PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, r. nr kor. UM /2014 Pani Iwona Pochopień SZKOŁA PODSTAWOWA NR 14 ul. JEDNOŚCI GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 23 października 2014 r. do 17 listopada 2014 r. i 26 listopada 2014 r. w Szkole Podstawowej nr 14 w Gliwicach, przy ul. Jedności 35 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 22 października 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 15 grudnia 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Urszula Organ-Hikiel pełniąca funkcję dyrektora do dnia 31 sierpnia 2013 r., a od dnia 1 września 2013 r. do nadal pani Iwona Pochopień. Temat kontroli Inwentaryzacja aktywów oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) inwentaryzację: - rzeczowych aktywów trwałych przeprowadzoną w 2013 r., - pozostałych aktywów przeprowadzoną w 2013 r., b) wydatki poniesione w 2013 r.: - na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, - pozostałe wydatki bieżące na kwotę ,84 zł, - wydatki majątkowe na kwotę ,99 zł. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą przestrzegano obowiązujących przepisów i procedur za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Ewidencja pomocnicza prowadzona do kont zespołu 2 rozrachunki i rozliczenia z tytułu wynagrodzeń i ich pochodnych nie została dostosowana do wymogów sprawozdawczości budżetowej, z uwagi na brak ewidencji szczegółowej w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej. Zalecenie nr 1 Ewidencję księgową (w tym plany kont) dostosować do wymogów wynikających z: - art. 24 ust. 4 pkt. 2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.), - 15 ust. 1 pkt. 5) i zał. nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). 2. Uregulowanie zobowiązania w dniu 18 czerwca 2013 r. z przekroczeniem ustalonego terminu płatności na kwotę 114,70 zł. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Zalecenie nr 2 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). 3. Uregulowanie zobowiązań ze zbędnym wyprzedzeniem terminów płatności na łączną kwotę ,95 zł ( ,19 zł z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy), w tym ,38 zł w okresie do 31 sierpnia 2013 r. Zalecenie nr 3 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 4. Przypadki braku przeprowadzenia przez głównego księgowego wstępnej kontroli zawieranych umów. Zalecenie nr 4 Egzekwować od głównego księgowego wykonywanie obowiązków wynikających z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). 5. W związku z zawieranymi umowami cywilnoprawnymi: a) brak potwierdzenia wykonanych zleconych prac przez kierownika jednostki zgodnie z zapisami umów, b) dwa przypadki zatwierdzenia przez kierownika na listach płac wydatków do wypłaty (przed datą wystawienia rachunków), c) do dnia 31 sierpnia 2013 r.: - przypadki braku określenia czy wskazane wynagrodzenie jest kwotą netto czy brutto, - przypadek wypłaty wynagrodzenia przed zatwierdzeniem do wypłaty przez kierownika jednostki. Zalecenie nr 5 Wzmóc nadzór w ww. zakresie. Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości w przyszłości. 2

3 6. Przypadki w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2013 r.: a) przeprowadzania kontroli formalno-rachunkowej, bądź dokonywania kontroli merytorycznej po dacie zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora, b) w których główny księgowy nie odnotowywał daty przeprowadzenia czynności kontrolnych. Zalecenie nr 6 Nie dopuszczać do. ww. uchybień w przyszłości. 7. Wprowadzenie aneksu dnia 28 sierpnia 2013 r. do umowy o pracę pracownika zatrudnionego na stanowisku samodzielnego referenta, co spowodowało ustalenie wynagrodzenia oraz jego wypłatę niegodnie z maksymalną wysokością wskazana w regulaminie wynagradzania pracowników. Zalecenie nr 7 Wynagrodzenia pracowników ustalać i wypłać zgodnie z przyjętymi regulacjami wewnętrznymi w jednostce oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. 8. Przypadki braku przydzielenia pracownikom odzieży roboczej zgodnie z regulacjami obowiązującymi w jednostce. Zalecenie nr 8 Nie dopuszczać do ww. sytuacji w przyszłości. Przydzielać odzież roboczą zgodnie z ustalonymi zasadami obowiązującymi w jednostce. 9. W dokumentacji jednostki: a) ustalenie w regulacjach wewnętrznych dla stanowiska sekretarza szkoły minimalnego stażu pracy niezgodnie z wymogami rozporządzenia, b) aneks nr 1 do regulaminu wynagradzania nie zawiera potwierdzenia zaakceptowania go przez związki zawodowe, c) regulamin przydzielania pracownikom Szkoły Podstawowej nr 14 w Gliwicach środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego obowiązujący od 30 października 2013 r. niejednoznacznie określa okres użytkowania przydzielonych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, d) pomimo przeprowadzania inwentaryzacji brak wydawania zarządzeń w 2012 r. i w 2013 r. obejmujących inwentaryzację zapasów, e) brak określenia kto dokonuje oceny przydatności składników majątkowych do dalszego wykorzystania oraz kto dokonuje wyceny spisów z natury i ustala różnice inwentaryzacyjne, f) brak przydzielenia pracownikom odpowiedzialności w zakresie prowadzenia druków ścisłego zarachowania. Zalecenie nr 9 Dokonać korekty regulacji wewnętrznych zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz. U. z r poz. 1786). Regulaminy wynagradzania wprowadzać zgodnie z art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z r poz. 1502). Zweryfikować regulacje wewnętrzne oraz skorygować zakresy czynności pracowników i nie dopuszczać do występowania ww. uchybień w przyszłości. 10. W zakresie prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz inwentaryzacji: a) brak przeprowadzenia na ostatni dzień 2012 r. inwentaryzacji mobilnych środków trwałych przeznaczonych do pracy poza terenem strzeżonym, np. laptopów i wyposażenia placu zabaw, 3

4 b) w książkach inwentarzowych biblioteki brak uzupełniania niektórych wymaganych rubryk, c) włączenie do składu komisji inwentaryzacyjnej osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji majątkowych, d) przypadki dokonywania wyceny środków na arkuszach spisu z natury przez osoby materialnie odpowiedzialne, e) w ewidencji druków ścisłego zarachowania przypadek nieodnotowania wydania arkusza spisu z natury, f) na protokołach weryfikacji brak umieszczania klauzuli dokonano weryfikacji salda na dzień 20. r. wymaganej instrukcją inwentaryzacyjną, g) w zakresie wartości niematerialnych i prawnych: zakwalifikowanie opłaty rocznej za użytkowanie programu Optivum do wartości niematerialnych i prawnych w kwocie 2.457,00 zł, zakwalifikowanie programów operacyjnych Windows Small Business Server w łącznej wartości 1.366,40 zł do wartości niematerialnych i prawnych, ujęcie w wartościach niematerialnych i prawnych programu antywirusowego Arca Vir wraz z nośnikiem o wartości 35,38 zł, pomimo iż licencja obowiązywała na jeden rok, brak wykazania w książce inwentarzowej, jak również w momencie przeprowadzania inwentaryzacji w protokole weryfikacji nazw programów, pozwalających na ich identyfikację tj. Microsoft Office Profesional PLUS 2007 Polish, oprogramowania antywirusowego Arca Vir, oprogramowania Cenzor (ujęto w kwocie łącznej jako Microsoft Small Bussines Serwer 2003 r.), brak dokumentacji potwierdzającej prawo do użytkowania programu Office XP pro Enterprise z 2002 r., jednostka posiada nośnik z licencją na program Office Basic, który na podstawie wyjaśnienia jednostki w książce inwentarzowej figuruje pod pozycją nr 14 jako nośnik Office XP Enterprise PL. Zalecenie nr 10 W zakresie inwentaryzowania majątku, prowadzenia jego ewidencji i regulacji wewnętrznych: - zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) inwentaryzację mobilnych środków trwałych przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego, - uzupełniać rubryki zgodnie z przyjętym wzorem wynikającym z ksiąg inwentarzowych, - nie dopuszczać do ww. nieprawidłowości w przyszłości stosować przepisy art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.) oraz skorygować błędne zapisy w książce inwentarzowej i dokonać korekty konta Przypadki braku bieżącego ewidencjonowania zmian planu na koncie 980 plan finansowy wydatków budżetowych oraz prowadzenia ewidencji na koncie 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. 12. Przypadek braku w aktach osobowych pracownika aktu nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego. W związku z: a) bieżącym ujmowaniem w ewidencji operacji księgowych od stycznia 2014 r. na kontach 998 i 980, b) uzupełnieniem akt osobowych o brakujący dokument, odstępuję od wydania zaleceń w ww. zakresie. 4

5 Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5