Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...
Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK. 1712.9.2011.2.6 - do użytku zewnętrznego- Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 7 do 20 czerwca 2011 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 27/2011 z dnia 02.06.2011 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2010 i 2011 roku. 2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w wybranych okresach 2010 i 2011 roku oraz prowadzenie akt osobowych. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Jolanta Faryńska, której powierzono stanowisko Dyrektora Gimnazjum nr 4 - Zarządzeniem nr 286/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 14.06.2007 roku na okres od 01 września 2007 roku do 31 sierpnia 2012 roku. Główną księgową w Gimnazjum nr 4, jest Bożena Wudarska zatrudniona od 01 października 1993 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała: 1) Bożena Wudarska - Główna księgowa, 2) (ochrona danych) kierownik administracyjno - gospodarczy. Wnioski. 2
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na : 1. Nieprzestrzeganiu rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. 2. Nieprzekształceniu stosunku pracy nawiązanego na podstawie umów o pracę z nauczycielami mianowanymi i dyplomowanymi w stosunek pracy na podstawie mianowania, co wynika z art. 10 ust. 5, 5a, 5b ustawy Karta Nauczyciela. 3. Braku w aktach osobowych nauczycieli mianowanych i nauczycieli dyplomowanych informacji z Krajowego Rejestru Karnego obowiązek wynika z art.10 ust. 8a ustawy Karta Nauczyciela. 4. Wypłacie nagrody jubileuszowej na podstawie błędnie naliczonego okresu pracy. 5. Poprawianiu błędów w zapisach w sposób niezgodny z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. Nr 152 poz. 1223 z roku 2009 ze zm.). 6. Zawyżaniu obrotów na koncie 130 -,,Rachunek bieżący jednostek budżetowych. 7. Nieutworzeniu 140 -,,Środki pieniężne w drodze. 8. Nieutworzeniu oddzielnych paczek dokumentów do księgowania ZFŚS, są one księgowane z rachunkiem dochodów i wydatków jednostki. 9. Niedostosowaniu czynszów za najem do warunków rynkowych. 10. Nieprawidłowym prowadzeniu kart ewidencji wyposażenia pracowników. 3
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2010 i 2011 roku. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe z okresu październik grudzień 2010 roku oraz styczeń marzec 2011 roku tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, umowy najmu pomieszczeń, urządzenia księgowe, plany finansowe i sprawozdania budżetowe (sprawozdania Rb 28S i Rb 27S za okres od 01.10.2010 r. do 31.12.2010 r. oraz za okres od 01.01.2011 r. do 31.03.2011 r. załącznik nr 1). 1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.10.2010 r. (WB nr 153/2010) 2.823,40 zł 1.1.1. Wpływy za miesiąc październik, listopad i grudzień 2010 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego 1.209.235,72 zł 2) odsetki bankowe 0,41 zł 3) przelewy na rachunek bankowy z tytułu najmu, w tym: - garaży 1.140,00 zł - pływalni 26.075,02 zł - sal lekcyjnych 15.719,20 zł - sali gimnastycznej 7.445,00 zł - auli 180,00 zł - kuchni 4.500,00 zł - użytkowanie stołówki 180,60 zł - dzierżawa pomieszczeń 2.160,00 zł - refaktura mediów 4.517,47 zł 4) zmniejszenie odpisu ZFŚS 356,00 zł 5) zwrot mylnie przekazanej kwoty na PIT-4 i PIT-8A 3.109,00 zł 6) odsetki za nieterminowe wpłaty 36,20 zł Ogółem wpływy: 1.274.654,62 zł 1.1.2. Rozchody za miesiąc październik, listopad, grudzień 2010 roku stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 1.527,63 zł 2) zrealizowane czeki 81.966,18 zł 3) składki na ubezpieczenia społeczne 216.983,29 zł 4) składki na ubezpieczenie zdrowotne 60.520,61 zł 5) składki na FP 18.498,73 zł 6) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych 64.738,00 zł 7) przekazany podatek VAT-7 580,00 zł 7) przekazanie dochodów do budżetu 64.421,57 zł 8) zwrot środków na wydatki budżetowe do UM 2.025,00 zł 9) zapłacone faktury w tym: - monitorowanie obiektu 817,40 zł - za energię cieplną 115.732,62 zł 4
- za energię elektryczną 55.179,21 zł - za rozmowy telefoniczne i internet 1.693,45 zł - opłata za wodę, ścieki 11.828,93 zł - opłata za gaz 1.172,35 zł - czynsz za butlę z gazem 129,89 zł - prenumerata prasy i poradników fachowych 650,86 zł - opłata za wywóz śmieci 4.706,08 zł - zakup materiałów do drobnych napraw 4.246,41 zł - środki czystości 3.580,99 zł - środki do uzdatniania wody 5.293,00 zł - badania profilaktyczne pracowników 1.636,00 zł - zakup materiałów dydaktycznych 71,96 zł - szkolenia 5.580,00 zł - akcesoria komputerowe 890,10 zł - naprawa monitora w sali komputerowej 90,00 zł - tablice do oznakowania budynku 41,47 zł - przegląd, konserwacja i zakup tonerów do kserokopiarki 1.522,56 zł - usługa stolarska 2.800,00 zł - instalacja rur kanalizacyjnych 328,00 zł - instrukcja bezpieczeństwa pożarowego 1.830,00 zł - pomiary elektryczne basenu i wentylatorowi 1.171,20 zł - dziennik indywidualnego nauczania 62,22 zł - zakup kredy, baterii, płyt CD 175,67 zł - zakup herbaty dla pracowników 729,42 zł - zakup soli do zabezpieczenia dojść do budynku 308,90 zł - dozór techniczny urządzeń i filtrów pod niecką basenową 1.663,59 zł - ubezpieczenie osadzonych zatrudnionych do prac porządkowo gospodarczych 49,92 zł - opłata za wydanie blankietu czeków 20,00 zł 10) wynagrodzenia pracowników 450.982,50 zł 11) nagrody DEN 17.100,59 zł 12) potrącenia z list płac w tym: - składki członkowskie ZNP 1.482,06 zł - składki PZU 8.842,00 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej 33.307,12 zł - spłata pożyczki KZP 22.290,00 zł - składki członkowskie Solidarność NSZZ 722,25 zł - składki Commercial Union III filar 1.639,29 zł - składki Commercial Union 2.340,00 zł 14) zasiłek zdrowotny dla nauczyciela 400,00 zł 15) omyłkowo zapłacony PIT-4 i PIT-8A 3.109,00 zł Ogółem rozchody: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2010 r. (WB nr 205/2010) 1. 277. 478,02 zł 0,00 zł 5
1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.10.2010 r. (RK nr 17 za okres 01 31.10.2010 r.) 0,00 zł 1.2.1. Na przychody składały się: - wpłaty gotówki do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę Razem: 81. 966,18 zł 81. 966,18 zł 1.2.2. Na rozchody składały się: - wynagrodzenie pracowników 45.711,07 zł - nagrody DEN 1.860,59 zł - dopłata do czesnego 600,00 zł - zakup znaczków pocztowych, opłaty pocztowe, bilety MZK 901,20 zł - zakup odzieży i obuwia BHP 100,00 zł - transport płyt do wymiany blatów w ławkach szkolnych 68,00 zł - zwrot kosztów podróży uczniów na konkursy 79,08 zł - zakup okularów korekcyjnych 1.120,00 zł - badania okresowe 605,00 zł - zakup akcesoriów komputerowych 45,70 zł - pieczątki 8,00 zł - stypendia szkolne 24.328,00 zł - dofinansowanie podręczników szkolnych 6.079,72zł - zwrot kosztów podróży służbowych 186,42 zł - środki czystości 64,00 zł - przewóz taksówką gotówki z banku do szkoły 9,40 zł - usługa kontroli instalacji gazowej 200,00 zł Razem: 81. 966,18 zł Stan środków w kasie na dzień 31.12.2010 r. ( RK nr 21 za okres 08-31.12.2010 r. ) 0,00 zł 1.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień 31.12.2010 r. wynosiło po stronie Wn 0,00 zł Obroty październik grudzień + BO Saldo na dzień 31.12.2010 r. 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 81.966,18 81.966,18 294.754,56 294.754,56 - - Saldo jest zgodne z RK nr 21 za okres 08-31.12.2010 roku. 6
2) Saldo 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych na dzień 31.12.2010 r. wynosiło po stronie Wn 0,00 zł Obroty październik - grudzień Saldo na dzień 31.12.2010 r. 130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.274.777,24 1.277.600,64 4.871.594,34 4.871.594,34 - - Saldo jest zgodne z WB nr 205/2010 z dnia 31.12.2010 roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki i roszczenia na dzień 31.12.2010 r. wynosiło po stronie Ma 93. 520,70 zł Obroty październik grudzień Saldo na dzień 31.12.2010 r. 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 223 982,20 268 412,71 707.318,98 800.839,68-93.520,70 Saldo stanowią faktury, które pozostały do zapłacenia: - FV 9769/G/10 z dnia 30-12-2010 r. (ochrona danych), termin płatności 09-01-2011 r., zapłacono część 31-12-2010 r. 415,84 zł. Pozostało: 83,56zł - FV 003272/S20/2010 z dnia 31-12-2010 r. MPGK, termin płatności 21-01-2011 r., zapłacono część 30-12-2010 r. 141,21 zł. Pozostało: 1. 013,91 zł - FV FV/C/5549/12/10 z dnia 04-01-2010 r. PEC, termin płatności 20-01-2011 r. 64. 613,68 zł - FV 4360072147 z dnia 31-12-2010r. ENEA, termin płatności 20-01-2011 r. 8. 272,26 zł - FV 4360072080 z dnia 30-12-2010r. ENEA, termin płatności 20-01-2011 r. 10. 790,71 zł - FV 4 172 255 606 z dnia 31-12-2010 r. Linde Gaz Polska Sp. Z o.o., termin płatności 21-01-2011 r. 44,25 zł - FV 2010/12/012146/SP/1 z dnia 31-12-2010 r. (ochrona danych), termin płatności 18-01-2011 r. 61,00 zł - FV 009803/S10/2010 z dnia 31-12-2010 r. MPGK, termin płatności 21-01-2011 r. 8. 641,33 zł 3) Saldo 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2010 r. wynosiło po stronie Wn 2. 477,00 zł Obroty październik grudzień Saldo na dzień 31.12.2010 r. 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 56.591,50 61.953,49 135.904,04 133.427,04 2.477,00 - Saldo stanowią nie wpłacone należności: - FV 256/10 z dnia 20-12-2010 r. 900,00 zł - FV 1/11 z dnia 03-01-2010 r. 675,00 zł 7
- FV 258/10 z dnia 21-12-2010 r. 850,00 zł - FV 2/11 z dnia 03-01-2011 r. 52,00 zł 3) Saldo 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień 31.12.2010 r. wynosiło po stronie Wn 0,00 zł Obroty październik grudzień Saldo na dzień 31.12.2010 r. 222 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 64.421,57 129.501,17 129.501,17 129.501,17 - - 4) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 31.12.2010 r. wynosiło po stronie Ma 0,00 zł Obroty październik - grudzień początku roku Saldo na dzień 31.12.2010 r. 223 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 4.732.979,72 1.209.235,72 4.732.979,72 4.732.979,72 - - 5) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień 31.12.2010 r. wynosiło po stronie Ma 19.903,00 zł Obroty październik - grudzień Saldo na dzień 31.12.2010 r. 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 65.712,00 61.132,00 244.562,00 264.465,00-19.903,00 Saldo stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT 4 za grudzień 2010 roku. 6) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 31.12.2010 r. wynosiło po stronie Ma 107. 920,53 zł Obroty październik - grudzień Saldo na dzień 31.12.2010r. 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 324.993,48 343.431,25 1.186.549,07 1.294.469,60-107.920,53 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za grudzień 2010 roku. 7) Zespół kont 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie na dzień 31.12.2010 r. wynosiło po stronie Wn 0,00 zł 8
Obroty październik - grudzień Saldo na dzień 31.12.2010 r. 4 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.508.042,93 4.899.850,95 4.899.850,95 4.899.850,95 - - 1.4. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2011 r. (WB nr 1/2011) 0,00 zł 1.4.1. Wpływy za miesiąc styczeń, luty, marzec 2011 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego 1. 593. 000,00 zł 2) odsetki bankowe 0,89 zł 3) dochody budżetowe 2. 477,00 zł 4) omyłkowo zapłacone faktury 585,00 zł Ogółem wpływy: 1. 596. 062,89 zł 1.4.2. Rozchody za miesiąc styczeń, luty, marzec 2011 roku stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 1. 467,74 zł 2) zrealizowane czeki 63. 374,02 zł 3) składki na ubezpieczenia społeczne 166. 949,24 zł 4) składki na ubezpieczenie zdrowotne 59. 665,82 zł 5) składki na FP 17. 149,30 zł 6) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych 60. 475,00 zł 7) przekazanie dochodów do budżetu 2. 626,98 zł 8) zapłacone faktury w tym: - monitorowanie obiektu 380,80 zł - za energię cieplną 175. 185,57 zł - za energię elektryczną 56. 829,68 zł - za rozmowy telefoniczne i internet 1. 659,63 zł - opłata za wodę, ścieki 16. 429,95 zł - opłata za gaz 313,13 zł - czynsz za butlę z gazem 131,34 zł - prenumerata prasy i poradników fachowych 833,54 zł - opłata za wywóz śmieci 3. 139,99 zł - zakup materiałów do drobnych napraw 235,55 zł - środki czystości 2. 219,34 zł - środki do uzdatniania wody 6. 443,08 zł - szkolenia nauczycieli 1. 446,60 zł - tusze, tonery do drukarek szkolnych 854,86 zł - opłata roczna za dozór techniczny 451,20 zł - aktualizacja kodów elektronicznych 43,05 zł - odnowienie certyfikatu kwalifikowanego 159,90 zł 9
- utrzymanie adresu internetowego szkoły 131,61 zł - abonament RTV za 2011 rok 188,30 zł - ubezpieczenie osadzonych zatrudnionych do prac porządkowo gospodarczych 34,00 zł 9) omyłkowo zapłacone FV, przekazane na rachunek dochodów 585,00 zł 10) wynagrodzenia pracowników 469. 173,98 zł 11) dodatkowe wynagrodzenie roczne 153. 729,87 zł 12) zasiłek zdrowotny dla nauczyciela 400,00 zł 13) odpis na ZFŚS 81. 000,00 zł 14) odpis na ZFŚS emeryci 40. 091,00 zł 15) potrącenia z list płac w tym: - składki członkowskie ZNP 1. 458,23 zł - składki PZU 9. 603,00 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej 34. 889,55 zł - spłata pożyczki KZP 22. 370,00 zł - składki członkowskie Solidarność NSZZ 722,25 zł - składki Commercial Union III filar 1. 639,29 zł - składki Commercial Union 2. 340,00 zł Ogółem rozchody: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.03.2011 r. (WB nr 37/2011) 1.5. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2011 r. (RK nr 1 za okres 01-21.01.2011 r.) 1. 456. 821,39 zł 139. 241,50 zł 0,00 zł 1.5.1. Na przychody składały się: - wpłaty gotówki do kasy z tytułu zrealizowanych czeków Razem: 63. 374,02 zł 63. 374,02zł 1.5.2. Na rozchody składały się: - wynagrodzenie pracowników 44. 748,39 zł - dodatkowe wynagrodzenie roczne 13. 580,43 zł - nagrody jubileuszowe 1. 774,00 zł - dopłata do czesnego 600,00 zł - zakup znaczków pocztowych, opłaty pocztowe, bilety MZK 742,65 zł - zwrot kosztów podróży uczniów na konkursy 161,90 zł - ekwiwalent dla nauczycieli wychowania fizycznego 1. 080,00 zł - pieczątki 10,00 zł - stypendia szkolne 420,00 zł - zwrot kosztów podróży służbowych 244,04 zł - ksero planów lekcji 12,61 zł 10
Razem: 63. 374,02 zł Stan środków w kasie na dzień 31.03.2011 r. ( RK nr 5 za okres 16-30.03.2011 r. ) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach ( dekretacja ) brak podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Nie wszystkie faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu. Były sprawdzone pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy szkoły w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy o rachunkowości (j.t.: Dz. U. Nr 152 poz. 1223 z roku 2009 ze zm.). 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Błędy na dokumentach księgowych poprawiane są w sposób niezgodny z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t.: Dz. U. Nr 152 poz. 1223 z roku 2009 ze zm.). 8. Cena za wynajem garaży w opinii kontrolujących jest zbyt niska w porównaniu z cenami rynkowymi za wynajem garaży w mieście Stargardzie. 9. Na koncie 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych, stwierdzono zawyżanie obrotów o wynagrodzenie płatnika, co jest niezgodne z Polityką rachunkowości jednostki, w której zapisano, iż zapisy na tym koncie są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem (wyjaśnienie stanowi załącznik nr 2). W miesiącu październiku dodatkowo stwierdzono niezgodność obrotów o kwotę zmniejszonego odpisu ZFŚS, który zaksięgowano jako pomniejszenie wydatków, zamiast powiększenie dochodów. W miesiącu listopadzie obroty na koncie bankowym ujęte w księgach rachunkowych, są niezgodne z obrotami wyciągów bankowych o kwotę 254,35 zł zaksięgowanej na koncie 130, opisanym jako saldo kasowe (wyjaśnienie dotyczące salda kasowego stanowi 11
załącznik nr 3). 10. W Zakładowym Planie Kont nie utworzono 140 Środki pieniężne w drodze. 11. Sprawozdania budżetowe w badanym okresie sporządzone były poprawnie w oparciu o ewidencję księgową. 1.6. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie Wn 0,00 zł B.O. + BO Saldo na dzień 31.03.2011 r. 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 63.374,02 63.374,02 - - Saldo jest zgodne z RK nr 5 za okres 16-31.03.2011 roku. 2) Saldo 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie Wn 139. 241,50 zł B.O. początku roku Saldo na dzień 31.03.2011 r. 130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 1.596.284,57 1.457.043,07 139.241,50 - Saldo jest zgodne z WB nr 37/2011 z dnia 29-31.03.2011 roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki i roszczenia na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie Ma 79. 164,86 zł B.O. początku roku Saldo na dzień 31.03.2011 r. 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 267.162,36 346.327,22 79.164,86 - Saldo stanowią faktury, które pozostały do zapłacenia: - FV 007606/S10/2011 z dnia 22-03-2011, termin płatności 12-04-2011 MPGK 12.413,73 zł - FV FV/C/1247/03/11 z dnia 04-04-2011, termin płatności 20-04-2011 PEC 48.648,49 zł - FV 4360074620 z dnia 31-03-2011, termin płatności 20-04-2011 ENEA 18.102,64 zł. 3) Saldo 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie Wn 2. 626,98 zł B.O. Saldo na dzień 31.03.2011 r. 222 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 2.626,98-2.626,98-12
Saldo stanowią przekazane dochody budżetowe. 4) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie Ma 1. 593. 000,00 zł B.O. Saldo na dzień 31.03.2011 r. 223 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - - 1.593.000,00-1.593.000,00 Saldo stanowią otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego. 5) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie Ma 41. 143,00 zł B.O. Saldo na dzień 31.03.2011 r. 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 60.863,00 102.006,00-41.143,00 Saldo stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT 4 za marzec 2011roku. 6) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie Ma 185. 218,80 zł B.O. Saldo na dzień 31.03.2011 r. 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 274.744,16 459.962,96-185.218,80 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za marzec 2011 roku. 7) Zespół kont 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie Wn 1. 296. 878,84 zł B.O. Saldo na dzień 31.03.2011 r. 4 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 1.296.878,84-1.296.878,84 - Na saldo zespołu kont 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie składały się: 401 Zużycie materiałów i energii 232.811,85 zł 402 Usługi obce 20.428,74 zł 13
404 Wynagrodzenia 782.608,75 zł 405 Ubezpieczenia i inne świadczenia 259.208,87 zł 409 Pozostałe koszty rodzajowe 1.400,63 zł 410,,Inne świadczenia finansowane z budżetu 420,00 zł 1.7. Rachunek dochodów i wydatków Gimnazjum nr 4. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe z lutego 2011 roku tj.: wyciągi bankowe, faktury VAT, umowy najmu pomieszczeń, urządzenia księgowe, plany finansowe na 2011 r. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.02.2011 r. (WB nr 0011/2011) 437,01 zł 1.7.1. Wpływy za miesiąc luty 2011 roku stanowiły: 1) czynsz za wynajem pomieszczeń, sali gimnastycznej, basenu, garaży 19. 063,09 zł 2) odsetki bankowe 0,06 zł Ogółem wpływy: 19. 063,15 zł 1.7.2. Rozchody za miesiąc październik, listopad, grudzień 2010 roku stanowiły: 1) zapłacony podatek VAT 7 294,00 zł 2) materiały do remontów 971,93 zł 3) opłaty bankowe 10,00 zł Ogółem rozchody: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 28.02.2011 r. (WB nr 0021/2011) 1. 275,93 zł 18. 224,23 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja ) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 2. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 3. Faktury sprzedaży sporządzono w sposób prawidłowy. Wpłaty za wynajem dokonywane w terminach właściwych, a za opóźnienie naliczano odsetki za zwłokę doliczane do następnej faktury. 4. Ewidencja analityczna 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych - prowadzona poprawnie. 14
5. Wysokość czynszu za wynajem (np.: za wynajem garażu murowanego 60,00 zł) będącym dochodem rachunku dochodów jednostki, w opinii kontrolujących nie jest dostosowana do warunków rynkowych. 6. W zawartych umowach najmu nie wskazano okresów rozliczeniowych (np.: miesięcznych), za które są naliczane należności. 1.8. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 2) Saldo 132 Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych na dzień 28.02.2011 r. wynosiło po stronie Wn 18. 224,23 zł Obroty w okresie 01-28.02.2011 Saldo na dzień 28.02.2011 r. 132 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 19.063,15 1.275,93 21.716,16 3.491,93 18.224,23 - Saldo jest zgodne z WB nr 000021/2011 z dnia 24-28.02.2011 roku. 3) Saldo 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych na dzień 28.02.2011 r. wynosiło po stronie Wn 13. 798,14 zł Obroty w okresie 01-28.02.2011 Saldo na dzień 28.02.2011 r. 221 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 13.898,24 18.914,09 35.312,23 21.514,09 13.798,14 - Saldo stanowią naliczone należności za wynajem pomieszczeń. 8) Zespół kont 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie na dzień 28.02.2011 r. wynosiło po stronie Wn 657. 545,47 zł Obroty w okresie 01-28.02.2011 Saldo na dzień 28.02.2011 r. 4 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 981.93-3.197,93-3.197,93 - Na saldo zespołu kont 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie składały się: 401 Zużycie materiałów i energii 971,93 zł 402 Usługi obce 2.226,00 zł 15
2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w wybranych okresach 2010 i 2011 roku oraz prowadzenie akt osobowych. Szczegółowej kontroli poddano sposób wynagradzania pracowników w IV kwartale 2010 roku oraz I kwartale 2011 roku. Temat ten zbadano w oparciu o: 1. Ustawę z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (jt.: Dz. U. z 2006 r. Nr 674 poz. 97 ze zm.). 2. Ustawę o systemie oświaty z dnia 07 września 1991 r. (jt.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 ze zm.). 3. Uchwałę Nr XXIX/325/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie ustalenia w drodze regulaminu, wysokości i zasad przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego niektórych nauczycieli oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowowychowawczej prowadzonych przez Gminę - Miasto Stargard Szczeciński. 4. Uchwałę Nr XXIX/326/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie określenia najniższego wynagrodzenia i wartości punktu dla ustalenia miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo wychowawczej prowadzonych przez Gminę-Miasto Stargard Szczeciński. 5. Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 r. oraz protokoły dodatkowe. 6. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.). 7. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 roku, Nr 180, poz. 1860 ze zm.). 8. Akta osobowe 24 pracowników Gimnazjum nr 4 (w tym umowy o pracę, kolejne angaże zawierające wymiar zatrudnienia, wymiar wynagrodzenia, dodatek za wysługę lat, dodatek motywacyjny, dodatek za wychowawstwo, dodatek za opiekuna stażu, dodatek funkcyjny) 9. Listy płac za okres październik - grudzień 2010 r. i styczeń marzec 2011r., 10. Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim Zarządzenie Dyrektora nr 7/2010 z dnia 01.09.2010 r. Szczegółowe zestawienie ilości zatrudnionych osób w Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim na dzień 31.12.2010 r. oraz na dzień 03.03.2011 r., z podziałem na poszczególne grupy zawodowe (nauczyciele, administracja i obsługa oraz ilość etatów) zawarto w załączniku nr 4. Szczegółowy plan i wykorzystanie funduszu wynagrodzeń oraz funduszu premiowego za okres od 01.01. do 31.12.2010 roku oraz za okres od 01.01. do 31.03.2011 r. przedstawia załącznik nr 5. 16
Terminowość odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-4) w IV kwartale 2010 r. oraz w I kwartale 2011 r. przedstawiają zestawienia stanowiące załącznik nr 6. W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe 24 pracowników, co stanowi 28% zatrudnionych na dzień 31.03.2011 r. Sprawdzono następujące akta osobowe: - Akta osobowe nr 66 główna księgowa, - Akta osobowe nr 85 sekretarz szkoły, - Akta osobowe nr 12 kierownik administracyjno gospodarczy, - Akta osobowe nr 62 pracownik obsługi, - Akta osobowe nr 91 pracownik obsługi, - Akta osobowe nr 20 pracownik obsługi, - Akta osobowe nr 34 pracownik obsługi, - Akta osobowe nr 78 nauczyciel dyplomowany, - Akta osobowe nr 69 nauczyciel dyplomowany, - Akta osobowe nr 56 nauczyciel dyplomowany, - Akta osobowe nr 20 nauczyciel dyplomowany, - Akta osobowe nr 136 nauczyciel mianowany, - Akta osobowe nr 122 nauczyciel mianowany, - Akta osobowe nr 71 nauczyciel mianowany, - Akta osobowe nr 81 nauczyciel mianowany, - Akta osobowe nr 82 nauczyciel mianowany, - Akta osobowe nr 61 nauczyciel mianowany, - Akta osobowe nr 169 nauczyciel stażysta, - Akta osobowe nr 168 nauczyciel stażysta, - Akta osobowe nr 146 nauczyciel kontraktowy, - Akta osobowe nr 6 nauczyciel kontraktowy, - Akta osobowe nr 158 nauczyciel kontraktowy, - Akta osobowe nr 144 nauczyciel stażysta, - Akta osobowe nr 160 nauczyciel kontraktowy. Kontroli poddano akta osobowe, umowy o pracę, listy wypłat wynagrodzeń, karty wynagrodzeń pracowników, wykazy premii i porównano z w/w aktami prawnymi i stwierdzono że: a) Oddzielnie sporządza się listy płac dla administracji, obsługi, nauczycieli gimnazjum, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, zasiłki ZUS. b) Listy płac w badanym okresie sporządzał specjalista ds. płac, sprawdzał Główny Księgowy a zatwierdzał Dyrektor Gimnazjum nr 4. c) Wykazy godzin ponadwymiarowych nauczycieli za IV kwartał 2010 roku oraz za I kwartał 2011 roku były sporządzane i podpisywane przez starszego księgowego. d) Premie dla pracowników administracji i obsługi za IV kwartał 2010 roku oraz za I kwartał 2011 były naliczane i wypłacane na podstawie cytowanego wyżej regulaminu (wykaz premii sporządza kierownik administracyjno-gospodarczy, a zatwierdza Dyrektor). 17
e) Naliczenie podstawy do zasiłku chorobowego generowano z programu płacowego Personal 88 zgodnie z art. 38 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2010r. Nr 77, poz. 512 ze zm.). f) W indywidualnych kartach wynagrodzeń pracowników nie wyszczególniono składników wynagrodzeń, tj.: wynagrodzenia zasadniczego, premii, stażu pracy, dodatków do wynagrodzenia, itd. g) Każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych, dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C) i ujmowane w wykazie zgodnie z cyt. wyżej Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych tj.: - część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, - część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP oraz przeciwpożarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach, premiach, - część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, h) W kontrolowanych aktach osobowych brak oświadczeń pracowników upoważniających do dokonywania przelewów wynagrodzeń na wskazane przez nich rachunki bankowe, i) W niektórych aktach osobowych stwierdzono uchybienia dotyczące nie przestrzegania cyt. wyżej Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy w następującym zakresie: - nauczyciel zatrudniony w 2008 r., (akta osobowe nr 158), nie przeszedł szkolenia okresowego w wymaganym terminie, tzn. w ciągu 12 miesięcy od szkolenia wstępnego, - w aktach osobowych nr 160 brak dokumentu potwierdzającego odbycie szkolenia wstępnego (oraz przekroczono wyznaczony termin badania okresowego pracownika: jest 22.10.2010 r., winno być do 25.08.2010 r., powyższe uregulowano w art. 229 4 Kodeksu pracy jt.: Dz. U. z 1998 r., Nr 21 poz. 94 ze zm.), - szkolenia okresowe BHP dla pracowników są przeprowadzane rzadziej, niż jest to określono w 15.2 cyt. rozporządzenia. j) W niektórych aktach osobowych stwierdzono uchybienia dotyczące nieprzestrzegania ustawy Karta Nauczyciela z dnia 26 stycznia 1982 r. w następującym zakresie: - nie przekształcono stosunku pracy nawiązanego na podstawie umów o pracę z nauczycielami mianowanymi i nauczycielami dyplomowanymi w stosunek pracy na podstawie mianowania, co wynika z art. 10 ust. 5, 5a, 5b cyt. ustawy, - nauczyciele mianowani i nauczyciele dyplomowani nie posiadają w aktach osobowych informacji z Krajowego Rejestru Karnego obowiązek wynika z art.10 ust. 8a cyt. ustawy. 18
k) Na podstawie akt osobowych nr 85 stwierdzono, że w dniu 28.05.2010 r. dokonano wypłaty nagrody jubileuszowej w wysokości 2.191,00 zł - podstawą wypłaty był błędnie naliczony okres pracy uprawniający do nagrody jubileuszowej. Szczegółowe zasady wypłaty nagród jubileuszowych zawarte są w art. 16 cyt. Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 r. oraz w protokołach dodatkowych. Wyjaśnienie kierownika administracyjno gospodarczego stanowi załącznik nr 7. l) Sprawdzono karty ewidencji wyposażenia pracowników, na których ewidencjonowane są kolejne przydziały odzieży i środków ochrony indywidualnej na kartach brak podpisów pracowników stwierdzających odbiór powyższych. Zasady oraz tabele przydziału odzieży i środków ochrony indywidualnej oraz ustalenie cen/ekwiwalentu za odzież (aktualizowane w kolejnych latach) zawarte są w Regulaminie pracy z dnia 07.01.2008 r. 19
Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 15 czerwca 2011 roku. Dyrektor Gimnazjum Nr 4 Jolanta Faryńska została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek:......... Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do:......... które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński... 2011roku. 20