Starostwo Powiatowe w Słupsku Tylko do użytku służbowego P r o t o k ó ł Kontroli 5% wydatków za okres od 01 stycznia do 30 września 2007 r. przeprowadzonej w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Damnicy. Działając na podstawie art. 187 ust.2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005roku o finansach publicznych ( tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 ze zm. ) oraz upoważnienia do kontroli Nr 24/2007 Wicestarosty Słupskiego z dnia 01.10.2007r. audytor wewnętrzny Starostwa Powiatowego Mariola Pytlos przeprowadziła w dniach 02-05 października 2007 r. kontrolę przestrzegania realizacji procedur kontroli 5% wydatków w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Damnicy. Przedmiot kontroli: Przestrzeganie realizacji procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrolą objęto 5% wydatków podległej jednostki zgodnie z powołanym wyżej art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Zakres kontroli: od 01 stycznia do 30 września 2007r.
Ustalenia ogólne: Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy działa na podstawie statutu nadanego Uchwałą Rady Powiatu Słupskiego X/63/99 z dnia 28 czerwca 1999roku. Uchwałą Nr XXXIX/226/2006 Rady Powiatu Słupskiego z dnia 25 kwietnia 2006 roku nadano Specjalnemu Ośrodkowi Szkolno- Wychowawczemu w Damnicy imię Marynarza Polskiego zgodnie ze wspólnym wnioskiem Rady Pedagogicznej, Rady Rodziców i Samorządu Uczniowskiego. Uchwałą Nr XV/76/2004 Rady Powiatu Słupskiego z dnia 24 lutego 2004roku określono strukturę organizacyjną SOSW w Damnicy, w skład którego wchodzą: 1. Szkoła Podstawowa Specjalna z filiami : - w Domu Pomocy Społecznej w Machowinku, - w Domu Pomocy Społecznej w Przytocku; 2. Gimnazjum Specjalne, 3. Szkoła Specjalna Przysposabiająca do Pracy, Uchwałą Nr XI/91/2007 Rady Powiatu Słupskiego z dnia 28 sierpnia 2007 roku zlikwidowano z dniem 31 sierpnia 2007roku Zasadniczą Szkołę Zawodową Specjalną w Damnicy wchodzącą w skład SOSW im. Marynarza Polskiego w Damnicy. Uchwałą Nr 87/2000 Zarząd Powiatu Słupskiego z dnia 15 maja 2000 roku uchwalił Regulamin Organizacyjny Specjalnego Ośrodka Szkolno- Wychowawczego w Damnicy. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Pani Władysława Hanuszewicz, powołana na stanowisko od 1 września 2005 roku. Uchwałą Nr 264/2005 Zarządu Powiatu Słupskiego z dnia 05 lipca 2005 roku Zarząd Powiatu Słupskiego powierzył Pani Władysławie Hanuszewicz stanowisko dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Damnicy do dnia 31 sierpnia 2010 roku. Uchwałą Nr 265/2005 Zarządu Powiatu Słupskiego z dnia 05 lipca 2005 roku udzielono Pani Władysławie Hanuszewicz pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych związanych z prowadzeniem bieżącej działalności powiatu w zakresie wynikającym z działania Specjalnego Ośrodka Szkolno- Wychowawczego w Damnicy na okres od 1 września 2005roku do 31 sierpnia 2010roku. Pełnomocnictwo uprawnia do kierowania jednostką w ramach uchwalonego statutu, reprezentowania na zewnątrz i składania jednoosobowo oświadczeń woli w sprawach majątkowych, a zwłaszcza: 2
- gospodarowania budżetem jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, - zawierania umów cywilno prawnych, - oddania części pomieszczeń kierowanej jednostki w najem, dzierżawę albo jej użyczenie w drodze umowy zawartej na okres nie dłuższy niż 3 lata, z równoczesnym zawiadomieniem Zarządu Powiatu, - udzielania dalszych pełnomocnictw do dokonywania czynności szczegółowych oraz pełnomocnictw procesowych. Głównym księgowym w jednostce jest Pan Stanisław Szczałba, zatrudniony w jednostce od 03 października 2005roku. Jednostka posiada opracowany: 1. Regulamin Pracy uzgodniony ze Związkami Zawodowymi działającymi przy SOSW w Damnicy w dniu 10 listopada 2006roku. 2. Regulamin Przyznawania Nagród Dyrektora ze specjalnego funduszu nagród dla pracowników pedagogicznych uzgodniony w 2000 roku w porozumieniu z ZNP, 3. Regulamin premiowania pracowników pomocowych i obsługi, 4. Regulamin przyznawania dodatków motywacyjnych do płac zasadniczych nauczycieli. Na dzień 02 października 2007 roku do SOSW w Damnicy uczęszczało 161 uczniów, z czego do: - Szkoły Podstawowej Specjalnej w Damnicy 38 uczniów - Gimnazjum Specjalnego w Damnicy -57 uczniów - Szkoła Podstawowa przysposabiająca do pracy w Damnicy 18 uczniów - Filii Szkoły Podstawowej Specjalnej w Przytocku - 30 uczniów - Filii Szkoły Podstawowej Specjalnej w Machowinku 18 uczniów Uczniowie również korzystali z internatu, na dzień 02 października 2007 roku w internacie przebywało 50 wychowanków. Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Damnicy na dzień 02 października 2007 roku zatrudniał 92 pracowników na 87,91 etatach, w tym nauczycieli 72 osób na 68,41 etatach : Stażystów - 10 Kontraktowych - 24 Mianowanych - 14 3
Dyplomowanych - 24 i 20 pracowników w dziale obsługi i administracji na 19,50 etatach. W Przytocku zatrudnionych było 12 nauczycieli, w Machowinku zatrudnionych było 11 nauczycieli, natomiast w internacie zatrudniano 15 nauczycieli Informacja o uczniach uczęszczających do SOSW w Damnicy oraz osobach zatrudnionych przez ośrodek załącznik nr 1 do protokołu. Przestrzeganie realizacji procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków. Rada Powiatu Słupskiego w dniu 30 stycznia 2007roku podjęła uchwałę Nr V/30/2007 w sprawie budżetu powiatu na 2007 rok. Dochody i wydatki realizowane są na podstawie ustalonego Uchwałą Nr 44/2007 z dnia 11 kwietnia 2007 roku przez Zarząd Powiatu Słupskiego harmonogramu realizacji dochodów i wydatków. Harmonogram ustalony był na poszczególne miesiące 2007 roku. Plan jednostkowy oraz wykonanie na dzień 30.06.2007 roku dochodów i wydatków przedstawia się następująco: DOCHODY Plan Dochody wykonane Należności Dział 758 Rozdział 75814 0920 396,33PLN Dział 854 Rozdział 85403 0690 20PLN 23,00PLN 0750 3.000PLN 2.792,02PLN 0830 5.000PLN 13.871,05PLN 0970 1.500PLN 2.858,71PLN 4
WYDATKI Plan Wydatki wykonane Zobowiązania Dział 801 Rozdział 80102 3020 88.003PLN 41.494,84PLN 2.434,48PLN Dział 854 4010 1.105.015PLN 534.370,90PLN 29.677,42PLN 4040 91.085PLN 88.123,00PLN 4110 203.303PLN 115.173,46PLN 8.913,15PLN 4120 31.697PLN 15.878,51PLN 2.294,64PLN 4217 2.130PLN 1.267,84PLN 4240 2.000PLN 360,03PLN 4307 2.700PLN 1.588,00PLN 4440 74.067PLN 52.000,00PLN Rozdział 80111 3020 37.190PLN 19.458,56PLN 1.156,13PLN 4010 442.000PLN 235.202,15PLN 13.705,18PLN 4040 36.846PLN 34.565,96PLN 4110 81.659PLN 48.060,65PLN 3.176,98PLN 4120 14.041PLN 6.800,52PLN 1.045,50PLN 4440 28.264PLN 26.000,00PLN Rozdział 80134 3020 12.887PLN 7.876,79PLN 4010 159.880PLN 112.189,57PLN 4040 14.120PLN 13.945,66PLN 4110 28.526PLN 22.772,85PLN 3.670,33PLN 4120 6.474PLN 3.199,18PLN 515,62PLN 4440 12.113PLN 10.264,00PLN Rozdział 80146 4300 16.000PLN 8.275,13PLN Rozdział 85403 3020 36.466PLN 20.685,57PLN 1.117,75PLN 4010 864.588PLN 409.213,24PLN 21.910,16PLN 5
4040 65.612PLN 63.918,95PLN 4110 159.950PLN 85.161,44PLN 9.225,15PLN 4120 25.050PLN 11.735,00PLN 1.674,34PLN 4170 1.800PLN 4210 93.533PLN 61.755,15PLN 1.092,57PLN 4220 52.500PLN 5.835,68PLN 3.691,65PLN 4240 2.000PLN 489,00PLN 4260 51.200PLN 26.860,50PLN 4270 32.500PLN 8.991,23PLN 402,60PLN 4280 4.040PLN 583,00PLN 30,00PLN 4300 99.000PLN 19.381,92PLN 1.153,11PLN 4350 2.640PLN 1.115,28PLN 4360 2.160PLN 806,27PLN 4370 4.200PLN 2.783,18PLN 4410 3.260PLN 1.879,94PLN 30,00PLN 4430 7.900PLN 2.958,00PLN 4440 58.901PLN 42.000,00PLN 3.036,00PLN 4480 400PLN 396,20PLN 4500 300PLN 184,00PLN 4700 2.400PLN 600,00PLN 4740 2.400PLN 4750 7.200PLN 1.986,00PLN 6060 30.000PLN Rozdział 85446 4300 5.000PLN 1.225,00PLN Wydatki nie przekraczają planu. Zobowiązania nie są zobowiązaniami wymagalnymi. W sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym za okres od początku roku do 30 czerwca 2007roku w rozdziale 85403 4440 wykazano zobowiązania w wysokości 3.036PLN, które zgodnie z ewidencją księgową powinny być wykazane w rozdziale 85403 4430. Pozostałe wydatki i zobowiązania są zgodne z prowadzoną ewidencja księgową. Kserokopia sprawozdania Rb- 28-S za okres od początku roku do 30 czerwca 2007roku oraz zestawienie obrotów i sald stanowią załącznik nr 2 do protokółu. 6
Jednostka na koniec maja 2007 roku przekazała zgodnie z art. 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych( Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335) środki z budżetu na ZFŚS stanowiącą co najmniej 75% rocznego odpisu podstawowego w wysokości 130.264PLN. Jednostka fundusz socjalny tworzyła z rocznego odpisu podstawowego z zachowaniem klasyfikacji budżetowej i kwoty przekazane z budżetu na fundusz socjalny na koniec maja 2007 roku również powinny być przekazane zgodnie z klasyfikacją budżetową. W trzech rozdziałach( 80102, 80111, 80134) przekazano kwotę przekraczającą 75% naliczonego odpisu, natomiast w rozdziale 85403 kwota przekazana była niższa niż 75%. Na koniec września 2007 roku przekazano pozostałą część odpisu z budżetu na fundusz socjalny zachowując klasyfikację budżetową. Udzielono głównemu księgowemu instruktażu, żeby w przyszłości przekazując w maju środki na rachunek bankowy Funduszu zachowywał klasyfikację budżetową. Dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za okres od początku roku do 30 czerwca 2007 roku były zgodne z ewidencją księgową. Kserokopia sprawozdania Rb-27S oraz zestawienie obrotów i sald stanowią załącznik nr 3 do protokółu. Kontrola dokumentów finansowych za okres od początku roku do 30 września 2007rok wykazała że: W wyniku wyrywkowej kontroli losowo wybranych dokumentów, stwierdzono, że wydatki w paragrafach dokonywane są na podstawie faktur, rachunków, delegacji zawierających podziałkę klasyfikacji budżetowej ustaloną w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 z 2006 roku, poz. 726 z późn. zm.). Dokumenty finansowe zatwierdzane były przez głównego księgowego i kierownika jednostki lub osobę upoważnioną przez kierownika jednostki, po uprzednim sprawdzeniu pod względem merytorycznym i rachunkowym, dokonana była dekretacja dokumentu. Do zakupów dokonano zaangażowania. Faktury przychodzące do jednostki były rejestrowane w dzienniku korespondencyjnym. Na fakturach płatnych przelewem widniała informacja o dokonaniu zapłaty. Na fakturach gotówkowych znajdowała się adnotacja o przyjęciu gotówki przez odbiorcę. 7
Osobowy fundusz płac Kontrolę przeprowadzono sposobem wyrywkowym, badając dowody księgowe za 2007 rok. Badaniem objęto 5% wydatków planowanych na rok 2007. Według planu finansowego jednostki na 2007rok wydatki wynoszą: Dział 801-2.490.000PLN Dział 854-1.615.000PLN Razem: - 4.105.000PLN x 5% = 205.250PLN Poddano kontroli wypłacone wynagrodzenia za miesiąc czerwiec 2007r. - wynagrodzenia brutto za m-c czerwiec 2007r. ( 4010) 214.183,97PLN -wynagrodzenia dodatków socjalnych za 06/2007( 3020) - 14.402,92PLN - składki ZUS płatnika z tytułu ubezpieczeń społ.( 4110)- 39.365,51PLN - składki na FP ( 4120) - 5.530,12PLN W miesiącu czerwcu 2007 roku sporządzono następujące listy płac: - lista płac nr 118 wynagr. naucz. wychowawcy - 33.873,19PLN - lista płac nr 119 wynagr. naucz. gimnazjum - 34.495,98PLN - lista płac nr 120 wynagr. naucz. SP do Pracy - 16.289,64PLN - lista płac nr 121 wynagr. naucz. SP Damnica - 23.129,81PLN - lista płac nr 122 wynagr. naucz. Filia Przytocka - 29.164,70PLN - lista płac nr 123 wynagr. naucz. Filia Machowinko- 18.295,48PLN - lista płac nr 124 wynagr. obsługa - 16.133,98PLN - lista płac nr 125 wynagr. administracja - 10.470,20PLN - lista płac nr 126 nagroda jubileuszowa - 2.182,00PLN - lista płac nr 4/interw. Pracownicy interw. - 1.872,00PLN - lista płac nr 127 godziny ponad. Wychowawcy - 3.595,59PLN - lista płąc nr 128 godziny ponad. Gimnazjum - 4.922,14PLN - lista płac nr 129 godziny ponad. SP do Pracy - 3.438,34PLN - lista płac nr 130 godziny ponad. SP Damnica - 4.526,08PLN - lista płac nr 131 godziny ponad. Filia Przytocko - 8.282,32PLN - lista płac nr 132 godziny ponad. Filia Machowinko - 3.512,52PLN - lista płac nr 133 dodatki socjalne wychowawcy - 2.860,42PLN - lista płac nr 134 dodatki socjalne gimnazjum - 3.289,28PLN - lista płac nr 135 dodatki socjalne SP do Pracy - 1.332,10PLN 8
- lista płac nr 136 dodatki socjalne SP Damnica - 2.136,40PLN - lista płac nr 137 dodatki socjalne Filia Przytocko - 2.622,30PLN - lista płac nr 138 dodatki socjalne Filia Machowinko - 2.162,42PLN Wynagrodzenia dla nauczycieli płatne z góry za miesiąc czerwiec 2007 roku (listy płac nr 118;123) przekazane zostały w dniu 01.06.2007roku na konta ROR pracowników w wysokości 103.162,23PLN.( Wb. 89 z 01.06.2007r.) Wynagrodzenie dla obsługi i administracji, wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe dla nauczycieli oraz dodatki socjalne (listy płac nr 124; 138 oraz 4/interw. ) przekazane zostały na konta osobiste pracowników w dniu 27.06.2007r. w wysokości 45.066,67PLN( Wb. 104 z dnia 27.06.2007r.). Poddane kontroli listy płac były zgodne z procedurami kontroli sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez właściwe rzeczowo osoby. Zestawienia list płac za miesiąc czerwiec 2007roku z podziałem na : - wypłacone wynagrodzenia, - ubezpieczenia zdrowotne, - inne potrącenia, - składki ZUS pracownika, - zasiłki rodzinne i chorobowe stanowi załącznik nr 4 do protokółu. W dniu 05.07.2006 roku przekazano składki ZUS za miesiąc czerwiec 2007roku w następujących wysokościach: Składki na ubezpieczenia społeczne - 67.204,03PLN Składki na ubezpieczenia zdrowotne - 16.616,92PLN Składki na Fundusz Pracy - 5.530,10PLN DRA 01.06.2007 oraz Wb 110 z dnia 05.07.2007r. stanowią załącznik nr 5 do protokółu. Należną zaliczkę na podatek dochodowy za miesiąc czerwiec 2007roku przekazano na rachunek bankowy Urzędu Skarbowego w Słupsku w wysokości 18.013PLN. Zaliczka na podatek dochodowy od wynagrodzeń naliczona była w kwocie 17.986PLN, zaliczka na podatek dochodowy za ryczałt od samochodów w wysokości 30PLN, podatek od pracowników korzystających z wyżywienia -personel kuchni w kwocie 51PLN. Zaliczki te zostały pomniejszone o wynagrodzenie płatnika 54PLN (wyciąg bankowy 113 z dnia 20.07.2007r stanowi załącznik nr 6 do protokółu). 9
Wynagrodzenia nauczycieli wypłacane były w jednostce na podstawie: - art. 30 ust.1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku- Karta nauczyciela ( Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112, ze zm.), rozporządzenia Mnistra Edukacji i Nauki z dnia 28 marca 2007roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagrodzenia za pracę w dniu wolnym od pracy ( Dz. U. Nr 56, poz. 372) oraz uchwały Nr VII/53/2007 Rady Powiatu Słupskiego z dnia 27 marca 2007roku w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatku motywacyjnego i funkcyjnego, wysokość dodatków za warunki pracy, szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i za godziny doraźnych zastępstw, wysokość i szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania dodatku mieszkaniowego dla nauczycieli zatrudnionych w szkołach i placówkach powiatu słupskiego.( Dz. Urz. Województwa Pomorskiego Nr 88 z dnia 18 sierpnia 2006roku, poz. 1846). Zasady wynagradzania pracowników administracji i obsługi regulowały: - Uchwała Nr XXIX/177/2005 Rady Powiatu w Słupsku z dnia 24 maja 2005roku w sprawie wyrażenia zgody na ustalenie wartości jednego punktu w złotych dla opracowania tabeli miesięcznych stawek wynagrodzeń - Uchwała Nr XXVIII/174/2001 Rady Powiatu z dnia 10 grudnia 2001r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania pracowników jednostek organizacyjnych powiatu. - Art.21 ust.1 ustawy z dnia 22 marca 1990roku o pracownikach samorządowych ( tekst jednolity Dz. U. z 2001roku, Nr 142, poz. 1593 ze zm.) - Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 marca 2005roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222). - Zarządzenia Dyrektora SOSW w Damnicy Nr 4/06 z dnia 16 stycznia 2006r. wprowadzające tabelę stawek wynagradzania zasadniczego dla poszczególnych kategorii zaszeregowania. Dokonano kontroli prawidłowości naliczania i wypłat poszczególnych składników wynagrodzeń na listach płac za m-c czerwiec 2007r. zgodnie z angażami pracowników znajdujących się w aktach osobowych. Kontrolą objęto losowo wybranych pracowników : - Elżbieta Barzowska sprzątaczka 10
- Maria Haładej pielęgniarka - Helena Osińska specjalista - Krzysztof Szulz pomoc administracyjna - Dorota Gajewska nauczyciel mianowany - Magdalena Panasiuk stażysta - Danuta Hinc nauczyciel dyplomowany Alina Jaworska nauczyciel mianowany Dla Pani Magdaleny Panasiuk błędnie wyliczono i wypłacono staż pracy, od momentu zatrudnienia czyli od 01.02.2007 roku powinna otrzymywać 5% dodatku stażowego, a od 1.03.2007-6% dodatku. W związku z powyższym zobowiązano pracownika odpowiedzialnego za kadry do sporządzenia i przekazaniu do płac informacji o wypłaceniu wyrównania dodatku za staż pracy od 1 lutego 2007roku. Pozostałym losowo wybranym pracownikom wynagrodzenia zasadnicze oraz pozostałe składniki wynagrodzeń wynikające z angaży zostały prawidłowo naliczone i wypłacone na podstawie list płac. Nieprawidłowości nie stwierdzono. W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości przy prowadzeniu akt osobowych. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych nie były ułożone w porządku chronologicznym, nie były ponumerowane, wykazy w poszczególnych częściach nie były uzupełnione. W aktach osobowych wpięte były oryginały świadectw pracy, w części B wpięte były świadectwa pracy wystawione przez innych pracodawców, w części A wpięte były orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami lekarskimi. Na skutek błędów pojawiających się przy prowadzeniu akt osobowych zobowiązano pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie kadr w jednostce do usunięcia uchybień i prowadzenia teczek akt osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Dyrektora jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego pisemnego wyjaśnienia lub wniesienia pisemnych umotywowanych wyjaśnień co do treści zawartej w protokole w ciągu 7 dni od daty jego podpisania. 11
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowana jednostka. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Słupsk, 09.10.2007r. 12