PROTOKÓŁ kontroli sprawdzajcej Urzdu Gminy Niedwied

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców SO.IV PROTOKÓŁ kontroli sprawdzajcej Urzdu Gminy Niedwied Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Niedwied Adres: Niedwied 233, woj. małopolskie Kierownik jednostki kontrolowanej: Pan Janusz Potaczek Wójt Gminy Niedwied (funkcj Wójta pełni od 1998 r. 3 kadencja) Kontrol przeprowadzili w dniu 28 marca 2008 r. upowanieni przez Wojewod Małopolskiego pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie: Pani Grayna Korbus-Wako, starszy inspektor wojewódzki, nr upowanienia SO.IV z dnia 11 marca 2008 r. Pan Konrad Mucha, starszy inspektor, nr upowanienia SO.IV z dnia 11 marca 2008 r. Przedmiotem kontroli było sprawdzenie sposobu wykonywania zalece pokontrolnych z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych oraz rejestracji stanu cywilnego i zmiany imion i nazwisk, wydanych przez Wojewod Małopolskiego, zawartych w wystpieniu pokontrolnym z dnia 29 maja 2006 r. znak: DG.VIII Informacj o niniejszej kontroli sprawdzajcej wpisano do ksiki kontroli Urzdu. Kontrol objto okres od wydania zalece do dnia kontroli. Ustalenia z kontroli 1. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmian imion i nazwisk W czasie kontroli wyjanie udzielała Pani Danuta Jania Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu, powołana na to stanowisko uchwał Rady Gminy w Niedwiedziu z dnia 7 lipca 1990 roku, nr IV/17/90. Funkcj Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego pełniła Pani Elbieta Kmietowicz powołana na to stanowisko uchwał Rady Gminy w Niedwiedziu z dnia 28 lipca 1991 roku, nr XII/71/91. W trakcie kontroli stwierdzono, e zalecenie pokontrolne dotyczce właciwego udokumentowania przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu faktu przekazywania do ewidencji ludnoci odpisów aktów stanu cywilnego - zgodnie z dyspozycjami zawartymi w pimie Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 29 stycznia 2003 roku, nr AP/750-5/02 - zostało wykonane. Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu we właciwy sposób załoył rejestr dotyczcy przekazywanych

2 informacji, w którym prawidłowo odnotowywał fakt przekazywania odpisów aktów stanu cywilnego do ewidencji ludnoci. W trakcie kontroli ustalono równie, e Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu we właciwy sposób zrealizował zalecenie pokontrolne dotyczce prawidłowego powoływania si na publikatory aktów prawnych, stanowicych podstaw wydanych przez ten organ decyzji administracyjnych. W prawidłowy sposób przytaczano m.in. publikatory ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.), ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pón. zm.) oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.). Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu zrealizował równie zalecenie pokontrolne dotyczce odpowiedniego prowadzenia skorowidzów alfabetycznych do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego, czynic to zgodnie z postanowieniami 16 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.). We właciwy sposób załoono skorowidze alfabetyczne do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego sporzdzonych w danym roku kalendarzowym. W prawidłowy sposób zrealizowano ponadto zalecenie pokontrolne dotyczce oprawy aktów małestw sporzdzonych w 2005 roku, stosownie do 10 ust. 2 powołanego wyej rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego (...). Zgodnie z wydanymi zaleceniami pokontrolnymi Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu wpisywał take do aktów stanu cywilnego informacje wynikajce ze zdarze zaistniałych po sporzdzeniu danego aktu, udokumentowanych orzeczeniami sdów (w szczególnoci o ustaleniu lub zaprzeczeniu ojcostwa, uniewanieniu uznania, przysposobieniu lub rozwizaniu przysposobienia, rozwodzie, separacji, uniewanieniu małestwa), zgodnie z art. 21 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. W akcie małestwa nr 62/2006 Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu w prawidłowy sposób - na marginesie aktu stanu cywilnego - sporzdził wzmiank dodatkow, zgodnie z któr wyrokiem sdu okrgowego małestwo zostało rozwizane przez rozwód. W okresie objtym kontrol nie odnotowano adnych innych spraw w powyszym zakresie. Nie zrealizowano natomiast pozostałych zalece wydanych w zakresie rejestracji stanu cywilnego: Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu w dalszym cigu w nieprawidłowy sposób prostował powstałe przy sporzdzaniu aktów stanu cywilnego pomyłki, co naruszało tre 2 ust. 5 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego (...). Zgodnie z przywołanym przepisem, pomyłki powstałe przy sporzdzaniu aktu stanu cywilnego wykrela si lini cigł w sposób umoliwiajcy odczytanie wyrazu wykrelonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykrelonego wpisuje si w rubryce uwagi. 2

3 Powysza nieprawidłowo wystpiła m.in. w akcie zgonu nr 3/2007 w rubryce data urodzenia, w której Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu zakleił biał kartk dane nieprawidłowe i nastpnie naniósł na ni prawidłowe dane. Omawiana nieprawidłowo wystpiła równie w akcie małestwa nr 40/2007, w którym nieprawidłowo wpisane nazwisko rodowe kobiety poprawił przy uyciu korektora a take w akcie małestwa nr 6/2007, w którym błd polegajcy na omyłkowym wpisaniu nazwiska rodowego ojca do rubryki imi ojca a imienia ojca do rubryki nazwisko rodowe ojca sprostował w sposób nieprawidłowy poprzez połczenie błdnie wpisanych danych strzałk sugerujc zamian ich miejsca w rubrykach. Kontrola zalecenia pokontrolnego dotyczcego przestrzegania przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu zasad okrelonych w art. 62 ust. 3 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r., Nr 161, poz z pón. zm.) i art. 88 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.), a odnoszcych si do zamieszczania danych o nazwiskach małonków i dzieci pochodzcych z małestwa w aktach stanu cywilnego sporzdzonych na podstawie decyzji o wpisaniu do polskich ksig stanu cywilnego zagranicznych aktów stanu cywilnego, wykazała niewykonanie zalecenia w powyszym zakresie. W akcie małestwa nr 47/2007 sporzdzonym na podstawie decyzji Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu z dnia 16 sierpnia 2007 roku, znak: USC /07, wpisano nieprawidłowo w treci aktu stanu cywilnego zamiast w treci wzmianki dodatkowej - dane o nazwisku dzieci pochodzcych z tego małestwa. Małestwo zostało zawarte w Niemczech przez obywatela Niemiec i obywatelk Polski (w aktach sprawy znajduje si kserokopia polskiego dowodu osobistego). Zagraniczny odpis aktu małestwa nie zawierał informacji o nazwiskach dzieci pochodzcych z tego małestwa. W treci aktu stanu cywilnego zostały okrelone jedynie nazwiska małonków noszone po zawarciu małestwa. Zgodnie z art. 88 ustawy z dnia 25 lutego 1964 roku Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.) dzieci nosz nazwisko ojca, chyba e zostan złoone stosowne owiadczenia. Jak wynika z treci art. 62 ust. 3 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), gdy małestwo zawieraj obywatele polscy, wraz z wnioskiem o wpisanie aktu małestwa do polskiej ksigi małestw, mog oni złoy owiadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małestwa. Poniewa w opisanej sytuacji owiadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małestwa złoyła jedynie matka dziecka obywatelka Polski, Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu powinien był, stosownie do dyspozycji zawartej w art. 88 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuczy, zamieci na marginesie aktu stanu cywilnego wzmiank o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małestwa. Podobna sytuacja wystpiła równie w akcie małestwa nr 11/2007, sporzdzonym na podstawie decyzji Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu z dnia 26 kwietnia 2007 roku, znak USC /07, w którym w nieprawidłowy sposób zamiast na marginesie aktu stanu cywilnego wpisano w treci aktu stanu cywilnego dane o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małestwa. W omawianym akcie stanu cywilnego Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu w nieprawidłowy sposób wpisał równie dane o nazwiskach osób noszonych po zawarciu małestwa. W tym miejscu naley take podnie, i w przypadku, gdy zagraniczny odpis aktu małestwa nie zawierał informacji o nazwiskach małonków noszonych po zawarciu małestwa, Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu powinien, stosownie do dyspozycji zawartej w art ustawy Kodeks rodzinny i opiekuczy, wpisa na marginesie aktu stanu cywilnego informacj, zgodnie z któr kobieta i mczyzna po zawarciu małestwa nosz swoje dotychczasowe nazwiska, natomiast w przypadku gdyby kobieta była obywatelem polskim i złoyła 3

4 owiadczenie o noszonym nazwisku po zawarciu małestwa, powinien w rubryce IV aktu stanu cywilnego wpisa nazwisko kobiety (zgodnie ze złoonym owiadczeniem). W omawianej sprawie wioskodawczyni wprawdzie złoyła owiadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu małestwa, jednake w aktach sprawy brak było dokumentu potwierdzajcego jej obywatelstwo. W zwizku z powyszym nie ma moliwoci ustalenia, czy zgodnie z dyspozycj zawart w art. 62 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, mogła ona złoy stosowne owiadczenie o nazwisku noszonym po zawarciu małestwa. Analogicznie do opisanych powyej sytuacji, Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu w akcie małestwa nr 39/2007 sporzdzonym na podstawie decyzji z dnia 30 lipca 2007 roku, nr USC /07, w sposób nieprawidłowy wpisał w treci aktu stanu cywilnego zamiast na marginesie aktu stanu cywilnego, dane o nazwiskach osób noszonych po zawarciu małestwa a take o nazwiskach dzieci zrodzonych z tego małestwa. W aktach zbiorowych brak było take dokumentów potwierdzajcych obywatelstwo osób zawierajcych małestwo. Przeprowadzona kontrola wykazała ponadto inne nieprawidłowoci, nieobjte zaleceniami pokontrolnymi w ramach poprzedniej kontroli. W zwizku z ich wag konieczne jest ich wyartykułowanie i omówienie w niniejszym protokole. Ma to na celu zapobieenie dalszego powielania owych nieprawidłowoci. Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu w nieprawidłowy sposób kompletował dokumenty zbiorowe aktów małestw sporzdzonych na podstawie art. 73 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr161, poz z pón. zm.). W aktach zbiorowych brak było decyzji administracyjnych wydanych w powyszym zakresie. W tym miejscu naley podnie, e brak w aktach zbiorowych decyzji administracyjnych, które stanowi podstaw sporzdzenia aktu stanu cywilnego stanowi naruszenie 15 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.). Zgodnie z przywołanym przepisem dokumenty majce wpływ na tre lub wano aktu stanu cywilnego, po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów w ksigach stanu cywilnego, włcza si do akt zbiorowych dotyczcych danego aktu stanu cywilnego. Kontrola akt zbiorowych aktów małestw sporzdzonych na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego wykazała, równie nieprawidłowo polegajc na umieszczaniu w aktach zbiorowych urzdowo powiadczonych kserokopii zagranicznych aktów stanu cywilnego, zamiast prawidłowo oryginałów tych dokumentów. Artykuł 73 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowi, e akt stanu cywilnego sporzdzony za granic moe by wpisany do polskiej ksigi stanu cywilnego na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzdu. Podstaw do wpisania przez kierownika urzdu stanu cywilnego zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiej ksigi stanowi przedłoony przez podmiot uprawniony dokument urzdowy, bdcy odpisem aktu stanu cywilnego wydanym przez zagraniczny organ do tego powołany (przechowujcy oryginały ksig stanu cywilnego). W tym miejscu naley podnie, e omawiane dokumenty (zagraniczny odpis aktu stanu cywilnego wraz z tłumaczeniem na jzyk polski dokonanym przez osob do tego uprawnion) bdce podstaw do wydania przez kierownika urzdu stanu cywilnego decyzji o wpisaniu zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiej ksigi stanu cywilnego, musz zosta umieszczone zgodnie z 15 ust. 3 rozporzdzenia do prawa o aktach stanu cywilnego w aktach zbiorowych. 4

5 W sprawie nr 24/2007 Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu podczas transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiej ksigi stanu cywilnego w niewłaciwy sposób tj. w oparciu o akty urodze małonków - uzupełnił brakujce w nim dane. W zakresie uzupełnienia brakujcych danych w akcie stanu cywilnego powinien był natomiast, zgodnie z art. 36 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, przeprowadzi postpowanie wyjaniajce w sprawie uzupełnienia treci aktu stanu cywilnego koczce si wydaniem decyzji administracyjnej w powyszym przedmiocie. Majc zatem na uwadze tre art. 73 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z któr zagraniczny akta stanu cywilnego powinien zosta wiernie wpisany do polskiej ksigi stanu cywilnego (w zakresie w prawie przewidzianym), naley stwierdzi, e uzupełnianie danych niezawartych w zagranicznym akcie stanu cywilnego w trakcie prowadzonego postpowania o jego wpisanie do polskiej ksigi stanu cywilnego bez przeprowadzenia odrbnego postpowania administracyjnego koczcego si wydaniem decyzji administracyjnej, jest nieprawidłowe. 2. Sprawy ewidencji ludnoci i dowodów osobistych W zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych wyjanie kontrolujcej udzielała Pani Elbieta Kmietowicz, Zastpca Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Niedwiedziu. Zalecenia pokontrolne z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych zrealizowano w nastpujcy sposób: - Program informatyczny do prowadzenia ewidencji ludnoci został dostosowany w sposób umoliwiajcy gromadzenie w ewidencji ludnoci wszystkich danych wymaganych art. 44a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón.zm.). - Formularze meldunkowe przyjmowane od osób wykonujcych obowizek meldunkowy były kompletnie wypełnione zgodnie z przepisami art. 11 ust. 1 i art. 15 ust. 1a powołanej wyej ustawy - ustale dokonano kontrolujc wyrywkowo zgłoszenia meldunkowe przyjte od osób wykonujcych obowizek meldunkowy w 2008 r. - Opłata za udostpnianie danych osobowych pobierana była w kwocie wynikajcej z przepisu 1 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 30 kwietnia 2002 r. w sprawie wysokoci opłat za udostpnienie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych oraz warunków i sposobu ich wnoszenia (Dz.U. z 2002 r. Nr 62, poz. 564) i w tym zakresie zalecenie zostało wykonane. Nie zostało natomiast wykonane zalecenie dokonania zwrotu opłaty w dwóch przypadkach, w których opłata została pobrana w kwocie wyszej ni nalena. W trakcie kontroli poinformowano pracownika, jakie czynnoci naleało podj w celu zwrotu nadpłaconej kwoty. - Wykazy osób zmarłych dla urzdów skarbowych przekazywane były zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón.zm.), czyli w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu. Sprawy te zarejestrowane były w teczce aktowej o symbolu USC.5112 i hale Wykazu osób zmarłych dla urzdów skarbowych. 5

6 - Wydawane w sprawach meldunkowych decyzje administracyjne zawierały składniki okrelone w przepisie art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.) powysze ustalono kontrolujc akta sprawy meldunkowej znak USC /2007 oraz znak USC /2007. Na tym kontrol zakoczono. Poprzez zamieszczenie w protokole niej wymienionych poucze kontrolerzy informuj o przysługujcym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złoenia kontrolerom przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzee do treci protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowizkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjanienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał si z treci protokołu. Do ustale zawartych w protokole wniesiono /nie wniesiono *) zastrzee. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Wójtowi Gminy Niedwied. Kontrolujcy Kontrolowany Starszy Inspektor (-) mgr in. Konrad Mucha (-) Janusz Potaczek St. Inspektor Wojewódzki (-) mgr Grayna Korbus-Wako Kraków, dnia 23 kwietnia 2008 Niedwied, dnia *) niepotrzebne skreli 6