Sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli w 2010 roku przez Wydział Audytu

Transkrypt

1 Urząd Miasta Zielona Góra Wydział Audytu ul. Henryka Sienkiewicza 8a Zielona Góra Zielona Góra, 31 stycznia 2011 r. AD.II /10 id Sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli w 2010 roku przez Wydział Audytu 1. Informacje ogólne. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie Miasta Zielona Góra Wydział Audytu realizował w 2010 roku na podstawie zarządzenia nr 395/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 12 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Audytu oraz zarządzenia nr 1/10 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 5 stycznia 2010 r. w sprawie regulaminu działalności kontrolnej. W planie kontroli Wydziału Audytu na rok 2010 ujęto: 20 kontroli kompleksowych, 3 kontrole sprawdzające oraz kontrole doraźne i problemowe realizowane na zlecenie Prezydenta Miasta Zielona Góra. W 2010 roku w Wydziale Audytu zatrudnionych było 7 pracowników, w tym: trzech audytorów wewnętrznych, główny specjalista, inspektor oraz dwóch podinspektorów. Czynności kontrolne przeprowadzane były przede wszystkim przez głównego specjalistę, inspektora oraz dwóch podinspektorów. W ciągu 2010 roku pracownicy Wydziału Audytu przeprowadzili 28 kontroli wewnętrznych, w tym: a) 23 kontrole kompleksowe b) 4 kontrole problemowe, c) 1 kontrolę sprawdzającą. W 2010 roku Wydział Audytu przeprowadził tylko jedną kontrolę sprawdzającą realizację zaleceń pokontrolnych (Miejskie Przedszkole nr 3) z trzech zaplanowanych, poniewaŝ w przypadku dwóch pozostałych jednostek (Miejskiego Przedszkola nr 24 oraz Szkoły Podstawowej nr 21) Rada Miasta Zielona Góra w dniu 17 sierpnia 2010 r. podjęła uchwałę Nr LXXIII/884/10 w sprawie utworzenia Zespołu Edukacyjnego Nr 3 w Zielonej Górze. W skład Zespołu Edukacyjnego Nr 3 weszły: Miejskie Przedszkole nr 24, Szkoła Podstawowa nr 21 oraz Gimnazjum nr 8. W związku z powstałymi zmianami organizacyjnymi, kontrolę w Zespole Edukacyjnym nr 3 Wydział Audytu przeprowadzi w późniejszym terminie. Ponadto w 2010 roku pracownicy Wydziału Audytu przeprowadzili o 3 kontrole kompleksowe więcej niŝ zostało zaplanowane w planie kontroli na 2010 rok. Zwiększona liczba kontroli kompleksowych wystąpiła w związku z wcześniejszą realizacją planu kontroli na 2010 rok. Wykonanie planu kontroli nastąpiło w listopadzie 2010 roku. Za zgodą Prezydenta Miasta Zielona Góra dodatkowe kontrole kompleksowe przeprowadzono w: Szkole Podstawowej nr 8, Miejskim Przedszkolu nr 39 oraz Domu Pomocy Społecznej dla Kombatantów.

2 2. Charakterystyka kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym. Szczegółowej kontroli poddano następujące zagadnienia: - organizację jednostek, - plany finansowe wydatków budŝetowych oraz dochodów własnych, - wykorzystanie dotacji budŝetowych, - prowadzenie ksiąg rachunkowych, - gospodarkę finansową, - zatrudnienie i wynagrodzenie - wydatki inwestycyjne, - inwentaryzację, - udzielanie zamówień publicznych, - sprawozdawczość budŝetową. Tabela nr 1 wykaz jednostek, które zostały objęte kontrolą w 2010 roku: Lp. Jednostka kontrolowana Termin kontroli Zakres kontroli 1. Zespół Szkół Specjalnych nr 2 styczeń 2. Szkoła Podstawowa nr 14 styczeń Wydział Geodezji Kontrola problemowa w zakresie sprzedaŝy 3. i Gospodarowania Mieniem Urzędu Miasta Zielona Góra styczeń lokalu mieszkalnego połoŝonego w Zielonej Górze. 4. Miejskie Przedszkole Nr 10 styczeń/luty z Oddziałami Integracyjnymi 5. Miejskie Przedszkole nr 11 luty 6. Szkoła Podstawowa nr 18 luty/marzec 7. Gimnazjum nr 2 luty/marzec 8. Gimnazjum nr 1 marzec/kwiecień 9. V Liceum Ogólnokształcące marzec/kwiecień 2

3 10. Bursa kwiecień Kontrola problemowa w zakresie gospodarowania mieniem jednostki 11. Szkoła Podstawowa nr 6 kwiczeń/maj 12. Gimnazjum nr 7 kwiecień/maj 13. Gimnazjum nr 3 maj/czerwiec 14. Dom Pomocy Społecznej maj/czerwiec Zespół Szkół Specjalnych nr czerwiec 16. śłobek Miejski nr 1 czerwiec/lipiec 17. Miejskie Przedszkole nr 25 czerwiec/lipiec 18. Miejskie Przedszkole nr 17 lipiec 19. Zespół Szkół Technicznych lipiec/sierpień Kontrola problemowa w zakresie złoŝonej skargi. 20. Miejskie Przedszkole nr 6 sierpień Centrum Kształcenia sierpień/ 21. Ustawicznego i Praktycznego wrzesień Zakład Gospodarki 22. sierpień/listopad Komunalnej i Mieszkaniowej Kontrola problemowa w zakresie: prawidłowości wyboru wykonawców na wykonanie dokumentacji szacunkowych nieruchomości Wydział Geodezji wrzesień/ 23. zabudowanych i niezabudowanych stanowiących i Gospodarowania Mieniem grudzień własność Miasta Zielona Góra, realizacji zawartych umów oraz ich rozliczania w 2006 i 2007 roku. 3

4 24. Miejskie Przedszkole nr 18 październik 25. Miejskie Przedszkole nr 3 listopad 26. Szkoła Podstawowa nr 8 listopad 27. Miejskie Przedszkole nr 39 listopad/ grudzień Dom Pomocy Społecznej dla 28. Kombatantów grudzień Kontrola sprawdzająca realizację zaleceń pokontrolnych. Najczęściej występujące nieprawidłowości i uchybienia stwierdzone w wyniku przeprowadzonych kontroli, w odniesieniu do poszczególnych zagadnień: 1) w zakresie spraw organizacyjnych: - w wewnętrznych przepisach powoływano się na nieaktualne akty prawne. 2) w zakresie rachunkowości: - brakowało kompletnej dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości, - naruszono zasadę memoriału, - zapisy na kontach zespołu 2 oraz 7 nie ewidencjonowano według odpowiedniej klasyfikacji budŝetowej, - regulowano zobowiązania na podstawie nie zatwierdzonych oraz nie sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym dokumentów źródłowych, - ewidencjonowano wydatki na paragrafach niezgodnie z klasyfikacją budŝetową, - nieterminowo regulowano zobowiązania, - nieprawidłowe ewidencjonowano przelewy dotyczące wynagrodzeń dla pracowników jednostki. 4) w zakresie gospodarki kasowej: - raporty kasowe sporządzano w sposób niekompletny, - nieprawidłowo ewidencjonowano druki ścisłego zarachowania. 5) w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi: - nieprawidłowo dokumentowano oraz rozliczano przeprowadzoną inwentaryzację. 6) w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: - wydatkowano środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na cele niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, - nieterminowo przekazywano odpis na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 4

5 5) w zakresie akt pracowniczych i wynagrodzeń: - nieterminowo przyznawano nagrody jubileuszowe (nieprawidłowo ustalano staŝ pracy uprawniający do otrzymania nagrody jubileuszowej), - dokumenty znajdujące się w aktach osobowych przechowywano niezgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w tym zakresie. 8) w zakresie zamówień publicznych: - brakowało na dokumentach źródłowych adnotacji według jakiej procedury, wynikającej z ustawy Prawo zamówień publicznych, dokonano zamówienia publicznego oraz brakowało podpisu osoby właściwej rzeczowo i odpowiedzialnej za jej przeprowadzenie. 9) w zakresie sprawozdawczości: - wykazywano w sprawozdaniach finansowych dane niezgodne z ewidencją księgową jednostki. Szczegółowe wyniki kontroli przedstawiono w protokołach z kontroli, a zalecenia sformułowano w wystąpieniach pokontrolnych. sporządził Marzena Kapnik... sprawdził naczelnik Wydziału Audytu Konrad Witrylak... 5