PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra AD-II RISS Pani Elżbieta Sochacka Dyrektor Centrum Usług Opiekuńczych ul. Witebska Zielona Góra Zielona Góra, 16 maja 2012 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu w Departamencie Prezydenta Miasta Urzędu Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) przeprowadziło w terminie od dnia r. do dnia r. (z przerwą w dniach r., r.) kontrolę kompleksową za 2011 rok w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji i zamówień publicznych w Centrum Usług Opiekuńczych w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Centrum. W związku z nieprawidłowościami przedstawionymi w protokole z kontroli znak AD-II RISS podpisanym w dniu 27 kwietnia 2012 r., przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: W dokumentach regulujących funkcjonowanie Centrum nie wprowadzono aktualnych podstaw prawnych: w zasadach wydatkowania środków finansowych do równowartości kwoty euro w CUO nie uaktualniono rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 1796), które uchylono z dniem r. Obecnie obowiązuje nowe rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 282, poz. 1650), nie uaktualniono 22, pkt 5 Regulaminu pracy, który jest sprecyzowany na podstawie art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 tekst jednolity z póź. zm.). Art. 168 ustawy Kodeks pracy został zmieniony przez art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. Nr 232, poz. 1378) z dniem 1 stycznia 2012 r. do dnia r. dyrektor Centrum nie wprowadził Regulaminu wynagradzania pracowników Centrum, co było niezgodne z: ul. Henryka Sienkiewicza 8 a Zielona Góra

2 art. 39 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz z późn. zm.), art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 tekst jednolity z późn. zm.) W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: zapisy na kontach zespołu 2 nie są ewidencjonowane wg odpowiedniej klasyfikacji budżetowej (tj. dział, rozdział, paragraf) co uniemożliwia sporządzenie sprawozdań (Rb-28S) obowiązujących w Centrum oraz sprawdzenie poprawności danych (zobowiązań) wykazanych w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S z ewidencją księgową. Powyższe jest niezgodne z zapisami art. 24 ust.1 i 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz tekst jedn. z późn. zm), oraz 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). wydatki wykazane w sprawozdaniach Rb-28S (wyszczególnionych w tabeli), są niezgodne z ewidencją księgową, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Stwierdzone nieprawidłowości przedstawia poniższa tabela: 2

3 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r ,30 707, , ,09 487,04-106, ,83 693,88 106,95 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , ,00 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , ,00 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , ,00 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , ,00 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , ,00 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , , , ,00-158, , ,89 158,39 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , ,00 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , ,00 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , ,00 sprawozdaniu Rb-28S na dz r. księgowej na dz r , , ,00 zaangażowanie wykazane w sprawozdaniach Rb-28S za miesiąc: marzec, czerwiec i wrzesień, są niezgodne z ewidencją księgową (Ma) konta pozabilansowego 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego", co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). W zakresie rozrachunków stwierdzono następujące nieprawidłowości: fakturę VAT nr 74/12/201 z dnia r. na kwotę 79,93 zł za wodę i odprowadzenie ścieków zaewidencjonowano w koszty na koncie Wn zakup energii w kwocie 35,61 zł, na koncie Wn zakup usług pozostałych w kwocie 44,32 zł i na koncie Ma 201 bez paragrafu w kwocie 79,93 zł. Natomiast (częściową) zapłatę ww. faktury w kwocie 36,14 zł zaewidencjonowano na koncie Wn 201 bez paragrafu oraz Ma 130 3

4 426 w kwocie 36,14 zł. Powyższe jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.), nie wpłacono, w odpowiednim terminie tj. do 25 dnia miesiąca podatku od towarów i usług (VAT) za miesiące: grudzień 2010 roku, marzec, kwiecień, czerwiec, lipiec, wrzesień październik 2011 roku, na rachunek urzędu skarbowego, co jest niezgodne art. 103 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz tekst jedn. z póź. zm.), zwrot nadpłaty za usługi opiekuńcze w kwocie 121,00 zł zaksięgowano na kontach 221/ , bez dodatkowego technicznego zapisu ujemnego / (WB nr 129/2011 z dnia r.), co jest niezgodne z rozporządzeniem z dnia 5 lipca 2010 r. Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). W zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania stwierdzono następujące nieprawidłowości: ewidencję czeków, kwitariuszy i kart obiadowych prowadzi osoba zatrudniona na stanowisku referent ds. kadrowo finansowych a nie główny księgowy, co jest niezgodne z 5.1 Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. w księgach brak jest pokwitowania osoby odbierającej druki, co jest niezgodne z 6 Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, osoba prowadząca księgi dla czeków jest jednocześnie osobą przyjmującą, wydającą, odbierającą i używającą druki ścisłego zarachowania, co nie zapobiega ewentualnym nadużyciom. W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: wysokość odpisu podstawowego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono umiarkowany stopień niepełnosprawności zwiększono o kwotę 182,75 zł, zamiast o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (2.917,14 zł * 6,25% = 182,32 zł), co jest naruszeniem 5 ust. 3 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w miesiącu grudniu 2011 r. błędnie dokonano korekty odpisu w stosunku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w 2011 r. Kwota ostatecznego odpisu po przeliczeniu, wg obliczeń głównej księgowej wynosiła ,07 zł. Prawidłowa wysokość odpisu (po uwzględnieniu nieprawidłowości) wynosi ,69 zł, w wyniku czego nie przekazano na rachunek funduszu odpisu w wysokości 377,62 zł, co stanowi naruszenie zapisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 4

5 W zakresie zatrudnienia i wynagrodzenia stwierdzono następujące nieprawidłowości: pracownikowi W.K. dnia r. wypłacono nagrodę jubileuszową za 35 lat pracy z 39 dniowym wyprzedzeniem. Z dokumentów znajdujących się w aktach osobowych wynika, że pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 35 lat pracy dnia r. pracownikowi E.S. dnia r. wypłacono nagrodę jubileuszową za 30 lat pracy z 4 miesięcznym i 21 dniowym wyprzedzeniem. Z dokumentów znajdujących się w aktach osobowych wynika, że pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 30 lat pracy dnia r. Powyższe narusza 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. Nr 50, poz. 398 z późn. zm.). W zakresie zamówień publicznych stwierdzono następujące nieprawidłowości: w protokole postępowania w trybie przetargu nieograniczonego podano, iż: ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w siedzibie zamawiającego (tablica ogłoszeń) oraz na stronie internetowej od dnia r. - w rzeczywistości od dnia r., SIWZ została zamieszczona na stronie internetowej od dnia r. - w rzeczywistości od dnia r., trakcie postępowania nie zastosowano art. 87 ust. 2 ustawy PZP w rzeczywistości pismem z dnia r. zamawiający pisemnie poinformował wykonawcę nr 1, że na podstawie art. 87 ust. 2 pkt 2 ustawy PZP poprawił omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek. Powyższe jest naruszeniem art. 96 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 tekst jedn. z późn. zm.) oraz zapisów rozporządzenia z dnia 26 października 2010 r. Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr.223, poz. 1458). W związku z powyższym zalecam: 1. Na bieżąco wprowadzać wymagane dokumenty regulujące funkcjonowanie Centrum oraz uaktualniać w nich zmieniające się akty prawne. 2. Ewidencję księgową na kontach zespołu 2 ewidencjonować wg odpowiedniej klasyfikacji budżetowej, co umożliwi sporządzanie i sprawdzanie sprawozdań zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 3. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać kwoty wynikające z ewidencji księgowej Centrum, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 4. Stosować klasyfikację budżetową zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 5. Podatek od towarów i usług (VAT) wpłacać w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym powstał obowiązek podatkowy, na rachunek urzędu skarbowego, zgodne z art. 103 ustawy o podatku od towarów i usług. 5

6 6. Do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt na koncie 130, zgodnie z zasadą czystości obrotów, wprowadzać dodatkowo techniczny zapis ujemny, zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 7. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z Instrukcją w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania oraz w sposób zapobiegający ewentualnym nadużyciom. 8. Coroczny odpis podstawowy oraz jego zwiększenia naliczać i przekazywać na rachunek bankowy zgodnie z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zapisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 9. Nagrody jubileuszowe wypłacać pracownikom niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody zgodnie z zapisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. 10. Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego sporządzać w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty, zgodnie z art. 96 ustawy PZP oraz zapisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 6