MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI WN-III Kraków, dnia Pani Boena Urbaniec Powiatowy Lekarz Weterynarii w Brzesku ul. Piastowska Brzesko WYSTPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z pón. zm.) oraz zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewod Małopolskiego Planem kontroli zewntrznych Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r. w dniach od 25 do 27 lipca 2012 r. Pani Anna Plichta - inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadziła kontrol w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Brzesku, której przedmiotem była realizacja budetu jednostki, ze szczególnym uwzgldnieniem realizacji wydatków budetowych oraz realizacja dochodów budetowych i ich odprowadzanie na rachunek budetu Pastwa. Kontrol objto nastpujce zadania: 1) Planowanie i realizacja wydatków. 2) Realizacja dochodów budetu pastwa zwizanych z wykonywaniem zada zleconych z zakresu administracji rzdowej. 3) Kontrola zarzdcza. Kontrol objto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. Realizacj zada we wskazanym wyej zakresie ocenia si pozytywnie z uchybieniem. SPRAWY ORGANIZACYJNE I KONTROLA ZARZDCZA Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Brzesku (PIW) jest jednostk budetow, dysponentem rodków budetowych trzeciego stopnia finansowan z działu 010 Rolnictwo i łowiectwo, rozdziałów: Zwalczanie chorób zakanych zwierzt oraz badania monitoringowe pozostałoci chemicznych i biologicznych w tkankach zwierzt i produktach pochodzenia zwierzcego, Powiatowe Inspektoraty Weterynarii. PIW funkcjonuje na podstawie Statutu nadanego przez Głównego Lekarza Weterynarii Zarzdzeniem Nr 57/2010 z dnia 13 grudnia 2010 r. w sprawie nadania statutu Powiatowemu Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Inspektoratowi Weterynarii w Brzesku oraz Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Brzesku z dnia 20 czerwca 2011 r. ustalonego przez Powiatowego Lekarza Weterynarii w Brzesku w uzgodnieniu z Małopolskim Wojewódzkim Lekarzem Weterynarii. Wg 6 ust. 3 i 4 ww. Regulaminu, okrelajcego szczegółowy zakres działalnoci PIW, w jego skład wchodz nastpujce komórki organizacyjne: Zespół do spraw zdrowia i ochrony zwierzt, Zespół do spraw finansowo-ksigowych i administracyjnych, Samodzielne stanowisko do spraw obsługi prawnej, Pracownie Badania Misa na Obecno Włoni, podległe bezporednio Powiatowemu Lekarzowi oraz Zespół do spraw bezpieczestwa ywnoci, pasz oraz ubocznych produktów zwierzcych, podległy Zastpcy Powiatowego Lekarza, który ponadto posiada pełnomocnictwo do podpisywania i zatwierdzania do zapłaty rachunków podczas nieobecnoci Powiatowego Lekarza po wczeniejszym telefonicznym uzgodnieniu. Obowizki i odpowiedzialno w zakresie prowadzenia rachunkowoci jednostki, wykonywania dyspozycji rodkami pieninymi, dokonywania wstpnej kontroli: zgodnoci operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletnoci i rzetelnoci dokumentów dotyczcych operacji gospodarczych i finansowych powierzone zostały Pani Annie Grys - Głównej ksigowej, spełniajcej wymogi wynikajce z art. 54 ust. 2 pkt 5 lit. a) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z pón. zm.), a w szczególnoci dotyczce stau pracy i wykształcenia. W czasie nieobecnoci Głównej ksigowej zastpstwo sprawuje p. Beata Wiatr starszy referent w PIW. W PIW zatrudnionych jest na podstawie umowy o prac 9 pracowników (w tym: Powiatowy Lekarz, Zastpca Powiatowego Lekarza i Główna Ksigowa) na nastpujcych stanowiskach: starszy referent (1 osoba), inspektor weterynaryjny (1 osoba), kontroler weterynaryjny (4 osoby). Pracownicy merytoryczni realizuj zadania wynikajce z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. o Inspekcji Weterynaryjnej (Dz. U. z 2010 r. Nr 112, poz. 744 z pón. zm.), a szczegółowo okrelone w zakresach czynnoci, dotyczce ochrony zdrowia zwierzt, zwalczania chorób zakanych zwierzt oraz ochrony zwierzt a take sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem: zasad identyfikacji i rejestracji zwierzt, wymaga weterynaryjnych w gospodarstwach utrzymujcych zwierzta gospodarskie, przepisów o ochronie zwierzt a take wprowadzaniem ich na rynek. W ramach wykonywanych w tym zakresie czynnoci przysługuje im prawo wstpu do nadzorowanych zakładów i gospodarstw, przegldania ksig i innych dokumentów a take bezpłatnego pobierania próbek z surowców, półproduktów i wyrobów gotowych oraz rodków pomocniczych uywanych do ich produkcji. W zwizku z powyszym współpracuj z organizacjami i instytucjami w zakresie nadzoru sanitarnego i weterynaryjnego w celu ochrony ludzi i zwierzt. W 2011 r. decyzjami administracyjnymi wydanymi na podstawie art. 16 ust. 1 i 2 ww. ustawy 22 osoby niebdce pracownikami Inspekcji wyznaczone zostały do wykonywania okrelonych w teje ustawie zada oraz niektórych czynnoci pomocniczych. Z osobami tymi zawarte zostały stosowne umowy na czas okrelony, w których sprecyzowany został sposób, zakres i miejsce wykonywania powierzonych czynnoci, zakres uprawnie i odpowiedzialnoci, zasady pobierania i przekazywania opłat a take wysoko wynagrodzenia za wykonywanie czynnoci oraz termin płatnoci. Czynnoci, bdce przedmiotem umowy wyznaczone osoby wykonywały na podstawie imiennego upowanienia wydanego na czas obowizywania umowy. 2

3 Zarzdzeniem Nr 1/11 Powiatowego Lekarza Weterynarii w Brzesku z dnia r. ustalone zostały zasady rachunkowoci dla Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Brzesku. Załcznikami do ww. Zarzdzenia s: ogólne zasady prowadzenia ksig rachunkowych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego, zakładowy plan kont dysponenta trzeciego stopnia, opis zbioru danych systemu finansowoksigowego, zasady właciwego stosowania programu i ochrony danych, instrukcja kontroli i obiegu dokumentów. Wykonanie ww. Zarzdzenia powierzone zostało głównemu ksigowemu PIW. Ksigi rachunkowe jednostki obejmuj: dziennik, konta syntetyczne (ksiga główna), konta analityczne (ksiga pomocnicza), zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Jednostka zarzdzana jest przy uyciu zintegrowanego systemu informatycznego CDN OPTIMA (tryb pracy programu: Microsoft SQL Server 2005). Funkcje systemu podzielone s na moduły, kady z nich obsługuje róne obszary funkcjonowania jednostki (Kasa/Bank, Ksiga Handlowa, rodki trwałe, Płace i Kadry, Faktury, Handel, Analizy, Serwis). Z zasadami rachunkowoci zapoznani zostali pracownicy PIW. Zarzdzeniem Nr 1/KZ/2010 Powiatowego Lekarza Weterynarii w Brzesku z dnia 2 czerwca 2010 r. wprowadzony został System Kontroli Zarzdczej w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Brzesku. Powołanemu Zespołowi ds. kontroli zarzdczej, przewodniczy Pani Anna Grys Główna Ksigowa. Posiedzenia ww. Zespołu dokumentowane s w formie sprawozda. Kontrola zarzdcza obejmuje procedury wewntrzne: finansowe oraz organizacyjne (organizacyjne, merytoryczne, kadrowo-płacowe). Procedury finansowe wynikaj bezporednio z przepisów ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowoci oraz wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych. Natomiast procedury organizacyjne, regulujce prac PIW to m.in.: Regulamin organizacyjny (okrelajcy struktur, i podział kompetencji), zakresy czynnoci pracowników, instrukcja kancelaryjna i archiwizacyjna, kodeks etyki, instrukcja BHP, instrukcja bezpieczestwa poarowego, ocena ryzyka zawodowego, regulamin przeprowadzania okresowej oceny pracowników, polityka bezpieczestwa systemów informatycznych słucych do przetwarzania danych osobowych, jednolity rzeczowy wykaz akt, Regulamin Zakładowego Funduszu wiadcze Socjalnych, opisy stanowisk. Kontrola sprawowana jest poprzez kontrol wstpn, bieca i nastpn. Opracowany w kontrolowanej jednostce Plan działalnoci na 2011 r. uwzgldnia cele wynikajce z budetu Pastwa w układzie zadaniowym oraz mierniki okrelajce stopie ich realizacji, a take podzadania słuce do osignicia celu. Strategia zarzdzania ryzykiem obejmuje: Rejestr zidentyfikowanych ryzyk na 2011 r., dot. wszystkich pracowników, listy celów i zada z okreleniem ryzyka i jego istotnoci dot. wszystkich pracowników oraz oddzielnie dot. stanowiska głównego ksigowego. Opracowany został take Arkusz weryfikacji mechanizmów kontroli dla PIW. Ponadto kontrolowana jednostka posiada wprowadzone zarzdzeniami wewntrznymi dokumenty takie jak: Kodeks etyki pracowników PIW, Zasady odpowiedzialnoci za powierzone mienie jednostki, Zasady zapewniajce bezstronno i obiektywizm działania w PIW, Zasady planowania szkole w PIW. 3

4 Zgodnie z opracowanym Planem szkole w 2011 r. pracownicy PIW uczestniczyli w szkoleniach w słubie cywilnej: powszechnych i specjalistycznych. Szkolenia powszechne dotyczyły m.in.: kontroli zarzdczej, rachunkowoci budetowej i zadaniowej Inspekcji Weterynaryjnej podsumowanie roczne, budetu zadaniowego dla pracowników merytorycznych Inspekcji Weterynaryjnej, KPA przed organami Inspekcji Weterynaryjnej. W PIW obowizuje Instrukcja dokonywania samooceny w zwizku, z czym wszyscy pracownicy w grudniu 2011 r. wypełnili Ankiety do samooceny kontroli zarzdczej. Owiadczenie o stanie kontroli zarzdczej w roku 2011 złoone zostało w dniu r. Siedziba PIW znajduje si w budynku bdcym własnoci Starostwa Powiatowego w Brzesku, który uycza kontrolowanej jednostce nieodpłatnie 5 pokoi o łcznej powierzchni 95 m 2. Koszty utrzymania nieruchomoci w 2011 r. wynosiły ,95 zł i obejmowały w szczególnoci: opłaty za energi elektryczn, gaz, wod, nieczystoci stałe, przegldy roczne, rodki czystoci i sprztanie. REALIZACJA DOCHODÓW I WYDATKÓW BUDETOWYCH Plan finansowy na 2011 r. dla Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Brzesku dla działu 010 Rolnictwo i łowiectwo został zatwierdzony przez Powiatowego Lekarza Weterynarii i Głównego Ksigowego w dniu 10 lutego 2011 r. i przedstawiał si nastpujco: - plan dochodów ( rozdział 01034) zł, (rozdział 01093) zł, - plan wydatków (rozdział 01034) zł. W cigu roku dokonano zwikszenia planowanych wydatków na podstawie: - Decyzji Ministra Finansów Nr FS/4135/7/KD/R/FS/59/2011 z dnia r., - Zarzdzenia Wojewody Małopolskiego Nr 125//11 z dnia r., - Zarzdzenia Wojewody Małopolskiego Nr 188// 11 z dnia r., - Zarzdzenia Wojewody Małopolskiego Nr 233//11 z dnia r., - Zarzdzenia Wojewody Małopolskiego Nr 291//11 z dnia r., - Zarzdzenia Wojewody Małopolskiego Nr 289//11 z dnia r., - Zarzdzenia Wojewody Małopolskiego Nr 353//11 z dnia r., - Zarzdzenia Wojewody Małopolskiego Nr 428//11 z dnia r., - Zarzdzenia Wojewody Małopolskiego Nr 468//11 z dnia r., - Zarzdzenia Wojewody Małopolskiego Nr 544/11 z dnia r., - Zarzdzenia Małopolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii Nr 34/2011 z dnia r. oraz zmniejszenia planowanych wydatków na podstawie: - Zarzdzenia Małopolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii Nr 23/2011 z dnia r. Na podstawie upowanienia zawartego w Zarzdzeniu nr 39/11 Wojewody Małopolskiego z dnia 25 lutego 2011 r. w sprawie planu dochodów i wydatków budetu Wojewody Małopolskiego na 2011 rok dokonywano w cigu roku przeniesie wydatków pomidzy paragrafami nastpujcymi zarzdzeniami wewntrznymi: - Nr 1/Z/2011 z dnia r. - Nr 2/Z/2011 z dnia r. - Nr 3/Z/2011 z dnia r. - Nr 5/Z/2011 z dnia r. 4

5 Plan wydatków budetowych PIW w dziale 010, rozdziale oraz wykonanie przedstawiały si nastpujco: - Plan pierwotny ,00 zł - Plan po zmianach na r ,00 zł - Wykonanie na r ,74 zł - Niewykorzystane rodki w wysokoci ,26 zł zostały zwrócone w dniach: r. - wycig bankowy nr kwota ,21 zł r. - wycig bankowy nr kwota 1.789,05 zł W 2011 roku PIW otrzymał rodki finansowe w wysokoci ,70 zł, w tym: w rozdziale Zwalczanie chorób zakanych zwierzt oraz badania monitoringowe pozostałoci chemicznych i biologicznych w tkankach zwierzt i produktach pochodzenia zwierzcego - kwota ,70 zł, w rozdziale Powiatowe inspektoraty weterynarii - kwota ,00 zł. Stan rodków na rachunku biecym wydatków na dzie r. wykazany w Rb- 23 sprawozdaniu o stanie rodków na rachunkach bankowych pastwowych jednostek budetowych za okres od pocztku roku do dnia r. wyniósł 0,00 zł i został potwierdzony przez Narodowy Bank Polski Oddział Okrgowy Kraków w dniu 2 stycznia 2012 r. Kontrola wykazała, e roczne sprawozdanie Rb-23 jest zgodne z rocznymi sprawozdaniami Rb-27 i Rb-28. Na r. wystpiły zobowizania niewymagalne na kwot ,94 zł, w tym: Dodatkowe wynagrodzenie roczne ,58 zł, Składki na ubezpieczenia społeczne 4.896,45 zł, Składki na Fundusz Pracy 669,06 zł, Wynagrodzenia bezosobowe ,85 zł. REALIZACJA WYDATKÓW BUDETOWYCH Wyrywkow kontrol objto dokumentacj ksigow wydatków budetowych poniesionych w okresie od stycznia do grudnia 2011 r. w nastpujcych klasyfikacji budetowej: 4210, 4300, 4350, 4370, W powyszym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowoci. Objte kontrol dokumenty ksigowe były zgodne z ewidencj ksigow wydatków oraz spełniały wymogi okrelone w ustawie z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z pón. zm.). Sprawdzone były pod wzgldem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. REALIZACJA DOCHODÓW BUDETOWYCH ORAZ TERMINOWO ICH ODPROWADZANIA NA RACHUNEK BUDETU PASTWA Plan dochodów budetowych na rok 2011 w PIW wyniósł ,00 zł, w tym: rozdział Powiatowe inspektoraty weterynarii, kwota ,00 zł, 5

6 rozdział Dochody pastwowej jednostki budetowej uzyskane z tytułu przejtych zada, które w 2010 r. były finansowane z rachunku dochodów własnych, kwota ,00 zł. Zgodnie z rocznym sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budetowych dochody zostały zrealizowane ogółem w kwocie ,20 zł, w tym: w rozdziale kwota ,68 zł Wpływy z rónych opłat obejmuje dochody pochodzce z opłat pobieranych przez Inspekcj Weterynaryjn za czynnoci okrelone w rozporzdzeniu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie sposobu ustalania i wysokoci opłat za czynnoci wykonywane przez Inspekcj Weterynaryjn, miejsc pobierania opłat oraz zakresu i sposobu przekazywania informacji Komisji Europejskiej (Dz. U. z 2007 r. Nr 2, poz. 15 z pón. zm.) - kwota ,89 zł Pozostałe odsetki - kwota 461,12 zł Dochody z rónych opłat - kwota ,67 zł w rozdziale Wpływy z usług, kwota ,52 zł Szczegółowo skontrolowano wpływy dochodów do PIW w sierpniu 2011 r. Kontrol objto wycigi bankowe o numerach: 109 z dnia r., 110 z dnia r., 112 z dnia r., 114 z dnia r., 115 z dnia r., 116 z dnia r., 117 z dnia r., 118 z dnia r., 119 z dnia r., 120 z dnia r., 121 z dnia r., 122 z dnia r., 124 z dnia r., 125 z dnia r., 126 z dnia r. Terminowo przekazywania uzyskanych dochodów na konto Ministerstwa Finansów oceniono na podstawie objtych kontrol wycigów bankowych: o numerach: 110 z dnia r., 113 z dnia r., 114 z dnia r., 115 z dnia r., 116 z dnia r., 119 z dnia r., 120 z dnia r., 123 z dnia r., 126 z dnia r., 127 z dnia r. Na podstawie ewidencji dochodów oraz ww. wycigów bankowych stwierdzono, e uzyskane dochody przekazywane były na rachunek bankowy Ministerstwa Finansów w obowizujcych terminach. Natomiast z zestawienia sporzdzonego przez kontrolowan jednostk, które załczone zostało do akt niniejszej kontroli wynika, e dochody uzyskane w okresie od 11 do 15 maja 2011 r. w kwocie 5.076,25 zł przekazano w dniu 23 maja 2011 r., tj. z 3 dniowym opónieniem, a za nieterminow wpłat naliczono i odprowadzono odsetki w kwocie 6,00 zł. Jak wynika ze złoonego na t okoliczno wyjanienia opónienie nastpiło z powodu braku dostpu do Internetu. Kontrola wykazała, e dochody budetowe ujte w rocznym sprawozdaniu Rb-27 z wykonania planu dochodów budetowych pastwowych jednostek budetowych za okres od pocztku roku do dnia 31 grudnia 2010 r. s zgodne z prowadzon ewidencj ksigow. W zwizku ze stwierdzonym w powyszym zakresie uchybieniem zwracam si do Pani o podjcie stosownych działa majcych na celu jego wyeliminowanie poprzez przestrzeganie terminów odprowadzania dochodów na centralny rachunek biecy budetu pastwa, zgodnie z 4 ust. 1 rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budetu pastwa (Dz. U. Nr 245, poz z pón. zm.). 6

7 Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rzdowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) prosz o przesłanie informacji o sposobie wykonania zalecenia w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystpienia. Dyrektor Wydziału /-/ Sławomir Dyl 7