PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 03 październik 2014 r. nr kor. UM /2014 Pani Iwona Drozd SZKOŁA PODSTAWOWA NR 3 ul. DASZYŃSKIEGO GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 4 do 20 sierpnia 2014 r. w Szkole Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 3 w Gliwicach ul. Daszyńskiego 424 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 29 lipca 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 15 września 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Iwona Drozd. Temat kontroli Inwentaryzacja aktywów oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) inwentaryzację: - rzeczowych aktywów trwałych przeprowadzoną w 2011 r., - pozostałych aktywów przeprowadzoną w 2013 r. b) wydatki poniesione w 2013 r.: - na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, - pozostałe wydatki bieżące na kwotę ,00 zł, - wydatki majątkowe na kwotę ,37 zł. c) zamówienia publiczne dotyczące wydatków majątkowych, o wartości ,85 zł. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą przestrzegano obowiązujących przepisów i procedur za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Przypadki braku bieżącego prowadzenia ewidencji na koncie 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Zalecenie nr 1 Zapisy w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) 2. Przypadki poinformowania Prezydenta Miasta o dokonanych zmianach w zakresie przeniesień między paragrafami klasyfikacji budżetowej w ramach ogólnych kwot dochodów i wydatków zawartych w planie z przekroczeniem terminów określonych w uchwale Rady Miejskiej. Zalecenie nr 2 Zmian w planie finansowym jednostki dokonywać w sposób określony w 5 pkt. 9) uchwały nr XXXVIII/1103/2010 Rady Miejskiej z dnia 23 września 2010 r. w sprawie określenie jednostek budżetowych, które gromadzą na wydzielonym rachunku dochody, źródeł tych dochodów, ich przeznaczenia, sposobu i trybu sporządzania planu finansowego, dokonywania zmian w tym planie oraz ich zatwierdzania. 3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej: a) brak podpisów głównego księgowego i kierownika jednostki na sprawozdaniach półrocznych Rb-34S włączonych do akt jednostki, b) przypadki wykazania w półrocznym sprawozdaniu Rb-28S danych dotyczących zaangażowania niezgodnych z ewidencją księgową; w zakresie objętym kontrolą skala ujawnionych nieprawidłowości przekroczyła kwotę, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 3 Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119). 4. W zakresie naliczania i wypłacania wynagrodzeń: a) wypłata wynagrodzenia z tytułu godzin ponadwymiarowych nauczycielom realizującym w ramach stosunku pracy obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin, w terminie niezgodnym z obowiązującymi przepisami, b) w załącznikach nr 1 i 2 do w regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami obowiązującego od 1 kwietnia 2012 r. oraz w późniejszych aneksach brak określenia stawki maksymalnego wynagrodzenia oraz wymagań kwalifikacyjnych na stanowisku sekretarza szkoły (stanowisko istnieje w szkole od r.). Zalecenie nr 4 Wynagrodzenie z tytułu godzin ponadwymiarowych wypłacać w terminie określonym w art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 191). Regulacje wewnętrzne w zakresie wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami dostosować do potrzeb jednostki. 2

3 5. W zakresie dokonywania wydatków osobowych niezaliczonych do wynagrodzeń: a) w karcie ewidencyjnej wyposażenia na stanowisku intendenta brak wpisania daty pobrania butów i kurtki, b) w kartach ewidencyjnych wyposażenia na stanowisku sprzątaczki oraz sprzątaczki-szatniarki błędnie wpisana data pobrania spodni, c) przypadek braku wskazania na fakturze pracownika, któremu przydzielono zakupioną kamizelkę. Zalecenie nr 5 Nie dopuszczać do występowania ww. uchybień. 6. W zakresie ponoszonych wydatków na wynagrodzenia bezosobowe: a) naliczenie i wypłata wynagrodzenia z tyt. zawartej umowy zlecenia w wysokości zawyżonej o kwotę 176,00 zł, b) przypadki braku potwierdzenia wykonania zleconych prac na rzecz jednostki przez zleceniodawcę. Zalecenie nr 6 Wypłaty wynagrodzenia dokonywać zgodnie z warunkami określonymi w umowach. Na konto dochodów budżetowych dokonać zwrotu niesłusznie wypłaconej kwoty z tyt. zawartej umowy zlecenia. 7. Brak parafowania przez główną księgową niektórych umów. Zalecenie nr 7 Egzekwować od głównego księgowego wykonywanie obowiązków wynikających z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). 8. Przypadki zaklasyfikowania wydatków do nieprawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej oraz zaewidencjonowania zakupu składników majątkowych na nieodpowiednim koncie. Skala ujawnionych nieprawidłowości nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 8 Wydatki klasyfikować zgodnie z: a) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tj. Dz.U r., poz. 1053), b) zarządzeniem organizacyjnym nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. z późniejszymi zmianami w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. 9. Uregulowanie zobowiązań ze zbędnym wyprzedzeniem terminów płatności na łączną kwotę ,56 zł. Zalecenie nr 9 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 10. Uregulowanie zobowiązań z przekroczeniem ustalonych terminów płatności na łączną kwotę 2.569,96 zł. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. 3

4 Zalecenie nr 10 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). 11. W zakresie gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych: a) ustalenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla pracowników pedagogicznych za 2013 r. w zaniżonej wysokości o kwotę 92,46 zł ze względu na błędne przyjęcie przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli, b) wydatkowanie środków w kwocie 1.380,00 zł na organizację konferencji, tj. niezgodnie z ustawowym przeznaczeniem funduszu, c) przypadki wypłacenia świadczeń socjalnych bez określenia z jakiego tytułu świadczenie jest wypłacane. Zalecenie nr 11 Przy naliczaniu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli przestrzegać wymogów określonych w art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z r. 2014, poz. 191). Skorygować dokonany odpis. Środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przeznaczać na działalność socjalną określoną w art. 2 pkt 1) na zasadach określonych w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.). 12. W zakresie zawartych przez jednostkę umów na realizację inwestycji: a) przypadek braku pełnego brzmienia zapisów określających wysokość wynagrodzenia, b) przypadki braku zapisów dot. zgody na obrót wierzytelnościami. Zalecenie nr 12 W umowach zawierać zapisy, o których mowa w zarządzeniach organizacyjnych: a) 70/08 w sprawie zasad udzielania zgody na obrót wierzytelnościami wynikającymi z zamówień publicznych i umów zawieranych przez jednostki organizacyjne Miasta Gliwice nieposiadające osobowości prawnej, b) 55/10 w sprawie zapisów określających wysokość wynagrodzenia w umowach, zleceniach i zamówieniach udzielanych przez miejskie jednostki organizacyjne. 13. Sporządzenie protokołu z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem zasad określonych w przepisach, tj. niewypełnienie niektórych pozycji protokołu. Zalecenie nr 13 Protokół z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządzać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r., nr 223, poz. 1458). 14. W zakresie inwentaryzacji: a) nierozliczenie ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych roku, w którym przypadał termin inwentaryzacji, tj. niedoboru na kwotę ,38 zł oraz nadwyżki na kwotę 3.166,00 zł, b) na arkuszach spisu z natury brak wskazania daty przeprowadzania spisu, c) przypadki braku oznaczenia numerami inwentarzowymi składników majątku, d) w instrukcji inwentaryzacyjnej określenie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji księgozbioru niezgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. 4

5 Zalecenie nr 14 W zakresie inwentaryzacji: a) przestrzegać art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. (t.j. D.U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.), b) dokumentację inwentaryzacyjną sporządzać zgodnie z regulacjami wewnętrznymi jednostki, c) doprowadzić do zgodności: oznaczenia składników majątku z ewidencją analityczną, regulacji wewnętrznych w zakresie terminów inwentaryzowania księgozbioru bibliotecznego z wymogami ustawy o rachunkowości. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5