Starostwo Powiatowe w Słupsku Tylko do użytku służbowego P r o t o k ó ł Kontroli 5% wydatków za okres od 01 stycznia do 31 sierpnia 2007 r. przeprowadzonej w Zespole Szkół Agrotechnicznych w Słupsku. Działając na podstawie art. 187 ust.2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005roku o finansach publicznych ( tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 ze zm. ) oraz upoważnienia do kontroli Nr 14/2007 Starosty Słupskiego z dnia 03.09.2007r. audytor wewnętrzny Starostwa Powiatowego Mariola Pytlos przeprowadziła w dniach 14-21 września 2007 r. kontrolę przestrzegania realizacji procedur kontroli 5% wydatków w Zespole Szkół Agrotechnicznych w Słupsku. Przedmiot kontroli: Przestrzeganie realizacji procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrolą objęto 5% wydatków podległej jednostki zgodnie z powołanym wyżej art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Zakres kontroli: od 01 stycznia do 31 sierpnia 2007r. Ustalenia ogólne: Uchwałą Nr XXXI/195/2002 Rady Powiatu Słupskiego z dnia 28 stycznia 2002 roku w sprawie nazwy i określenia struktury organizacyjnej Zespołu Szkół Rolniczych
im. Władysława Reymonta w Słupsku Zespół Szkół Rolniczych stał się Zespołem Szkół Agrotechnicznych im. Władysława Reymonta w Słupsku. Uchwałą Nr XVI/90/2004 Rady Powiatu Słupskiego z dnia 30 marca 2004 roku ustalono skład Zespołu Szkół Agrotechnicznych, w który wchodzą: Zasadnicza Szkoła Zawodowa Liceum Profilowane Technikum (Agrobiznesu, Ochrony Środowiska, Żywienia i Gospodarstwa Domowego, Architektury Krajobrazu) Technikum Uzupełniające dla młodzieży Uchwałą Nr 3/2005 Powiatowej Rady Zatrudnienia w Słupsku z dnia 25 lutego 2005 roku wprowadzono nowy kierunek kształcenia zawodowego - Technik Architektury Krajobrazu, Technik Technologii Żywienia oraz Cukiernik. Uchwałą nr 3/2006 Powiatowej Rady Zatrudnienia z dnia 10 marca 2006 roku utworzono nowy kierunek kształcenia w zawodach Technik Organizacji Usług Gastronomicznych i Rolnik. W dniu 26 czerwca 2002 roku uchwałą Rady Powiatu Słupskiego Nr XXXVI/219/2002 nadano statut Zespołowi Szkół Agrotechnicznych im. Władysława Reymonta w Słupsku. Uchwałą Nr 1623/2001 Zarządu Powiatu Słupskiego z dnia 09 lipca 2001roku powołano Dyrektora Zespołu Szkół Rolniczych w Słupsku i stanowisko to powierzono Pani Mariannie Matias od 1 września 2001 roku do 31 sierpnia 2006 roku. Uchwałą Nr 376/2006 Zarządu Powiatu Słupskiego z dnia 21 sierpnia 2006 roku przedłużono powierzenie stanowiska dyrektora Panie Mariannie Matias do dnia 31 sierpnia 2011roku. Głównym księgowym w jednostce jest Pan Paweł Kryszczuk, zatrudniony w jednostce od 01 maja 2001 roku. Do szkoły uczęszcza 742 uczniów. Informacja o ilości uczniów stanowi załącznik nr 1 do protokółu. W Zespole Szkół Agrotechnicznych w Słupsku zatrudnione były 82 osoby na 75,84 etatach, w tym nauczycieli 67 osób na 62,34 etatach Nauczyciele dyplomowani 24 osoby na 20,55 etatach Nauczyciele mianowani 17 osób na 16,07 etatach Nauczyciele kontraktowi 22 osoby na 21,72 etatach Nauczyciele stażyści 4 osoby na 4 etatach 2
i 15 pracowników w dziale obsługi i administracji na 13,5 etatach. wykaz zatrudnionych pracowników w ZSA stanowi załącznik nr 2 do protokółu. Przestrzeganie realizacji procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków. Rada Powiatu Słupskiego w dniu 30 stycznia 2007roku podjęła uchwałę Nr V/30/2007 w sprawie budżetu powiatu na 2007 rok. Dochody i wydatki realizowane są na podstawie ustalonego Uchwałą Nr 44/2007 z dnia 11 kwietnia 2007 roku przez Zarząd Powiatu Słupskiego harmonogramu realizacji dochodów i wydatków. Harmonogram ustalony był na poszczególne miesiące 2007 roku. Plan jednostkowy oraz wykonanie na dzień 30.06.2007 roku dochodów i wydatków przedstawia się następująco: DOCHODY Plan Należności Dochody Należności otrzymane pozostałe do zapłaty Dział 758 Rozdział 75814 0920 0PLN 353,57PLN 269,67PLN 83,90PLN Dział 801 Rozdział 80130 0690 0PLN 123,00PLN 123,00PLN 0750 40.000PLN 33.085,62PLN 31.355,62PLN 1.730PLN 3
WYDATKI Plan Wydatki wykonane Zobowiązania Dział 801 Rozdział 80123 4010 161.670PLN 78.463,00PLN 4.811,86PLN 4040 15.680PLN 15.680,00PLN 4110 30.547PLN 16.011,08PLN 2.422,40PLN 4120 4.300PLN 2.259,85PLN 339,91PLN 4440 9.250PLN 6.937,50PLN Rozdział 80130 4010 1.822.875PLN 1.056.264,92PLN 51.107,69PLN 4040 127.873PLN 127.872,64PLN 4110 320.420PLN 168.381,14PLN 21.068,73PLN 4120 47.963PLN 26.964,06PLN 3.781,70PLN 4140 5.000PLN 4210 55.252PLN 35.380,57PLN 108,90PLN 4240 5.000PLN 913,81PLN 4260 100.000PLN 67.071,85PLN 500,79PLN 4270 113.184PLN 10.112,98PLN 4280 1.500PLN 31,00PLN 4300 18.000PLN 10.697,24PLN 1.135,31PLN 4350 2.000PLN 713,26PLN 4360 4.000PLN 2.538,20PLN 4370 7.000PLN 3.481,45PLN 4410 2.500PLN 2.263,26PLN 33,00PLN 4430 6.000PLN 387,00PLN 4440 117.170PLN 87.877,50PLN 4
4700 2.000PLN 160,00PLN 4740 2.000PLN 554,51PLN 4750 10.000PLN 7.955,31PLN Rozdział 80146 4300 12.000PLN 5.841,30PLN Dział 854 Rozdział 85415 3240 43.200PLN 42.675,71PLN 3248 98.085PLN 97.783,41PLN 3249 46.052PLN 45.910,06PLN Wydatki nie przekraczają planu. Zobowiązania nie są zobowiązaniami wymagalnymi. Wykazane w sprawozdaniu wydatki i zobowiązania są zgodne z prowadzoną ewidencja księgową. Kserokopia sprawozdania Rb-28-S za okres od początku roku do 30 czerwca 2007roku oraz zestawienie obrotów i sald kont analitycznych 2* oraz konta 130* i 137* stanowi załącznik nr 3 do protokółu. Jednostka wypłaciła w miesiącu lutym 2007roku nagrodę roczną za 2006rok. W planie budżetowym na rok 2007 ujęto nagrodę roczną w rozdziale 80123 4040 w kwocie 15.680PLN, natomiast w rozdziale 80130 4040 kwotę w wysokości 127.873PLN. W zobowiązaniach w sprawozdaniu rocznym za 2006 rok wykazano nagrodę roczną w rozdziale 80123 4040 w wysokości 13.061PLN a w rozdziale 80130 4040 w wysokości 146.274,83PLN i takie kwoty wypłacono w miesiącu lutym 2007roku. Jednostka błędnie zaewidencjonowała wydatki dotyczące podatku dochodowego wypłaconego od nagrody rocznej oraz składek ZUS. Wyżej wymienione wydatki wykazano w ewidencji księgowej w rozdziale w rozdziale 80130 4010.W związku z powyższym zobowiązuje się głównego księgowego do zmiany planu wydatków polegające na zmniejszeniu planu w rozdziale 80123 4040 o kwotę 2.619PLN, przeniesieniu z rozdziału 80130 4010 kwotę w wysokości 15.783PLN i zwiększeniu planu 5
wydatków w rozdziale 80130 4040 o kwotę 18.402PLN. Zobowiązuje się również głównego księgowego do przeksięgowania wydatków: - z konta 130 4 80123 4040 na konto 130 4 80130 4040 w kwocie 2.619PLN, - z konta 130 4 80130 4010 na konto 130 4 80130 4040 w kwocie 1.219,19PLN, - z konta 130 4 80130 4010 na konto 130 4 80130 4040 w kwocie 14.714PLN, - z konta 130 4 80130 4040 na konto 130 4 80130 4010 w kwocie 150PLN. Dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za okres od początku roku do 30 czerwca 2007 roku są niezgodne z prowadzoną ewidencją księgową w rozdziale 75814 0920. Zaksięgowano na koncie 130 2-75814 0920 dochody budżetowe odsetki, kwotę 306,04PLN oraz na koncie 137 4 dochody na r-ku środków funduszy pomocowych, kwotę 47,53PLN, kwota w wysokości 353,57PLN powinna być wykazana w dochodach otrzymanych, natomiast w sprawozdaniu Rb 27-S wykazano kwotę 269,67PLN różnica 83,90PLN. Jednostka nie posiadała pozostałych należności do zapłaty w rozdziale 75814 0920 w ewidencji księgowej, natomiast w sprawozdaniu wykazano kwotę 83,90PLN. W rozdziale 80130 0690 w sprawozdaniu wykazano kwotę 123PLN, natomiast w ewidencji księgowej na koncie 130-2 80130 0690 dochody budżetowe z tytułu legitymacji widnieje kwota 118PLN. W dniu 06.07.2007roku dokonano wpłaty do kasy szkoły za legitymacje w wysokości 5PLN, która nie została odprowadzona do banku na rachunek szkoły i do momentu pozostania w kasie szkoły wpłata ta nie stanowiła dochodu jednostki. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2006r. Nr 115, poz. 781) w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie Dochody wykonane wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego subkonto dochodów. Pozostałe pozycje w sprawozdaniu Rb-27S były zgodne z ewidencją księgową. Sprawozdanie Rb-27S sporządzone za okres od początku roku do 30 czerwca 2007 roku oraz raport kasowy 6
Nr 6/B/2007 sporządzony za okres od 01 czerwca do 30 czerwca 2007roku oraz wyjaśnienie głównego księgowego stanowi załącznik nr 4 do protokółu. Kontrola dokumentów finansowych za okres od początku roku do 30 czerwca 2007rok wykazała że: W wyniku wyrywkowej kontroli dokumentów, losowo wybranych stwierdzono, że wydatki w paragrafach dokonywane są na podstawie faktur, rachunków, delegacji zawierających podziałkę klasyfikacji budżetowej ustaloną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 z 2006 roku, poz. 726 z późn. zm.). Dokumenty finansowe zatwierdzane są przez głównego księgowego i kierownika jednostki lub osobę upoważnioną przez kierownika jednostki, po uprzednim sprawdzeniu pod względem merytorycznym i rachunkowym, dokonana jest dekretacja dokumentu. Do zakupów dokonano zaangażowania. Faktury przychodzące do jednostki są rejestrowane w dzienniku korespondencyjnym. Na fakturach płatnych przelewem widnieje informacja o dokonaniu zapłaty. Na fakturach gotówkowych znajduje się adnotacja o przyjęciu gotówki przez odbiorcę. Zarządzeniem Nr 7/2006 Dyrektora Zespołu Szkół Agrotechnicznych z dnia 22 grudnia 2006 roku wprowadzono instrukcję obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych oraz zakładowego planu kont : - schemat organizacyjny dla celów instrukcji obiegu dokumentów finansowoksięgowych jako zał. Nr 1, - instrukcje obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych- zał. Nr 2, 7
- zakładowy plan kont zał. Nr 3 - instrukcje kasową zał. Nr 4 - instrukcję inwentarzową zał. Nr 5, - procedury ewidencji księgowej zaangażowania wydatków zał. Nr 6, - procedury kontroli wewnętrznej procesów związanych z prowadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych zał. Nr 7, - szczegółowe opisywanie dowodów księgowych oraz wykaz osób upoważnionych do ich zatwierdzania- zał. Nr 8, - szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości zał. Nr 9, - zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków zał. Nr 10, - procedury obiegu dokumentów dotyczących rozliczania stypendiów z EFS dla uczniów z ZSA zał. Nr 11, - procedury kontroli finansowej zał. Nr 12, Osobowy fundusz płac Kontrolę przeprowadzono sposobem wyrywkowym, badając dowody księgowe za 2007 rok. Badaniem objęto 5% wydatków planowanych na rok 2007. Według planu finansowego jednostki na 2007rok wydatki wynoszą: Dział 801-3.003.184PLN Dział 854-187.337PLN Razem: - 3.190.521PLN x 5% = 159.526,05PLN Poddano kontroli wypłacone wynagrodzenia za miesiąc czerwiec 2007r. - wynagrodzenia brutto za m-c czerwiec 2007r. ( 4010) 175.403,10PLN - składki ZUS płatnika z tytułu ubezpieczeń społ.( 4110)- 29.372,93PLN - składki na FP ( 4120) - 4.121,61PLN 8
W miesiącu czerwcu 2007 roku sporządzono następujące listy płac: - lista płac nr 43 wynagrodzenia nauczycieli - 78.529,54PLN - lista płac nr 44 wynagrodzenie administracji - 6.287,12PLN - lista płac nr 45 wynagrodzenia obsługi - 6.183,16PLN - lista płac nr 46 ponad wymiar nauczycieli - 8.828,92PLN - lista płac nr 47 średnia urlopowa - 4.202,51PLN - lista płac nr 48 ekwiwalent za urlop nauczycieli - 2.426,60PLN Wynagrodzenia dla nauczycieli płatne z góry za miesiąc czerwiec 2007 roku (lista płac nr 43) przekazane zostały w dniu 01.06.2007roku na konta ROR pracowników w wysokości 70.344,27PLN.( Wb. 85 z 01.06.2007r.), oraz wypłacone z kasy w wysokości 8.185,27PLN.( Rk nr 6/B/2007, poz. 4) dodatkowo wypłacono z kasy wyrównanie dodatku motywacyjnego w wysokości 97,84PLN (lista płac 41 z 28.05.2007r.) Średnia urlopowa nauczycieli, wynagrodzenie dla obsługi i administracji oraz wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe dla nauczycieli (lista płac nr 44, 45, 46,47, 48) przekazane zostały na konta osobiste pracowników w dniu 27.06.2007r. w wysokości 22.173,63PLN( Wb. 97 z dnia 27.06.2007r.). Z kasy dokonano wypłaty dla ośmiu pracowników w łącznej wysokości 5.754,68PLN ( RK nr 6/B/2007, poz. 44 ). Poddane kontroli listy płac były zgodne z procedurami kontroli sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez właściwe rzeczowo osoby. Zestawienia list płac za miesiąc czerwiec 2007roku z podziałem na : - wypłacone wynagrodzenia, - ubezpieczenia zdrowotne, - inne potrącenia, 9
- składki ZUS pracownika, - zasiłki rodzinne i chorobowe stanowi załącznik nr 5 do protokółu. W dniu 05.07.2006 roku przekazano składki ZUS za miesiąc czerwiec 2007roku w następujących wysokościach: Składki na ubezpieczenia społeczne - 54.966,88PLN Składki na ubezpieczenia zdrowotne - 12.358,80PLN Składki na Fundusz Pracy - 4.121,61PLN DRA 01.06.2007 oraz Wb 102 z dnia 05.07.2007r. stanowią załącznik nr 6 do protokółu. Należną zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzeń za miesiąc czerwiec 2007roku przekazano na rachunek bankowy Urzędu Skarbowego w Słupsku zgodnie z naliczeniem na listach płac w kwocie 12.085PLN oraz kwotę w wysokości 33PLN dotyczącą zaliczki na podatek dochodowy za ryczałt od samochodów (wyciąg bankowy 106 z dnia 18.07.2007r stanowi załącznik nr 7 do protokółu). Wynagrodzenia nauczycieli wypłacane były w jednostce na podstawie: - art. 30 ust.1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku- Karta nauczyciela ( Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112, ze zm.), rozporządzenia Mnistra Edukacji i Nauki z dnia 6 marca 2006roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagrodzenia za pracę w dniu wolnym od pracy ( Dz. U. Nr 43, poz. 293) oraz uchwały Nr XXXX/232/2006 Rady Powiatu Słupskiego z dnia 30 maja 2006roku w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatku motywacyjnego i funkcyjnego, wysokość dodatków za warunki pracy, szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i za godziny doraźnych zastępstw, wysokość i szczegółowe 10
zasady przyznawania i wypłacania dodatku mieszkaniowego dla nauczycieli zatrudnionych w szkołach i placówkach powiatu słupskiego.( Dz. Urz. Województwa Pomorskiego Nr 88 z dnia 18 sierpnia 2006roku, poz. 1846). Zasady wynagradzania pracowników administracji i obsługi regulowały: - Uchwała Nr XXIX/177/2005 Rady Powiatu w Słupsku z dnia 24 maja 2005roku w sprawie wyrażenia zgody na ustalenie wartości jednego punktu w złotych dla opracowania tabeli miesięcznych stawek wynagrodzeń - Uchwała Nr XXVIII/174/2001 Rady Powiatu z dnia 10 grudnia 2001r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania pracowników jednostek organizacyjnych powiatu. - Art.21 ust.1 ustawy z dnia 22 marca 1990roku o pracownikach samorządowych ( tekst jednolity Dz. U. z 2001roku, Nr 142, poz. 1593 ze zm.) - Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 marca 2005roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222) Dokonano kontroli prawidłowości naliczania i wypłat poszczególnych składników wynagrodzeń na listach płac za m-c czerwiec 2007r. zgodnie z angażami pracowników znajdujących się w aktach osobowych. Kontrolą objęto losowo wybranych pracowników : - Sitarz Bogdan dozorca - Przewodek Marta nauczyciel stażysta - Barbara Adamkiewicz nauczyciel dyplomowany - Perz Jan nauczyciel mianowany - Melewski Mateusz nauczyciel mianowany informatyk - Jarosław Budniak nauczyciel dyplomowany - Genowefa Jank nauczyciel dyplomowany 11
Dla Pana Sitarz Bogdana błędnie naliczono dodatek za godziny nocne, które wyliczono od minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie z 13 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 146, poz. 1222) pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek za każdą godzinę w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynagrodzenia zasadniczego, nie niższy jednak od dodatku ustalonego na podstawie art. 151 8 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r.- Kodeks Pracy. W związku z powyższym zobowiązuje się osobę odpowiedzialną za sporządzanie list płac w jednostce do korekty wynagrodzeń osobom, którym wypłacano wynagrodzenia za pracę w porze nocnej za okres trzech poprzednich lat. Pozostałym losowo wybranym pracownikom wynagrodzenia zasadnicze oraz pozostałe składniki wynagrodzeń wynikające z angaży zostały prawidłowo naliczone i wypłacone na podstawie list płac. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Dyrektora jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego pisemnego wyjaśnienia lub wniesienia pisemnych umotywowanych wyjaśnień co do treści zawartej w protokole w ciągu 7 dni od daty jego podpisania. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowana jednostka. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Słupsk, 25.09.2007r. 12