S P R A W O Z D A N I E

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Słupsku - Tylko do użytku służbowego - S P R A W O Z D A N I E Działając na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz ze zm.) i zarządzenia Starosty Słupskiego z dnia 5 stycznia 1999 roku w sprawie ustalenia szczegółowych wytycznych wykonywania działalności kontrolnej i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne Ewa Czyż p.o. Kierownika Oddziału w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, na podstawie upoważnienia Starosty Słupskiego Nr 27 / 2007 z dnia 10 października 2007r, w dniu 15 października 2007roku przeprowadziła kontrolę problemową w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym w Damnicy. Przedmiot kontroli: Przestrzeganie zasad określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz ze zm.); Zakres kontroli: od 1 stycznia do 15 października 2007 roku. Ustalenia ogólne: Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Damnicy jest jednostką organizacyjną Powiatu Słupskiego i działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego, wprowadzonego uchwałą Nr 87/2000 Zarządu Powiatu Słupskiego z dnia 15 maja 2000r. Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Damnicy działa w oparciu instrukcję kancelaryjną dla Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego w Damnicy i jednolitego rzeczowego wykazu akt dla szkół i placówek oświatowych, wprowadzonych do stosowania

2 Zarządzeniem Nr 17 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego w Damnicy z dnia 3 września 2007 roku. (załącznik Nr 1 do protokołu) Stan zatrudnienia w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym w Damnicy w dniu 15 października 2007r. wynosił 93 pracowników. (załącznik Nr 2 do protokołu) Ustalenia szczegółowe: Podczas czynności kontrolnych stwierdzono że: w jednostce obowiązuje bezdziennikowy obieg korespondencji, co jest zgodne z obowiązującą instrukcją kancelaryjną; zbiór aktów normatywnych własnej jednostki, przechowywany jest w teczce oznaczonej 021, kat. A Zarządzenia dyrektora : spis spraw na rok 2007założony, dokumenty wpięte chronologicznie, hasło klasyfikacyjne oznaczone niezgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt nieprawidłowość usunięto podczas kontroli, innych nieprawidłowości nie stwierdzono. w jednostce nie jest prowadzony wymagany Instrukcją kancelaryjną rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw, co uzupełniono podczas kontroli; zbiory wydanych upoważnień przechowywane są w teczce oznaczonej , kat. A Ewidencja upoważnień jednorazowych : spis spraw na rok 2007założony, dokumenty wpięte chronologicznie, hasła klasyfikacyjnego nie przewiduje jednolity rzeczowy wykaz akt, jednak nie można przyjąć, że wykorzystane hasło (oznaczone na zbiorze) jest jednorodne rzeczowo z przechowywanymi dokumentami innych nieprawidłowości nie stwierdzono; w jednostce prowadzona jest ewidencja osób do przetwarzania danych osobowych wymagana ustawą o ochronie danych osobowych, oznaczona , kat. A Ewidencja upoważnień opis teczki nie jest zgodny z zapisem ustawy o ochronie danych osobowych i powinien brzmieć Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych ; W związku z tym, iż jednolity rzeczowy wykaz akt dla jednostek oświatowych nie przewiduje haseł klasyfikacyjnych dla rejestru wydanych upoważnień, zbioru upoważnień i dla ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych - kontrolująca zaproponowała sklasyfikowanie powyższego poprzez wykorzystanie wolnej pozycji w symbolach klasyfikacyjnych: 013 jako rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw, zbiór wydanych upoważnień i pełnomocnictw oraz

3 013-2 ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (wszystkie pozycje jako kategoria archiwalna A ) - Powyższe wprowadzono do stosowania już w czasie kontroli. rejestr skarg i wniosków oznaczony 051, kat. A symbol klasyfikacyjny nie jest zgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt nieprawidłowość usunięto w czasie kontroli, rejestr założono dnia 2 stycznia 2002 roku, rejestr jest zszyty i ostemplowany na ostatniej stronie, tam też umieszczono zapis o ilości stron w rejestrze; pierwszego wpisu dokonano 27 września 2002 roku, ostatniego 13 marca 2007 roku pod poz. nr 4, kolejne lata kalendarzowe są podkreślone, jednak brak jest oddzielenia pustą przekreśloną stronicą, brak jest też zapisu, na której pozycji i z jakiego dnia dany rok kalendarzowy zakończono, zbiór skarg i wniosków oznaczony 051, kat. A Skargi i wnioski : oznaczenie teczki jest zgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt, spis spraw na 2007 rok założony prawidłowo, kolejne sprawy zawierają stosowne oznaczenie; - nie stwierdzono nieprawidłowości. W skontrolowanych (losowo wybranych) aktach osobowych nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie sposobu przechowywania dokumentów 1. W aktach p. Małgorzaty Patrzykowskiej Kujawskiej: akta podzielone na części, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, poszczególne części akt posiadają odrębne spisy spraw, a strony w tych częściach są z oryginałem 2. W aktach p. Agnieszki Całka: akta podzielone na części, zgodnie z cyt. wyżej rozporządzeniem, poszczególne części akt posiadają odrębne spisy spraw, a strony w tych częściach są z oryginałem. 3. W aktach p. Edyty Klugowskiej - Wieczorek: akta podzielone na części, zgodnie z cyt. wyżej rozporządzeniem,

4 poszczególne części akt posiadają odrębne spisy spraw, a strony w tych częściach są z oryginałem. W trakcie kontroli udzielono szczegółowego instruktażu na temat sposobu prowadzenia ewidencji, rejestrów i ksiąg oraz klasyfikowania zbiorów rejestrów według jednolitego rzeczowego wykazu akt. Poinformowano także, iż niedopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych pracowników (w części A) oryginałów dokumentów (w tym oryginałów odpisów dyplomów) i kserokopii dokumentów, których zgodności z oryginałem nie można potwierdzić (np. w związku z dysponowaniem przez pracownika tylko kserokopią dokumentu). Na tym kontrolę zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli pod pozycją nr 15. Zaleceń pokontrolnych nie wydano. Z przeprowadzonej kontroli sporządzono sprawozdanie w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano dyrektorowi jednostki kontrolowanej. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Ewa Czyż Damnica, dnia... października 2007r. Damnica, dnia 15 października 2007r.

5