PROTOKÓŁ. kontroli problemowej Urzdu Gminy Mucharz. Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Mucharz (Mucharz 226, Mucharz)

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO.IV Kraków, dnia 15 padziernika 2010 r. PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy Mucharz. Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Mucharz (Mucharz 226, Mucharz) Kierownikiem jednostki kontrolowanej w okresie objtym kontrol był Pan Wacław Wdolny wybrany na to stanowisko w dniu 12 listopada 2006 r., w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezporednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z pón. zm.). Kontrol przeprowadził w dniu 30 wrzenia 2010 roku upowaniony pracownik Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, Pani Agnieszka Mocała, nr upowanienia WO.IV z dnia 6 wrzenia 2010 r., Kontrol objto okres od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. [Dowód: akta kontroli, str. nr 3 ] Przedmiotem kontroli była realizacja spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk. Kontrola obejmowała ponadto sprawdzenie realizacji zalece wydanych w wyniku poprzedniej kontroli. Majc na uwadze, e Urzd Gminy w Mucharzu nie przekazał informacji o iloci spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej zrealizowanych w półroczu 2009 roku, kontrola nie objła weryfikacji iloci spraw. Ustalenia z kontroli I. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. funkcj Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Mucharzu pełniła Pani Cecylia Warchoł powołana uchwał Rady Gminy w Mucharzu nr III/15/1990 z 15 lipca 1990 roku. Zastpc Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego była Pani Maria Roman powołana Uchwał Rady Gminy w Mucharzu nr XVII/82/1992 z 23 kwietnia 1992 roku. Wyjanie w trakcie kontroli udzielała Pani Cecylia Warchoł.

2 W 2009 r. w Urzdzie Stanu Cywilnego w Mucharzu sporzdzono ogółem: - 2 akty urodzenia, - 22 akty małestwa, - 25 aktów zgonu. - W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2010 r. w Urzdzie Stanu Cywilnego w Mucharzu sporzdzono: - 2 akty urodzenia, - 8 aktów małestwa, - 6 aktów zgonu. Akty stanu cywilnego sporzdzone zostały pismem rcznym w ksigach stanu cywilnego i oznaczone kolejnymi numerami. Numeracj aktów stanu cywilnego w 2009 r. rozpoczto na pocztku roku kalendarzowego od numeru 1 i ukoczono numerem nadanym ostatniemu aktowi sporzdzonemu w roku. Ten sam sposób oznaczania numerami aktów stanu cywilnego stosowano w 2010 r. Akty sporzdzono bardzo starannie i czytelnie. Nazwiska zakoczone na -ski, -cki, -dzki oraz nazwiska w postaci przymiotnika wpisywano w aktach stanu cywilnego z zachowaniem rodzaju mskiego lub eskiego w zalenoci czy nazwisko dotyczyło kobiety lub mczyzny. Daty urodzenia małestwa i zgonu wpisywano do aktów stanu cywilnego słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie: dzie, miesic, rok. Nazwy miejscowoci połoonych za granic wpisywano do aktów stanu cywilnego w pisowni oryginalnej w alfabecie łaciskim. Zamknicia ksig stanu cywilnego i otwarcia na rok nastpny dokonywano przez zamieszczenie stosownych adnotacji na nastpnej stronie danej ksigi po ostatnim sporzdzonym akcie w danym roku kalendarzowym. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były odrbnie dla kadego rodzaju aktów stanu cywilnego sporzdzonych w roku kalendarzowym objtym kontrol. Stwierdzono tym samym, e zrealizowano zalecenie sformułowane w wystpieniu Wojewody Małopolskiego nr DG.II /03 z 22 sierpnia 2003 roku Sporzdzanie skorowidzów alfabetycznych do kadego rodzaju aktów w danym roku kalendarzowym, zgodnie z 16 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U r. Nr 136, poz. 884 ). Akty urodzenia w okresie objtym kontrol sporzdzone zostały w trybie szczególnym na podstawie decyzji Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Mucharzu o wpisaniu treci zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksig stanu cywilnego lub (w przypadku aktu nr 2/2009) o odtworzeniu aktu urodzenia. Zarówno w decyzjach jak i sporzdzonych na ich podstawie aktach urodze nazwy miejscowoci połoonych za granic wpisywano w pisowni oryginalnej w alfabecie łaciskim. Do akt zbiorowych aktów nr 1/2009, 1/2010, 2/2010 włczono zagraniczne odpisy aktów urodze wraz z tłumaczeniami dokonanymi przez tłumaczy przysigłych na jzyk polski, podania o wpisanie aktów zagranicznych do polskich ksig stanu cywilnego, a ponadto decyzje o sprostowaniu i uzupełnieniu treci sporzdzonych aktów wraz z dokumentami stanowicymi podstaw ich wydania. Do akt zbiorowych aktu urodzenia nr 2/2009 załczono dokumenty stanowice podstaw odtworzenia aktu wraz z podaniem zainteresowanych stron (rodziców dziecka). W zakresie rejestracji małestw skontrolowano akty nr 1/2009-5/2009, 7/ /2009, 13/ /2009, 20/2009, 22/2009, 1/2010-8/2010, wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku aktów małestw zawieranych w formie okrelonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.) zwanej 2

3 dalej k.r.o., stwierdzono zachowanie 5-dniowego terminu przekazywania przez duchownych zawiadcze stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa. Na zawiadczeniach odnotowywano dat ich wpływu do Urzdu. Zawiadczenia przekazywane przez duchownych w kadym przypadku zaopatrzone zostały w piecz parafii oraz podpis proboszcza lub wikarego. Stwierdzono równie zachowanie terminu wanoci zawiadcze. Akty małestw sporzdzano w dniu wpływu zawiadcze lub w dniu nastpnym. Zawiadczenia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa wydawane przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Mucharzu zawierały dane okrelone w art. 4 1 k.r.o. tj. informacj o braku przeszkód prawnych do zawarcia małestwa oraz tre i dat złoonych przed Kierownikiem owiadcze w sprawie nazwisk przyszłych małonków i ich dzieci. W przypadku aktów małestwa sporzdzonych na podstawie decyzji o odtworzeniu treci aktu stanu cywilnego (akty nr 20/2009, 22/2009) do akt zbiorowych załczono oryginały dokumentów zagranicznych stanowicych podstaw odtworzenia treci aktów wraz z ich tłumaczeniami na jzyk polski dokonanymi przez tłumaczy przysigłych, odpisy aktów urodzenia osób zawierajcych małestwo oraz egzemplarze decyzji stanowicych podstaw sporzdzenia aktów. Urzd Stanu Cywilnego w Mucharzu prowadził ponadto rejestr wpływajcych do Urzdu Stanu Cywilnego zawiadcze stwierdzajcych brak okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa oraz rejestr zapewnie. Kontrola aktów zgonu oraz akt zbiorowych wykazała, e zgłoszenia zgonów dokonywane były najpóniej w terminie 3 dni od dnia zgonu i przez osoby do tego upowanione zgodnie z treci art. 65 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.) zwanej dalej: p.a.s.c. Akty zgonów sporzdzano w dniu zgłoszenia zgonu. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu kadorazowo znajdowały si karty zgonu. W przypadku aktów zgonu nr 3/2009, 5/2009, 12/2009 oraz 17/2009 równie zezwolenia Prokuratury Rejonowej w Wadowicach na pochowanie zwłok. Nie stwierdzono rozbienoci pomidzy treci aktów zgonu, a treci kart zgonu na podstawie których akty zostały sporzdzone. Stwierdzono zatem, e zalecenia sformułowane w wyniku poprzedniej kontroli: Prawidłowe kompletowanie dokumentów w aktach zbiorowych do ksigi zgonów, zgodnie z treci art. 66 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r.-prawo o aktach stanu cywilnego (...), Sporzdzanie aktów zgonu zgodnie z treci dokumentów stanowicych podstaw ich sporzdzenia zostało wykonane. Na podstawie kontroli dokumentacji zgromadzonej w teczkach aktowych 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego (sprawy nr 5140/1/2009, 5140/4/ /6/2009, 5140/1/2010, 5140/2/2010, 5140/5/2010) oraz w teczce aktowej 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego (sprawy nr 5141/89/2009, 5141/145/2009, 5141/147/ /149/2009, 5141/152/ /154/2009, 5141/81/2010, 5141/82/2010, 5141/87/2010, 5141/91/2010, 5141/85/2010) stwierdzono, e w okresie objtym kontrol wikszo poda o wydanie odpisów złoona została bezporednio w Urzdzie Stanu Cywilnego w Mucharzu. Kontrola wykazała, e odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., okrelajcego krg osób upowanionych do wystpowania z wnioskiem. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tosamoci wnioskodawców, a take podstaw dania wydania odpisu aktu lub te interes prawny podmiotów wnioskujcych o wydanie odpisów. Odbiór dokumentu przez wnioskodawc potwierdzany był podpisem na podaniu lub w aktach znajdowało si potwierdzanie wysłania dokumentu. 3

4 Dokumentacja dotyczca zmian w aktach stanu cywilnego przekazywanych do organów ewidencji ludnoci oraz organów wydajcych dowody osobiste prowadzona była formie rejestru odpisów aktów stanu cywilnego przekazywanych do właciwych organów ewidencji ludnoci i organów wydajcych dowody osobiste. Postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji prowadzone było w sposób prawidłowy, zgodnie z przepisami p.a.s.c., ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.) zwanej dalej k.p.a.. Poddano kontroli dokumentacj spraw dotyczcych wpisania treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego (sprawy nr 5150/1/2009, 5150/1/2010, 5150/2/2010) oraz sprostowania i uzupełnienia treci aktów stanu cywilnego (sprawy nr 5135/1/2009, 5135/2/2009, 5135/4/2009, 5135/5/2009, 5135/1/2010, 5135/2/2010, 5135/3/2010). W przypadku decyzji o wpisaniu zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego stwierdzono, e w treci decyzji powoływano jako podstawy prawne: art. 73 ust. 1 p.a.s.c. oraz art. 104 k.p.a. W wydanych decyzjach o sprostowaniu lub uzupełnieniu treci aktów stanu cywilnego powoływano jako podstawy prawne odpowiednio: art. 28 i art. 36 p.a.s.c., oraz art. 104 k.p.a. Wszystkie skontrolowane decyzje zostały wydane w terminach okrelonych w art. 35 k.p.a. i zawierały pouczenie o przysługujcym prawie odwołania si do Wojewody Małopolskiego za porednictwem Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Mucharzu. Decyzje dorczano wszystkim stronom postpowania. W przypadku, gdy w zagranicznym odpisie aktu stanu cywilnego nie figurowały wszystkie wymagane przepisami polskiego prawa dane, akt sporzdzony w polskiej ksidze stanu cywilnego podlegał w zakresie powyszych danych uzupełnieniu w trybie art. 36 p.a.s.c. W 2009 roku w Urzdzie Stanu Cywilnego w Mucharzu zarejestrowano 1 spraw, w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2010 r. równie 1 spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk. Wnioski zostały przyjte zgodnie z właciwoci miejscow. W aktach sprawy nr 5137/1/2009 stwierdzono brak dokumentu potwierdzajcego spełnienie przesłanek okrelonych w art. 2 ustawy z dnia 17 padziernika 2008 r o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 220, poz. 1414). Art. 2 cyt. ustawy stanowi, e ustaw stosuje si do: 1) obywateli polskich; 2) cudzoziemców nieposiadajcych obywatelstwa adnego pastwa, jeeli posiadaj w Rzeczypospolitej Polskiej miejsce pobytu stałego; 3) cudzoziemców, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodcy. W opisanej sprawie pełnoletnia Wnioskodawczyni okazała jedynie legitymacj szkoln. Postpowanie wyjaniajce ograniczono do zweryfikowania numeru PESEL i danych dotyczcych zameldowania osoby wnioskujcej o zmian nazwiska. Stosownie do treci art. 31a ust. 3 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL) nadaje si : 1) obywatelom polskim zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwajcy ponad 3 miesice, a take osobom ubiegajcym si o wydanie dowodu osobistego; 2) cudzoziemcom zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwajcy ponad 3 miesice na podstawie art. 26 ustawy; 3) obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegaj na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. 4

5 Niepodjcie lub nieudokumentowanie czynnoci podjtych celem wyjanienia statusu Wnioskodawczyni w wietle art. 2 ustawy cyt. ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (danie przedłoenia stosownych dokumentów) uniemoliwia ustalenie, czy decyzja została wydana w stosunku do osoby uprawnionej. W przypadku sprawy nr 5137/1/2010 r. podanie o zmian nazwiska noszonego po zawarciu małestwa zawierało dane Wnioskodawczyni w tym numer PESEL, nazwisko, na jakie miała nastpi zmiana oraz uzasadnienie. Do akt postpowania załczono odpis zupełny aktu urodzenia Zainteresowanej, kopi dowodu osobistego i kopie stron z polskiego paszportu Wnioskodawczyni. W wydanych decyzjach powołano art. 4 ust. 1 w zwizku z art. 12 ustawy. Decyzje przekazano akt zbiorowych odpowiednio: aktu urodzenia (w przypadku decyzji Nr 5137/2/2009) oraz aktu małestwa (w przypadku decyzji Nr 5137/2/2010) Wnioskodawców. Do ewidencji ludnoci oraz referatu dowodów osobistych Urzdu Gminy Mucharz przekazano zawiadomienia o dokonanych zmianach. W okresie objtym kontrol sprawy prowadzone były w nastpujcych teczkach aktowych: 0717 Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami, 5025 Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawach obywatelstwa, zmiany imion i nazwisk, stanu cywilnego oraz w sprawach konwencji umów midzynarodowych, 5130 Rejestracja urodze, ksigi akty skorowidze i akta zbiorowe 5131 Rejestracja małestw, ksigi akty skorowidze i akta zbiorowe, 5132 Rejestracja zgonów, ksigi akty skorowidze i akta zbiorowe, 5133 Zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, 5135 Postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego, 5136 Postpowanie w sprawach wyniesienia ksig s.c. i sporzdzania odpisu ksigi s.c., 5137 Odwołania w sprawach imion i nazwisk, 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, 5145 Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia poycia małeskiego, 5150 Wpisywanie zagranicznych aktów s.c. do polskich ksig s.c Odtwarzanie treci aktów s.c. sporzdzonych za granic, 5153 Statystyka urodze, małestw i zgonów, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego. Teczki aktowe prowadzono zgodnie z Instrukcj kancelaryjn wprowadzon rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.). Zrealizowano tym samym zalecenie zawarte w omawianym zakresie w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG.II /03 z 22 sierpnia 2003 roku. Urzd Stanu Cywilnego w Mucharzu składa si z 1 pomieszczenia usytuowanego na I pitrze budynku Urzdu Gminy w Mucharzu, w którym znajduje si stanowisko pracy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego i równoczenie przyjmowane s strony. Ksigi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczcie s przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. 5

6 Urzd nie posiada odrbnej sali lubów. Uroczystoci organizowane s w sali posiedze Urzdu Gminy. Na tym kontrol zakoczono. Informacj o niniejszej kontroli problemowej wpisano do ksiki kontroli Urzdu Gminy Mucharz pod nr 2/2010. Poprzez zamieszczenie w protokole niej wymienionych poucze kontrolujcy informuje o przysługujcym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złoenia kontrolerowi przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzee co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowizkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjanienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał si z treci protokołu. Do ustale zawartych w protokole wniesiono/ nie wniesiono 1 ) zastrzee. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Wójtowi Gminy Mucharz Kontrolujcy Kontrolowany starszy Inspektor Wojewódzki WÓJT GMINY MUCHARZ (-) mgr Agnieszka Mocała woj. małopolskie Wójt (-) mgr Wacław Wdolny Kraków, 15 PA Mucharz, Niepotrzebne skreli 6