Protokół kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Schronisku dla Zwierząt w Słupsku Działając na podstawie upoważnienia stałego wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska, audytor wewnętrzny Joanna Kulikowska pracownik Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku przeprowadziła w dniach 17, 20-21 sierpnia 2007 r. w Schronisku dla Zwierząt w Słupsku kontrolę sprawdzającą w zakresie prowadzonej dokumentacji księgowej oraz przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej obejmującej co najmniej 5 % wydatków roku 2007. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie jednostki przy ul. Portowej 11. Kontrolą objęto ewidencję księgową za rok 2007. I. Ustalenia ogólne Schronisko dla Zwierząt jest jednostką budżetową. Jednostka organizacyjna Gminy Miejskiej Słupsk została utworzona na mocy uchwały nr 524/93 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 27 października 1993 roku. Podstawowym przedmiotem jego działania jest opieka nad bezdomnymi zwierzętami przebywającymi w schronisku oraz wyłapywanie wałęsających się zwierząt. Kierownikiem jednostki jest Pan Jerzy Szyszko zatrudniony na stanowisku od dnia 13 września 2006 r. Głównym księgowym jest Pani Krystyna Nawrocka zatrudniona w jednostce od dnia 15.03.2006 r., funkcję głównego księgowego pełni od dnia 01.07.2007 r. w wymiarze 1/2 etatu. W aktach osobowych znajduje się powierzenie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności głównego księgowego z dnia 10.08.2006 r. zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104). Zarządzeniem nr 09/2006 Kierownika Schroniska dla Zwierząt w Słupsku z dnia 31.10.2006 r. wprowadzono procedury kontroli finansowej. Dokumenty księgowe w jednostce pod względem: merytorycznym, celowości, gospodarności i legalności kontroluje kierownik, zgodności z ustawą PZP kontroli dokonuje kierownik Schroniska, formalno rachunkowym kontroli dokonuje główny księgowy lub upoważniony przez
głównego księgowego pracownik komórki księgowości. Dokonana kontrola potwierdzona jest podpisem upoważnionej osoby wraz z pieczątką imienną i datą. Zarządzeniem nr 08/2006 Kierownika Schroniska dla Zwierząt w Słupsku z dnia 30.10.2006 r. przyjęto zasady prowadzenia rachunkowości w jednostce: załącznik nr 1 Zasady rachunkowości stosowane w Schronisku dla Zwierząt, załącznik nr 2 Plan kont, załącznik nr 3 Wykaz dopuszczonych do stosowania programów komputerowych, załącznik nr 4 Wykaz materiałów do odpisywania bezpośrednio w koszty w momencie zakupu oraz uznanych za wykorzystane w momencie przekazania do zużycia. Z Kierownikiem jednostki w dniu 13.09.2006 r. zawarta została umowa dotycząca używania własnego pojazdu do celów służbowych, w której określono limit kilometrów na jazdy lokalne w ilości 250 km. II. Ustalenia szczegółowe W trakcie kontroli w Schronisku dla Zwierząt przeprowadzonej w dniach 30-31.03.2006 r i 6-7, 10.04.2006 r. stwierdzono wiele nieprawidłowości, w szczególności: w Schronisku dla Zwierząt nie prowadzono ksiąg rachunkowych oraz ksiąg pomocniczych za rok 2005 i 2006, w jednostce nie prowadzono rejestru druków ścisłego zarachowania i czeków, brak dokumentacji finansowej za rok 2006, nie przedstawiono żadnej dokumentacji potwierdzającej bieżące regulowanie przez jednostkę swoich należności wobec ZUS i Urzędu Skarbowego, nie wykonano sprawozdań RB za miesiące styczeń marzec 2006, jednostka nie ma opracowanego harmonogramu dochodów i wydatków na rok 2006. Kontroli poddano wykonanie planu dochodów oraz wydatków za okres od początku roku do dnia 31.07.2007 r: 1. dochody: Rozdział Paragraf Plan po zmianach Dochody wykonane 90013 0830 12.000,00 12.190,00 90013 0870 0 1.035,00 2
Ogółem 12.000,00 13.225,00 2. wydatki: Rozdział Paragraf Plan po zmianach Wydatki wykonane 90013 3020 3.000,00 497,84 4010 205.335,00 160.018,51 4040 9.997,00 9.081,42 4110 39.600,00 32.200,92 4120 5.370,00 4.705,91 4170 25.686,00 23.168,00 4210 34.939,00 34.784,04 4220 7.650,00 4.044,11 4230 9.305,00 5.963,26 4260 6.262,00 3.536,14 4270 50.000,00 3.159,04 4280 700,00 218,60 4300 14.935,00 13.690,75 4350 864,00 251,99 4360 6.620,00 3.245,09 4370 2.600,00 1.933,26 4410 2.600,00 1.030,25 4430 3.000,00 2.739,00 4440 4.968,00 3.922,43 4740 500,00 102,12 4750 1.000,00 570,01 6050 50.000,00 0 Ogółem 484.931,00 308,862,69 Rachunkowość jednostki ( księga główna i ewidencja analityczna) prowadzona jest w programie komputerowym finansowo księgowym. Ręcznie prowadzona jest księga środków trwałych (założona 14.12.2006 r.) i księga inwentarzowa. Listy płac w jednostce sporządzane są ręcznie, natomiast ewidencja ZUS prowadzona jest komputerowo w ogólnodostępnym programie Płatnik. Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są dla: 1. środków trwałych ewidencja w księdze środków trwałych z podziałem na poszczególne grupy, zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych, 3
2. pozostałe środki trwałe - ewidencja na dzień 31.12.2006 r. wynosiła 7.552,16 zł i jest zgodna z saldem konta 013, 3. wartości niematerialne i prawne o wartości 450,00, ewidencja zgodna z kontem 020, 4. rozrachunki z kontrahentami prowadzona jest komputerowa ewidencja pomocnicza z podziałem na poszczególnych kontrahentów, 5. raporty kasowe sporządzane ręcznie dla budżetu i rachunku dochodów własnych. Nie prowadzi sie ewidencji analitycznej do rozrachunków z pracownikami kart wynagrodzeń. W dniu 31 sierpnia 2007 r. sprawdzono stan gotówki oraz druków ścisłego zarachowania znajdujących się w kasie, sporządzając odrębny protokół stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego protokołu zasadniczego. Dokumentacja księgowa za lata 2001 2006 została ponownie, prawidłowo zaksięgowana na odpowiednich kontach w programie komputerowym. Od miesiąca stycznia 2007 dochody i wydatki jednostki są na bieżąco dekretowane i księgowane na odpowiednich kontach w programie komputerowym. Jednostka sporządziła oraz złożyła do ZUS korekty deklaracji rozliczeniowych. W dniach 23.04.2007 10.05.2007 r. w Schronisku dla Zwierząt przeprowadzona została przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Słupsku kontrola w zakresie: prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, ustalenia uprawnień do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz świadczeń rodzinnych, wypłacania świadczeń i zasiłków oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu, prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe oraz o ustalenie kapitału początkowego, prawidłowości wystawiania zaświadczeń do zgłaszania danych dla celów ubezpieczenia społecznego. Kontrolą objęto okres od 01.01.1999 do dnia 22.04.2007 r. Poddano kontroli płatności składek ZUS za rok 2007 porównując składki wykazane w deklaracjach DRA z dokonanymi przelewami: 4
miesiąc styczeń - ubezpieczenia społeczne 6.719,51 zł - ubezpieczenie zdrowotne 1.508,58 zł - FP 705,33 zł zapłacono WB 16/2007 z dn. 3-5.02.2007 r. miesiąc luty - ubezpieczenia społeczne 10.989,91 zł - ubezpieczenie zdrowotne 2.345,22 zł - FP 724,99 zł zapłacono WB 34/2007 z dn. 3-5.03.2007 r. miesiąc marzec - ubezpieczenia społeczne 7.241,92 zł - ubezpieczenie zdrowotne 1.599,48 zł - FP 475,26 zł zapłacono WB 49/2007 z dn. 4-5.04.2007 r. miesiąc kwiecień - ubezpieczenia społeczne 6.619,40 zł - ubezpieczenie zdrowotne 1.475,65 zł - FP 433,79 zł zapłacono WB 59/2007 z dn. 1-7.05.2007 r. miesiąc maj - ubezpieczenia społeczne 7.034,64 zł - ubezpieczenie zdrowotne 1.558,25 zł - FP 461,46 zł zapłacono WB 72/2007 z dn. 2-5.06.2007 r. miesiąc czerwiec - ubezpieczenia społeczne 6.188,24 zł - ubezpieczenie zdrowotne 1.381,69 zł - FP 403,18 zł zapłacono WB 88/2007 z dn. 4.07.2007 r. miesiąc lipiec - ubezpieczenia społeczne 7.034,31 zł - ubezpieczenie zdrowotne 1.655,26 zł - FP 501,25 zł 5
zapłacono WB 105/2007 z dn. 4-6.08.2007 r. Kontroli poddano również dokonane płatności do Urzędu Skarbowego z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń za rok 2007 porównując z wysokością zaliczki naliczoną na listach płac oraz z umów cywilnoprawnych: miesiąc styczeń 1.324,00 zł zapłacono WB 8/2007 z dnia 22.01.2007 r. miesiąc luty 1.723,00 zł zapłacono WB 41/2007 z dnia 20.03.2007 r. miesiąc marzec 2.127,00 zł zapłacono WB 54/2007 z dnia 20.04.2007 r. miesiąc kwiecień 1.936,00 zł zapłacono WB 64/2007 z dnia 21.05.2007 r. miesiąc maj 1.437,00 zł zapłacono WB 80/2007 z dnia 20.06.2007 r. miesiąc czerwiec - 1.261,00 zł zapłacono WB 96/2007 z dnia 20.07.2007 r. miesiąc lipiec 1.540,00 zł zapłacono WB 111/2007 z dnia 20.08.2007 r. Ponadto kontroli poddano przeprowadzoną w roku 2006 inwentaryzację majątku jednostki. Inwentaryzację przeprowadzono na podstawie: 1. Zarządzenia nr 11/2006 z dnia 13.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji leków, 2. Zarządzenia nr 12/2006 z dnia 13.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów artykułów żywnościowych, opału i paliwa, 3. Zarządzenia nr 13/2006 z dnia 13.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku gotówki w kasie, 4. Zarządzenia nr 14/2006 z dnia 13.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku druków ścisłego zarachowania, 5. Zarządzenia nr 15/2006 z dnia 14.12.2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Stan środków trwałych wg grup: wartość początkowa umorzenie grupa I 261.680,03 zł 47.165,02 zł grupa II 9.896,33 zł 1.188,79 zł grupa III 101.972,45 zł 17.038,71 zł grupa IV 0 0 grupa V 0 0 grupa VI 0 0 grupa VII 78.032,00 zł 25.082,66 zł Ogółem 451.580,81 zł 90.475,18 zł 6
Inwentaryzację środków trwałych przeprowadzono w dniu 15.12.2006 r. Stan inwentaryzacyjny 386.565,41 zł, następnie w dniu 31.12.2006 r. dopisano wartość przyjętych do używania środków - samochodu w wysokości 48.094,00 zł oraz dwóch kotłów warzelnych w wysokości 16.921,40 zł. Łączna wartość środków trwałych 451.580,81 zł. Pozostałe środki trwałe zinwentaryzowano w dniu 15.12.2006 r. na kwotę 5.387,16 zł. W dniu 28.12.2006 r. dopisano przyjęty na stan komputer o wartości 2.165,00 zł. Stan pozostałych środków trwałych na dzień 31.12.2006 r. wynosi 7.552,16 zł i jest zgodny z saldem konta 013. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania i gotówki w kasie przeprowadzono w dniu 29.12.2006 r. - stan zgodny z ewidencją księgową. Zinwentaryzowano również: zapasy artykułów żywnościowych, opał - przeprowadzono 30.12.2006 r., paliwo w dniu 11.01.2007 r., leki w dniu 02.01.2007 r. Stany zgodne z ewidencją księgową. W roku 2006 nie przeprowadzono inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald z kontrahentami. W dniu 28 marca 2007 r. potwierdzono zgodność sald na zestawieniach obrotów i sald. W kontrolowanej jednostce przeprowadzono również inwentaryzację środków na kontach bankowych w drodze potwierdzenia sald: budżet konto nr 18124037701111000040685276, stan 0 zł, dochody własne konto nr 55124037701111000040685289, stan 3.230,66 zł, ZFŚS konto 81124037701111000040685306, stan 43,15 zł. Z przeprowadzonych inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych sporządzono sprawozdania opisowe z przebiegu spisu z natury. III. Kontrola przestrzegania procedur kontroli w zakresie co najmniej 5 % wydatków roku 2007 Kontrolę wydatków jednostki w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznej kontroli finansowej przeprowadzono na podstawie art. 46 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104). Kontrolą objęto wydatki poniesione w jednostce z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników za miesiąc lipiec 2007 r. oraz z tytułu zużycia energii elektrycznej i wody. 7
Plan jednostkowy wydatków budżetowych na rok 2007 przedstawia się następująco: rozdział 90013 484.931,00 zł Na podstawie planu jednostkowego wydatków budżetowych na rok 2007 określono minimalną kwotę wydatków objętych kontrolą: 484.931,00 x 5 % = 24.246,55 zł Kontroli poddano następujące wydatki poniesione na zużycie wody oraz energii elektrycznej: 1. zużycie wody: F-ra VAT Nr R07/8481 z dnia 11.06.2007 roku na kwotę 267,93 zł. F-ra VAT Nr R07/8523 z dnia 11.06.2007 roku na kwotę 220,66 zł. zapłacono: WB nr 0079/2007 za okres 19-19.06.2007 roku 488,59 zł. 2. zużycie energii: F-ra VAT Nr 06578/03498/C12A/07/2007/SZARO z dnia 31.07.2007 roku na kwotę 1.003,26 zł. zapłacono: WB nr 0111/2007 za okres 17-20.08.2007 roku 1.003,26 zł. Wynagrodzenia w jednostce wypłacane są na podstawie list płac sporządzanych ręcznie. Listy płac zawierają daty ich sporządzenia i zatwierdzenia do wypłaty, są sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzane do wypłaty przez kierownika jednostki zgodnie z procedurami kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych. Kontroli poddano wypłacone wynagrodzenia za miesiąc lipiec 2007 r.: lista płac nr 7 brutto 20.458,95 zł naliczone od wynagrodzeń - składki ZUS pracodawcy 3.694,90 zł - składki na Fundusz Pracy 501,25 zł Łącznie 24.655,10 zł Rozliczenie wynagrodzeń za miesiąc lipiec 2007: Wypłacono wynagrodzenia netto w kwocie ogólnej 11.897,37 zł: przelewy na konta osobiste w kwocie 7.640,44 zł, WB 0101/2007 z dn. 28-30.07.2007 r. gotówką w kasie w kwocie 4.256,93 zł, RK 21/07 z dn. 1-31.07.2007 r. 8
Ponadto z wynagrodzeń potrącono następujące składniki w wysokości 2.375,42 zł: Best 100,00 zł PZU Życie 249,60 zł KZP 800,00 zł Komornik 1.145,82 zł KZP 80,00 zł Przekazano WB 0101/2007 z dnia 28-30.07.2007 r. Zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzeń i składki ZUS zapłacono zgodnie z kwotami wykazanymi na listach płac oraz złożonymi deklaracjami rozliczeniowymi. Kontroli poddano również prawidłowość naliczania na listach płac wynagrodzeń poszczególnych pracowników: 1. Kierownik jednostki 2. Główny księgowy - ½ etatu do dnia 04.07.2007 r. 3. Główny księgowy - ½ etatu od dnia 01.07.2007 r. 4. Pielęgniarz zwierząt 5. Pielęgniarz zwierząt, kierowca 6. Pielęgniarz zwierząt 7. Technik weterynarii 8. Technik weterynarii, asystent W trakcie kontroli stwierdzono, że naliczone na listach płac za miesiąc lipiec 2007 r. kwoty wynagrodzeń w/w pracowników są zgodne z angażami znajdującymi się w aktach osobowych. Wynagrodzenia zasadnicze, dodatki funkcyjne, dodatki motywacyjne i inne należne dodatki oraz premie przyznawane są na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych jednostki. Stawki wynagrodzeń administracji i obsługi są zgodne z kategorią zaszeregowania oraz tabelą wynagrodzeń zasadniczych. W roku 2008 zostanie zaplanowana kontrola kompleksowa gospodarki finansowej jednostki. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kierownika 9
jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Kierownik Jerzy Szyszko Audytor wewnętrzny Joanna Kulikowska Główny księgowy Krystyna Nawrocka Słupsk, 03 września 2007 r. 10