PROTOKÓŁ. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na zakup materiałów i wyposażenia oraz energii

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Szkole Podstawowej w Bycinie przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 14/2012 z dnia r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na zakup materiałów i wyposażenia oraz energii Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia r. do dnia r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Szkoły Podstawowej w Bycinie zwanej w dalszej części protokołu Szkoła ul. Szkolna 13, Pyskowice oraz siedziba Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu GZOEPO, Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od r. do r. Badanie przeprowadzono pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty ( Dz. U. z 2004r. Nr 256 poz z późniejszymi zmianami ). 2. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982r. Karta nauczyciela ( Dz. U. z 2006r. Nr 97 poz. 674 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz z późniejszymi zmianami ). 5. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami ). 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 z późniejszymi zmianami ). 1

2 7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych ( Dz. U. z 2010r. Nr 241 poz ). 8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami ). 10. Uchwała Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Anna Czarny Dyrektor Szkoły Podstawowej w Bycinie, Pani Beata Śnieg Kierownik Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, Pani xxxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, oraz pozostali pracownicy Szkoły oraz GZOEPO wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Dyrektorem Szkoły jest pani Anna Czarny, której powierzono funkcję Dyrektora na okres od dnia r. do r. Dyrektor działa m.in. na podstawie: ustawy o systemie oświaty, ustawy Karta nauczyciela, statutu Szkoły oraz pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z prowadzeniem placówki w granicach zwykłego zarządu udzielonego przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu r. Obsługę finansową księgową Szkoły prowadzi GZOEPO na podstawie porozumienia z dnia r. zawartego pomiędzy Dyrektorem Szkoły, a Kierownikiem GZOEPO. GZOEPO został utworzony Uchwałą Nr XLIII/442/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 31 maja 2006r. Kierownikiem GZOEPO jest Pani Beata Śnieg zatrudniona na powyższym stanowisku 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2

3 od dnia r. do nadal. Głównym Księgowym GZOEPO jest Pani xxxxxxxxxx 2 zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia r. do nadal. Siedziba GZOEPO znajduje się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26 tj. w budynku Urzędu Gminy w Rudzińcu. II. Regulacje wewnętrzne jednostki w zakresie objętym kontrolą Zgodnie z uregulowaniami statutowymi Szkoła realizuje cele i zadania określone w ustawie z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty oraz w przepisach wydanych na podstawie ww ustawy, uwzględniając program wychowawczy szkoły i program profilaktyki dostosowany do potrzeb rozwojowych uczniów oraz potrzeb środowiska. Szkoła działa na podstawie m.in.: 1) Statut Szkoły tekst jednolity z dnia r. wszedł w życie z dniem r., został uchwalony przez Radę Pedagogiczną Uchwałą Nr 6/2010/2011 wraz ze zmianą aneks nr 1 zatwierdzony uchwałą Nr 9/2010/2011 Rady Pedagogicznej Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia 29 marca 2011r. w sprawie zmian w Statucie Szkoły 2) Projekt organizacyjny Szkoły na rok szkolny 2012/2013 zatwierdzony przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu r. wraz z aneksem nr 1 z dnia r. 3) Zarządzenie Nr 8/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia r. w sprawie ustalenia zasad i funkcjonowania kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej w Bycinie. 4) Zarządzenie Nr 3/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia 26 stycznia 2012r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro w Szkole Podstawowej w Bycinie III. Dokumentacja finansowa jednostki w zakresie objętym kontrolą Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Szkole jest kierownik jednostki - Dyrektor zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Na podstawie Uchwały Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok, Dyrektor Szkoły wprowadził plan finansowy Szkoły Zarządzenie Nr 1/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia r. w sprawie ustalenia planu finansowego Szkoły Podstawowej w Bycinie na rok 2012 i Oddziału Przedszkolnego przy Szkole Podstawowej w Bycinie Zarządzenie Nr 2/ Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3

4 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia r. w sprawie ustalenia planu finansowego Oddziału Przedszkolnego przy Szkole Podstawowej w Bycinie na rok Pierwotny plan finansowy przewidywał wydatki Szkoły i Oddziału Przedszkolnego w łącznej kwocie ,00 zł. W trakcie realizacji planu, ulegał on zmianom i na dzień r. łączna kwota planowanych wydatków Szkoły i Oddziału Przedszkolnego wynosiła ,01 zł. Szkoła wraz z Oddziałem Przedszkolnym dokonała do dnia r. wydatków na łączną kwotę ,02 zł., co stanowiło 80,27 % planowanych wydatków. Kontrolą objęto wydatki Szkoły na zakup materiałów i wyposażenia oraz energii. 1. Zakup materiałów i wyposażenia : Pierwotny plan finansowy Szkoły zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział Szkoły podstawowe, 4210 zakup materiałów i wyposażenia, wydatki w kwocie ,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia r. w sprawie ustalenia planu finansowego Szkoły Podstawowej w Bycinie na rok W okresie od r. do r. plan finansowy Szkoły był w powyższym zakresie dwukrotnie zmieniany: a) w dniu r. zwiększono kwotę planu o ,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 3/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia r. w sprawie zmian w planie finansowym Szkoły Podstawowej w Bycinie na rok b) w dniu r. zmniejszono kwotę planu o ,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 6/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia r. w sprawie zmian w planie finansowym Szkoły Podstawowej w Bycinie na rok Plan po zmianach wynosił ,00 zł., a wydano ,37 zł., co stanowiło 78,75 % planowanej kwoty. Nie ustalono pierwotnie w planie finansowym Szkoły w Dziale 854 Oświata i wychowanie, Rozdział Pomoc materialna dla uczniów, 4210 zakup materiałów i wyposażenia, żadnej kwoty. W dniu r. ustalono kwotę planowanych wydatków na 1 350,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 8/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia r. w sprawie zmian w planie finansowym Szkoły Podstawowej w Bycinie na rok Do dnia r. nie wydatkowano środków z planowanej kwoty. 4

5 Miesiąc Plan Wydatki Plan Wydatki styczeń ,00 zł ,60 zł. n.u. 0 zł. luty b.z ,80 zł. n.u. b.z. marzec b.z ,81 zł. n.u. b.z. kwiecień ,00 zł. b.z. n.u. b.z. maj b.z ,84 zł. n.u. b.z. czerwiec ,00 zł ,42 zł. n.u. b.z. lipiec b.z ,21 zł. n.u. b.z. sierpień b.z ,71 zł. n.u. b.z. wrzesień b.z ,88 zł. n.u. b.z. październik b.z ,37 zł ,00 zł. b.z. n.u. - nie ustalono b.z. - bez zmian W powyższej tabeli przedstawiono plan i jego realizację w okresie od r. do r. w zakresie wydatków na zakup materiałów i wyposażenia. Tabela opracowana została na podstawie danych pochodzących ze sprawozdań Rb-28S - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. 2. Zakup energii Pierwotny plan finansowy Szkoły zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział Szkoły podstawowe, 4260 zakup energii, wydatki w kwocie 7 200,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia r. w sprawie ustalenia planu finansowego Szkoły Podstawowej w Bycinie na rok W okresie od r. do r. plan finansowy Szkoły nie był w powyższym zakresie zmieniany, a wydano 4 467,45 zł., co stanowiło 62,05 % planowanej kwoty. Plan i jego realizacja w okresie od r. do r. w zakresie wydatków na zakup energii zostały przedstawione w poniższej tabeli opracowanej na podstawie danych pochodzących ze sprawozdań Rb-28S - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. 5

6 Miesiąc Plan Wydatki styczeń 7 200,00 zł. 715,04 zł. luty b.z. b.z. marzec b.z ,48 zł. kwiecień b.z. b.z. maj b.z ,89 zł. czerwiec b.z. b.z. lipiec b.z ,51 zł. sierpień b.z. b.z. wrzesień b.z ,45 zł. październik b.z. b.z. b.z. - bez zmian Łączna kwota wydatków na zakup materiałów i wyposażenia oraz energii w okresie od dnia r. do dnia r. to ,82 zł. Powyższa kwota stanowiła 2,57 % planowanej kwoty wydatków Szkoły oraz 3,21 % zrealizowanych wydatków na dzień r. Kontrolą objęto dowody księgowe dokumentujące wydatki Szkoły na zakup materiałów i wyposażenia oraz energii ( załącznik nr 1 do niniejszego protokołu stanowi zestawienie analityczne kont: i ) i stwierdzono, że: - wydatki na zakup materiałów i wyposażenia są dokonywane na podstawie Zarządzenia Nr 3/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia 26 stycznia 2012r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro w Szkole Podstawowej w Bycinie największą kwotę wydatków na zakup materiałów i wyposażenia stanowią wydatki na zakup opału, które wyniosły w okresie objętym kontrolą 7 800,00 zł. brutto, - wydatki na zakup materiałów i wyposażenia oraz energii są zgodne z planem finansowym Szkoły, - wydatki na zakup materiałów i wyposażenia oraz energii są dokonywane terminowo, - dowody księgowe są każdorazowo opisywane merytorycznie przez osobę upoważnioną, pod względem merytorycznym formalnym i rachunkowym przez Głównego Księgowego GZOEPO i Kierownika GZOEPO oraz zatwierdzane do wypłaty przez Dyrektora Szkoły, - stosowana jest prawidłowo klasyfikacja budżetowa przy wydatkach na zakup materiałów i wyposażenia oraz energii, - wydatki na zakup energii są dokonywane na podstawie zawartych umów: a) umowa nr 210a/B/2008 o dostarczanie wody z dnia r. zawarta pomiędzy Zakładem 6

7 Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu, a Szkołą Podstawową w Bycinie na czas nieokreślony. b) umowa kompleksowa dostarczania energii elektrycznej Nr 62277/B/U/2007 z dnia r. zawarta pomiędzy Szkołą Podstawową w Bycinie, a Vattenfall Sales Poland Sp. z o.o. w Gliwicach na czas nieokreślony c) umowa kompleksowa dostarczania energii elektrycznej Nr UZ/20798/2012 zawarta pomiędzy Tauron Sprzedaż GZE Sp. z o.o., a Szkołą Podstawową w Bycinie na czas określony od r. do r. Kontrolą objęto sprawozdania Rb 28 S miesięczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej za okres od r. do r. i stwierdzono, że są każdorazowo podpisane przez upoważnione osoby tj. głównego księgowego GZOEPO oraz Dyrektora Szkoły oraz są przekazywane do Urzędu Gminy Rudziniec terminowo tj do 10 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, kwoty wykazane w sprawozdaniach w zakresie objętym kontrolą są zgodne z faktycznie poniesionymi wydatkami. V. Realizacja kontroli zarządczej w 2011r. Dyrektor Szkoły ustalił w dniu r. zasady i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Szkole - Zarządzenie nr 8/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Bycinie z dnia r. Załącznik do ww zarządzenia stanowi regulamin kontroli zarządczej, której celem jest zapewnienie w szczególności zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. Dyrektor Szkoły w dniu r. opracował plan kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej w Bycinie w roku 2011, który obejmował przeprowadzenie 7 kontroli. Dyrektor Szkoły złożył w dniu r. oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, z którego wynika m.in., że w jednostce funkcjonowała w wystarczającym stopniu adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza kopia ww oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Zgodnie z postanowieniami regulaminu kontroli zarządczej co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej w Szkole. Kwestionariusz samooceny obejmujący następujące standardy kontroli zarządczej: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena został sporządzony w dniu r. przez Dyrektora Szkoły. Zgodnie z zapisem regulaminu kontroli zarządczej raz w roku jest dokonywana identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów Szkoły. Zidentyfikowane ryzyka są ujmowane w rejestrze celów i ryzyk 7

8 prowadzonym w Szkole zgodnie z regulaminem kontroli zarządczej. Stwierdzono, że w Szkole opracowano powyższy rejestr na rok 2011 kopia rejestru stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. VI. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od r. do r. przeprowadzono w Szkole kontrolę wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników Szkoły za okres od r. do r. Kontrola powyższa nie wykazała nieprawidłowości i uchybień, w związku z powyższym nie było sformułowanych zaleceń pokontrolnych do Dyrektora Szkoły. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Zawarcie umowy kompleksowej dostarczania energii elektrycznej Nr 62277/B/U/2007 w dniu r. na czas nieokreślony, co jest niezgodne z art. 142 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że umowę zawiera się na czas oznaczony. Kopia ww umowy stanowi załącznik nr 4 do niniejszego protokołu. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Zaprzestać zawierania umów na okres dłuższy niż 4 lata, z wyjątkiem umów zawieranych na podstawie art. 143 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Zestawienie analityczne konta oraz Kopia oświadczenia Dyrektora Szkoły o stanie kontroli zarządczej. 3. Kopia rejestru celów i ryzyk na rok Kopia umowy kompleksowej dostarczania energii elektrycznej Nr 62277/B/U/2007 z dnia r. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Szkoły pani Anna Czarny oraz Kierownik GZOEPO pani Beata Śnieg, zostali poinformowani o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa pozostawiono w kontrolowanych jednostkach. 8

9 Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 14/2012 Rudziniec r. SZKOŁA PODSTAWOWA W BYCINIE Pyskowice, ul. Szkolna 13 NIP Regon tel (pieczątka kontrolowanej jednostki) Główna Księgowa DYREKTOR SZKOŁY GZOEPO w Rudzińcu Grzegorz Nowak xxxxxxxxxx 3 mgr Anna Czarny ( podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego GZOEPO ) ( podpis Dyrektora Szkoły ) KIEROWNIK GZOEPO w Rudzińcu mgr Beata Śnieg ( podpis Kierownika GZOEPO ) 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 9