Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KAW /07 Gliwice, dnia 12 wrzesień 2007 r Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Pan mgr Piotr Badocha Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 5 ul. Sikornik 34 w Gliwicach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) (32) dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 21 do 24 maja 2007 r. oraz 5, 6, 11 i 12 czerwca 2007 r. przez pracownika wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta nr KAW /07. Kontrola prowadzona była jako kontrola dokumentalna i wyrywkowa. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na : - ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 23 lipca 2007 r., - pisemnych wyjaśnieniach złożonych w dniu 3 września 2007 r. Temat kontroli Zgodność sporządzanych w 2006 r. sprawozdań budżetowych z ewidencją księgową oraz planami finansowymi w zakresie dokonywanych wydatków i gromadzonych środków publicznych oraz przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2007 r. w tym zgodność dokonywanych wydatków z planem finansowym. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poprawy nie wymaga: - objęty kontrolą obszar sprawozdawczości z wyłączeniem sprawozdawczości dochodów własnych, - przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w ramach działalności podstawowej jednostki,

2 - terminowość regulowania zobowiązań, - przestrzeganie planów finansowych w zakresie dokonywanych wydatków. Z uwagi na niżej opisane uchybienia i nieprawidłowości poprawy wymaga: - sposób prezentowania danych w sprawozdaniach budżetowych w zakresie dochodów własnych, - przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w ramach dochodów własnych, - przestrzeganie ustalonej procedury w zakresie rozliczania zaliczek, - przestrzeganie określonych przez organ prowadzący terminów regulowania zobowiązań, - system mający na celu zapewnienie ciągłości działania jednostki w przypadku braku w jednostce głównego księgowego, - klasyfikowanie wydatków do poszczególnych podziałek klasyfikacji budżetowej, - przestrzeganie ustawy o rachunkowości. Wnioski i zalecenia. Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia lub eliminacji w przyszłości. 1. Na 53 skontrolowane sprawozdania sporządzone w 2006 r. 2 sprawozdania były niezgodne z ewidencją księgową. Powyższe narusza zasady określone w 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 w sprawie sprawozdawczości (Dz. U. z r nr 115 poz. 781 z późn. zm.). Zalecenie nr 1 Sprawozdania budżetowe sporządzać na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej. 2. Brak planu finansowego dla dochodów własnych z tytułu darowizn. Zalecenie nr 2 Nie dopuszczać w przyszłości do ww nieprawidłowości. Przestrzegać przepisów o których mowa w 9 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów 2

3 z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. z r Nr 116, poz. 783). 3. W zakresie przestrzegania obowiązujących w jednostce procedur kontroli: - przypadek zatwierdzenia przez upoważnione osoby rozliczenia zaliczki pomimo braku wpłaty przez zaliczkobiorcę na rachunek bankowy jednostki pozostałej po rozliczeniu kwoty zaliczki, co narusza wewnętrzne regulacje jednostki, - przypadki uregulowania zobowiązania pomimo braku zatwierdzenia do wypłaty przez upoważnione osoby; powyższe dotyczyło wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło i umowy zlecenie na ogólną kwotę 1.865,74 zł, - w okresie wypowiedzenia umowy o pracę z głównym księgowym jednostki brak kontroli formalno-rachunkowej dokumentacji finansowo-księgowej oraz zatwierdzenia operacji gospodarczych do wypłaty w zastępstwie głównego księgowego pomimo udzielonych upoważnień osobie wskazanej przez dyrektora szkoły. Zalecenie nr 3 Bezwzględnie przestrzegać ustalonych procedur. Nie regulować zobowiązań bez ich uprzedniego zatwierdzenia do wypłaty. Nie zatwierdzać do wypłaty dokumentów, które nie zostały poddane właściwej kontroli finansowej. Egzekwować od pracowników wykonanie obowiązków wynikających z udzielonych upoważnień. 4. Wypłata wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zastępstwa doraźne z dołu w miesiącu następnym, po miesiącu którego dotyczą w dniu wypłaty wynagrodzenia zasadniczego, co było niezgodne z art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (jt. Dz. U. z r nr 97 poz. 674) oraz regulaminem wynagradzania jednostki. Zalecenie nr 4 Wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zastępstwa doraźne wypłacać w terminach zgodnych z ww. przepisami i regulacjami wewnętrznymi. Zgodnie z obowiązującymi standardami kontroli finansowej każdorazowo dokumentować fakt wystąpienia szczególnych okoliczności, uprawniających do odstąpienia od dokonania wypłaty w ostatnim dniu danego miesiąca (lub 3

4 w dniu go poprzedzającym, jeżeli ostatni dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy). 5. Przypadki braku w treści umowy o dzieło oraz zlecenie określenia: - terminu płatności, - terminu rozpoczęcia i zakończenia realizacji umowy, - szczegółowego zakresu zleconych do wykonania prac mających wpływ na późniejszą kontrolę wykonania zadania, Zalecenie nr 5 Nie dopuszczać do ww uchybień, w treści umowy zamieszczać wszystkie istotne informacje mogące mieć wpływ na wypłatę wynagrodzenia. 6. Przypadki zaklasyfikowania w roku 2007 wydatków dotyczących: - udziału w szkoleniu na kwotę 178,00 zł do niewłaściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej - w momencie dokonywania wydatku jednostka nie budżetowej dochodów własnych, - rocznej opłaty licencji na kwotę 2.800,00 zł do niewłaściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej w momencie dokonywania wydatku jednostka nie budżetowej, - zakupu tonera do drukarki na kwotę 128,10 zł do niewłaściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej - w momencie dokonywania wydatku jednostka nie budżetowej, Zalecenie nr 6 Z uwagi na złożone wyjaśnienie z dnia 3 września 2007 r. do protokołu kontroli z którego wynika, że jednostka przeksięgowała niewłaściwie zaklasyfikowane wydatki odstępuję od wydania zalecenia w tym zakresie. 7. Przypadki uregulowania zobowiązań w roku 2007 na więcej niż 1 dzień przed ustalonym terminem płatności co narusza wytyczne organu prowadzącego z dnia 21 grudnia 2006r. Zalecenie nr 7 4

5 Przestrzegać wytycznych organu prowadzącego w sprawie terminów regulowania zobowiązań. 8. Przypadek wydatkowania środków w wysokości 197,72 zł w ramach konta dochodów własnych, niezgodnie z przeznaczeniem określonym w uchwale Rady Miasta. Zalecenie nr 8 Nie dopuszczać do ww nieprawidłowości w przyszłości. Wydatki ze środków publicznych ponosić na cele ustalone w planie finansowym jednostki oraz zgodnie z przeznaczeniem określonym przez organ prowadzący. 9. Niecelowe wydatkowanie środków na kwotę 455,37 zł z tytułu podatku VAT w związku z nie rozliczeniem VAT naliczonego w ramach odsprzedaży usług przez szkołę za media na rzecz wynajmującego. Zalecenie nr 9 Przy rozliczaniu podatku VAT korzystać z prawa do odliczania podatku VAT naliczonego. 10. Brak bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych dochodów własnych co narusza art. 24 ust.5 ustawy o rachunkowości (jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Zalecenie nr 10 Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5