kontroli kompleksowej gospodarki finansowej przeprowadzonej w Gminnym Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Lubomi.

Transkrypt

1 Nr KW-0913/7/04 P R O T O K Ó Ł kontroli kompleksowej gospodarki finansowej przeprowadzonej w Gminnym Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Lubomi. Kontrolę przeprowadził : Sekretarz Gminy - Krystyna Szymiczek, Inspektor d/s płac Mariola Fiołka oraz Inspektor d/s zamówień publicznych Roman Pawlas na podstawie Zarządzenia Nr 0151/61/2004 z dnia 27 października 2004r wydanego przez Wójta Gminy Lubomia na okres od 2. do 30. listopada 2004r.. I. Jednostka kontrolowana : Gminny Zespół Obsługi Placówek Lubomia ul.korfantego 71 Oświatowych tel NIP Placówki oświatowe Gminy Lubomia wymienione w załączniku do protokołu nr. 1 i nr. 2. II.Okres objęty kontrolą : Rok 2003 oraz trzy kwartały 2004 r. III.Zakres i tematyka kontroli : Ustalenia ogólno organizacyjne. 2. Realizacja budżetu pod względem celowości, zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków : na wynagrodzenia, dodatkowe wynagrodzenia roczne, wydatki na inwestycje. 3. Stosowania ustawy o zamówieniach publicznych. W trakcie kontroli informacji udzielali : Ewa Ciuberek - Dyrektor GZOPO - zatrudniona na podstawie Postanowienia Nr78/34/93 Zarządu Gminy Lubomia z dn r. na stanowisko Kierownika GZOPO, a Uchwałą Nr 43/63a/95 Zarządu Gminy Lubomia z dnia r. powołana na stanowisko Dyrektora GZOPO. - Wanda Kozak - Główna Księgowa - zatrudniona w GZOPO od dnia r. na umowę o pracę. 1. Ustalenia ogólno organizacyjne Zgodnie z ustawą z dn. 7. wrzesnia 1991 r.o systemie oświaty (Dz.U.nr67,poz.329 z 1996r z póżn.zmian. ), organy administracji publicznej prowadzą szkoły i placówki oświatowe. Rada Gminy w Lubomi uchwałą Nr XXXII/163a/93 z dnia 13 grudnia 1993 roku powołała jednostkę organizacyjną o nazwie Gminy Zespół Obsługi Placówek Oświatowych. Jednostka ta działa w oparciu o Statut Gminnego Zespołu ObsługPlacówek Oświatowych nadany uchwałą Rady Gminy w Lubomi NrXXXI/166/98z dnia 28 kwietnia 1998r. W związku ze zmianą przepisów ustawy o samorządzie

2 - 2 - gminnym, statut ten wymaga aktualizacji. Zadania oraz wewnętrzną organizację GZOPO określa Regulamin Organizacyjny zatwierdzony uchwałą Nr 105/135/2000 Zarządu Gminy Lubomia z dn r.. Ze względu na zmiany w ustawie o samorządzie gminnym Regulamin Organizacyjny wymaga zaktualizowania. W Gminnym Zespole Obsługi Placówek Oświatowych funkcjonują następujące instrukcje wewnętrzne : - nowy plan kont, - zasady rachunkowości, - instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, - instrukcja przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych jednostki oraz jednostek budżetowych, podległych obsłudze finansowej, zatwierdzonych Zarządzeniem Dyrektora GZOPO w Lubomi z dn r. Do dnia kontroli nie opracowano procedur wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokumentowania wydatków zgodnie z art. 35a ust.2 pkt.l ustawy z dnia 26.listopada 1998r. o finansach publicznych. Skontrolowano akta personalne dyrektorów szkół podstawowych, gimnazjum oraz dyrektorów przedszkoli z terenu gminy. Nie stwierdzono nieprawidłowości. 2.Wydatki na wynagrodzenia Kontrolą w tym temacie objęto wynagrodzenia wypłacane w m-cu maju i wrześniu 2003 roku oraz w m-cu czerwcu i wrześniu 2004 roku w następujących jednostkach posiadających osobny REGON i NIP tj; 1. Szkoła Podstawowa w Lubomi i Punkt Filialny Nieboczowy 2. Gimnazjum w Lubomi 3. Przedszkole w Lubomi 4. Szkoła Podstawowa w Syryni i Punkt Filialny Buków 5. Gimnazjum w Syryni 6. Przedszkole w Syryni 7. Przedszkole w Nieboczowach 8. Przedszkole w Bukowie

3 9. Gminny Zespół Obsługi Placówek Oświatowych i Kierowca Autobusu Szkolnego W wszystkich tych jednostkach prawidłowo sporzadzane są odrębne deklaracje ZUS oraz deklaracje podatkowe PIT-4. Listy płac każdej jednostki sporządzane są w Gminnym Zespole, a następnie podlegają kontroli na placówce, w celu poprawienia ewentualnych niezgodności i z powrotem kierowane do GZOPO, gdzie po ewentualnej weryfikacji błędów są podpisywane i dopiero wtedy dokonuje się przelewówna konta osobiste ROR wszystkich pracowników. Wszystkie wyrywkowo sprawdzone listy zostały podpisane zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów księgowych zał. Nr 2 do Zarządzenia Dyrektora nr 2/02 z dnia r. i podpisywane przez: osobę sporządzajacą osobę sprawdzajacą Głównego Księgowego Dyrektora placówek w przedszkolach jednooddziałowych przez Dyrektora GZOPO Wynagrodzenia Nauczycieli od r. były wypłacane na podstawie Rozporzadzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia r.(Dz.U.Nr 34 z 2003r. Poz. 286), i od r. na podstawie Rozporządzenia Ministra Edukacji i Sportu z 14 kwietnia 2004r. (Dz. U.Nr 74 z 2004r poz. 667). Wszyscy pedagodzy otrzymali stawkę zaszeregowania zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami. Angaże Dyrektorów jednostek podpisywane są przez Wójta Gminy. Pozostałe dodatki tj; 1. Dodatek wiejski 10% wynagrodzenia zasadniczego(art. 54 pkt 5 ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. - Karta Nauczyciela tekst jednolity Dz.U.Nr 56 poz.357 z 1997r.)- wypłacany jest prawidłowo na osobnej liście płac w dniu wypłaty nauczycieli za poprzedni miesiąc. 2. Dodatek mieszkaniowy wypłacany w głównym miejscu pracy procentowy dodatek od wynagrodzenia zasadniczego magistra stażysty obowiązująca w danym roku zgodnie z tabelą zaszeregowania wg zał. Nr 6 Uchwały Rady Gminy w Lubomi Nr XIX/126/2000r. uzależniony jest on od ilości osób w rodzinie. Wypłacany jest prawidłowo na osobnej liscie za poprzedni miesiąc pierwszego dnia następnego miesiąca. 3. Dodatek motywacyjny przyznawany zgodnie z 4 Rozporządzenia Ministra Edukacji z dnia r.(Dz.U.Nr 39 poz. 455) oraz Uchwały Rady Gminy w Lubomi Nr XIX/126/2000r. - obecnie dodatek ten wynosi 3% od stawki zasadniczej.

4 Dyrektorom dodatek ten przyznawany jest kwotowo przez Wójta Gminy. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 4. Dodatek funkcyjny Dyrektorom placówek przyznawany jest zgodnie z zał. Nr 2 Uchwały Rady Gminy Nr XIX/126/2000r przez Wójta Gminy Lubomia Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i doraźne zastępstwa dla nauczycieli wypłacane są zgodnie z zał. Nr 4 do Uchwały Rady Gminy w Lubomi Nr XIX/126/2000r. z dnia r. i projektów organizacyjnych przysługujących nauczycielowi godzin lekcyjnych i nadgodzin tworzonych przez każdą jednostkę organizacyjną na początku roku szkolnego, przy każdej ewentualnej zmianie dyrektorzy sporządzają aneks do projektu. Sprawdzone listy płac nadgodzin są zgodne wykazami nadgodzin sporządzanych miesięcznie na placówkach i prawidłowo sporządzone pod względem formalnym i rachunkowym. Obsługa wynagrodzenia od r. są wypłacane zgodnie z Uchwałą Nr VI/34/2003 z dnia 25 marca 2003r.. Premie przyznawane są zgodnie z regulaminem premiowania pracowników administracji i obsługi zał. Nr 4 w/w uchwały. Sprawdzone listy płac pod względem legalności wypłaconych wynagrodzeń(wszystkich dodatków) nieprawidłowości nie stwierdzono. Nagrody wypłacane są zgodnie z regulaminem przyznawania nagród ze specjalnego funduszu nagród załącznik nr 5 Uchwały Nr XIX/126/2000r. z dnia 27 września gdzie w ramach specjalnego funduszu nagród dla nauczycieli w wysokości 1% planowanych środków na wynagrodzenia osobowe nauczycieli planuje dyrektor placówki w rocznym planie finansowym. Po sprawdzeniu odpisu na nagrody z okazji Dnia Edukacji Narodowej w 2004r. w kilku jednostkach i późniejszego podziału w ramach posiadanych przez Dyrektorów środków nie stwierdzono nieprawidłowości. Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2003 rok wypłacone r. - jest zgodne z ustawą z dnia 12 grudnia 1997r.(Dz.U. Z dnia 29 grudnia 1997r. Poz z późn. zmianami). Wynagrodzenia pracowników GZOPO ustalone są w oparciu o Rozporządzenie Rady Ministra z dnia 26 lipca 2000r.(Dz.U.Nr 61, poz. 708), w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego i na podstawie Uchwały NrXIX/128/2000r.Rady Gminy w Lubomi z dnia r. W sprawie ustalenia wysokości najniższego wynagrodzenia zasadniczego i wartości jednego punktu dla pracowników GZOPO Rada Gminy ustaliła wartość jednego punktu 4 złote a najniższe wynagrodzenie w wysokości

5 600 zł. Wynagrodzenia ustalone przez Dyrektora Gminnego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych ustalono prawidłowo i wypłacane są zgodnie z angażami. Sprawdzona wyrywkowo składka na ubezpieczenia społeczne poszczególnych pracowników jest naliczana prawidłowo i wykazywana w odpowiednich raportach ZUS oraz przekazywana drogą elektroniczną do ZUS według poszczególnych 9 jednostek organizacyjnych. Sprawdzono pod względem prawidłowości naliczania podatku dochodowego od wypłat poszczególnych pracowników nieprawidłowości nie stwierdzono. Rozliczane z Urzędem Skarbowym deklaracje PiT-4 prawidłowe Po dokonaniu miesięcznych wypłat sporządzane są prawidłowo zbiorcze zestawienia płac, potrąceń i składek ZUS i po przegraniu na dyskietkę przekazywane tą samą drogą do programu księgowego. Wyrywkowo sprawdzono zgodność danych ze zbiorówek płac z pozycjami księgowymi i niestwierdzono niezgodności. 3. Stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych Inspektor Referatu Inwestycji i Integracji Europejskiej w dniach od 22 do 30 listopada 2004 r. przeprowadził kontrolę Gminnego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych oraz podległych mu jednostek organizujących przetargi publiczne tj. Szkoły Podstawowej w Lubomi, Szkoły Podstawowej w Syryni, Gimnazjum w Lubomi, Gimnazjum w Syryni oraz Przedszkola w Lubomi pod kątem przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych z dnia 10 czerwca 1994 r. oraz ustawy Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004 r. za lata 2003 i Pozostałe jednostki tj. Przedszkole w Nieboczowach oraz Przedszkole w Syryni nie organizowały w tym okresie przetargów. Przetargi organizowane były w roku W roku 2004 jednostki nie organizowały samodzielnie przetargów. Przeprowadzona kontrola wykazała następujące uchybienia proceduralne: I.Szkoła Podstawowa w Lubomi

6 Przetarg: Dostawa i montaż ścianki aluminiowej z drzwiami w budynku Szkoły Podstawowej przy ul. Szkolnej 2 w miejscowości Lubomia. Przetarg został ogłoszony r., otwarcie ofert r. Nie został zachowany minimalny okres 3 tygodni od ogłoszenia do otwarcia ofert. Nie został również zachowany termin 7 dni od ogłoszenia wyniku do podpisania umowy (umowa z r.). II.Gimnazjum w Lubomi Przetarg: Remont i modernizacja sanitariatów w Gimnazjum przy ul. Szkolnej 2 w miejscowości Lubomia. Przetarg został ogłoszony r., otwarcie ofert r. Nie został zachowany minimalny okres 3 tygodni od ogłoszenia do otwarcia ofert. Nie został również zachowany termin 7 dni od ogłoszenia wyniku do podpisania umowy (umowa z r.) III. Szkoła Podstawowa w Syryni Przetarg: Remont i modernizacja natryskowni, szatni i zaplecza kuchennego w budynku Szkoły Podstawowej w miejscowości Syrynia. Przetarg został ogłoszony r., otwarcie ofert r. Nie został zachowany minimalny okres 3 tygodni od ogłoszenia do otwarcia ofert. Przetarg: Renowacja ścian z izolacją w budynku Szkoły Podstawowej w Syryni. Przetarg został ogłoszony r., otwarcie ofert r. przetarg unieważniono. Następnie r. ogłoszono przetarg po raz kolejny, otwarcie ofert nastąpiło r., przetarg również unieważniono r. ogłoszono po raz trzeci w/w przetarg, a otwarcie ofert nastąpiło r. Umowę podpisano w dniu r. W postępowaniu powyższym nie został zachowany minimalny okres 3 tygodni od ogłoszenia do otwarcia ofert.

7 Przetarg: Wykonanie posadzek na korytarzach i okładziny schodów z płytek, w Szkole Podstawowej w Syryni. Przetarg został ogłoszony r., otwarcie ofert r. Nie został zachowany minimalny okres 3 tygodni od ogłoszenia do otwarcia ofert. Nie został również zachowany termin 7 dni od ogłoszenia wyniku do podpisania umowy (umowa z r.). IV.Gimnazjum w Syryni Przetarg: Remont i modernizacja sanitariatów w Gimnazjum przy ul. Powstańców 26 w miejscowości Syrynia. Przetarg został ogłoszony r., otwarcie ofert r. Nie został zachowany minimalny okres 3 tygodni od ogłoszenia do otwarcia ofert. Nie został również zachowany termin 7 dni od ogłoszenia wyniku do podpisania umowy (umowa z r.). V. Przedszkole w Lubomi Przetarg: Remont i modernizacja instalacji wod-kan i C.O. w budynku Przedszkola nr 1 w Lubomi. Przetarg został ogłoszony r., otwarcie ofert r. Nie został zachowany minimalny okres 3 tygodni od ogłoszenia do otwarcia ofert. Przetarg: Remont tarasu Przedszkola w Lubomi Przetarg został ogłoszony r., otwarcie ofert r. Nie został zachowany minimalny okres 3 tygodni od ogłoszenia do otwarcia ofert. Nie został również zachowany termin 7 dni od ogłoszenia wyniku do podpisania umowy (umowa z r.). IV.Ustalenia końcowe

8 Niniejszy protokół odczytano Dyrektorowi jednostki w dniu... Dyrektora jednostki poinformowano o prawie złożenia dodatkowych wyjaśnień do treści zawartych w [protokole w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu przez Wójta Gminy Lubomia. Stwierdzone nieprawidłowości na bieżąco omawiamo z zainteresowanymi. Do ustaleń zawartych w protokole nie wniesiono zastrzeżeń. Kontrolę niniejszą odnotowano w księdze kontroli GZOPO pod Nr... Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, liczących po 7 stron każdy. Lubomia, 6 grudnia 2004r. Kontrolujący : Dyrektor GZOPO

9