Protokół z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Polskiej Filharmonii Sinfonia Baltica w Słupsku Działając na podstawie upoważnień stałych do przeprowadzania kontroli wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska pracownik Ewa Juralewicz inspektor w Wydziale Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku, przeprowadziła w dniach od 18 21 czerwca 2007 r. kontrolę sprawdzającą oraz kontrolę 5% wydatków roku 2007. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie jednostki przy ul. Jana Pawła II 3 w Słupsku. I. Ustalenia ogólne Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Pan Bohdan Jarmołowicz, powołany na stanowisko z dniem 10 kwietnia 1992 r. Pełnomocnikami dyrektora są: Pan Jerzy Rudnik główny specjalista d/s organizacyjnych i spraw ekonomicznych od dnia 01 maja 1992 r. Z dniem 30 czerwca 2005 r. dyrektor jednostki upoważnił w/w do składania oświadczeń dotyczących praw i zobowiązań majątkowych PF Sinfonia Baltica i kierowania instytucją podczas nieobecności dyrektora. Pani Joanna Kubacka kierownik impresariatu artystycznego - w zakresie koordynacji działalności orkiestry, organizowania koncertów, festiwali, stałej współpracy z prasą, radiem i telewizją, upowszechniania działalności estradowej oraz dokumentowania osiągnięć w tym zakresie od dnia 01.12.2005 r. Obowiązki głównego księgowego pełni Pani Barbara Pera, zatrudniona na stanowisku od dnia 01 września 1986 r. W związku ze zmianą przepisów ustawy o finansach publicznych z dniem 06 stycznia 2006 r. powierzono głównej księgowej nowy zakres kompetencji na podstawie art. 45 w/w ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz.U. z dnia 20 grudnia 2005 r. Nr 249, poz. 1420). 1
II. Ustalenia szczegółowe W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia, które wykazano w protokole kontroli: 1. Nie waloryzowano zatwierdzonych w roku 1998 stawek z tytułu odpłatności za wynajem pokoi gościnnych przez pracowników. 2. Przekazano przelewem na konta dwóch kościołów kwotę 1.400,00, w związku z wykonaniem w tych kościołach koncertów. 3. Jednostka nie prowadzi ewidencji środków trwałych przy użyciu ksiąg inwentarzowych, czego obowiązek wynika z przepisów wewnętrznych, ustalonych na podstawie ustawy o rachunkowości i i Wzorcowego planu kont, opracowanego pod red. G. Świderskiej. Pismem Nr AK.IV.0912-68/06 z dnia z dnia 21 sierpnia 2006 r. zalecono: 1. Opracowanie nowych zasad wynajmu pokoi gościnnych. 2. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. w zakresie przekazywania środków pieniężnych w formie darowizny. 3. Dostosowanie ewidencji środków trwałych do wymogów zakładowego planu kont. Wykonanie zaleceń pokontrolnych: Ad. 1 Zarządzeniem Nr 02/06 Dyrektora Polskiej Filharmonii Sinfonia Baltica w Słupsku z dnia 01 września 2006 r. w sprawie stawek za korzystanie z pokoi gościnnych przez pracowników Filharmonii podwyższono stawki za korzystanie z pokoi gościnnych dla pracowników o stopień inflacji za lata 1998 2005: 1. stałe zakwaterowanie w pokojach gościnnych 34,00 + 7% VAT 2. zatrudnienie pełen etat 20,00 + 7% VAT 3. zatrudnienie ¾ etatu 17,00 + 7% VAT 4. zatrudnienie ½ etatu 14,00 + 7% VAT Ad. 2 Jednostka przestrzega przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) w zakresie przekazywania środków pieniężnych w formie darowizny. W ewidencji księgowej nie stwierdzono przekazywania darowizn ze środków instytucji. 2
Ad. 3 W dniu 02.11.2006 r. założono księgę inwentarzową pozostałych środków trwałych o charakterze wyposażenia, zawierającą 49 ponumerowanych stron zatwierdzoną przez głównego księgowego i kierownika jednostki, przesznurowaną i opieczętowaną. Księga prowadzona jest z podziałem na poszczególne pomieszczenia. W księdze poszczególne środki oznaczono numerami inwentarzowymi. W ewidencji ujęto łącznie wyposażenie ujmowane na koncie 011/03 Środki trwałe o charakterze wyposażenia (ewidencja ilościowo wartościowa) oraz wyposażenie niskocenne ( ewidencja ilościowa). Stan wyposażenia naniesiono do księgi inwentarzowej nas podstawie przeprowadzonej na koniec roku 2006 inwentaryzacji. Zgodnie z zarządzeniem Dyrektora w sprawie zakładowego planu kont składniki majątku o wartości od 1.500,00-3.500,00 zł. ujmowane są w ewidencji ilościowo wartościowej. Nie wydzielono z ewidencji ilościowo wartościowej wszystkich składników o wartości poniżej 1.500,00 zł., które w latach ubiegłych były przyjmowane na stan środków trwałych o charakterze wyposażenia. Stan księgi inwentarzowej na dzień 31.12.2006 r. wynosi 43.160,19 zł. i jest zgodny ze stanem konta 011/2 - Środki trwałe o charakterze wyposażenia. Środki trwałe amortyzowane liniowo wg zasad ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) ewidencjonowane są na koncie syntetycznym 011/1 Środki trwałe. Analityka do tego konta prowadzona jest na kartotekach, umożliwiających identyfikację poszczególnych składników majątku. Do kart prowadzona jest dokumentacja zmian dokonywanych w ewidencji środków trwałych. III. Kontrola przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej w zakresie 5 % wydatków za rok 2007 Kontrolę wydatków jednostki w 2007 roku w zakresie przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej przeprowadzono na podstawie art. 46 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. Zarządzeniem Nr 2 z dnia 20 grudnia 2004 r. wprowadzono procedury wewnętrznej kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasady wstępnej celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań. Procedury zawierają imienny wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania wstępnie o celowości dokonania wydatków i potwierdzenia, że wydatek jest przewidziany w planie finansowym oraz osób 3
upoważnionych do opisywania dokumentów. Kontrolę przeprowadzono sposobem wyrywkowym badając dowody księgowe za miesiąc kwiecień 2007 r. W trakcie kontroli badaniem objęto 5 % wydatków planowanych na rok 2007 r. W planie przychodów i wydatków na rok 2007 po zmianach zaplanowano przychody i wydatki w wysokości: 1. przychody własne 636.000 zł, w tym: - ze sprzedaży imprez 405.000 zł. - pozostałe 231.000 zł. 2. dotacje z budżetu 2.926.000 zł. Ogółem przychody 3.562.000 zł. Wydatki koszty ogółem 3.562.000 zł. Planowana do kontroli kwota wydatków: 3.562.000 zł x 5 % = 178.100,00 zł Poddano kontroli: - kwoty naliczone na listach płac za miesiąc kwiecień 2007 r. Wynagrodzenia osobowy fundusz płac za miesiąc kwiecień 153.902,19 Zasiłki ZUS 1.488,69 Ryczałt samochodowy 627,68 Ekwiwalent za używanie własnego instrumentu dla celów służbowych 10.941,00 (akcesoria) Razem 166.959,56 oraz Składki ZUS płatnika 29.214,56 Ogółem: 196.174,12 4
Rozliczono: Składki ZUS W deklaracji DRA za miesiąc kwiecień wykazano ogółem: Składki na ubezpieczenie społeczne pracownika 29.722,18 pracodawcy 27.721,35 Składki na ubezpieczenie zdrowotne 11.678,06 Składki na Fundusz Pracy 4.053,37 z tego: Składki pracownika Składki pracodawcy z list płac osobowy fundusz płac Składki na ubezpieczenie społeczne pracownika 27.343,82 pracodawcy 25.487,80 Składki na ubezpieczenie zdrowotne 10.652,73 Składki na Fundusz Pracy 3.726,76 Razem 29.214,56 37.996,55 bezosobowy fundusz płac Składki na ubezpieczenie społeczne pracownika 694,46 pracodawcy 663,95 Składki na ubezpieczenie zdrowotne 366,89 Składki na Fundusz Pracy 97,11 honoraria Składki na ubezpieczenie społeczne pracownika 1.683,90 pracodawcy 1.569,60 Składki na ubezpieczenie zdrowotne 658,44 Składki na Fundusz Pracy 229,50 Składki przekazano dnia 14 maja 2007 WB 0077/2007 zgodnie z deklaracją DRA 5
za miesiąc kwiecień 2007 r.: ubezpieczenie społeczne 57.443,53 pomniejszone o zasiłki ZUS - 1.488,69 ubezpieczenia zdrowotne 11.678,06 składki na Fundusz Pracy 4.053,37 pomniejszone o wynagrodzenie płatnika składek 1,49 Razem: 71.684,78 Zaliczka na podatek dochodowy od wynagrodzeń osobowych z list płac 10.175,00 Ponadto naliczono zaliczkę na podatek dochodowy: od honorariów 1.760,00 od wynagrodzeń bezosobowych 326,00 Razem zaliczka na podatek za miesiąc kwiecień 2007 r. 12.261,00 Przekazano kwotę pomniejszoną o wynagrodzenie płatnika - 37,00 w wysokości 12.224,00 Przelew bankowy z dnia 14 maja 2007 r. - WB 0077/2007. Pozostałe potrącenia Spłaty ZFŚS (pożyczki mieszkaniowe) 110,00 Składki i spaty pożyczek PKZP 13.600,00 Składki PZU Życie 3.046,90 Składki PZU III filar Pogodna Jesień 270,00 przekazano dnia 27.04.2007 r. - WB 0071/2007. Odpłatność za pokoje gościnne 441,91 przeksięgowano dnia 30.04.2007 r. - Rejestr płac PK OFP IV. Zajęcia wynagrodzeń 1.222,26 w tym: alimenty 1.038,41 zajęcia komornicze 183,85 6
Przekazano dnia 27.04.2007 r. - WB nr 0071/2007. Odpłatność za bilety (ZFŚS) 600,00 Przelano na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dnia 27.04.2007 r. WB 0071. Zaliczki na konto płac 1.640,99 dotyczą wypłat zaliczek dla trzech pracowników z dnia 10.04.2007 WB 0061/2007 w kwocie 1.641,00 zł. z uwzględnieniem zaokrągleń. Razem: 20.932,06 Do wypłaty z list płac 97.855,95 z tego: wypłata na ROR 82.296,02 z kasy 15.559,93 Rozliczenie wynagrodzeń z list płac: Wynagrodzenia netto po potrąceniach: 1. przekazane na rachunki bankowe pracowników (ROR) - dnia 26.04.2007 r. - WB 0070/2007 82.296,02 2. wypłacone gotówką: Raport kasowy Nr 18 za okres 25-8.04.2007 r., poz. 362 15.051,25 Raport kasowy Nr 19 za okres 29 30.04.2007 r., poz. 380 (ryczał) 508,68 Wyrywkowej kontroli poddano naliczone na listach płac wynagrodzenia wybranych losowo pracowników za miesiąc kwiecień 2007 r. porównując je z angażami znajdującymi się w aktach osobowych: 1. Dyrektor - kat. zaszeregowania XX, 2. Pełnomocnik dyrektora ½ et. - kat. zaszeregowania XIX, 3. Główny księgowy - kat. zaszeregowania XVIII, 4. Organizator imprez artystycznych kat. zaszeregowania IX, 5. Organizator imprez artystycznych kat. zaszeregowania VIII, 6. Kierownik impresariatu artystycznego kat. zaszeregowania XIII, 7. Maszynista sceny ½ et. - kat. zaszeregowania XI, 8. Muzyk kameralista skrzypek - kat. zaszeregowania XVII, 7
9. Muzyk kameralista skrzypek - kat. zaszeregowania XVI, 10. Muzyk kameralista skrzypek - kat. zaszeregowania XVII, 11. Muzyk kameralista skrzypek - kat. zaszeregowania XVI, 12. Sprzątaczka - kat. zaszeregowania III, 13. Starszy portier informator - kat. zaszeregowania VI, 14. Starszy portier informator - kat. zaszeregowania VI, 15. Intendent - - kat. zaszeregowania IX. W trakcie kontroli stwierdzono, że naliczone na listach płac wynagrodzenia w/w pracowników są zgodne z angażami znajdującymi się w aktach osobowych i przyznawane na podstawie obowiązujących przepisów wewnętrznych nieprawidłowości nie stwierdzono. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kierownika jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Dyrektor Bohdan Jarmołowicz Główny Księgowy Barbara Pera Inspektor Ewa Juralewicz Słupsk, dnia 25 czerwca 2007 r. 8