Kontroli poddano realizacj zada w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2005r.

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI DG.IX Kraków, dnia 04 MAJA 2006 Pan Piotr Molczyk Wójt Gminy Tarnów W I kwartale 2006 roku Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził kontrol kompleksow w Urzdzie Gminy Tarnów oraz podległym Panu Wójtowi Gminnym Orodku Pomocy Społecznej w Tarnowie. Tematem kontroli była realizacja zada z zakresu administracji rzdowej wykonywanych na podstawie ustaw lub porozumie (w tym w ramach Kontraktu Wojewódzkiego) oraz zada własnych, w odniesieniu do których zgodnie z przepisami prawa nadzór sprawuje Wojewoda. Kontroli poddano realizacj zada w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2005r. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole, podpisanym przez Pana Wójta w dniu 21 marca 2006 r., do którego treci nie wniósł Pan adnych zastrzee. Ustalenia kontroli: sprawy skarg i wniosków Przedmiotem kontroli była organizacja przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, prawidłowo ewidencjonowania wpływajcych interwencji oraz terminowo załatwiania skarg i wniosków. W wyniku kontroli ustalono, e sprawy powysze uregulowane zostały ogólnie w Regulaminie Organizacyjnym Urzdu Gminy, stanowicym załcznik do Zarzdzenia Nr IV/69/2004 Wójta Gminy Tarnów z dnia 5 maja 2004 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzdowi Gminy Tarnów. Ewidencjonowanie i nadawanie biegu postulatom, wnioskom i skargom mieszkaców naley do zakresu kompetencji Biura Obsługi Mieszkaców, usytuowanego w Referacie Spraw Społeczno-Administracyjnych Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. +48 (12) * fax +48 (12)

2 W przedłoonym do kontroli Rejestrze skarg i wniosków, w okresie objtym kontrol, zanotowano 4 skargi, które załatwiono w obowizujcym terminie. Z informacji zamieszczonej w widocznym miejscu w budynku Urzdu wynika, e Wójt Gminy przyjmuje strony w sprawach skarg i wniosków w kady wtorek w godzinach od do 13.00, natomiast zastpca w kady poniedziałek w godzinach od 9.00 do co nie jest zgodne z art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (t.j. Dz.U z 2000 r. Nr 98, poz.1071 z pón. zm.), zwanej dalej k.p.a., który stanowi, i Dni i godziny przyj powinny by dostosowane do potrzeb ludnoci, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjcia powinny si odbywa w ustalonym dniu po godzinach pracy. Kwestia dotyczca dni i godzin przyjmowania stron przez Wójta i Jego Zastpc nie została uwzgldniona w Regulaminie Organizacyjnym Urzdu. sprawy finansów i budetu Przedmiotem kontroli była ocena prawidłowoci rozliczenia wydatków dokonanych w ramach dotacji celowych udzielonych w 2005 roku z budetu Wojewody Małopolskiego, przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówie publicznych oraz realizacji dochodów budetowych zwizanych z wykonywaniem zada z zakresu administracji rzdowej. Poza ustaleniami pozytywnymi kontrola wykazała równie nieprawidłowoci polegajce na nieprzestrzeganiu terminów odprowadzania na rachunek dochodów budetu pastwa wpływów uzyskanych w zwizku z wydawaniem dowodów osobistych oraz udostpnianiem danych osobowych. Zgodnie z rozporzdzeniem Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zada z zakresu administracji rzdowej oraz innych zada zleconych jednostkom samorzdu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorzdu terytorialnego dotacji celowych na realizacj tych zada (Dz. U. Nr 100, poz z pón. zm.) jednostka samorzdu terytorialnego zobowizana jest do przekazywania na rachunek budetu Wojewody wpływów uzyskanych w zwizku z realizacj zada zleconych według stanu rodków na 10 dzie miesica i 20 dzie miesica w terminach odpowiednio do 15 i 25 dnia danego miesica. Na podstawie objtych kontrol dowodów wpłat przyjmowanych przez Urzd Gminy oraz dowodów dotyczcych przekazywania uzyskanych wpływów na rachunek Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego ustalono, e w 2005 roku uzyskano kwot ,44 zł z tytułu opłat na dowody osobiste oraz udostpniania danych osobowych. W szeciu przypadkach dochody te odprowadzone zostały z naruszeniem terminów okrelonych w 7 cytowanego wyej rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. Urzd Gminy przekazał dochody z opónieniem w nastpujcych przypadkach: - dochody uzyskane według stanu na dzie 10 marca 2005 r. w kwocie 3.363,38 zł, które winny zosta przekazane do dnia 15 marca 2005 r. odprowadzone zostały w dniu 16 marca 2004 r. opónienie wyniosło 1 dzie, - dochody uzyskane według stanu na dzie 20 kwietnia 2005 r. w kwocie 1.425,38 zł, które winny zosta przekazane do dnia 25 kwietnia 2005 r. odprowadzone zostały w dniu 28 kwietnia 2005 r. opónienie wyniosło 3 dni, 2

3 - dochody uzyskane według stanu na dzie 10 sierpnia 2005 r. w kwocie 4.104,00 zł, które winny zosta przekazane do dnia 15 sierpnia 2005 r. odprowadzone zostały w dniu 23 sierpnia 2005 r. opónienie wyniosło 8 dni, - dochody uzyskane według stanu na dzie 20 padziernika 2005 r. w kwocie 2.365,50 zł, które winny zosta przekazane do dnia 25 padziernika 2005 r. odprowadzone zostały w dniu 26 padziernika 2005 r. opónienie wyniosło 1 dzie, - dochody uzyskane według stanu na dzie 10 listopada 2005 r. w kwocie 5.386,88 zł, które winny zosta przekazane do dnia 15 listopada 2005 r. odprowadzone zostały w dniu 16 listopada 2005 r. opónienie wyniosło 1 dzie, - dochody uzyskane według stanu na dzie 10 padziernika 2005 r. w kwocie 3.943,75 zł odprowadzone zostały czciowo w dniu 12 padziernika 2005 r. w kwocie 2.404,76 zł. Natomiast pozostała kwota w wysokoci 1.539,00 zł, która winna zosta przekazana do dnia 15 padziernika 2005 r. odprowadzona została w dniu 20 padziernika 2005 r. - opónienie wyniosło 5 dni. Odsetki z tytułu nieterminowego odprowadzenia dochodów w kwocie 19,50 zł przekazane zostały na rachunek budetu pastwa w trakcie trwania kontroli. sprawy obywatelskie Przedmiotem kontroli były sprawy z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych oraz powszechnego obowizku obrony. W wyniku kontroli stwierdzono prawidłowe realizowanie zada wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 z pón. zm.). Dokumentacja zwizana z ewidencj ludnoci i dowodami osobistymi prowadzona była zgodnie z przepisami, obieg dokumentacji słucej do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych był prawidłowy i terminowy. Wszelkie zdarzenia wynikajce z ruchu ludnoci, a take ze zmian osobowych wprowadzane były prawidłowo do informatycznej bazy danych. Sporadycznie przyjmowano niekompletnie wypełnione formularze zgłosze meldunkowych, w których brak było nazwiska rodowego ojca osoby dokonujcej zgłoszenia meldunkowego, brak daty złoenia podpisu tej osoby lub osoby potwierdzajcej pobyt oraz obywatelstwo. Nie odnotowywano te w ksice meldunkowej daty przekroczenia granicy przez cudzoziemców. Postpowania administracyjne pod wzgldem merytorycznym i proceduralnym prowadzone były poprawnie. Jednake zawieszanie postpowa z uwagi na wystpienie do sdu z wnioskiem o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej było niezgodne z art pkt 4 k.p.a., bowiem ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej nie stanowiło zagadnienia wstpnego w rozumieniu tego przepisu. Stwierdzono, i w stosunku do tych przedstawicieli naruszono przepisy art k.p.a. poprzez niezawiadomienie ich o wszczciu postpowania oraz art k.p.a. poprzez niewezwanie ich do zapoznania si z aktami sprawy. Nie była zatem przestrzegana zasada czynnego udziału stron w postpowaniu. Wszczto te spraw o zameldowanie, w sytuacji gdy zameldowania dokona mona było w oparciu o złoony formularz zgłoszenia pobytu stałego i potwierdzenie pobytu pochodzce od uprawnionej osoby. Sprawy obywateli z zakresu wydawania dowodów osobistych, wydawania zawiadcze i udostpniania danych z gminnego zbioru meldunkowego załatwiane były prawidłowo i terminowo. Stwierdzono, i w sytuacji, gdy Urzd wezwany został do przesłania koperty dowodowej (w zwizku z utrat dowodu osobistego lub jego wymian), 3

4 nie w kadym przypadku umieszczano to wezwanie w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty, do czego zobowizuje 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pón. zm.). Kontrola realizacji zada wynikajcych z ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowizku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 241, poz z pón. zm.) wykazała naruszenie nastpujcych przepisów: 9 ust. 7 obowizujcego w okresie objtym kontrol rozporzdzenia Ministrów Spraw Wewntrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 9 czerwca 2004 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. Nr 150, poz. 1592), poniewa w licie brak było adnotacji o przyczynie dopisania poborowych roczników starszych, 12 ust. 1 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 40, poz. 173 z pón. zm.), bowiem do wykazu przedpoborowych wpisano poborowych roczników starszych, art i 3 k.p.a., gdy w sentencji decyzji nie wskazano publikatora kodeksu postpowania administracyjnego oraz brak było uzasadnienia prawnego, 17 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych stanowicej załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.), bowiem pisma dotyczce tej samej sprawy zostały zarejestrowane dwukrotnie, 19 i 24 cyt. wyej rozporzdzenia, gdy zarejestrowano potwierdzenie odbioru obwieszcze oraz notatki słubowe. sprawy ewidencjonowania działalnoci gospodarczej Przedmiotem kontroli były sprawy ewidencjonowania działalnoci gospodarczej w trybie ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalnoci gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz z pón. zm.), wykonywanie funkcji pomocniczych zwizanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sdowego, wynikajcych z ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sdowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209 z pón. zm.) oraz realizowanie zada dotyczcych wydawania zezwole na sprzeda napojów alkoholowych, okrelonych w ustawie z dnia 26 padziernika 1982 r. o wychowaniu w trzewoci i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz z pón. zm.). Kontrola połczona została z udzieleniem instruktau w zakresie objtych ni zagadnie. W wyniku kontroli stwierdzono, e ewidencjonowanie działalnoci gospodarczej przebiegało prawidłowo, w trybie zgodnym z przepisami ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalnoci gospodarczej, z uwzgldnieniem take przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalnoci gospodarczej. Rozpatrywanie zgłosze o dokonanie wpisu do ewidencji i wydawanie zawiadcze potwierdzajcych dokonanie tych wpisów odbywało si w skróconych terminach, a w czci spraw równie odrcznie (w dniu wniesienia zgłosze). Dla uproszczenia procedury ewidencyjnej stosowano druki zgłosze i zawiadomie udostpniane zgłaszajcym podjcie działalnoci i zmiany w jej prowadzeniu oraz zaprzestajcym wykonywania działalnoci gospodarczej. Dokumentacja zgłoszeniowoewidencyjna prowadzona była w sposób staranny i przejrzysty. Ewidencjonowanym przedsibiorcom umoliwiano korzystanie z porednictwa Urzdu Gminy w składaniu 4

5 wniosku (RG-1) do Urzdu Statystycznego o nadanie statystycznego numeru identyfikacyjnego w systemie Regon oraz zgłoszenia identyfikacyjnego bd aktualizacyjnego NIP do Urzdu Skarbowego. Od zgłosze o wpis do ewidencji lub zmian wpisu pobierano opłat w obowizujcych kwotach. Z opłaty tej, na mocy odpowiedniej uchwały Rady Gminy, zwolnieni zostali bezrobotni. Przypisane gminom do realizacji okrelone czynnoci pomocnicze zwizane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sdowego, a obejmujce zwłaszcza udostpnianie zainteresowanym do wgldu Polskiej Klasyfikacji Działalnoci oraz informacji dotyczcych m.in. adresu Sdu rejestrowego, a take formularzy wniosków słucych do rejestracji spółek jawnych wykonywane były przez Urzd w wymaganym zakresie na stanowisku pracy odpowiedzialnym za ewidencjonowanie działalnoci gospodarczej. Zadania tego nie uwzgldniono jednak w zakresie czynnoci pracownika zobowizanego do jego realizacji. W wyniku kontroli ustalono, e w 2005 r. wydano 81 zezwole na sprzeda napojów alkoholowych. Przed wydaniem zezwole - zgodnie z obowizujc procedur - kadorazowo uzyskano wymagan opini Gminnej Komisji Rozwizywania Problemów Alkoholowych. Wydawanie zezwole nastpowało w granicach limitu sieci punktów sprzeday napojów alkoholowych powyej 4,5 % alkoholu, ustalonego przez Rad Gminy. Zezwolenia te ewidencjonowano w prowadzonych rejestrach wydanych zezwole na sprzeda alkoholu do spoycia poza miejscem sprzeday i w miejscu sprzeday. W toku kontroli zwrócono si m.in. o informowanie w kadym przypadku uprawnionych Urzdów o wykreleniach przedsibiorców z ewidencji z zachowaniem trybu okrelonego w ustawie - Prawo działalnoci gospodarczej, a take o zawiadamianie stron o wszczciu postpowania z urzdu w sprawie wyganicia zezwole na sprzeda alkoholu z powodu niewniesienia obowizujcej opłaty, co zostało uwzgldnione w toku kontroli. sprawy rolnictwa i usuwania skutków klsk ywiołowych Przedmiotem kontroli były sprawy wykorzystania rodków finansowych z rezerwy celowej budetu pastwa na usuwanie skutków powodzi oraz realizacji zada okrelonych w ustawach: z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (t.j. Dz.U z 2003 r. Nr 24, poz. 198 z pón. zm.) oraz z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. Nr 179, poz. 1485). Kontrola wykazała, i zadania w zakresie usuwania skutków klski ywiołowej (powodzi) realizowane były prawidłowo. Bez zastrzee sprawowany był nadzór nad przebiegiem inwestycji oraz prowadzona w tym zakresie dokumentacja. Nie stwierdzono równie nieprawidłowoci w zakresie wykonywania zada okrelonych w przepisach ww. ustaw o przeciwdziałaniu narkomanii. sprawy Obrony Cywilnej (ochrony ludnoci) Kontrol objto realizacj zada w zakresie obrony cywilnej (ochrony ludnoci). W wyniku kontroli ustalono, e opracowane zostały wymagane dokumenty dotyczce obrony cywilnej. Poza elementami pozytywnymi, kontrola wykazała równie pewne 5

6 uchybienia i niedocignicia dotyczce realizacji zada w zakresie Obrony Cywilnej i powszechnej samoobrony, polegajce na tym, i w Planie Obrony Cywilnej: - w czci I nie opracowano podziału sił i rodków na rejony działania (formacji OC oraz sił współdziałajcych), - w czci II nie uzupełniono planu zapewnienia niezbdnych warunków do ycia ludnoci ewakuowanej w zakresie potrzeb aprowizacyjnych, sanitarnych i lokalowych, - w czci III nie zaktualizowano wykazu budowli ochronnych, z podaniem ich pojemnoci oraz iloci miejsc ochronnych do zaspokojenia potrzeb. Ponadto nie ustalono zada w zakresie Obrony Cywilnej dla jednostek organizacyjnych działajcych na terenie Gminy, w zwizku z czym nie prowadzono kontroli w tym zakresie. Działajc w oparciu o art. 15 pkt 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rzdowej w województwie (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z pón. zm.), w zwizku ze stwierdzonymi nieprawidłowociami prosz Pana Wójta o podjcie stosownych działa majcych na celu ich wyeliminowanie poprzez: w zakresie skarg i wniosków 1) Dostosowanie godzin przyjmowania stron w sprawach skarg i wniosków do wymogów okrelonych w art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (t.j. Dz.U z 2000 r. Nr 98, poz.1071 z pón. zm.). 2) Uwzgldnienie w Regulaminie Organizacyjnym Urzdu Gminy kwestii dotyczcej godzin przyjmowania stron w sprawach skarg i wniosków. w zakresie finansów i budetu 3) Przestrzeganie terminów odprowadzania dochodów na rachunek budetu pastwa zgodnie z rozporzdzeniem Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zada z zakresu administracji rzdowej oraz innych zada zleconych jednostkom samorzdu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorzdu terytorialnego dotacji celowych na realizacj tych zada (Dz. U. Nr 100, poz z pón. zm.). w zakresie spraw obywatelskich 4) Przyjmowanie kompletnie wypełnionych formularzy meldunkowych oraz odnotowywanie w ksice meldunkowej daty przekroczenia granicy przez cudzoziemca. 5) Przestrzeganie przy rejestracji spraw 18 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych, stanowicej załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.). 6) Odstpienie od zawieszania postpowa w sprawach, w których wystpiono do sdu o ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej. 6

7 7) Prowadzenie postpowa administracyjnych o wymeldowanie zgodnie z przepisami art k.p.a. i art k.p.a., a wszczynanie spraw o zameldowanie tylko w przypadkach tego wymagajcych. 8) Umieszczanie wezwania o przesłanie koperty dowodowej do urzdu gminy, gdzie złoony został wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego, w miejscu dotychczasowego przechowywania tej koperty. 9) Uzupełnianie listy poborowych w czasie trwania poboru zgodnie z przepisem 9 ust. 7 obowizujcego od dnia 17 stycznia 2006 r. rozporzdzenia Ministrów Spraw Wewntrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 22 grudnia 2005 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. z 2006 r. Nr 1, poz. 7). 10) Sporzdzanie wykazu przedpoborowych zgodnie z przepisem 12 ust. 1 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 40, poz. 173 z pón. zm.). 11) Przestrzeganie art. 107 k.p.a. przy wydawaniu decyzji, a w szczególnoci 1 i 3 tego przepisu. 12) Rejestrowanie pism na zasadach okrelonych w 17 ust. 3, 19 i 24 ww. instrukcji kancelaryjnej. w zakresie ewidencjonowania działalnoci gospodarczej 13) Włczenie do zakresu czynnoci pracownika prowadzcego ewidencj działalnoci gospodarczej zapisu, dotyczcego wykonywania czynnoci (zada) pomocniczych zwizanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sdowego - rejestru przedsibiorców - okrelonych w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sdowym (Dz. U. z 2001r. Nr 17, poz. 209, z pón. zm.). 14) Podjcie dalszych działa w celu doprowadzenia do pełnego zaktualizowania prowadzonej ewidencji gospodarczej przez przedsibiorców, którzy dotychczas nie dopełnili ustawowego obowizku przekazania swych numerów PESEL i okrelenia przedmiotu wykonywanej działalnoci gospodarczej zgodnie z Polsk Klasyfikacj Działalnoci. 15) Odnotowywanie w spisie spraw odpowiedniej teczki aktowej powiadcze aktualnoci wpisów do ewidencji działalnoci gospodarczej, dokonywanych przy uyciu pieczci o ustalonej w tym celu treci. w zakresie Obrony Cywilnej (ochrony ludnoci) 16) Dostosowanie zapisów dokumentu Plan Obrony Cywilnej Gminy Tarnów do obowizujcych wymogów: - w czci I opracowanie podziału sił i rodków na rejony działania (formacji OC oraz sił współdziałajcych), - w czci II, uzupełnienie planu o zapewnienie niezbdnych warunków do ycia ludnoci ewakuowanej w zakresie potrzeb aprowizacyjnych, sanitarnych i lokalowych, 7

8 - w czci III zaktualizowanie wykazu budowli ochronnych z podaniem ich pojemnoci oraz iloci miejsc ochronnych do zaspokojenia potrzeb. 17) Ustalenie zada w zakresie Obrony Cywilnej jednostkom organizacyjnym działajcym na terenie Gminy oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie. Dla zobrazowania całoci wyników kontroli kompleksowej przesyłam Panu Wójtowi kopi wystpienia pokontrolnego, jakie skierowałem do Kierownika podległego Panu Gminnego Orodka Pomocy Społecznej w Tarnowie. O wykonaniu wniosków prosz mnie poinformowa za porednictwem Biura Dyrektora Generalnego MUW w terminie 30 dni, od daty otrzymania niniejszego wystpienia pokontrolnego. Zał. 1. wz. Wojewody Małopolskiego /-/ Rafał Rostecki II Wicewojewoda Małopolski 8