Protokół z kontroli problemowej w Młodzieżowym Domu Kultury

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Młodzieżowym Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli - do użytku zewnętrznego - i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Młodzieżowym Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 06 marca 2013 roku roku do 18 marca 2013 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upoważnienia nr 10/2013 z dnia roku Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach. 2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Dyrektorem Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim jest Elżbieta Szumska, powołana Zarządzeniem nr 455/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 10 grudnia 2008 roku w sprawie w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora MDK w Stargardzie Szczecińskim, na okres od 01 stycznia 2009 roku do 31 sierpnia 2013 roku. Główną Księgową w Młodzieżowym Domu Kultury jest Barbara Nowacka zatrudniona od dnia 28 sierpnia 2007 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Podczas kontroli wyjaśnień udzielały: 1. Elżbieta Szumska - Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury 2. Barbara Nowacka - Główna Księgowa 2

3 Podstawy formalno - prawne funkcjonowania jednostki: 1. Statut Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim. 2. Regulamin pracy Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim. 3. Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z pózn. zm.). 4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z pózn. zm.). 5. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z pózn. zm.). 6. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z pózn. zm.). 7. Ustawa z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz z pózn. zm.). 8. Protokół dodatkowy Nr 2 zawarty dnia 19 stycznia 2010 r. do Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 r. 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za II półrocze. BUDŻET Na podstawie Zarządzenia nr 09/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 10 stycznia w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2012 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim. Plan po zmianach (ostatnia z dnia 27 grudnia ) Prezydent Miasta zatwierdził uchwałą Rady Miejskiej Nr 511/2012 z dnia 27 grudnia. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2012 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za II półrocze. Ogółem wydatki budżetowe Młodzieżowego Domu Kultury za II półrocze osiągnęły poziom ,25 złotych, co stanowiło 46,27% ogółu zaplanowanych wydatków na 2012 rok. Największa kwota, tj.: ,26 złotych przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne, stanowiąc 92,44% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycją wydatków był zakup usług w kwocie ,06 złotych, stanowiąc 4,86% ogólnych wydatków w tym okresie. Kolejną pozycją był odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie ,00 złotych, stanowiący 2,23% ogólnych wydatków w tym okresie, a podróże służbowe i wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń w kwocie 2.684,93 złotych stanowiły 0,47% ogólnych wydatków w badanym okresie. 3

4 Plan na 2012 rok (w zł) Wydatki za II półrocze 2012 roku (w zł) Dział Edukacyjna opieka wychowawcza , ,25 46,27 Rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego , ,95 46, wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzenia 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do Internetu 4360 opłata z tytułu usług telekomunikacyjnych komórkowych 4370 opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych stacjonarnych 4410 podróże służbowe krajowe 4440 odpis na ZFŚS , , , , , , ,00 462,00 748, , , , , , , , , , ,46 51,70 70, ,75 184,50 663, , ,22 933, ,69 636, ,00 % 44,62 51,49 47,76 47,26 5,11 6,56 30,84 39,94 88,64 33,29 62,17 60,88 54,39 46,39 27,61 Rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli zakup usług pozostałych Rozdział Pozostała działalność 9.154, ,30 33, wynagrodzenia osobowe pracowników 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4440 odpis na ZFŚS ,00 64, , ,60 63, ,91 99,53 Ogółem , ,25 46,27 Plan dochodów budżetowych na 2012 rok i wykonanie. Wyszczególnienie Plan na 2012 rok (w zł) Wykonanie za II półrocze 2012 roku (w zł) Rozdział ,61 35,93 Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów 28 % 0, ,71 Ogółem ,61 35, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 67/2012) ,47 zł Wpływy za II półrocze stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego - WB nr 68/2012 z dnia r zł - WB nr 70/2012 za okres od r zł - WB nr 71/2012 za okres od r zł - WB nr 74/2012 za okres od r zł 4

5 - WB nr 76/2012 z dnia r zł - WB nr 79/2012 za okres od r zł - WB nr 81/2012 za okres od r zł - WB nr 83/2012 z dnia r zł - WB nr 85/2012 za okres od r zł - WB nr 87/2012 za okres od r zł - WB nr 88/2012 z dnia r zł - WB nr 92/2012 z dnia r zł - WB nr 94/2012 za okres od r zł - WB nr 98/2012 za okres od r zł - WB nr 100/2012 za okres od r zł - WB nr 102/2012 za okres od r zł - WB nr 106/2012 z dnia r zł - WB nr 108/2012 z dnia r zł - WB nr 110/2012 za okres od r zł - WB nr 111/2012 za okres od r zł - WB nr 113/2012 za okres od r ,00 zł Razem: ,00 zł 2) odsetki bankowe 0,61 zł 3) korekta banku - zwrot 29,25 zł 4) zwrot wynagrodzenia 41,21 zł Ogółem wpływy ,07 zł Rozchody za II półrocze stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 1.943,30 zł 2) zrealizowane czeki ,48 zł 3) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne ,03 zł 4) przekazany podatek PIT ,00 zł 5) przekazanie dochodów budżetowych do Urzędu Miejskiego 2.929,83 zł 6) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ,00 zł 7) wynagrodzenia pracowników ,80 zł 8) potrącenia z list płac w tym: - składki na PZU-Życie 5.394,60 zł - składki członkowskie na ZNP 358,20 zł - spłata pożyczek mieszkaniowych zł - spłata pożyczek na KZP zł - składki członkowskie na NSZZ Solidarność 793,95 zł 9) monitoring obiektu 541,20 zł 10) energia cieplna ,54 zł 11) energia elektryczna 2.518,98 zł 12) opłata za gaz 43,22 zł 13) zakup usług dostępu do sieci Internet 1.039,35 zł 14) opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej 823,12 zł 15) opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 2.183,53 zł 5

6 16) dostarczanie wody 283,12 zł 17) odprowadzanie ścieków 748,76 zł 18) wywóz odpadów 2.101,08 zł 19) abonament za konserwację monitoringu obiektu 184,50 zł 20) opłata za przewóz środków płatniczych 92,25 zł 21) woda EDEN 587,94 zł 22) abonament za uzytkowanie serwera strony internetowej 369,00 zł 23) dopłata do abonamentu RTV 1,26 zł 24) badania lekarskie pracowników 159,00 zł 25) szkolenie Rady Pedagogicznej 85 zł 26) warsztaty taneczne 38 zł 27) przedłużenie domeny internetowej za 2012 rok 61,50 zł Ogółem rozchody ,54 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 118/2012) zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień r. zł Kontrolą objęto raporty kasowe za II półrocze : - RK nr 9/2012 za okres od r. - RK nr 10/2012 za okres od r. - RK nr 11/2012 z dnia r. - RK nr 12/2012 za okres od r. - RK nr 13/2012 za okres od r. - RK nr 14/2012 za okres od r. - RK nr 15/2012 za okres od r. Na przychody składały się: - wpłaty gotówki z banku do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę ,48 zł - zwrot wynagrodzenia 41,21 zł Razem: ,69 zł Na rozchody składały się: - wypłacone wynagrodzenie ,81 zł - wpłata do banku 41,21 zł - zakup butów treningowych dla nauczyciela 24 zł - dofinansowanie do doskonalenia zawodowego nauczycieli 1.77 zł - zakup odzieży ochronnej 69,00 zł - badania lekarskie pracowników 504,00 zł - zwrot wydatków za zakup okularów 25 zł - wyrób pieczątek 81,18 zł - środki czystości dla pracowników 483,34 zł - wypłata ekwiwalentu za używanie odzieży 333,73 zł - wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży 84,00 zł - opłaty bankowe 2,50 zł - zakup usług dostępu do sieci Internet 207,87 zł 6

7 - opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 43,05 zł Razem: ,69 zł Stan środków na dzień r. (RK nr 15/2012 za okres od r.) zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj. faktury, dowody Kasa Przyjmie i Kasa Wypłaci. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy Młodzieżowego Domu Kultury w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Dochody budżetowe odprowadzane były na rachunek budżetu Miasta w terminie do dnia 10-tego każdego miesiąca. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy Młodzieżowego Domu Kultury przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota ( zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota ( zł) 73/ r ,29 9/2012 KP 19/ r ,29 74/ r. 24 9/2012 KP 20/ r / r ,59 10/2012 KP 22/ r ,59 81/ r. 272,00 10/2012 KP 23/ r. 272,00 87/ r ,22 11/2012 KP 24/ r ,22 96/ r ,82 12/2012 KP 25/ r ,82 100/ r ,22 12/2012 KP 26/ r ,22 103/ r /2012 KP 27/ r / r /2012 KP 28/ r / r ,70 13/2012 KP 29/ r ,70 111/ r. 580,78 14/2012 KP 30/ r. 580,78 116/ r ,57 15/2012 KP 32/ r ,57 117/ r. 389,29 15/2012 KP 33/ r. 389,29 7

8 8. Terminowość odprowadzania składek ZUS za lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec / r. Sierpień / r. Wrzesień / r. Październik / r. Listopad / r. Grudzień / r. 9. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych za lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec / r. Sierpień / r. Wrzesień / r. Październik / r. Listopad / r. Grudzień / r Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło: zł 101 Obroty za II półrocze , , , , Saldo jest zgodne z RK nr 15/2012 za okres od ) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień wynosiło po stronie: Wn zł 130 Obroty za II półrocze , , , , Saldo jest zgodne z WB nr 118/2012 za okres od ) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień r. wynosiło po stronie: Ma 5.579,36 zł 201 Obroty za II półrocze r , , , , ,36 8

9 Saldo stanowią: - (ochrona danych) 92,25 zł - (ochrona danych) 87,33 zł - (ochrona danych) 92,25 zł - (ochrona danych) 285,31 zł - (ochrona danych) 4.937,10 zł - (ochrona danych) (4x21,28 zł) 85,12 zł Razem: 5.579,36 zł 4) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień wynosiło po stronie: Ma 5.143,00 zł 225 Obroty za II półrocze , , , ,00 Saldo stanowi zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT - 4 za grudzień. Podatek w kwocie 5.143,00 zł odprowadzony do Urzędu Skarbowego dnia r. (WB nr 5/2013). 5) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne na dzień wynosiło po stronie: Ma ,69 zł 229 Obroty za II półrocze , , , , ,69 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za grudzień odprowadzonych do ZUS dnia roku (WB nr 2/2013). 6) Saldo 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień wynosiło po stronie: Ma ,64 zł 231 Obroty za II półrocze , , , , ,64 Saldo stanowią zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. 7) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień wynosiło po stronie: Wn ,71 zł 401 Obroty od lipca do listopada , , ,71-9

10 Analityka do kosztów według rodzajów: Dział Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego zakup materiałów i wyposażenia 1.125,88 zł zakup energii ,83 zł 8) Saldo 402 Usługi obce na dzień wynosiło po stronie: Wn ,05 zł 402 Obroty od lipca do listopada , , ,05 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Analityka do kosztów według rodzajów: Dział Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego zakup usług remontowych 276,75 zł zakup usług pozostałych ,82 zł zakup usług dostępu do sieci Internet 1.797,40 zł opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej 1.384,25 zł opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej 4.268,83 zł Dział Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli zakup usług pozostałych 85 zł 9) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień wynosiło po stronie: Wn ,11 zł 404 Obroty od lipca do listopada , , ,11 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Analityka do kosztów według rodzajów: Dział Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego wynagrodzenia osobowe pracowników ,11 zł wynagrodzenie bezosobowe 99 zł 10

11 Dział Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Pozostała działalność wynagrodzenia osobowe pracowników 2.60 zł 10) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,35 zł 405 Obroty od lipca do listopada , , ,35 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Analityka do kosztów według rodzajów: Dział Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 2.979,49 zł składki na ubezpieczenia społeczne ,42 zł składki na Fundusz Pracy ,15 zł zakup usług zdrowotnych 748,00 zł odpis na ZFŚS ,00zł Dział Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Pozostała działalność składki na ubezpieczenia społeczne 444,60 zł składki na Fundusz Pracy 63,70 zł odpis na ZFŚS 6.045,00 zł 11) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień wynosiło po stronie: Wn 1.236,57 zł 409 Obroty od lipca do listopada , , ,57 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Analityka do kosztów według rodzajów: Dział Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego podróże służbowe krajowe 1.236,57 zł 11

12 W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury VAT, rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci, bankowe dowody wpłat. 2. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Faktury i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy MDK w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5, pkt 3 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 ze zm.). 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. POLITYKA RACHUNKOWOŚCI Zarządzeniem nr 3/2010 Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim z dnia roku w sprawie zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, opracowanej zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi wprowadzono do stosowania dokumentację opisującą przyjęte w MDK zasady (politykę) rachunkowości, która zawiera: 1) miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz wykaz ksiąg rachunkowych, 2) metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych, 3) metody wyceny aktywów i pasywów, 4) ewidencja kosztów, 5) metody przyjętych uproszczeń, 6) system ochrony danych, 7) technikę prowadzenia rejestrów księgowych - odbywa się przy użyciu licencjonowanego programu komupterowego QWANT, 8) instrukcję obiegu dokumentów finansowo-księgowych, 9) instrukcję kasową, 10) instrukcję inwentaryzacyjną. Instrukcja kasowa opracowana została w oparciu o: 1) ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223), 2) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 07 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 166, poz z późn. zm.). 12

13 Osoba, której powierzono obowiązki kasjera, złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej pieniądze i inne wartości. Ponadto złożyła zobowiązanie do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie. W Młodzieżowym Domu Kultury stan pogotowia kasowego ustalano z dniem 13 lipca 2007 roku Zarządzeniem Nr 2/2007 Dyrektora MDK w wysokości 4.50 zł (słownie: cztery tysiące pięćset złotych). Wartości pieniężne przechowywane i transportowane są w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. W zakresie ochrony transportu przestrzegane są zasady i warunki określone przepisami ww. rozporządzenia. Przyjmowanie wpłat do kasy odbywa się na podstawie źródłowych dowodów kasowych KP. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, tj. zgodnie z art. 24, ust. 5, pkt 3 ustawy o rachunkowości. Zakładowy plan kont obowiązujący w Młodzieżowym Domu Kultury obejmuje następujące : 1) bilansowe: zespołu: 0-011, 013, 020, 071, 072, , 130, 132, 135, , 221, 222, 223, 225, 229, 231, 234, 240, , 401, 402, 403, 404, 405, 409, , 720, 750, 751, 760, 761, 770, , 810, 851, 860 2) pozabilansowe: wydatki strukturalne, wzajemne rozliczenia między jednostkami, plan finansowy wydatków budżetowych, plan finansowy wydatków budżetowch w układzie zadaniowym, zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Ewidencję księgową do kont pozabilansowych prowadzi się odrębnie przy pomocy programu EXCEL z pakietu OFFICE. 2. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Młodzieżowego Domu Kultury. Na podstawie cytowanej wyżej Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Młodzieżowym Domu Kultury został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziale Placówki wychowania pozaszkolnego i paragrafach klasyfikacji wydatków budżetowych. Źródłami dochodów Młodzieżowego Domu Kultury gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) czynsze za wynajem sal i pomieszczeń, dzierżawa terenu, 13

14 2) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów, 3) darowizny, 4) wpływy z innych usług. Dochody gromadzone przez Młodzieżowy Dom Kultury na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) cele wskazane przez darczyńcę, 2) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 3) zakup artykułów żywnościowych, 4) zakup nagród dla uczestników konkursów, 5) umowy cywilno prawne, 6) szkolenia pracowników. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za II półrocze przedstawia poniższa tabela, opracowana na podstawie sprawozdania półrocznego Rb - 34S dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki 0960 otrzymane darowizny Plan w zł , Wykonanie za II półrocze 2012 roku w zł ,79 138, % 43,64 36,73 4,34 Ogółem , ,00 25,51 Ogółem wydatki za II półrocze z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela, opracowana na podstawie sprawozdania półrocznego Rb 34S. Plan w zł Wydatki za II półrocze 2012 roku w zł 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4110 skladki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4300 zakup usług pozostałych 4410 podróże służbowe krajowe 4430 różne opłaty i składki 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej 286,00 787,00 123, , , , , ,30 193,00 % 2,64 73,26 45,88 33,05 48,25 Ogółem , ,27 42,87 14

15 2.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 0060/2012 za okres r.) ,21 zł Wpływy za II półrocze stanowiły: 1) odsetki bankowe 0,28 zł 2) wynajem powierzchni użytkowej i lokalu ,44 zł 3) darowizny 1.30 zł 4) dotacja na reklamę powiatu 1.75 zł 5) odprowadzenie gotówki z kasy do banku 4.398,28 zł 6) zwrot za szkolenie 20 zł Ogółem wpływy: ,00 zł Wydatki za II półrocze stanowiły: 1) opłaty bankowe 574,00 zł 2) wypłata czeków ,13 zł 3) składki członkowskie żeglarzy 5 zł 4) podatek PIT-4R umowy cywilnoprawne 52,00 zł 5) dostęp do internetowej Biblioteki Prawa Oświaty 146,37 zł 6) wynajem autobusu 1.00 zł 7) zakup kompletu żagli 5.10 zł 8) woda 172,09 zł 9) ścieki 364,01 zł 10) szkolenie 20 zł 11) monitoring 270,60 zł 12) konwój gotówki 92,25 zł 13) wywóz nieczystości 1.306,43 zł 14) zakup toneru 116,85 zł 15) prenumerata literatury fachowej 1.183,20 zł 16) koszt wysyłki 35,04 zł 17) usługa informatyczna 307,50 zł 18) zakup dyskietek, myszy, klawiatury, dysku twardego 770,20 zł 19) energia cieplna 1.623,38 zł 20) energia elektryczna 956,96 zł 21) zakup artykułów biurowych 352,60 zł 22) zakup kserokopiarki 1.476,00 zł 23) usługa kominiarska 940,41 zł 24) nowelizacja systemu księgowo kadrowego 1.60 zł 25) zwrot wpłaty do Towarzystwa Przyjaciół MDK 40 zł 26) zwrot środków do UM 29,25 zł Ogółem wydatki: ,27 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 0110/2012) 2.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 13/2012/DW za okres od r.) 26,94 zł zł 15

16 Na wpływy składały się: wynajem powierzchni użytkowej i lokali pobranie gotówki czekiem z banku opłata za media od najemców wykonanie druków zaproszeń odsetki od nieterminowych wpłat nota za prywatne rozmowy telefoniczne czarter dwóch jachtów 73 zł ,13 zł 33 zł 40 zł 38,28 zł 10 zł 2.80 zł Razem: ,41 zł Na wydatki składały się: umowy cywilnoprawne materiały do pracowni usługi autokarowe materiały na potrzeby konserwatora nagrody i materiały na konkursy usługi transportowe wyposażenie apteczki toner do drukarki zwrot mylnej wpłaty zakup benzyny zakup znaczków pocztowych usluga fotograficzna pomiary środowiska pracy ubezpieczenie OC regat odprowadzenie gotówki do banku zakup materiałów biurowych zakup artykułów czystościowych 308,00 zł 1.174,47 zł 50 zł 2.701,39 zł 2.096,26 zł 4 zł 119,20 zł 10 zł 64,00 zł 74,73 zł 392,50 zł 12,00 zł 156,21 zł 143,00 zł 4.398,28 zł 2.754,82 zł 918,55 zł Razem: ,41 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 22/2012/DW z dnia r.) zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 16

17 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy MDK w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.). 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło: zł 101 Obroty za II półrocze od początku roku rok , , , , Saldo jest zgodne z RK nr 22/2012/DW z dnia ) Saldo 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie: Wn 26,94 zł 132 Obroty za II półrocze od początku roku rok , , , ,29 26,94 - Saldo jest zgodne z WB nr 0110/2012 z dnia ) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień wynosiło po stronie: Wn ,60 zł Obroty za m-ce VII - XI , , ,60 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego zakup materiałów i wyposażenia ,60 zł 4) Saldo 402 Usługi obce na dzień wynosiło po stronie: Wn 5.794,53 zł 402 Obroty za m-ce VII - XI , , ,53-17

18 Na saldo 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego zakup energii 113,80 zł zakup usług remontowych 20 zł zakup usług pozostałych 5.480,73 zł 5) Saldo 403 Podatki i opłaty na dzień wynosiło po stronie: Wn 291,40 zł 403 Obroty za m-ce VII - XI od początku roku ,00-291,40-291,40 - Na saldo 403 Podatki i opłaty składały się: 1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego różne opłaty i składki 291,40 zł 6) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień wynosiło po stronie: Wn 2.986,00 zł 404 Obroty za m-ce VII - XI , ,00 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: 1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego wynagrodzenia bezosobowe 2.986,00 zł 7) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień wynosiło po stronie: Wn 135,30 zł Obroty za m-ce VII - XI , , ,98 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 18

19 1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Placówki wychowania pozaszkolnego wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 135,30 zł 3. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Inwentaryzacja jest jedną z podstawowych dziedzin rachunkowości, obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej. Obowiązek jej okresowego przeprowadzania ciąży na wszystkich jednostkach zobowiązanych do stosowania ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości - w tym we wszystkich jednostkach należących do sektora finansów publicznych. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z informacji ekonomicznych, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej jednostki. W Młodzieżowym Domu Kultury obowiązuje Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona przez Dyrektora z dnia 10 marca 2010 roku, opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). Instrukcja wewnętrzna reguluje zasady spisu z natury stanu ilościowego wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz zasady inwentaryzacji stanu pozostałych aktywów i pasywów jednostki, wyceny składników oraz ustalenia i wyjaśnienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem składników, a stanem wynikającym z ksiąg. Osobą odpowiedzialną za ewidencję dla wyposażenia, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest Główna księgowa. Ewidencja prowadzona jest na kartotekach inwentarzowych. Kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną w. Zarządzeniem Nr 5/2012 Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury z dnia 27 grudnia w sprawie przeprowadzenia okresowej inwentaryzacji w jednostce, jak również stanu ksiąg pomocniczych przeprowadzono inwentaryzację składników majątkowych na dzień 31 grudnia. W powyższym zarządzeniu określono, które składniki majątku należy objąć inwentaryzacją oraz jaką metodą. Powołany w Zarządzeniu zespół spisowy dokonał spisu wszystkich składników majątku. Załącznikami są następujące dokumenty: protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie przeprowadzonej w dniu 31 grudnia przez Komisję inwentaryzacyjną w obecności Kasjera. Stan gotówki w kasie wynosił zł. Stan druków ścisłego zarachowania tzn.: czeki gotówkowe, KP i KW był zgodny z ewidencją, zestawienie należności i zobowiązań przeprowadzonej drogą weryfikacji w dniu 31 grudnia aktywów i pasywów na dzień 31 grudnia 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - faktury za energię cieplną, gaz, wywóz nieczystości, monitoring oraz usługi telekomunikacyjne na kwotę 5.579,36 zł, 201 Należności z tytułu dostaw i usług - faktury za wynajem pomieszczeń 19

20 i powierzchni na kwotę 2.274,68 zł, 225 Rozrachunki z budżetami - podatek od dodatkowego wynagrodzenia na kwotę 6.228,00 zł, 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - składki na ubezpieczenie za wynagrodzenie grudniowe i dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę ,69 zł, 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę ,64 zł oraz 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami - pożyczki mieszkaniowe udzielone pracownikom i znaczki pocztowe na kwotę ,25 zł. Po porównaniu dokumentów źródłowych i obliczeń wymienione salda uznano za prawidłowe, potwierdzenia sald rozrachunków i należności na dzień 31 grudnia. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 03/2012 Dyrektora MDK z dnia 10 października w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych w formie spisu z natury w dniach od 19 do 30 listopada został przeprowadzony spis. Inwentaryzację przeprowadzono według stanu na dzień 30 października. W zarządzeniu znajduje się: imienne powołanie przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej, imienne powołanie członków Komisji inwentaryzacyjnej, wykaz powołanych członków Komisji spisowych, szczegółowy harmonogram inwentaryzacji w roku W Młodzieżowym Domu Kultury spośród członków Komisji Inwentaryzacyjnej tworzy się dwuosobowy zespół spisowy. Zgodnie z wypracowanymi przez praktykę zasadami nauki o rachunkowości, do zespołów spisowych nie mogą być powoływane osoby nie mające kwalifikacji zawodowych; nie mogą to być również osoby materialnie odpowiedzialne (współodpowiedzialne) za stan składników majątku objętych spisem z natury, pracownicy jednostki prowadzący ich ewidencję w księgach rachunkowych oraz osoby nie zapewniające bezstronności spisu. W ich składzie nie powinien się również znaleźć przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, gdyż jest to osoba, która powinna sprawować nadzór nad pracą zespołów spisowych, któremu powinny one składać sprawozdanie z przeprowadzonego spisu. Załącznikami do przygotowania inwentaryzacji są: instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, plan i harmonogram inwentaryzacji, zarządzenie Dyrektora o jej przeprowadzeniu, protokół z przeszkolenia zespołów spisowych z dnia 04 listopada. Załącznikami przeprowadzonej inwentaryzacji są następujące dokumenty: arkusze spisu z natury, które posiadają: numer, numer strony, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu, nazwę i adres jednostki, rodzaj inwentaryzacji, sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, osobę odpowiedzialną materialnie, skład zespołu spisowego, liczbę porządkową, symbol indeksu, nazwę przedmiotu spisywanego, jednostkę miary, ilość, cenę, wartość, sumę końcową, podpis osoby materialnie odpowiedzialnej, wyceniającej, sprawdzającej, zespołu spisującego. Zapisy prowadzone są w sposób staranny, czytelny, w porządku chronologicznym, brak błędów, sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury w MDK z dnia 20 grudnia - Komisja inwentaryzacyjna dokonała podsumowania prac zespołów spisowych przeprowadzonej inwentaryzacji w dniach od 07 do 30 listopada i stwierdziła, że: 20