: - prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej; - dekretacja dowodów księgowych; - sprawowanie kontroli formalno-rachunkowej; - zatwierdzanie dokumentów do wypłaty (skarbnik, burmistrz, z-ca burmistrza).

2 Księgi rachunkowe są prowadzone w oparciu o zakładowy plan kont. Zakładowy plan kont został sporządzony razem dla wszystkich zakładów budżetowych, których obsługę prowadzi Wydział Finansowo Budżetowy, został wprowadzony i zatwierdzony przez Burmistrza Gminy Kozienice. Z tak zorganizowanej obsługi wnioskuje się, iż Dyrektor Przedszkola ma ograniczone możliwości wykonywania obowiązków wynikających z art. 44 ustawy o finansach publicznych( Dz. U. nr 249, poz z późn. zm.), zgodnie z którym jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej oraz art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002r., nr 76, poz. 694 z późn. zm.), który stanowi, iż to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostały powierzone innej osobie. Pozostałe uregulowania organizacyjno-prawne stanowią: 1) Statut Publicznego Przedszkola Nr 2 uchwalony na posiedzeniu Rady Pedagogicznej w dniu 30 sierpnia 2007 roku. 2) Regulamin pracy Publicznego Przedszkola Nr 2 wszedł w życie r. zatwierdzony przez Dyrektora. 3) Regulamin wynagradzania wszedł w życie 01 lutego 2004 r. zatwierdzony przez Dyrektora i przedstawicieli związków zawodowych. 4) Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi zatrudnionych w Publicznym Przedszkolu Nr 2 obowiązujący od 1 stycznia 2004 r. zatwierdzony przez Dyrektora i przedstawicieli związków zawodowych. 5) Regulamin przyznawania dodatku motywacyjnego dla nauczycieli zatrudnionych w Publicznym Przedszkolu Nr 2 zatwierdzony w dniu 30 sierpnia 2007 r. z mocą obowiązującą od 01 stycznia 2007 r przez Dyrektora i Radę Pedagogiczną. 6) Regulamin przyznawania nagród Dyrektora dla nauczycieli Publicznego Przedszkola Nr 2 z dnia r., zatwierdzony przez Dyrektora i Radę Pedagogiczną. 7) Regulamin Kontroli Wewnętrznej w Publicznym przedszkolu Nr 2, zatwierdzony przez Dyrektora. 8) Instrukcja sporządzania obiegu i kontroli dokumentów w Publicznym Przedszkolu Nr 2 w Kozienicach, zatwierdzona przez Dyrektora. 9) Regulamin przyznawania nagród Dyrektora dla pracowników administracyjno-obsługowych w Publicznym Przedszkolu Nr 2 z dnia r., zatwierdzony przez Dyrektora i Radę Pedagogiczną. 10) Regulamin Publicznego Przedszkola Nr 2 w Kozienicach, zatwierdzony przez Dyrektora. Ustalenia kontroli W celu zweryfikowania co najmniej 5% wydatków z 2006 roku strona kontrolująca sprawdziła celowość, gospodarność i legalność dokonywanych wydatków jak również terminowość realizacji rozrachunków z kontrahentami. Przepisy prawne w oparciu, o które dokonywano kontroli: - Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz. U. nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami); - Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. (Dz. U. nr 249, poz z późniejszymi zmianami); - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu 2

3 terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. 06 nr 142, poz. 1020); - Ustawa o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r (Dz.U z późniejszymi zmianami), - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (D.U ). Kontroli poddano dowody księgowe stanowiące zapłatę za energię cieplną w 4260 oraz zakup materiałów i wyposażenia w Wydatki w 2006 r wyniosły kwotę ,07 zł z czego 5,4 % stanowi kwota ,08 zł. Kontrolowane faktury i rachunki były regulowane w wyznaczonych terminach płatności. Wśród badanej próby dowodów księgowych (63 dowody księgowe) wystąpił jeden przypadek płatności po terminie, nie zapłacono z tego tytułu odsetek karnych - załącznik nr 4 do protokołu. Faktury zawierają klauzulę o dokonaniu kontroli dokumentu pod względem: - formalno-rachunkowym, data i podpis upoważnionych pracowników Wydziału Finansowo- Budżetowego; - merytorycznym, data i podpis Dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 2; - oraz zatwierdzenie do wypłaty przez główną księgową budżetu Gminy Kozienice, Burmistrza oraz jego zastępców. Nie wszystkie dowody księgowe stanowiące zapłatę za energię cieplną ujęte w 4260 posiadają stwierdzenie dokonania kontroli merytorycznej załącznik nr 5 do protokołu. Dowody księgowe spełniają wymogi ustawy o rachunkowości, zawierają prawidłową klasyfikację budżetową oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodów w księgach rachunkowych ( dekretacja ), oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ujęcie księgowe wszystkich sprawdzonych faktur następowało w oparciu o konto 400 Koszty według rodzajów, z pominięciem konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, czym nie wypełniono postanowienia Załącznika nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Gminy Kozienice z dnia 30 listopada 2006 roku. Od 1 stycznia 2007 r. rozrachunki z dostawcami są ewidencjonowane na koncie 201 zgodnie z planem kont dla przedszkoli. Przy dowodach księgowych w 4210 występują sytuacje przedkładania do rozliczenia rachunków i faktur zrealizowanych operacji gotówkowych w miesiącu następnym po miesiącu ich dokonania. W związku z tym ujęcie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych nie następuje w miesiącu ich realizacji. Stanowi to naruszenie art. 20 ust.1 ustawy o rachunkowości, gdzie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które następuje w tym okresie sprawozdawczym. Na dostawę energii cieplnej, została zawarta na czas nieoznaczony umowa pomiędzy Gminą Kozienice a Zakładem Gospodarki Komunalnej. 3

4 Umowa stanowi załącznik nr 7 do niniejszego protokołu. W kontrolowanym okresie wydatków nieuzasadnionych nie stwierdzono. Zalecenia W związku z powyższym zespół kontrolny poleca: Każdy dowód księgowy obejmować kontrolą merytoryczną dokonywaną przez Dyrektora Przedszkola. Przestrzegać art.20 ust 1 ustawy o rachunkowości, - dokonując rozliczenia i ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych w miesiącu ich realizacji. Zapewnić Dyrektorowi zakładu możliwość wykonywania obowiązków wynikających z art. 44 ustawy o finansach publicznych oraz art. 4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Integralną część protokołu stanowią niżej wymienione załączniki: 1. załącznik nr 1 kserokopia Orzeczenia organizacyjnego dla Państwowego Przedszkola Nr 2 w Kozienicach z dnia 2 stycznia 1984 r.; 2. załącznik nr 2 - kserokopia powierzenia obowiązków Dyrektora; 3. załącznik nr 3- kserokopia powołania głównego księgowego budżetu; 4. załącznik nr 4- lista kontrolna dokumentów księgowych załącznik nr 5 -lista kontrolna dokumentów księgowych załącznik nr 6 - wyjaśnienie Pani Izabeli Baranowskiej w sprawie zaniechania ewidencji prowadzenia konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami ; 7. załącznik nr 7 - kserokopia umowy sprzedaży energii elektrycznej Kierownik jednostki Bogumiła Iskra została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie 7 pkt 8 Regulaminu kontroli finansowej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce, drugi przekazano do Wydziału Finansowo-Budżetowego. W treści protokołu dokonano następujących poprawek:... (określenie strony, wiersza, na których dokonano istotnych poprawek, np. skreślenie całego zdania, słowa) Protokół podpisano bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami co do... (określenie zastrzeżeń)... /z zastrzeżeniami na piśmie, które załączono do protokołu. 4

5 Przeprowadzona kontrolę wpisano do dziennika kontroli. Kozienice, dnia (pieczęć jednostki kontrolowanej)... (podpis kontrolującego)... (podpis kierownika jednostki kontrolowanej)... (podpis głównego księgowego) 5