PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra DP-AD-II RISS Zielona Góra, 22 września 2015 r. Pan Adam Szymczak Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 1 im. Henryka Sienkiewicza ul. Stefana Wyszyńskiego Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu Departamentu Prezydenta Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) przeprowadziło w terminie od dnia 07 maja 2015 r. do dnia 10 lipca 2015 r. kontrolę kompleksową w Szkole Podstawowej nr 1 im. Henryka Sienkiewicza mieszczącej się, przy ulicy Stefana Wyszyńskiego 17 w Zielonej Górze, zwanej w dalszej części wystąpienia pokontrolnego Szkołą. Kontrolę przeprowadzono w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, kadr oraz zamówień publicznych. W związku z przeprowadzoną kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokole z kontroli znak DP-AD-II RISS podpisanym w dniu 26 sierpnia 2015 r., przekazuję Panu dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Kontrola wykazała następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie sprawozdawczości budżetowej oraz sprawozdawczości w zakresie operacji finansowych stwierdzono, że: w kilkunastu przypadkach zaangażowanie wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S jest niezgodne z ewidencją księgową Szkoły, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119 z późn. zm.). Nieprawidłowości stwierdzono w następujących rozdziałach: 80101, 80146, 80148, 80195, 85401, 85415, 85446, 92695, w kilku przypadkach wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-28S są niezgodne z ewidencją księgową Szkoły, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Nieprawidłowości stwierdzono w rozdziale oraz w rozdziale 80146, ul. Zachodnia 63a Zielona Góra

2 w kilkunastu przypadkach zobowiązania wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S są niezgodne z ewidencją księgową Szkoły, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Nieprawidłowości stwierdzono w następujących rozdziałach: 80101, 80148, 85401, w dwóch przypadkach należności wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-27S są niezgodne z ewidencją księgową Szkoły, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Nieprawidłowości stwierdzono w rozdziale oraz w rozdziale 80148, w kilku przypadkach dochody wykazane w sprawozdaniach Rb-27S są niezgodne z ewidencją księgową Szkoły, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Nieprawidłowości stwierdzono w rozdziale oraz w rozdziale 80148, w sprawozdaniach Rb-N sporządzonych za III i IV kwartał wykazano w wierszu N5. pozostałe należności kwoty niezgodne z ewidencją księgową Szkoły, co jest niezgodnie z 10 ust. 4 wówczas obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r., w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43 poz. 247). Nieprawidłowość przedstawia poniższa tabela. wyszczególnienie Dane wykazane w Rb-N za III kwartał 2014 roku Dane z ewidencji księgowej na dzień r. Różnica N5. pozostałe należności 2 002, ,75-369,00 wyszczególnienie Dane wykazane w Rb-N za IV kwartał 2014 roku Dane z ewidencji księgowej na dzień r. Różnica N5. pozostałe należności 194,46 31,50 162,96 w bilansie sporządzonym na dzień r. wykazano kwoty aktywów i pasywów Konto niezgodne z ewidencją księgową Szkoły, co stanowi naruszenie z art. 24 ust. 1, 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 330 z późn. zm.). W Szkole nie można ustalić jednoznacznie wyniku finansowego za 2014 rok, a także stanu aktywów i pasywów na dzień r., co oznacza, że księgi rachunkowe były prowadzone nierzetelnie. Nieprawidłowość przedstawia poniższa tabela. Stany kont na r. przedłożone do bilansu zamknięcia Stany kont na r. wg ksiegi rachunkowej gł. księ. E. Stany kont na r. wg ksiagi rachunkowej gł. księ. na Gerlach zastępstwo 2015 r. Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,60 0, ,35 0, , ,00 31,50 31,50 0,00 0,00 31, , ,00 0, , , , , ,76 39, , , , , ,99 0, ,79 0, , ,74 0, ,74 0, ,74 63, ,35 0, , ,15 5,43 160,21 2. W zakresie funkcjonowania księgowości stwierdzono, że: Szkoła na bieżąco nie prowadziła ewidencji księgowej na koncie pozabilansowym 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości. 2

3 brak chronologii w dokumentach finansowych działalności budżetowej dotyczącej projektu Euroregionu, co jest niezgodne z zapisami stosowanej w Szkole Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych. 3. W zakresie obrotów na rachunkach bankowych i rozrachunków stwierdzono, że: w dniu r. Szkoła dokonała wydatku na zakupu pralki (kwota 963,00 zł) na podstawie dokumentu potwierdzenie rejestracji zamówienia, co jest niezgodny z zapisami stosowanej w Szkole Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych. w dniu r. Szkoła dokonała wydatku na kwotę 137,00 zł na podstawie dokumentu polecenie przelewu, co jest niezgodne z zapisami stosowanej w Szkole Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych, na koncie księgowym 130 Rachunek bankowy jednostki budżetowej brak pełnej zgodności zapisów między ewidencją księgową Szkoły a bankiem, co jest niezgodne z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289). 4. W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono, że: w raporcie kasowym nr B/10/2014 za okres r. nie ujęto wypłaty 4 zaliczek na pokrycie kosztów podróży w ramach projektu Sokrates Comenius na kwotę ,00 zł, co jest niezgodne z zapisami stosowanej w Szkole Instrukcji kasowe. w kilku przypadkach na wnioskach o zaliczkę brakowało terminu jej rozliczenia, co stanowi naruszeni stosowanego w Szkole Regulaminu organizacji kontroli zarządczej, Szkoła dokonała wydatku z paragrafu 4300 zakup usług pozostałych (dokument księgowy nr 23/PKB/14), na zakup materiałów z przeznaczeniem na zajęcia edukacyjne prowadzone w ramach ferii zimowych na kwotę 1.463,96 zł, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm). 5. W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono, że: w kilkunastu przypadkach komisja socjalna przyznała nieprawidłową kwotę dofinansowania do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie dla pracowników Szkoły, co jest niezgodne ze stosowanym w Szkole Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w kilku przypadkach komisja socjalna przyznała nieprawidłową kwotę dofinansowania do wypoczynku letniego dzieci pracowników Szkoły, co jest niezgodne ze stosowanym w Szkole Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 3

4 6. W zakresie zamówień publicznych stwierdzono, że, w zamówieniach realizowanych do kwoty euro brakowało zaakceptowanego przez dyrektora Szkoły wniosku o dokonanie zamówienia na dostawy o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro, który uruchamia procedurę udzielenia zamówienia. Powyższe stanowi naruszenie 6 pkt 2 zarządzenia nr 01/2013 dyrektora Szkoły z dnia r. w sprawie określenia zasad wydatkowania środków finansowych do równowartości kwoty Euro. W związku z powyższym zalecam: 1. W sprawozdaniach budżetowych oraz w zakresie operacji finansowych wykazywać kwoty wynikające z ewidencji księgowej Szkoły, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. 2. W bilansie wykazywać kwoty wynikające z ewidencji księgowej Szkoły, prowadzonej w sposób rzetelny i zgodny z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. 3. Na bieżąco prowadzić ewidencję księgową na koncie pozabilansowym 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 4. Dokumenty księgowe przechowywać chronologicznie zgodnie z zapisami Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych. 5. Wydatków dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych, zgodnie z ustawą o rachunkowości i zapisami stosowanej w Szkole Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych. 6. Na koncie księgowym 130 Rachunek bankowy jednostki budżetowej zachowywać obowiązującą zasadę czystości obrotów, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 7. W raportach kasowych ujmować wszystkie operacje kasowe, zgodnie z obowiązującą w Szkole Instrukcją kasową. 8. Wnioski o zaliczkę sporządzać w sposób rzetelny, ze szczególnym uwzględnieniem terminu jej rozliczenia, zgodnie z zapisami obowiązującego w Szkole Regulaminu organizacji kontroli zarządczej. 9. Koszty i wydatki ewidencjonować zgodnie z paragrafami klasyfikacji budżetowej planu finansowego, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 10. Wysokość świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, przyznawać zgodnie z obowiązującym w Szkole Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 11. Przestrzegać postanowień zarządzenia nr 01/2013 dyrektora Szkoły z dnia r. w sprawie określenia zasad wydatkowania środków finansowych do równowartości kwoty Euro. 4

5 Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 5