Nr KW /05 Radlin, dnia P R O T O K Ó Ł

Transkrypt

1 Nr KW /05 Radlin, dnia P R O T O K Ó Ł Kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Radlinie w dniach do przez: Andrzeja Hajm Podinspektora kontroli wewnętrznej działającego na podstawie upoważnienia nr AK/1023/29/2005 z dnia wydanego przez Burmistrza Radlina. W trakcie trwania kontroli: Kierownikiem kontrolowanej jednostki była Pani Krystyna Kryszewska. Głównym księgowym Pani Ewelina Grzybek. Zakres kontroli: Sprawdzenie metodą wyrywkową gospodarki finansowej, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Zapewnienie przestrzegania procedur obiegu i kontroli dokumentów księgowych w 2004 roku, oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola w wymiarze co najmniej 5% wydatków jednostki kontrolowanej. Wyjaśnień w toku kontroli udzielała: Ewelina Grzybek Główny księgowy Hanna Niestrój Starszy referent 1

2 Ustalenia ogólne: Kontrola objęła przestrzeganie przez jednostkę procedur kontroli określonych w art. 35a, ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Kontrola objęła 5% wydatków Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie poniesionych przez jednostkę w 2004 roku (stosownie do art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych). Zbadano działający w Ośrodku Pomocy Społecznej w Radlinie mechanizm kontroli wydatkowania środków na podstawie dokumentów regulujących kwestie organizacyjne OPS, oraz powiązanie w sposób bezpośredni z badaną tematyką, wyrażone w pieniądzu zużycie środków. Analizie poddano faktury na łączną kwotę 32327,13 zł. W dokumentach zwrócono szczególną uwagę na prawidłowości ewidencji poszczególnych rozrachunków, sprawdzenie prawidłowości i realności sald, oraz należności i zobowiązań. Postępowanie kontrolne obejmowało ponadto analizę, czy wykazuje się dostateczną troskę o prawidłowy przebieg operacji gospodarczych. Sprawdzono decyzje stanowiące podstawę wypłat świadczeń rodzinnych, porównano zapisy poszczególnych decyzji z listami wypłat i wyciągiem z rachunku bankowego dokumentującym fakt realizacji zobowiązań względem osób uprawnionych. Dokonano analizy prawidłowości naliczania kwot, jak również rzetelności tworzenia decyzji, oraz wstępnej i bieżącej kontroli legalności i celowości. Ponadto kontrola objęła zapisy księgowe, zwłaszcza z punktu widzenia merytorycznej prawidłowości i terminowości ich dokonywania. Ustalenia szczegółowe: Postępowanie kontrolne zostało oparte o następujące dokumenty regulujące kwestie gospodarki finansowej Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie: 1. Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Radlinie stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 1/02 z dnia roku 2

3 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie, oraz obowiązujące uaktualnienia ww. dokumentu. 2. Regulamin przeprowadzania kontroli wewnętrznej stanowiący załącznik do zarządzenia nr 8/2004 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie z dnia 22 grudnia 2004 roku w sprawie nadania 3. Inne dokumenty wewnętrzne regulujące kwestie organizacyjne i finansowe OPS. Ponadto wykorzystano następujące akty prawne: ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. 2002, nr76, poz. 694 z późniejszymi zmianami), ustawa z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych ( tekst jednolity Dz. U.2003, nr 15, poz. 148), rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych ( Dz.U. 2000, nr 122, poz z późniejszymi zmianami, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2001, nr 153, poz. 1752), ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. 2003, nr 228, poz ze zm.), rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5 marca 2004r. W sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Z 2004r. Nr 45 poz. 433). Kontrola objęła rok Zbadano dokumentację przetargu nieograniczonego (umowy) na świadczenie usług opiekuńczych dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie (umowa nr 12/2003 zawarta w dniu ). 3

4 Analizie poddano faktury: z dnia na kwotę 903,00 zł FA2004/ z dnia na kwotę 884,63 F023/2/2004 z dnia na kwotę 3433,92 zł FV/194/2004 z dnia na kwotę 2258,10 zł Korekta FV/10/2004 do faktury FV/194/2004 na -5,40 zł 137/2004 z dnia na 2340,00 zł F023/14/2004 z dnia na kwotę 2846,88 zł F023/11/2004 z dnia na kwotę 3112,32 zł F023/8/2004 z dnia na kwotę 3280,32 zł F023/5/2004 z dnia na kwotę 2875,20 zł FV/328/2004 z dnia na kwotę 2100,60 zł FV386/2004 z dnia na kwotę 2153,25 zł FV/449/2004 z dnia na 2277,00 zł FV/269/2004 z dnia na kwotę 2060,10 zł FV/218/2004 z dnia na kwotę 1807,20 zł Kontroli poddano listy wypłat świadczeń rodzinnych, oraz metodą wyrywkową decyzje (dokumentację) widniejące na listach: nr. listy: 0134/P/O nr. listy 0135/P/Z nr. listy 0146/P/O nr. listy: 0147/P/O Dokumentację analizowano z uwzględnieniem ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. 2003, nr 228, poz ze zm.), oraz rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5 marca 2004r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Z 2004r. Nr 45 poz. 433). Badane decyzje nie zawierały podpisu świadczeniobiorcy w związku z czym sprawdzono karty zwrotnego potwierdzenia odbioru dla kilku losowo wybranych decyzji. Skontrolowane karty zawierały podpisy adresatów. 4

5 Łącznie sprawdzono: Faktury PCK ,49 Wypłata świadczeń I ,60 Wypłata świadczeń II ,20 Wypłata świadczeń III ,20 Wypłata świadczeń IV ,30 Faktury - prenumerata 1.787,64 Razem: ,43 W wyniku kontroli stwierdzono: Ewidencjonowanie i przetwarzanie operacji w Ośrodku Pomocy Społecznej w Radlinie jest realizowane zgodnie z przyjętymi w jednostce uregulowaniami prawnymi. Operacje zostały prawidłowo wprowadzone do ewidencji księgowej, a dokumenty dotyczące wydatków, oraz ich ewidencja są należycie zabezpieczone i powierzone pieczy odpowiedzialnych pracowników. Transakcje są zatwierdzane zgodnie z przepisami i regulaminem, a wskazane w ewidencji wydatki zostały w rzeczywistości poniesione. Postępowanie kontrolne nie wykazało błędów w żadnym z obszarów objętych kontrolą. Integralną częścią protokołu stanowią załączniki: Załącznik nr 1 Zarządzenie nr 8/2004 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie z dnia 22 grudnia 2004 roku w sprawie nadania Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej. Załącznik nr 2 Zarządzenie nr 1/2002 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie z dnia 10 kwietnia 2002r. W sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Ośrodku Pomocy Społecznej w Radlinie Załącznik nr 3 Kartoteka konta FA PCK Załącznik nr 4 Lista wypłat świadczeń rodzinnych nr 0134/P/O Załącznik nr 5 Lista wypłat świadczeń rodzinnych nr 0135/P/Z Załącznik nr 6 Lista wypłat świadczeń rodzinnych nr 0146/P/O Załącznik nr 7 Lista wypłat świadczeń rodzinnych nr 0147/P/O Załącznik nr 8 Umowa na świadczenie usług opiekuńczych 5

6 Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano bez zastrzeżeń parafując każdą ze stron / Kontrolowany odmówił podpisania.* Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które otrzymali: Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie Komórka ds. kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Radlin Termin przedłożenia udokumentowanych wyjaśnień upływa w ciągu 3 dni roboczych od daty podpisania protokołu. Kontrola została odnotowana w książce kontroli Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie pod pozycją nr 3 / Kontrola nie została odnotowana w książce kontroli Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie, jako że rejestr taki nie jest prowadzony.* * niepotrzebne skreślić Podpisali: wz. Kierownika OPS: Beata Sowa Główny księgowy OPS: Ewelina Grzybek Podinspektor KW: Andrzej Hajm Zatwierdzam: Barbara Magiera - Burmistrz 6