PROTOKÓŁ. z kontroli 5% wydatków w 2009 r.

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Słupsku PROTOKÓŁ z kontroli 5% wydatków w 2009 r. Nazwa jednostki kontrolowanej Zespół Szkół Technicznych w Ustce Kierownik jednostki Józef Masłowski Główny księgowy Izabela Gil Osoba przeprowadzająca kontrolę Kontrolę przeprowadził Tomasz Markowski, inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia Nr OR.V /09 Starosty Słupskiego z dnia r. Kontrolę przeprowadzono w okresie od r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków przez jednostkę budżetową. Kontrolą objęto 5% wydatków jednostki z roku 2009, zgodnie z dyspozycją art. 187 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.). 1

2 Zakres kontroli Kontrolą objęto wydatki jednostki w okresie r. Wynik poprzedniej kontroli Ostatnia kontrola w badanym przedmiocie przeprowadzona została w jednostce w dniach r. i dotyczyła 5% wydatków za 2008 r. W wyniku kontroli stwierdzono niezgodność zawartej umowy najmu nr 03/2007 z upoważnieniem udzielonym kierownikowi jednostki, przypadki niewłaściwego ujmowania w kosztach niektórych faktur oraz brak aktualnych badań lekarskich u jednego pracownika. W związku z wyjaśnieniami dyrektora jednostki dotyczącymi naprawienia powstałych błędów (pismo znak: ZST/091/01/2008 z dn r.) odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych. Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu Zespół Szkół Technicznych w Ustce (zwany dalej ZST ) jest szkołą publiczną, w rozumieniu art. 7 ustawy z dn r. o systemie oświaty (Dz. U. Nr z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm), dla której organem prowadzącym, w myśl przywołanej ustawy, jest Powiat Słupski. Nadzór pedagogiczny nad jednostką sprawuje Pomorski Kurator Oświaty w Gdańsku. ZST powołano uchwałą nr X/61/99 Rady Powiatu Słupskiego z dn r. Zgodnie ze Statutem nadanym uchwałą Rady Powiatu nr XXXVI/220/2002 z dn r. (wraz z nowelizacją z dn ), w skład zespołu szkół wchodzą: - zasadnicza szkoła zawodowa, - technikum, - liceum profilowane, - technikum uzupełniające, - technikum uzupełniające dla dorosłych. Kształcenie w placówce odbywa się systemem stacjonarnym i zaocznym. Cykl kształcenia wynosi od 2-4 lat w zależności od typu szkoły i rodzaju wybranego zawodu. Rok szkolny 2

3 trwa od 1 września do 31 sierpnia roku następnego. W roku szkolnym 2008/2009 r. szkołę ukończyło 292 uczniów (szczegółowe dane na temat ilości uczniów zawiera załącznik nr 1 do protokołu). Dyrektorem jednostki jest pan Józef Masłowski, któremu powierzono powyższe stanowisko z dniem r. (uchwała Zarządu Powiatu nr 75/07 z dn r.). Uchwałą Zarządu Powiatu nr 76/07 udzielono panu Józefowi Masłowskiemu z dniem r. pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z prowadzeniem bieżącej działalności powiatu w zakresie wynikającym z działania ZST. Pełnomocnictwa udzielono na czas określony do dnia 31 sierpnia 2012 r. Od dnia r. obowiązki głównego księgowego ZST pełni pani Izabela Gil. Ustalenia kontroli - ocena realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków przeprowadzona na podstawie 5% wydatków jednostki w 2009 r. Kwota wydatków jednostki na dzień r. ustalona została na podstawie następujących dokumentów: Uchwały Nr XVI/183/2008 Rady Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie uchwalenia budżetu powiatu na 2009 r., Uchwały Nr 252/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie układu wykonawczego budżetu powiatu oraz planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej zleconych powiatowi na 2009 rok, Uchwały Nr 254/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie zmian w budżecie powiatu słupskiego na 2009 r., Uchwały Nr 277/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie zmian w budżecie powiatu słupskiego na 2009 r., Uchwały Nr 287/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie zmian w budżecie powiatu słupskiego na 2009 r., 3

4 Uchwały Nr 288/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie zmian w budżecie powiatu słupskiego na 2009 r., Uchwały Nr 297/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie zmian w budżecie powiatu słupskiego na 2009 r., Uchwały Nr 300/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie zmian w budżecie powiatu słupskiego na 2009 r. Plan jednostkowy oraz wykonanie wydatków na dzień r., przedstawia poniższa tabela. Plan jednostkowy oraz wykonanie wydatków ZST na dzień r. Dział Rozdział Paragraf WYDATKI PLAN ZAANGAŻOWANIE WYKONANIE ZOBOWIĄZANIA , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0, , , , , , , ,67 0, , , , , , , ,91 525, , , ,00 181, , , ,00 0, , , , , ,00 190,00 190,00 0, , , , , , , ,97 0, , , , , , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0, , , ,21 0, ,00 25,20 25,20 0, , , ,11 0, , , ,69 0, ,00 188,00 188,00 0, , , ,72 0, , ,00 925,98 0, , , ,90 0,00 4

5 , , ,20 27, ,00 808,00 808,00 0, , , ,00 0, ,00 950,00 950,00 0, ,00 0,00 0,00 0, , , ,10 0, , , ,00 0, , , ,00 0, , , ,52 0, ,00 300,00 300,00 0, , , ,06 0, , , ,46 0, , , ,00 0, , , ,46 0, , , ,46 0, , , ,68 0, , , ,54 0, , , ,01 0, , , ,92 0, , , ,71 0, , , ,00 0, , , ,00 0, , , ,00 0, , , ,80 0, , , ,31 0, ,00 398,94 398,94 0, ,00 199,98 199,98 0, , , ,57 0, ,00 800,00 800,00 0, , , ,52 0, , , ,52 0, , , ,30 0, , , ,22 0,00 Zgodnie z powyższym 5% zaplanowanych na 2009 r. wydatków wynosi ,15 zł. Za okres od r. jednostka sporządziła i przekazała do Starostwa Powiatowego przewidziane rozporządzeniem Ministra Finansów z dn r. (Dz.U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z i Rb-34. Kopie sprawozdań stanowią załącznik nr 2 do protokołu. Pod dokumentami widnieje pieczęć i podpis głównego księgowego oraz kierownika jednostki. Terminy złożenia sprawozdań 5

6 nie budzą zastrzeżeń. W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniach wydatki w kwotach: ,66 zł (dział 801), ,46 zł (dział 853) oraz ,52 zł (dział 854) były zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną na kartach wydatków. Do dnia r. jednostka przekazał na konto ZFŚS w każdym z rozdziałów ponad 75% wartości odpisu przypadającego na 2009 r. W trakcie kontroli stwierdzono, że jednostka dokonała następujących wydatków bez stosownego upoważnienia: wartość prowizji od przelewów bankowych na łączną kwotę 121,10 zł zaksięgowano jako wydatek z działu 853, rozdz , par Do dn r. na paragrafie tym nie przewidziano w planie żadnych wydatków (załącznik nr 3 do protokołu); w dn r. dokonano przelewu z umowy zlecenia (dział: 801, rozdz , par. 4170) w kwocie 253,00 zł; w dniach r. dokonano trzech przelewów (dział: 801, rozdz , par. 4210) w łącznej kwocie 2.670,04 zł; w dniach r. dokonano trzech przelewów (dział: 801, rozdz , par. 4300) w łącznej kwocie 1.124,46 zł. Do dn r. na powyższych paragrafach nie przewidziano wydatków w planie finansowym jednostki (załącznik nr 4 do protokołu); Środki na powyższe wydatki przyznano dopiero uchwałą Zarządu Powiatu Nr 277/2009 z dn r. Zgodnie z przywołanym stanem prawnym w okresie objętym kontrolą jednostka dokonała wydatków bez stosownego upoważnienia na łączną kwotę 4.168,60 zł. Dokonano kontroli wydatków jednostki z działu 801, rozdz Skontrolowano losowo wybrane wydatki na łączną kwotę ,20 zł, zgodnie z poniższą tabelą: Lp rozdz. par. Nr rachunku rodzaj wydatku kwota brutto /2008 wywóz odpadów stałych 276, /02872/C11/12/2008/SZARO energia elektryczna 12/ licznik , /02869/C11/12/2008/SZARO 6 energia elektryczna 12/ liczniki i , /09V aktualizacja oprogramowania OPTIVUM 2 520, prasa 360, /09 materiały 798,54

7 /02/2009 energia cieplna za m-c luty 2009 r , WRO/1680 materiały 838, /910 dostawa wody i odbiór ścieków 1 480, /2008 szkolenie 240, /2009 materiały 600, /2009 dzierżawa pojemnika na śmieci 102,72 SUMA ,20 Wszystkie faktury zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnorachunkowym, zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych oraz podpisane przez osoby upoważnione. Wydatki poprzedzone zostały zaangażowaniem. Zapłaty dokonywano do dnia wymagalności wskazanego na fakturze. Wszystkie materiały i usługi zakupione zostały na rzecz statutowej działalności jednostki. Podczas kontroli dowodów księgowych stwierdzono, że jednostka klasyfikuje faktury za dostawę wody i odbiór ścieków w całości do paragrafu 4260 (dowód: fa. nr 09/910 z dn r. na kwotę 1.480,17 zł brutto - zał. nr 5 do protokołu). Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dn r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) w paragrafie tym księgujemy tylko część dotyczącą dostaw wody, natomiast część dotyczącą odbioru ścieków należy księgować w paragrafie W trakcie kontroli dowodów księgowych stwierdzono także, że jednostka nieprawidłowo rozlicza diety wypłacane na podstawie wystawionych delegacji krajowych. Sposób rozliczania wyjazdów służbowych w jednostce reguluje zarządzenie dyrektora nr 2/2007 z dn r. Stwierdzone nieprawidłowości w skontrolowanych losowo wydatkach z miesiąca stycznia i lutego 2009 r. przedstawia poniża tabela. Lp Nr polecenia wyjazdu służbowego czas podróży wypłacona dieta 1 1/ :00 h 23,00 zł 2 2/ :00 h 23,00 zł 3 5/ :00 h 23,00 zł 4 6/ :00 h 23,00 zł 5 7/ :00 h 23,00 zł 7

8 Kopie rozliczenia powyższych wyjazdów stanowią załącznik nr 6 do protokołu. Zgodnie z art. 4 ust 2 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z dn r. (Dz. U. Nr 236, poz ze zm.) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety, b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku powyższych wyjazdów służbowych powinna zostać naliczona połowa diety, tj. 11,50 zł. Kontroli poddano wynagrodzenia pracowników za miesiąc maj 2009 r. W kontrolowanym okresie wynagrodzenia nauczycieli naliczane były na podstawie uchwały nr XVI/124/2008 Rady Powiatu Słupskiego z dnia r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatku za wysługę lat, motywacyjnego i funkcyjnego, wysokość dodatków za warunki pracy, szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i za godziny doraźnych zastępstw, wysokość i szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania dodatku mieszkaniowego oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w szkołach i placówkach powiatu słupskiego. W dniu Rada Powiatu Słupskiego podjęła uchwałę Nr XXVII/198/2009 w sprawie zmiany powyższego regulaminu. Wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi naliczane były na podstawie uchwały Nr XVI/119/2008 Rady Powiatu w Słupsku z dn r. w sprawie wyrażenia zgody na ustalenie wartości jednego punktu w złotych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Powiatu Słupskiego oraz uchwały Nr XXVIII/174/2001 Rady Powiatu w Słupsku z dn r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania pracowników jednostek organizacyjnych powiatu. Wynagrodzenie pracowników ZST regulują także następujące dokumenty wewnętrzne: zarządzenie dyrektora nr 5/2007 z dn w sprawie wprowadzenia nowego regulaminu premiowania pracowników niebedących nauczycielami, zarządzenie dyrektora nr 8/2007 z dn w sprawie wynagradzania pracowników niebedących nauczycielami, zarządzenie dyrektora nr 3/2009 z dn w sprawie wynagradzania pracowników niebedących nauczycielami (zarządzenie nie dotyczy wynagrodzeń za maj 2009 r.). 8

9 W dniu r. stan zatrudnienia w ZST wyniósł 51 osób, w tym 31 nauczycieli szkoły zawodowej, 8 nauczycieli liceum profilowanego oraz 12 pracowników administracji i obsługi. Listę osób zatrudnionych z podaniem stopnia awansu zawodowego zawiera załącznik nr 7 do protokołu. Stan zatrudnienia przekładał się na liczbę 47,67 etatów. Zgodnie z 2 obowiązującego w jednostce regulaminu wynagradzania wynagrodzenia pracowników niebędących nauczycielami winny być wypłacane od 27 do ostatniego dnia miesiąca. Terminy wypłaty wynagrodzenia nauczycielom reguluje 39 Karty Nauczyciela. W miesiącu maju sporządzono następujące listy płac: Nr listy płac 43/09/ /09/ /09/ /09/ /09/ /09/80130 SUMA Nazwa listy płac nauczyciele - szkoła zawodowa nauczyciele - liceum profilowane nagroda jubileuszowa nauczyciele - szkoła zawodowa - godz. ponadwym. nauczyciele - liceum profilowane - godz. ponadwym. pracownicy administracji i obsługi - Wynagrodzenia brutto pracowników ,27 zł ,24 zł [...]*zł 6 020,87 zł 624,64 zł ,13 zł [...]*zł Składki na FP 1 776,79 zł 490,47 zł 0,00 zł 147,51 zł 15,30 zł 602,99 zł 3 033,06 zł Składki na ZUS opłacone przez pracodawcę ,84 zł 3 022,94 zł 0,00 zł 909,10 zł 94,31 zł 3 716,32 zł ,51 zł Razem ,90 zł ,65 zł [...]*zł 7 077,48 zł 734,25 zł ,44 zł [...]*zł Do wypłaty ,35 zł ,61 zł [...]*zł 4 195,81 zł 435,51 zł ,76 zł [...]*zł Podatek 4 940,00 zł 1 321,00 zł [...]*zł 532,00 zł 55,00 zł 1 556,00 zł [...]*zł Listy płac sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz podpisane przez główną księgową i dyrektora jednostki. Zgodnie z wyciągami bankowymi na konta ROR pracowników przelano: r., WB 59, listy nr 43/09/80130, 44/09/80123 i 45/09/80123 na łączną kwotę [...]*zł r., WB 72, listy nr 46/09/80130, 47/09/80123 i 48/09/80130 na łączną kwotę ,08 zł. Wysokość przelewów jest zgodna z wysokością wynagrodzenia do wypłaty na listach płac. 9

10 Składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i fundusz pracy, zgodnie z deklaracją ZUS P DRA (załącznik nr 8 do protokołu) przekazane zostały na konto ZUS w dniu r. w łącznej kwocie ,02 zł. (WB 77). Zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych za miesiąc maj w kwocie [...]*zł przekazano na rachunek Urzędu Skarbowego w dniu (poniedziałek) - WB 83. Na kwotę tę składały się: [...]*zł podatku od wynagrodzeń z list płac oraz 30,00 zł podatku od wypłaconego ryczałtu za używanie przez dyrektora jednostki samochodu prywatnego do celów służbowych. W trakcie kontroli stwierdzono, że jednostka nie pobiera przysługującego jej wynagrodzenia: o którym mowa w 1 rozporządzenia MPiPS z dn r. (Dz. U. Nr 153, poz. 1005) w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, o którym mowa w 1 ust.1 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dn r. (Dz. U. Nr 240, poz. 2065) w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa. W dn r. (WB 59) oraz w dn r. (WB 72) zapłacono składki na NSZZ Solidarność (18,48 zł), ASPECTA ŻYCIE (1.720,00 zł), PKZP (1.448,00 zł), PPP (22,50 zł), ZNP (226,45 zł) oraz przekazano na konto ZFŚS spłatę pożyczek (3.270,00 zł). Metodą doboru przypadkowego dokonano kontroli prawidłowości naliczania poszczególnych składników wynagrodzeń na listach płac pracowników za miesiąc maj 2009 r. Kontrolą objęto akta osobowe poniższych pracowników: Zenobia Dąbrowska nauczyciel dyplomowany, Tadeusz Kulmatycki nauczyciel mianowany, Witold Górajek nauczyciel dyplomowany, Barbara Madejczyk nauczyciel kontraktowy, Krystyna Krawczyk sekretarz szkoły, Jan Bartnicki dozorca, Monika Fudala woźna. 10

11 Pani Monika Fudala, pracująca na stanowisku woźnej otrzymywała wynagrodzenie w gr. VII pomimo, że obowiązująca w miesiącu maju tabela wynagrodzeń, stanowiąca załącznik do rozporządzenia rady ministrów z dn r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz ze zm.) przewidywała dla powyższego stanowiska maksymalnie kat. VI. Nie doszło jednak do przekroczenia kwoty wynagrodzenia, gdyż mieści się ono w maksymalnym przedziale dla gr. VI, powiększonym o wskaźnik 10%. Pani Monika Fudala otrzymuje także dodatek za wysługę lat w wysokości 12% wynagrodzenia zasadniczego. Z zawartych w aktach osobowych świadectw pracy wynika, że pracownicy należy się 13% dodatek za wysługę lat. Pani Monika Fudala pobierała w maju zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad chorym dzieckiem powyżej 14 roku życia. Fakt zwolnienia potwierdzono drukiem ZUS ZLA, a łączny okres pobierania zasiłku do dnia kontroli nie przekroczył 14 dni w roku 2009 (art 33 ust 1 ustawy z dn r.o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Pozostali skontrolowani pracownicy przypisani zostali do właściwej kategorii zaszeregowania, zgodnej z wykonywanym zawodem, a w przypadku nauczycieli, zgodnej z zajmowanym stanowiskiem. Spośród skontrolowanych pracowników dwóch nauczycieli, pani Zenobia Dąbrowska oraz pan Witold Górajek pracowało w godzinach ponadwymiarowych. Liczba godzin na listach płac była zgodna z zatwierdzoną i podpisaną przez dyrektora szkoły listą przepracowanych godzin ponadwymiarowych za miesiąc maj 2009 r. Nieprawidłowości w zakresie wyliczenia stawek za poszczególne przepracowane godziny nie stwierdzono. Zestawienie godzin ponadwymiarowych za miesiąc maj 2009 r. stanowi załącznik nr 9 do protokołu. Spośród skontrolowanych pracowników obsługi pan Jan Bartnicki i pani Monika Fudala pracowali w godzinach nadliczbowych bądź nocnych. Zestawienie przepracowanych godzin za miesiąc maj 2009 r. stanowi załącznik nr 10 do protokołu. Liczba godzin na listach płac była zgodna z zatwierdzoną i podpisaną przez dyrektora szkoły listą przepracowanych godzin nadliczbowych i nocnych. Nieprawidłowości w zakresie wyliczenia stawek za poszczególne przepracowane godziny nie stwierdzono. Liczba przepracowanych godzin była także zgodna z listą obecności pracowników. Z załączonego zestawienia wynika, że pracownik obsługi pan Panasiuk Leszek, przepracował w miesiącu maju 46 godzin nadliczbowych. Zgodnie 11

12 z art Kodeksu Pracy tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ponieważ w jednostce obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy pracownik przekroczył w miesiącu maju o 14 godzin dopuszczalny czas pracy. Na tym kontrolę zakończono. Stosownych wyjaśnień w trakcie kontroli udzielała główna księgowa pani Izabela Gil. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Dyrektora jednostki poinformowano o prawie do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność umotywowanego pisemnego wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu. Dyrektora jednostki poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do treści protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania. Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Wykaz załączników: 1. Liczba uczniów w roku szkolnym 2008/ Sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z i Rb-34 za okres: r. 3. Wydatki z działu 853, rozdz , par do dn r. 4. Wydatki z działu 801, rozdz , par. 4170, 4210 i 4308 do dn r. 5. Faktura nr 09/910 z dn r. na kwotę 1.480,17 zł brutto. 6. Kopie wyjazdów służbowych z miesiąca stycznia i lutego 2009 r. 7. Stan zatrudnienia w ZST na dzień r. 8. Deklaracja ZUS P DRA za miesiąc maj 2009 r. 9. Zestawienie przepracowanych godzin ponadwymiarowych za miesiąc maj 2009 r. 10. Zestawienie przepracowanych godzin nadliczb. i nocnych za miesiąc maj 2009 r. Słupsk, dn r. DYREKTOR. Józef Masłowski jednostka kontrolowana INSPEKTOR. Tomasz Markowski kontrolujący /* [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)] 12