P R O T O K Ó Ł. Kontrola wydatków na składki na ubezpieczenia społeczne oraz fundusz pracy pracowników Gimnazjum w Wielowsi.

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Gimnazjum im. Jana Pawła II w Wielowsi oraz w Urzędzie Gminy Wielowieś przez Grzegorza Nowak - inspektor ds. kontroli wewnętrznej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Wielowieś nr 05/2007 z dnia 5 czerwiec 2007r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na składki na ubezpieczenia społeczne oraz fundusz pracy pracowników Gimnazjum w Wielowsi. Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia r. do dnia r. Okres objęty kontrolą: 2006 rok. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Gimnazjum im. Jana Pawła II w Wielowsi przy ul. Zamkowej 24 oraz siedziba Urzędu Gminy w Wielowsi przy ul. Głównej 25. Badanie przeprowadzono metodą pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o obowiązujące przepisy prawne w szczególności zawarte w : 1/ Ustawa 7 września 1991r. o systemie oświaty ( Dz. U. Nr 256 poz z 2004 r. z późniejszymi zmianami ). 2/ Ustawa z dnia 26 stycznia 1982r. Karta nauczyciela ( Dz. U. 97 poz. 674 z 2006r. z późniejszymi zmianami) 3/ Ustawa z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 299 poz z 2005r. z późniejszymi zmianami). 4/ Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. Nr 76, poz.694 z 2002r. z późniejszymi zmianami). 5/ Ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. Nr 11 poz. 74 z 2007r. z późniejszymi zmianami). 6/ Ustawa Budżetowa na rok 2006 z dnia 17 lutego 2006r. ( Dz. U. Nr 35 poz. 244 z 2006r.). 7/ Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 kwietnia 1995r. w sprawie trybu opłacania składek na Fundusz Pracy przez osoby podlegające ubezpieczeniu społecznemu lub zaopatrzeniu emerytalnemu ( Dz. U. Nr 42 poz. 219 z 1995r. z późniejszymi zmianami). 1

2 8/ Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe ( Dz. U. Nr 161 poz z 1998r. z późniejszymi zmianami). 9/ Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. Nr 170 poz z 2005r. ) obowiązywało do r. obecnie obowiązuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. Nr 115 poz. 781 z 2006r.) 10/ Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 września 2004r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 209 poz z 2004r. z późniejszymi zmianami) obowiązywało do r. obecnie obowiązuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 107 poz. 726 z 2006r.). 11/ Zarządzenie 199 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 17 stycznia 2006r. w sprawie opracowania układu wykonawczego budżetu gminy na 2006r. Kontrolę przeprowadzono w zakresie: I Dokumentacja organizacyjna II Dokumentacja finansowa III Dokumentacja pracownicza oraz BHP IV Kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielali : Dyrektor Gimnazjum pan Mariusz Ostrowski, z jego upoważnienia pracownicy Gimnazjum oraz Główny Księgowy Urzędu Gminy w Wielowsi pani Maria Domagała, a także z jego upoważnienia inni pracownicy odpowiedzialni zgodnie z zakresami czynności za bieżącą realizację kontrolowanych zagadnień. STAN FAKTYCZNY 1. Kontrola dokumentacji organizacyjnej Gimnazjum im. Jana Pawła II w Wielowsi zwane w dalszej części protokołu gimnazjum zostało utworzone z dniem 1 września 1999 r. na mocy uchwały Nr IV 21/99 Rady Gminy Wielowieś z dnia 15 marca 1999 r. w sprawie założenia Publicznego Gimnazjum 2

3 w Wielowsi przy ul. Zamkowej 24. Dyrektorem gimnazjum jest pan Mariusz Ostrowski, zajmujący stanowisko dyrektora od dnia 1 września 1999r., obecnie zajmuje stanowisko dyrektora ( w wyniku przeprowadzonego konkursu ) od 1 września 2002r. do 31 sierpnia 2007r.. 1. Statut Gimnazjum - podjęty uchwałą Nr 16/2006/2007 Rady Pedagogicznej Gimnazjum z dnia r. został zatwierdzony przez Radę Rodziców i Samorząd Uczniowski. 2. Arkusz organizacyjny na rok szkolny 2006/2007 został zaopiniowany przez wizytatora oraz zatwierdzony ze strony organu prowadzącego przez Wójta Gminy Wielowieś. Aneksy nr 1 z dnia r. oraz nr 2 z dnia r. również posiadają opinię wizytatora. Z zapisów w arkuszu organizacyjnym wynika m.in. : - stan uczniów na początku roku szkolnego 2006/2007 wynosił 268, na dzień kontroli tj r liczba oddziałów 12 ( po cztery oddziały w klasach od I do III) - stan zatrudnienia: ogółem liczba zatrudnionych nauczycieli 23, w tym 15 pełnozatrudnionych i 8 niepełnozatrudnionych, ogółem pracownicy administracji i obsługi 13, w tym 2 osoby zatrudnione w administracji i 11 pracowników obsługi 7 osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy natomiast 6 osób w niepełnym wymiarze czasu pracy. 3. Regulamin Pracy obowiązuje od dnia r. 4. Regulamin Szkoły z dnia r. zatwierdzony został na posiedzeniu rady pedagogicznej z dnia r. obowiązuje od r. 5. Regulamin Rady Pedagogicznej z dnia 1 września 2004r. 6. Regulamin Samorządu uczniowskiego w gimnazjum wszedł w życie r. 7. Regulamin Rady Rodziców z dnia r. 8. Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia r.. 9. Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi gimnazjum w Wielowsi wszedł w życie z dniem r. 10. Regulamin wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w gimnazjum w Wielowsi z dnia r. 11. Regulamin nagród dla pracowników administracji i obsługi obowiązujący w gimnazjum w Wielowsi od 4 października 1999r. 12. Regulamin nagród dla nauczycieli gimnazjum - z dnia r. 3

4 13. Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów w Gimnazjum w Wielowsi weszła w życie w dniu r. Ponadto w szkole jest prowadzony rejestr zarządzeń Dyrektora w zeszycie formatu A-4. W 2006 roku Dyrektor wydał 14 zarządzeń, a w 2007 do dnia kontroli tj r. 9 zarządzeń. 2. Kontrola dokumentacji finansowej Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Gimnazjum jest kierownik jednostki - Dyrektor zgodnie z art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych. Obsługa finansowo księgowa Gimnazjum prowadzona jest w Urzędzie Gminy na podstawie porozumienia z dnia 29 czerwca 2004r. zawartego pomiędzy Dyrektorem Gimnazjum i Wójtem Gminy Wielowieś. I. W Gimnazjum im. Jana Pawła II w Wielowsi zatrudnionych jest 36 osób ( wykaz stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu ) na podstawie umowy o pracę i z tytułu świadczonej pracy otrzymują raz w miesiącu wynagrodzenie. Od wypłacanego pracownikom wynagrodzenia są naliczane i odprowadzane odpowiednie potrącenia m. in.: składki na ubezpieczenie społeczne oraz składki na fundusz pracy. a) Składki na ubezpieczenia społeczne obejmują następujące rodzaje ubezpieczenia: - ubezpieczenie emerytalne ( w połowie opłacane przez pracownika, w połowie przez pracodawcę), - ubezpieczenie rentowe ( w połowie opłacane przez pracownika w połowie przez pracodawcę), - ubezpieczenie chorobowe ( w całości opłacane przez pracownika), - ubezpieczenie wypadkowe ( w całości opłacane przez pracodawcę). b) Składki na fundusz pracy są opłacane w całości przez pracodawcę. Wszystkie wyżej wymienione składki są przekazywane na odpowiednie konta Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Stawki wyżej wymienionych ubezpieczeń określone zostały procentowo w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych i przedstawiały się w okresie objętym kontrolą następująco: a) Ubezpieczenie emerytalne - 19,52 % podstawy wymiaru, b) Ubezpieczenie rentowe 13,00 % podstawy wymiaru, c) Ubezpieczenie chorobowe 2,45 % podstawy wymiaru, 4

5 d) Ubezpieczenie wypadkowe 1,73 % podstawy wymiaru w okresie od r. do r. i 1,44 % podstawy wymiaru w okresie od r. do r. tj. zgodnie z ustawowym przedziałem wynoszącym od 0,40 % do 8,12 %. Wysokość składki na fundusz pracy w 2006r. została określona procentowo w ustawie Budżetowej na rok 2006 z dnia z dnia 17 lutego 2006r. art. 40 stanowi, że składka wynosi 2,45 % podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne. II. Plan finansowy przewidywał wydatki Gimnazjum w roku 2006 r. w kwocie ,00 zł. Wydatkowano kwotę ,71 zł., co stanowiło 98,94 % planowanych wydatków. Pierwotny plan finansowy Gimnazjum został określony na podstawie Zarządzenia Nr 199 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 17 stycznia 2006r. w sprawie opracowania układu wykonawczego budżetu gminy na 2006r.. W zakresie wydatków na składki na ubezpieczenia społeczne oraz fundusz pracy w 2006r. opłacane przez pracowdawcę plan finansowy oraz jego zmiany przedstawiały się następująco: 801- Oświata i wychowanie, Gimnazja, Składki na ubezpieczenia społeczne Pierwotny plan finansowy wynosił ,00 zł. Zmiana planu grudzień 2006r. plus 2 400,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 5/06 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 8 grudzień 2006r. w sprawie zmian w budżecie i układzie wykonawczym budżetu Gminy na 2006r. Zmiana planu grudzień 2006r. plus 150,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 20/06 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 27 grudzień 2006r. w sprawie zmian w budżecie i układzie wykonawczym Gminy na 2006r. Plan po zmianach wynosił ,00 zł. a wydatkowana kwota to ,71 zł Oświata i wychowanie, Gimnazja, Składki na fundusz pracy: Pierwotny plan finansowy wynosił ,00 zł. Zmiana planu październik 2006r. - plus 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 274/06 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 16 październik 2006r. w sprawie zmian w budżecie i układzie wykonawczym Gminy na 2006r. Zmiana planu grudzień 2006r. minus 400,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 5/06 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 8 grudzień 2006r. w sprawie zmian w budżecie i układzie wykonawczym Gminy na 2006r. Plan po zmianach wynosił ,00 zł., a wydano ,14 zł Oświata i wychowanie, Pozostała działalność, Składki na ubezpieczenie społeczne: Pierwotny plan finansowy wynosił 9 300,00 zł. 5

6 Zmiana planu październik 2006r. minus 2 500,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 274/06 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 16 października 2006r. w sprawie zmian w budżecie i układzie wykonawczym Gminy na 2006r. Plan po zmianach wynosił 6 800,00 zł. a wydano 6 747,20 zł Oświata i wychowanie, Pozostała działalność, 4120 Składki na fundusz pracy: Pierwotny plan finansowy wynosił 1 270,00 zł. Zmiana planu październik 2006r. minus 300,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 274/06 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 16 października 2006r. w sprawie zmian w budżecie i układzie wykonawczym Gminy na 2006r. Plan po zmianach wynosił 970,00 zł. a wydano 926,31 zł Edukacyjna opieka wychowawcza, Świetlice szkolne, 4110 Składki na ubezpieczenie społeczne: Pierwotny plan finansowy wynosił ,00 zł. Zmiana planu styczeń 2006r. minus 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 218/06 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 31 styczeń 2006r. w sprawie zmian w układzie wykonawczym Gminy na 2006r. Zmiana planu grudzień 2006r. plus 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 276/06 Wójta Gminy Wielowieś z dnia 30 październik 2006r. w sprawie zmian w budżecie i układzie wykonawczym Gminy na 2006r. Plan po zmianach wynosił ,00 zł. a wydano 9 805,49 zł Edukacyjna opieka wychowawcza, Świetlice szkolne, 4120 Składki na fundusz pracy: Pierwotny plan finansowy wynosił 1 400,00 zł. i w trakcie realizacji budżetu nie uległ zmianie, a wydano 1 349,10 zł. Razem wszystkie wydatki Gimnazjum na składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy w części opłacanej przez pracodawcę wyniosły ,95 zł. i stanowiły 12,46 % wszystkich wydatków Gimnazjum. III. Kontrolą objęto dowody księgowe dokumentujące ww wydatki i stwierdzono, że: - wszystkie wydatki były dokonywane zgodnie z planem finansowym, - wszystkie wydatki są dokumentowane dowodami księgowymi, - składki na ubezpieczenie społeczne są opłacane terminowo tj. zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych, do 5-go dnia następnego miesiąca po miesiącu w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia, 6

7 - wszystkie składki zostały naliczone i odprowadzone w prawidłowej wysokości wyj. opisano w pkt. 1 stwierdzonych nieprawidłowości, - stosowano prawidłową klasyfikację przy dokonywanych wydatkach. Kontrolą objęto sprawozdania RB 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych i stwierdzono, że: - są sporządzane terminowo i podpisane przez osoby upoważnione, - kwoty zawarte w sprawozdaniach odzwierciedlają faktycznie ponoszone wydatki i są zgodne z planem finansowym. IV. Kontrolą objęto ponadto druki ścisłego zarachowania wykorzystywane w Gimnazjum. Podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania stanowi dokładna ewidencja i kontrola tych druków. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania jest prowadzona w szkole w oparciu o instrukcję kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów w Gimnazjum w Wielowsi z dnia r. W Gimnazjum wykorzystywane są następujące druki: - Świadectwa szkolne, - Legitymacje szkolne, - Legitymacje szkolne dla uczniów niepełnosprawnych, - Zaświadczenia dla opiekuna ucznia niepełnosprawnego, - Karty motorowerowe W dniu r. przeprowadzono w Gimnazjum kontrolę druków ścisłego zarachowania. Stan wyżej wymienionych druków przedstawiał się następująco: 1. Świadectwa szkolne a) MEN II/7/2 obecny stan 56, b) MENiS II/7/2 obecny stan 39, c) MENiS II/12/2 obecny stan 24, d) MENiS I/17/2 obecny stan 15, e) MEN II/8/2 obecny stan 23, f) MENiS II/8/2 obecny stan 22, g) MENiS II/14/2 obecny stan 26, h) MENiS I/23/2 obecny stan 18, i) MEN/7-w/2 obecny stan 59, j) MENiS/7-w/2 obecny stan 35, 7

8 k) MENiS/12-w/2 obecny stan 48, l) MENiS I/17-w/2 obecny stan 41, ł) MEN II/8-w/2 obecny stan 15, m) MENiS/8-w/2 obecny stan 40, n) MENiS II/14-w/2 obecny stan 11, o) MENiS I/23-w/2-60 Stan wszystkich powyższych druków jest zgodny z wykazanym w ewidencji. 2. Legitymacje szkolne stan druków legitymacji wynosi 176 sztuk i jest zgodny z wykazanym w ewidencji. 3. Legitymacje szkolne dla uczniów niepełnosprawnych i zaświadczenia dla opiekuna ucznia niepełnosprawnego - stan ww druków wynosi 5 sztuk i jest zgodny z wykazanymi w księdze druków ścisłego zarachowania. 4. Karty rowerowe obecny stan 22 jest zgodny ze stanem druków wykazanym w księdze druków ścisłego zarachowania. 3. Kontrola dokumentacji pracowniczej oraz BHP Kontrolą objęto wszystkich pracowników gimnazjum i stwierdzono: a) Aktualność zaświadczeń lekarskich - stan zgodny z wymogami, b) Książeczki sanitarno epidemiologiczne stan zgodny z wymogami, c) Zaświadczenia o szkoleniach BHP stan zgodny z wymogami - 1 osoba ( poz. Nr 14 wykazu stanowiącego załącznik nr 1) miała nieaktualne zaświadczenie o odbyciu szkolenia BHP w dniu przeprowadzania kontroli tj r. poprzednie szkolenie odbyło się r. Ewidencja wyjść w godzinach służbowych jest prowadzona na bieżąco, w 2006r. odnotowano 164 wyjścia, a w 2007r. do dnia kontroli tj r. 78 wyjść, Ewidencja wyjazdów służbowych jest prowadzona zgodnie z wymogami, w 2006r. odnotowano 54 delegacje, a w 2007r. do dnia kontroli tj r. 43 delegacje. Dokumentacja BHP - księga obiektu budowlanego jest prowadzona. Przeglądy obowiązkowe są przeprowadzane o czym świadczą protokoły z przeprowadzonych kontroli, - instrukcja przeciwpożarowa opracowana została w dniu r., - książka kontroli sanitarnej wydana 27 września 1999r. przez Terenową Stację Sanitarno Epidemiologiczną w Gliwicach data ostatniej kontroli r.. 8

9 - rejestr wypadków przy pracy jest prowadzony odnotowano jeden wypadek lekki przy pracy w 2006 roku, w 2007 r. do dnia kontroli nie odnotowano wypadków przy pracy. - rejestr wypadków uczniowskich prowadzony zgodnie z wymogami w 2006 roku odnotowano 3 wypadki lekkie, a w 2007 do dnia kontroli tj r. 4 wypadki lekkie. W dniu 11 czerwiec 2007r. przeprowadzono przegląd w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa w gimnazjum, którego arkusz stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. 4. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od r. do r. została przeprowadzona kontrola w Gimnazjum w zakresie wydatków na zakup materiałów i wyposażenia, pomocy naukowych, dydaktycznych i książek oraz zakup energii. W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień Wójt Gminy Wielowieś w dniu r. skierował do Dyrektora Gimnazjum zalecenia pokontrolne, z realizacji powyższych zaleceń Dyrektor Gimnazjum nie złożył sprawozdania. Realizacja zaleceń została opisana poniżej. 1. Wydatki gimnazjum są realizowane do wysokości kwot zawartych w planie finansowym gimnazjum. Powyższe stwierdzono w wyniku kontroli sprawozdań RB28 S miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za 2006 rok. 2. W aktach osobowych pracowników umieszczane są zaświadczenia o przeprowadzonych szkoleniach BHP wyjątek opisano w części 3 pkt c niniejszego protokołu. 3. Kontrolą objęto dowody księgowe gimnazjum za okres od r. do r. i stwierdzono, że jest stosowana prawidłowa klasyfikacja budżetowa przy dokonywanych wydatkach. Należy stwierdzić, że pomimo nie złożenia sprawozdania z wykonania zaleceń w większości zostały one wykonane prawidłowo. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI: 1. Nieprawidłowe naliczenie i wpłata na konto ZUS składek na ubezpieczenie wypadkowe w miesiącu maju 2006r. tytułem 3 umów zleceń z pracownikami gimnazjum ( poz. 25, 33 i 36 wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego protokołu). Obliczono powyższe ubezpieczenie z uwzględnieniem stopy procentowej 1,73 %, która obowiązywała do r.. Od r. obowiązywała nowa stopa procentowa w wysokości 1,44 %. Załącznik nr 3 do niniejszego protokołu stanowią kopie rachunków wystawionych przez 9

10 pracowników oraz wykaz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od umów zleceń za miesiąc maj 2006r. Na zakończenie kontroli przeprowadzonej w Gimnazjum w Wielowsi należy podkreślić, że Dyrektor Gimnazjum, oraz z jego upoważnienia inni pracownicy na bieżąco udzielali wyczerpujących wyjaśnień i informacji, jak również zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli. Dyrektor Gimnazjum pan Mariusz Ostrowski oraz Główny Księgowy Urzędu Gminy w Wielowsi pani Maria Domagała zostali poinformowani o przysługującym, na podstawie Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Urzędu Gminy w Wielowsi prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją nr 05/2007. Protokół podpisano w siedzibie Gimnazjum, dnia r. z zastrzeżeniami co do: złożono wyjaśnienia do pkt 3 c niniejszego protokołu. Na tym protokół zakończono po uprzednim przeczytaniu. Gimnazjum im. Jana Pawła II w Wielowsi ul. Zamkowa Wielowieś tel , NIP (pieczęć jednostki kontrolowanej) INSPEKTOR SKARBNIK GMINY DYREKTOR ds. kontroli wewnętrznej Gimnazjum im. Jana Pawła II w Wielowsi Grzegorz Nowak Maria Domagała mgr. Mariusz Ostrowski ( podpis kontrolującego ) (podpis głównego księgowego Urzędu Gminy) ( podpis dyrektora Gimnazjum ) 1