Protokół z kontroli doraźnej w Szkole Podstawowej nr 8 w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli doraźnej w Szkole Podstawowej nr 8 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK. w-4,5 / / do użytku zewnętrznego- Protokół z przeprowadzonej kontroli doraźnej w Szkole Podstawowej nr 8 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 21 lipca 2005 roku do 27 lipca 2005 roku przez - inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego i. młodszego referenta Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działające na podstawie upoważnienia nr 22/2005 z 19 lipca 2005 roku. Zakres kontroli: 1. Przychody i wydatki środka specjalnego za lata 2002 i Rozliczenie środków na wydatki budżetowe za miesiąc czerwiec 2005 roku. Dyrektorem Szkoły Podstawowej nr 8 w Stargardzie Szczecińskim jest Krystyna Pankiewicz, powołana Uchwałą nr 195/99 z dnia 24 czerwca 1999 roku w sprawie powierzenia obowiązków dyrektora od dnia 01 września 1999 roku do dnia 31 sierpnia 2004 roku oraz Zarządzeniem nr 294/2004 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 24 czerwca 2004 roku której powierzył stanowisko dyrektora Szkoły Podstawowej nr 8 w Stargardzie Szczecińskim na okres od 01września 2004 roku do 31 sierpnia 2009 roku. Główną księgową jest Gabriela Kosek zatrudniona od 01 września 1993 roku na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony (w okresie od 01 września 1993 roku do 30 września 1993 roku w niepełnym wymiarze czasu, tj.: ¾ etatu, od 01 października 1993 roku w pełnym wymiarze czasu pracy). 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1) Nieprzestrzeganiu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59 poz. 688 z póź.zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku (Dz. U. nr 68 poz. 634 z póź. zm.) w tej samej sprawie, stwierdzono: - zaksięgowanie przychodów z tytułu umowy prewencyjnej PZU na 083 Wpływy z usług oraz na 096 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej, winno być na 097 Wpływy z różnych dochodów. 2) Nieprzestrzeganiu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153 poz. 1752) w sprawie: - ujmowania przychodów z tytułu umowy prewencyjnej na koncie 700 Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia, winno być na koncie 760 Pozostałe przychody i koszty. 3

4 1. Przychody i wydatki środka specjalnego. Rada Miejska w Stargardzie Szczecińskim uchwałą nr XVII/175/99 z 28 grudnia 1999 roku w sprawie utworzenia środków specjalnych przy jednostkach budżetowych w Stargardzie Szczecińskim i nr XXIII/230/2000 z dnia 30 maja 2000 roku zmieniającą uchwałę w sprawie utworzenia środków specjalnych przy jednostkach budżetowych w Stargardzie Szczecińskim określiły źródła przychodów środka specjalnego i cel na jaki powinny być przeznaczone. Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 8 Zarządzeniem z dnia 08 stycznia 2000 roku określił źródła przychodów środka specjalnego i cel na jaki środki powinny być przeznaczone (Załącznik nr 1). Na dzień 30 czerwca 2005 roku w szkole zatrudnione były 42 osoby w tym: pracownicy administracji 4 osoby, obsługi 6 osób oraz 32 nauczycieli, co w przeliczeniu na pełne etaty wynosi 41,12. Szczegółowy wykaz osób zatrudnionych stanowi (Załącznik nr 2). Kontrolą objęto okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2002 roku i okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2004 roku środka specjalnego oraz środki na wydatki budżetowe za miesiąc czerwiec 2005 roku. Na podstawie sprawozdań z wykonania planów finansowych jednostek na koniec roku 2002, 2004 oraz sprawozdania za czerwiec 2005 roku, ewidencji syntetycznej i analitycznej, dokumentów źródłowych przychodowych, rozchodowych i urządzeń księgowych stwierdzono, co następuje: 1.1. Przychody środka specjalnego. Rok Na przychody środka specjalnego składały się: 74,08% 0,03% 25,89% wpływy z usług pozostałe odsetki wpływy z różnych dochodów Konto Wpływy z usług na kwotę 2.472,43 zł - prowizja od sprzedanych napojów ( ochrona danych ) 152,43 zł - usługi ksero 1.290,00 zł - przychód z tytułu umowy prewencyjnej PZU 1.030,00 zł 4

5 Konto Pozostałe odsetki na kwotę Konto Wpływy z różnych dochodów na kwotę 0,86 zł 864,00 zł - wpłata z tytułu odszkodowania za szkody (PZU) 864,00 zł W wyniku analizy dokumentów dotyczących przychodu środka specjalnego stwierdzono co następuje: - nieprawidłowo zaksięgowano i wykazano w Rb 32 na dzień roku przychody z tytułu umowy prewencyjnej PZU na 083 Wpływy z usług, winno być na 097 Wpływy z różnych dochodów, - nieprawidłowo zaksięgowano przychód z umowy prewencyjnej na koncie 700 Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia, winno być na koncie 760 Pozostałe przychody i koszty Wydatki środka specjalnego. Rok Na wydatki środka specjalnego składały się: 64,93% 35,07% zakup mater. i w yposażenia zakup pomocy naukow ych a) 4210 Zakup materiałów i wyposażenia (plan 1.144,00 zł, wykonanie 1.002,13 zł), które obejmowały : - zakup środków czystości 31,09 zł - zakup wyposażenia (czajnik, odkurzacz) 572,00 zł - zakup stoperów na lekcje W-F 130,00 zł - aktualizacja przepisów prawnych (Prawo i organizacja, Skuteczne zarządzanie) 172,54zł 5

6 - zakup materiałów dla konserwatora (żarówki, złączki, wkręty, klej, kołki, farba) 96,50 zł b) 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (plan 1.856,00 zł, wykonanie 1.855,55 zł), które obejmowały: - zakup komputerów do sali informatycznej 1.648,00 zł - zakup książek do biblioteki 207,55 zł 1.3. Przychody środka specjalnego. Rok Na przychody środka specjalnego składały się: 73,297% 0,005% 1,887% 24,811% wpływy z różnych opłat wpływy z usług pozostałe odsetki spadki, zapisy, darowizny Konto Wpływy z różnych opłat na kwotę 188,00 zł - za duplikaty świadectw 92,00 zł - za wydanie legitymacji szkolnych 96,00 zł Konto Wpływy z usług na kwotę 1.444,40 zł - usługi ksero 1.194,40 zł - przygotowanie lokalu wyborczego 250,00 zł Konto Pozostałe odsetki na kwotę Konto Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej 0,45 zł 7.304,00 zł - wpłaty ( ochrona danych ) 6.900,00 zł - przychód z tytułu umowy prewencyjnej PZU 404,00 zł 6

7 W wyniku analizy dokumentów dotyczących przychodu środka specjalnego stwierdzono co następuje: - nieprawidłowo zaksięgowano i wykazano w Rb 32 na dzień roku przychody z tytułu umowy prewencyjnej PZU na 096 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej, winno być na 097 Wpływy z różnych dochodów Wydatki środka specjalnego. Rok Na wydatki środka specjalnego składały się: 88,21% 0,31% 2,78% 8,70% zakup mater. i wyposażenia zakup pomocy naukowych zakup usług pozostałych delegacje a) 4210 Zakup materiałów i wyposażenia (plan 5.456,00 zł, wykonanie ,93 zł), które obejmowały : - zakup flag UE 145,22 zł - zakup programu komputerowego do księgowości 1.000,00 zł - zakup artykułów biurowych (toner, tusz do drukarki, papier komputerowy, zakup druków, kopert, cienkopisów) 5.250,61 zł - aktualizacja przepisów oświatowych i prawnych 1.404,68 zł - zakup środków czystości 226,25 zł - zakup wyposażenia (wykładzina, płyta laminowana, szafka na dzienniki szkolne) 2.231,17 zł b) 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (plan 1.012,00 zł, wykonanie 1.012,22 zł), które obejmowały: 7

8 - zakup książek do biblioteki 181,05 zł - radiomagnetofon do prowadzenia zajęć dydaktycznych 269,00 zł - monitory do sali informatycznej 400,00 zł - zakup piłek na lekcje W-F 162,17 zł c) 4270 Zakup usług remontowych (plan 174,00 zł, wykonanie 173,61 zł), które obejmowały zapłatę za naprawę kserokopiarki. d) 4300 Zakup usług pozostałych (plan 149,00 zł, wykonanie 149,41 zł), które obejmowały opłaty za przelewy i opłaty bankowe. e) 4410 Podróże krajowe służbowe (plan 36,00 zł, wykonanie 35,95 zł), które obejmowały delegacje krajowe. 2. Rozliczenie środków na wydatki budżetowe za miesiąc czerwiec 2005 rok. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: faktury, wyciągi bankowe, plan finansowy, sprawozdawczość, urządzenia księgowe i listy płac Stan środków na rachunku bankowym na dzień ,15 zł (WB nr 0071/2005) Wpływy za miesiąc czerwiec wynosiły: otrzymane środki na wydatki budżetowe Urzędu Miejskiego: - WB nr 0072/2005 z dnia od ,00 zł - WB nr 0075/2005 z dnia ,00 zł - WB nr 0079/2005 z dnia ,00 zł - WB nr 0080/2005 za okres ,00 zł - WB nr 0083/2005 za okres ,00 zł Razem: ,00 zł przelew na rachunek bankowy z tytułu dzierżaw: - mieszkań 1.152,83 zł - stołówki 698,18 zł - kiosku 120,00 zł Razem: 1.971,01 zł odsetki bankowe wpłata za wyżywienie uczniów ( ochrona danych ) wpłaty na PZU wpłata za wyżywienie uczniów ( ochrona danych ) Ogółem przychody: 0,36 zł 2.817,00 zł 35,76 zł 1.887,00 zł ,13 zł 8

9 Rozchody za miesiąc czerwiec wynosiły: wypłacone wynagrodzenia pracowników ,73 zł potrącenia z listy płac na kwotę: 9.662,22 zł w tym: - składki PZU 1.605,26 zł - składki członkowskie NSZZ Solidarność 191,32 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej 3.077,00 zł - składki ZNP 68,64 zł - spłata pożyczki KZP 4.720,00 zł opłaty i prowizje bankowe 241,00 zł przekazane składki na ubezpieczenia społeczne ,25 zł przekazany podatek od osób fizycznych za m-c maj 6.244,31 zł zapłacone rachunki na kwotę: ,25 zł w tym: - opłata za wodę i ścieki 81,27zł - opłata za gaz 85,84 zł - wywóz nieczystości 243,19 zł - za naukę pływania 1.498,00 zł - za prenumeratę i aktualizację przepisów prawnych 334,62 zł - opłata za internet 124,28 zł - zakup artykułów na potrzeby konserwatora (farba, wtyczki) 87,25 zł - za wyżywienie uczniów 7.365,40 zł - za przeprowadzenie badań profilaktycznych pracowników 98,00 zł - za rozmowy telefoniczne 718,95 zł - zakup artykułów czystości 40,87 zł - zakup tonera do drukarki 198,25 zł - naprawa drukarki 219,60 zł - za usługi kominiarskie 212,93 zł - nowelizacja programu płacowego (nośniki, licencje) 253,20 zł - zakup drabiny 510,00 zł - za umieszczenie ogłoszenia w gazecie (podziękowanie dla sportowców) 97,60 zł - za szkolenie pracowników (bhp i p. poż.) 960,00 zł zrealizowany czek 3.153,66 zł przekazane dochody i odsetki do Urzędu Miejskiego 2.717,04 zł Ogółem rozchody: ,46 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień wyniósł (WB nr 0085/2005) 6.386,82 zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień ,00 zł RK nr 6/2005 za okres Kontrolą objęto raporty kasowe za czerwiec - RK nr 6/2005 za okres od

10 Na przychody składały się: - wpłata gotówki z banku do kasy z tytułu zrealizowanego czeku na kwotę 3.153,66 zł - wpłata z tytułu czynszów 1.971,01 zł Ogółem: 5.124,67 zł Rozchody ogółem 5.124,67 zł w tym: opłata za transport tablic na festyn wykonanie zdjęć do kroniki szkolnej zakup druków (dowód wpłaty, świadectwa szkolne i pracy) opłata za przesyłki wypłata stypendium motywacyjnego dla uczniów wypłata stypendium (nagroda Prezydenta Miasta) przekazanie wpłat za czynsze na rachunek bankowy Stan środków na dzień RK nr 6/2005 za dzień ,00 zł 18,30 zł 64,86 zł 10,50 zł 2.470,00 zł 500,00 zł 1.981,01 zł 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy dokumentów stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury, dowody wewnętrzne Kasa Przyjmie i bankowy dowód wpłaty. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty. 4. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło 0,00 zł , , , , Saldo jest zgodne z raportem kasowym nr 6/2005 z dnia

11 2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych na dzień wynosiło po stronie Wn 6.386,82 zł , , , , ,82 - Saldo jest zgodne z WB nr 0085/2005 na dzień ) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień wynosiło po stronie Ma 16,78 zł , , , ,98-16,78 Saldo stanowi zobowiązanie wobec ( ochrona danych ) Stargardzkiego (f-ra 00723/A/05 do zapłaty ). za prenumeratę Dziennika 4) Saldo 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień wynosiło po stronie Wn ,50 zł , , ,50 - Saldo stanowiły dochody jednostki budżetowej przekazane do Urzędu Miejskiego. 5) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień wynosiło po stronie Ma ,00 zł , , ,00 Na saldo składały się otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego. 6) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień wynosiło po stronie Ma 6.544,34 zł , , , , ,34 11

12 Wykazane saldo stanowiło zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT 4 za czerwiec Podatek odprowadzony w terminie (WB nr 0094/2005). 7) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień wyniosło po stronie Ma ,11 zł , , , , ,11 Saldo stanowiły składki na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń za czerwiec (przekazane na rachunek ZUS dnia WB nr 0088/2005). 8) Saldo 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień wynosiło 0,00 zł , , , , W trakcie kontroli sprawdzono składniki wynagrodzeń losowo wybranych pracowników z list płac nr 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 67, 68, 69 i 70 za czerwiec Na liście płac nr 56 została sprawdzona następująca pozycja odnosząca się do poszczególnego pracownika 3 i 21; z listy nr 57 poz. 2; z listy nr 58 poz. 2; z listy nr 59 poz. 3 i 21, z listy nr 60 poz. 2; z listy nr 61 poz. 1; z listy nr 62 poz. 1 i 4; z listy nr 65 poz.1; z listy nr 66 poz. 1 i 4; z listy nr 67 poz. 2; z listy nr 68 poz. 3 i 17; z listy nr 69 poz. 5 oraz z listy nr 70 poz. 8. Sprawdzono poszczególne składniki wynagrodzenia wybranych osób z listy płac tj.: wynagrodzenie zasadnicze, premię, wysługę lat, dodatki: funkcyjny i motywacyjny oraz zastępstwa, wychowawstwo, godziny ponadwymiarowe i świadczenia urlopowe, a następnie porównano je z angażami w aktach osobowych. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 9) Saldo 400 Koszty według rodzajów na dzień wynosiło po stronie Wn ,75 zł , ,76 64, ,75 - Na saldo 400 Koszty według rodzajów składały się: 12

13 1) Dział Szkoły podstawowe 68,70% 12,06% 1,81% 1,64% 0,26% 5,54% 4,42% 0,13% 5,42% 0,03% wydatki osobowe niezal. do wynagrodzeń wynagrodzenia składki na ubezp. społeczne składki na Fundusz Pracy zakup materiałów i wyposażenia zakup pomocy naukowych i książek zakup energii usługi pozostałe podróże służbowe krajowe odpis na ZFŚS wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 1.814,58 zł wynagrodzenia osobowe pracowników ,94 zł składki na ubezpieczenia społeczne ,07 zł składki na Fundusz Pracy ,52 zł zakup materiałów i wyposażenia ,86 zł zakup pomocy naukowych, dydaktycznych, książek 919,72 zł zakup energii ,00 zł zakup usług remontowych 965,02 zł zakup usług zdrowotnych 615,00 zł zakup usług pozostałych ,84 zł opłaty za usługi internetowe 700,86 zł podróże służbowe krajowe 223,13 zł odpis na ZFŚS ,00 zł 2) Dział Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych: 75,98% 0,43% wydatki osobowe niezal. do wynagrodzeń składki na ubezp. społeczne odpis na ZFŚS 8,08% 13,65% 1,86% wynagrodzenia składki na Fundusz Pracy wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 131,48 zł wynagrodzenia osobowe pracowników ,82 zł składki na ubezpieczenia społeczne 4.151,51 zł 13

14 składki na Fundusz Pracy 565,39 zł odpis na ZFŚS 2.456,00 zł 3) Dział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli: zakup usług pozostałych 3.994,00 zł podróże służbowe krajowe 390,59 zł 4) Dział Pozostała działalność: nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do wynagrodzeń 500,00 zł odpis na ZFŚS ,00 zł 5) Dział Świetlice szkolne: 79,59% 0,07% 4,44% wydatki osobowe niezal. do wynagrodzeń składki na ubezp. społeczne odpis na ZFŚS 1,91% 14,00% wynagrodzenia składki na Fundusz Pracy wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 20,70 zł wynagrodzenia osobowe pracowników ,60 zł składki na ubezpieczenia społeczne 4.301,03 zł składki na Fundusz Pracy 585,74 zł odpis na ZFŚS 1.364,00 zł 6) Dział Pomoc materialna dla uczniów: stypendia oraz inne formy pomocy dla uczniów 9.741,35 zł 14

15 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzony w dniu 25 lipca 2005 roku. Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 8 Krystyna Pankiewicz została poinformowana o przysługującym jej na podstawie Zarządzenia nr 335/2003 z dnia 22 maja 2003 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach ( jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń /z zastrzeżeniami/ na piśmie co do: które dołączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński roku. 15