Protokół z kontroli przeprowadzonej w Miejskim Przedszkolu Nr 4 w Słupsku

Protokół z kontroli przeprowadzonej w Miejskim Przedszkolu Nr 4 w Słupsku Działając na podstawie upoważnienia stałego wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska, Joanna Kulikowska audytor wewnętrzny w Wydziale Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku, przeprowadziła w dniach 24-30 października 2007 r. kontrolę gospodarki finansowej za rok 2006 w Przedszkolu Miejskim Nr 4 w Słupsku. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie placówki przy ul. Lutosławskiego 6. I. Ustalenia ogólne Przedszkole Miejskie Nr 4 w Słupsku jako zakład budżetowy funkcjonuje od dnia 01.01.1995 r., zgodnie z treścią Uchwały nr VII/94/94 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 21.12.1994 r. Dyrektorem Miejskiego Przedszkola Nr 4 w Słupsku jest Pani Bożena Kozak powołana na stanowisko na czas określony 5 lat szkolnych, tj. od dnia 01.09.2007 r. do dnia 31.08.2012 r. Zarządzeniem nr 763/O/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 17.08.2007 r. udzielono Pani Bożenie Kozak pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością Przedszkola Miejskiego Nr 4. Głównym księgowym jest Pani Maria Dudek zatrudniona od dnia 01.09.2004 r. w wymiarze ½ etatu. W aktach osobowych znajduje się zakres czynności głównego księgowego z dnia 01.09.2004 r. oraz powierzenie obowiązków zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. W dokumentacji pracownika znajduje się również zapytanie o udzielenie informacji o osobie z dnia 01.09.2004 r. z adnotacją nie figuruje w kartotece karnej. W Przedszkolu Miejskim Nr 4 w Słupsku obowiązują następujące przepisy: Statut Przedszkola Miejskiego nr 4 wprowadzony Uchwałą nr 3/2003 Rady Pedagogicznej PM nr 4 z dnia 26.11.2003 r.; Regulamin Pracy PM nr 4 z dnia 30.06.2004 r. wprowadzony Zarządzeniem nr 1/2004 Dyrektora Przedszkola; Procedury kontroli wewnętrznej Przedszkola Miejskiego nr 4 w Słupsku wprowadzone

Zarządzeniem nr 2/2004 Dyrektora z dnia 01.09.2004 r.: zał. nr 1 Instrukcja w sprawie wprowadzenia procedur kontroli dochodów i wydatków obowiązujących w Przedszkolu Miejskim nr 4, zał. nr 2 Regulamin kontroli wewnętrznej PM nr 4, zał. nr 3 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, zał. nr 4 Zakładowy Plan Kont, zał. nr 5 Plan kontroli wewnętrznej. Zarządzenie Nr 2/2007 z dnia 13.06.2007 r. Dyrektora PM Nr 4 w Słupsku w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w PM nr 4, zajmowanych stanowisk, kategorii zaszeregowania, wymaganych kwalifikacji na poszczególnych stanowiskach pracy pracowników administracji i obsługi przedszkola oraz wykazy prac szkodliwych, obowiązuje od dnia 03.01.2006 r.; Zarządzenie Nr 1/2006 Dyrektora MP nr 4 w Słupsku z dnia 03.01.2006 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu korzystania z Funduszu Zdrowotnego dla Nauczycieli PM nr 4; Regulamin premiowania dla pracowników PM nr 4 w Słupsku nie będących nauczycielami wprowadzony Zarządzeniem nr 1/2003 Dyrektora PM nr 4 z dnia 02.01.2003 r.; Regulamin przyznania nagród Prezydenta Miasta Słupska wprowadzony Zarządzeniem nr 1/2006 Dyrektora PM z dnia 01.09.2006 r.; Regulamin ZFŚS wprowadzony Zarządzeniem nr 2/2006 z dnia 03.01.2006 r.; W kontrolowanej placówce dokumentacja księgowa prowadzona jest systemem komputerowym, za pomocą następujących programów komputerowych: 1. firma ProgMan: - finanse - płace - kadry - przelewy 2. firma Prokom: - płatnik. II. Ustalenia szczegółowe 1. Rachunki bankowe należące do Przedszkola Miejskiego nr 4 w Słupsku: bieżący nr 07124037701111000040684989 stan na 31.12.2006 r. 44.294,29 zł, 2

ZFŚS nr 23124037701111000040684992 stan na 31.12.2006 r. 44,56 zł. Stan środków pieniężnych wykazano w bilansie zamknięcia na dzień 31.12.2006 r. 2. Zestawienie planu finansowego w wykonaniem przychodów i wydatków za rok 2006: Lp. Paragraf Wyszczególnienie Plan na 2006 Wykonanie za 2006 1 0830 Wpływy z usług - wyżywienie dzieci - wyżywienie personelu - odpłatność rodziców stała 2 2510 Dotacja podmiotowa z budżetu otrzymana przez zakład budżetowy 209.055,00 60.480,00 4.200,00 144.375,00 253.179,40 531.000,00 576.692,00 3 0970 Wpływy z różnych dochodów 526,00 4 0920 Pozostałe odsetki 1.619,00 805,53 RAZEM PRZYCHDY 741.674,00 831.202,93 RAZEM ROZCHODY 741.674,00 834.071,37 5 4010 Wynagrodzenie osobowe pracowników - nauczyciele - obsługa - wypłaty jednorazowe 6 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne - nauczyciele - obsługa 7 3020 Nagrody i wydatki osobowe nie zaliczane do wynagrodzeń - fundusz zdrowotny nauczycieli - odzież ochronna i bhp 451.329,00 470.695,00 37.760,00 37.916,24 750,00 750,00 8 4410 Podróże krajowe służbowe 0 128,00 9 4210 Zakup materiałów i wyposażenia - remont i konserwacja - materiały biurowe - środki czystości - przedmioty nietrwałe - materiały adm. gospodarcze 11.000,00 29.486,97 10 4220 Zakup środków żywności 64.680,00 84.852,44 11 4260 Zakup energii - elektryczna 3 28.000,00 29.964,13

- cieplna - woda 12 4270 Zakup usług remontowych - remont budynku i pomieszczeń 5.300,00 21.023,68 13 4300 Zakup usług pozostałych 10.000,00 17.636,43 14 4240 Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek 1.500,00 4.808,80 15 4430 Różne opłaty i składki 1.750,00 1.565,00 16 4110 Składki na ubezpieczenie społeczne 86.645,00 86.956,14 17 4120 Składki na Fundusz Pracy 11.800,00 12.250,54 18 4440 Odpisy na ZFŚS - nauczyciele - obsługa - nauczyciele emeryci 31.160,00 36.038,00 W sprawozdaniach o stanie zobowiązań Rb - Z za rok 2006 jednostka nie wykazywała zobowiązań. W sprawozdaniach o stanie należności Rb N za rok 2006 wykazano należności: na dzień 31.03.2006 r. 8.664,30 zł, na dzień 30.06.2006 r. 5.715,30 zł, na dzień 30.09.2006 r. 5.314,00 zł, na dzień 31.12.2006 r. 6.780,10 zł. 3. Rozrachunki W bilansie zakładu budżetowego sporządzonym na dzień 31.12.2006 r. wykazano należności krótkoterminowe w wysokości 20.010,10 zł, na które składają się: należności z tytułu dostaw i usług 6.780,10 zł, pozostałe należności 13.230,00 zł. Konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Saldo Wn 6.780,10 zł Dotyczy odpłatności rodziców za przedszkole, spłata nastąpiła na początku roku 2007. Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami Saldo Wn 13.230,00 zł 4

Dotyczy należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Spłata następuje w okresach miesięcznych w formie potrącenia z wynagrodzeń pracowników. W bilansie wykazano zobowiązania krótkoterminowe w wysokości 49.194,44 zł, na które składają się: zobowiązania z tytułu dostaw i usług 3.820,06 zł, zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych 7.458,14 zł, zobowiązania z tytułu wynagrodzeń 37.916,24 zł. Konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Saldo Ma 3.820,06 zł Powyższa kwota dotyczy nadpłaty rodziców za przedszkole oraz zobowiązań placówki dla: PGK Słupsk- 80,72 zł zapłacono 16.01.2007 r., WB 12/2007 poz. fin. 15, Sydkraft 216,45 zł zapłacono 10.01.2007 r. WB 7/2007 poz. fin. 09, Energa SA 1.159,58 zł zapłacono 11.01.2007 r. WB 8/2007 poz. fin. 10, Skiba 138,13 zł zapłacono 02.01.2007 r. WB 1/2007 poz. fin. 03, Serkol 332,78 zł zapłacono 02.01.2007 r. WB 1/2007 poz. fin. 03. Konto 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Saldo Ma 7.458,14 zł Naliczone składki ZUS na ubezpieczenie społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego 6.529,19 zł oraz składka na Fundusz Pracy w kwocie 928,95 zł, zapłacono w dniu 3.03.2007 r. WB 41/2007. Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Saldo Ma 37.916,24 zł Rozliczono następująco: wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego WB 22/2007 z dnia 01.02.2007 r., poz. fin. 38, przekazane składki ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne WB 41/2007 za okres 3-5.03.2007 r., przekazany podatek dochodowy od wynagrodzeń WB 52/2007 z dnia 20.03.2007 r. 5

4. Wpływy z usług W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości dotyczące sposobu pobierania odpłatności rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (Dz. U. Nr 76 poz. 694 z 2002 r.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020 z 2006 r.), wszelkie wpływy środków pieniężnych w formie gotówkowej ujmuje się na koncie 101 Kasa. Ewidencją analityczną do tego konta jest raport kasowy, w którym ewidencjonuje się każdą wpłatę środków pieniężnych. W kontrolowanym przedszkolu odpłatności rodziców za przedszkole wpłacane były za potwierdzeniem (dowód wpłaty), jednak nie dokonywano tych wpłat do kasy przedszkola, a bezpośrednio do banku. Pobrane od rodziców opłaty nie były przyjmowane na stan kasy, a więc nie zachowano zasady bieżącego prowadzenia ewidencji księgowej. Pieniądze przechowywane były w przedszkolu, po kilku dniach wpłacano je jako wpłatę własną na rachunek bankowy przedszkola. Wyjaśnienie dotyczące wpłat rodziców za przedszkole stanowi załącznik nr 1 do protokołu. W tabeli poniżej przedstawiono zestawienie wpłat gotówkowych na konto bankowe przedszkola: Nr wyciągu bankowego Data wpłaty Kwota wpłaty Razem STYCZEŃ 2006 14.347,50 WB 5/2006 06.01.2006 1.482,00 2.048,00 WB 8/2006 11.01.2006 900,00 1.940,00 WB 11/2006 17.01.2006 1.098,50 2.108,00 WB 13/2006 20.01.2006 767,50 938,00 WB 15/2006 26.01.2006 398,00 1.082,50 3.530,00 2.840,00 3.206,50 1.705,50 1.480,50 WB 16/2006 27.01.2006 940,00 940,00 WB 18/2006 31.01.2006 645,00 645,00 LUTY 2006 8.732,00 WB 22/2006 04.02.2006 722,00 722,00 WB 24/2006 07.02.2006 1.647,00 1.647,00 WB 27/2006 11-13.02.2006 1.570,00 1.570,00 WB 29/2007 15.02.2006 1.270,00 1.270,00 6

WB 36/2006 24.02.2006 1.654,00 1.654,00 WB 37/2006 25-27.02.2006 1.869,00 1.869,00 MARZEC 2006 15.205,00 WB 39/2006 01.03.2006 333,00 333,00 WB 45/2006 09.03.2006 1.824,00 1.824,00 WB 46/2006 10.03.2006 2.387,00 2.387,00 WB 48/2006 14.03.2006 2.179,50 2.179,50 WB 51/2006 17.03.2006 1.718,00 821,50 2.539,50 WB 52/2006 18-20.03.2006 1.338,00 1.338,00 WB 54/2006 22-23.03.2006 780,00 780,00 WB 57/2006 26-27.03.2006 735,00 735,00 WB 59/2006 29.03.2006 682,00 682,00 WB 60/2006 30.03.2006 944,00 944,00 WB 61/2006 31.03.2006 1.463,00 1.463,00 KWIECIEŃ 2006 15.179,00 WB 66/2006 8-10.04.2006 2.309,00 2.577,00 1.209,50 6.095,50 WB 67/2006 11.04.2006 1.422,00 1.422,00 WB 68/2006 12.04.2006 1.701,50 841,50 WB 73/2006 20.04.2006 1.586,00 1.090,00 809,50 2.543,00 3.485,50 WB 78/2006 28.04.2006 1.633,00 1.633,00 MAJ 2006 15.474,50 WB 83/2006 6-8.05.2006 1.344,00 987,00 WB 85/2006 10.05.2006 1.795,00 1.483,00 WB 88/2006 13-16.05.2006 2.410,50 1.834,00 2.331,00 3.278,00 4.244,50 WB 92/2006 20-22.05.2006 2.419,50 2.419,50 WB 98/2006 30-31.05.2006 3.201,50 3.201,50 CZERWIEC 2006 12.736,00 WB 103/2006 07.06.2006 1.937,00 1.937,00 WB 107/2006 13.06.2006 3.981,00 1.192,00 1.108,00 WB 113/2006 21.06.2006 2.944,00 1.574,00 6.281,00 4.518,00 7

LIPIEC 2006 2.231,00 WB 123/2006 04.07.2006 1.247,00 984,00 WRZESIEŃ 2006 13.573,10 WB 147/2006 07.09.2006 759,60 926,00 2.231,00 1.685,60 WB 148/2006 08.09.2006 659,00 659,00 WB 149/2006 9-11.09.2006 1.194,00 735,60 695,60 2.625,20 WB 151/2006 13.09.2006 2.563,00 2.563,00 WB 154/2006 16-18.09.2006 1.269,50 711,60 1.981,10 WB 156/2006 20-21.09.2006 1.600,00 1.600,00 WB 158/2006 23-26.09.2006 87,40 755,40 842,80 WB 160/2006 29.09.2006 1.616,40 1.616,40 PAŹDZIERNIK 2006 14.305,60 WB 167/2006 7-9.10.2006 1.851,70 1.266,00 3.117,70 WB 170/2006 12.10.2006 4.260,90 4.260,90 WB 176/2006 20.10.2006 1.934,60 1.776,40 3.711,00 WB 179/2006 25.10.2006 661,80 661,80 WB 182/2006 28-31.10.2006 2.554,20 2.554,20 LISTOPAD 2006 13.574,30 WB 185/2006 7.11.2006 2.096,40 2.096,40 WB 189/2006 11-13.11.2006 1.652,60 1.544,80 WB 193/2006 17.11.2006 2.196,50 945,60 WB 197/2006 23-24.11.2006 920,40 1.427,20 3.197,40 3.142,10 2.347,60 WB 199/2006 28.11.2006 999,00 999,00 WB 200/2006 29.11.2006 1.182,00 609,80 GRUDZIEŃ 2006 14.818,70 WB 207/2006 9-11.12.2006 1.953,60 2.259,20 WB 208/2006 12.12.2006 883,20 1.786,40 WB 211/2006 15.12.2006 903,60 1.970,80 8 1.791,80 4.212,80 2.669,60 2.874,40

WB 214/2006 20.12.2006 1.458,30 1.458,30 WB 217/2006 23-27.12.2006 1.685,40 1.918,20 STYCZEŃ 2007 14.908,30 3.603,60 WB 2/2007 3.01.2007 2.359,80 2.359,80 WB 4/2007 5.01.2007 1.140,00 1.091,10 WB 8/2007 11.01.2007 1.654,40 2.306,00 WB 12/2007 16.01.2007 1.625,40 903,60 WB 15/2007 23.01.2007 598,80 738,60 WB 20/2007 30.01.2007 725,40 836,40 2.231,10 3.960,40 2.529,00 1.337,40 1.561,80 WB 21/2007 31.01.2007 928,80 928,80 Z dniem 01 września 2007 r. zmieniono sposób przyjmowania odpłatności za przedszkole. Wszystkie wpłaty ujmuje się w raporcie kasowym, potwierdzeniem dla rodziców jest kwitariusz przychodowy. 5. Gospodarka kasowa Środkami pieniężnymi dysponuje Pani Marta Kowalska zatrudniona na stanowisku intendenta. W aktach osobowych znajduje się powierzenie stanowiska kasjera wraz z odpowiedzialnością materialną za powierzoną gotówkę i inne wartości pieniężne z dnia 29.05.2002 r. W dniu 30 października 2007 r. sprawdzono stan gotówki oraz druków ścisłego zarachowania znajdujących się w kasie, sporządzając odrębny protokół stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego protokołu zasadniczego. W trakcie kontroli stwierdzono, że Pani Marta Kowalska na początku roku obrotowego pobierała zaliczkę stałą w wysokości pogotowania kasowego tj. 1.300,00 zł, która ewidencjonowana była na koncie 234 pozostałe rozrachunki z pracownikami. Środki pieniężne faktycznie przechowywane były w kasie przedszkola, jednak nie znajdowały odzwierciedlenia w prowadzonym raporcie kasowym. Na I i II półrocze zaliczka była rozliczana i odprowadzana do banku. Sposób prowadzenia gospodarki kasowej przyjęty w przedszkolu był nieprawidłowy i skutkował brakiem przejrzystości ewidencji kasowej. W trakcie kontroli kasy zmieniono sposób prowadzenia ewidencji w przedszkolu. Zaliczkę 9

rozliczono oraz uzupełniono pogotowie kasowe. 6. Wydatki Faktury zakupu są opisywane, sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, potwierdzane za zgodność z ustawą PZP oraz zatwierdzane do wypłaty. Dokumenty są dekretowane zgodnie z klasyfikacją rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z 2006 r.). Wyrywkowej kontroli poddano wydatki zaksięgowane w poszczególnych paragrafach: 4300 zakup usług pozostałych p.f. 74 faktura 90/44/2006 z 06.03.2006 r. za uczestnictwo w warsztatach 500,00 zł, p. f. 128 faktura FA00057087/06 z dn. 24.04.2006 r. za management w przedszkolu, edukacja w przedszkolu 202,40 zł, p.f. 267 badanie pracownika na nosicielstwo. Badania pracowników powinny być ujmowane w 4280. p. f. 293 faktura 54/11/2006 z dn. 14.11.2006 r. licencja na programy komputerowe 1.590,00 zł, 4270 zakup usług remontowych p. f. 131 faktura 03/2006 z dn. 15.05.2006 r. projekt budowlano wykonawczy na remont instalacji sanitarnej i deszczowej 610,00 zł, p. f. 213 faktura FV/39/2006 z dn. 07.06.2006 r. za remont dachu i komina 2.440,00 zł. 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek p. f. 285 faktura 16871/10/2006 z dn. 19.10.2006 r. zakup zabawek dla dzieci 344,00 zł 4210 zakup materiałów i wyposażenia p. f. 155 faktura FV/39/2006 z dn. 07.06.2006 r. zakup domofonu 821,30 zł, p. f. 168 faktura FVS000057/2006/PD z dn. 29.06.2006 r. zakup meblościanki 1.756,80 zł, p. f. 168 faktura 234/1/2006 z dn. 28.06.2006 r. konserwacja kopiarki Canon 131,80 zł. Konserwacja kopiarki oraz systemu alarmowego powinna być ujmowana w 4270. W trakcie kontroli stwierdzono także nieprawidłowość w dekretacji ryczałtu za używanie prywatnego telefonu komórkowego Dyrektora placówki do celów służbowych, który ujmowany jest 10

w 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, powinien być dekretowany w 4300 zakup usług pozostałych. W trakcie kontroli sprawdzono wykonanie wydatków na dzień 15.12.2006 r., porównując je z zatwierdzonym planem finansowym. Nie stwierdzono przekroczenia planu finansowego w zakresie wykonania wydatków. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kierownika jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu3 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Dyrektor mgr Bożena Kozak Audytor wewnętrzny Joanna Kulikowska Główny księgowy Maria Dudek Słupsk, 22 listopada 2007 r. 11