SPRAWOZDANIE Z KONTROLI DORAŹNEJ

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV Kraków, 14 stycznia 2013 r. Szanowny Pan Grzegorz Kozioł Wójt Gminy Tarnów SPRAWOZDANIE Z KONTROLI DORAŹNEJ CZĘŚĆ OGÓLNA Na podstawie przepisu art. 6 w związku z art. 51 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092) w dniu 29 listopada 2012 r. przeprowadzono w Urzędzie Gminy Tarnów kontrolę doraźną dotyczącą realizacji zadań zleconych z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych. Przedmiotem kontroli, przeprowadzonej w dniu 18 grudnia 2012 r., było udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tego tytułu oraz terminowość ich przekazywania w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 roku. Kontrolę przeprowadzili następujący pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: Eugenia Gwóźdź p.o. Kierownika Oddziału w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie upoważnienia z dnia 12 grudnia 2012 r., znak: WO-IV Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Dariusz Okoński starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie upoważnienia z dnia 12 grudnia 2012 r., znak: WO-IV Anna Plichta - inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie upoważnienia z dnia 12 grudnia 2012 r., znak: WO-IV Wojciech Trytek - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie upoważnienia z dnia 12 grudnia 2012 r., znak: WO-IV Kontrolę wpisano do książki kontroli w dniu 18 grudnia 2012 r. pod pozycją Nr 14/2012. W okresie objętym kontrolą Wójtem Tarnowa był i jest nadal Pan Grzegorz Kozioł, wybrany na to stanowisko w wyniku bezpośrednich wyborów w dniu r. Skarbnikiem Gminy Tarnów była i jest nadal Pani Irena Podraza, powołana na to stanowisko Uchwałą Nr X/92/2011 Rady Gminy w Tarnowie z dnia r. Obowiązki Kierownika Referatu Finansowo Budżetowego w Urzędzie Gminy Tarnów powierzono również Pani Irenie Podrazie z dniem r. Dane osobowe z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się w oparciu o przepisy rozdziału 8 b ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 139 poz. 993 z późn. zm.). Udostępnienie danych następuje na podstawie wniosku o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL, oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych ustalonego rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214 poz z późn. zm). Dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu. Składający wniosek musi określić w nim szczegółowy zakres danych, o jakich udostępnienie wnioskuje. Musi również wskazać przynajmniej kilka znanych mu danych 2

3 poszukiwanej osoby, które pozwolą na jej właściwe zidentyfikowanie. Poza imieniem i nazwiskiem tej osoby należy podać również inne dane, którymi mogą być np. imiona rodziców, data i miejsce urodzenia (lub wiek), numer PESEL czy seria i numer dowodu osobistego. Wysokość opłat za udostępnienie danych osobowych ustala rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. z 2008 r. Nr 207 poz. 1298) opłata za udostępnienie danych jednej osoby wynosi 31 zł i ma charakter opłaty specjalnej. Ustalenia kontroli: W Gminie Tarnów kontroli poddano sprawy z zakresu udostępniania danych osobowych zarejestrowanych w teczce aktowej znak: SA Rejestr wniosków o udostępnienie danych. W okresie objętym kontrolą w spisie spraw zarejestrowano 351 wniosków o udostępnienie danych osobowych: - podlegające opłacie - w ilości 29 spraw. Dane udostępniane były podmiotom wskazanym w art. 44h ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, miedzy innymi: bankom, kancelariom adwokackim, Spółce TAURON, Telekomunikacji Polskiej, firmom ubezpieczeniowym i osobom prywatnym. - nie podlegające opłacie w ilości 254 spraw. Nieodpłatnie, dane były udostępniane wyłącznie wskazanym w art. 44h ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych organom państwowym i instytucjom publicznym w celu realizacji ich zadań ustawowych między innymi: strażom gminnym i miejskim, urzędom skarbowym, WKU, organom jednostek samorządu terytorialnego. oraz przekazano wg właściwości: - 24 sprawy (podlegające opłacie), - 44 sprawy (nie podlegające opłacie). Dowody opłat za udostępnienie danych osobowych dołączone były do wniosku. 3

4 CZĘŚĆ MERYTORYCZNA Kontroli poddano wszystkie sprawy znajdujące się w teczce sprawy SA tj. od numeru 1 do numeru 351. W toku kontroli w zakresie merytorycznym dokonano następujących ustaleń: W 5 sprawach o numerach: SA , SA , SA , SA , SA , udzielono informacji na podstawie już nieobowiązującego formularza wniosku o udostępnienie danych. Z uwagi na incydentalny charakter powyższych uchybień kontrolujący, po udzieleniu pracownikom instruktażu, odstąpili od wydawania zaleceń w tym zakresie. Podkreślić należy, iż informacja dotycząca danych osobowych udzielana była terminowo, podmioty określone w art. 44h ust 2 pkt 1 ustawy dokumentowały posiadanie interesu prawnego w uzyskaniu żądanych danych, wnioski o udostępnienie danych złożone do niewłaściwego organu przekazywane były zgodnie z właściwością miejscową do ich załatwienia. Dowody opłat za udostępnienie danych osobowych dołączone były do wniosku. CZĘŚĆ FINANSOWA W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono: Zgodnie z art. 44 h ust. 11 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) - opłaty pobrane za udostępnienie danych osobowych stanowią dochód budżetu państwa. Natomiast na podstawie art. 4 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 80, poz. 526 z późn. zm.) źródłem dochodów własnych gminy jest 5 % dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu państwa w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami. W związku z powyższym przepisem, wpływy w wysokości 95 % opłat uzyskiwanych z tytułu udostępniania danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, powinny być przekazywane na konto MUW w Krakowie jako dochód budżetu państwa. 4

5 Odprowadzanie dochodów Zgodnie z art. 255 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, pomniejszone o określone w odrębnych ustawach dochody budżetowe przysługujące jednostce samorządu terytorialnego z tytułu wykonywania tych zadań, na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację celową, według stanu środków określonego na: - 10 dzień miesiąca w terminie do 15 dnia danego miesiąca, - 20 dzień miesiąca w terminie do 25 dnia danego miesiąca, - do dnia 8 stycznia roku następnego po roku budżetowym pobrane do 31 grudnia i nie przekazane w terminach, opisanych powyżej. Z dokumentacji księgowej wynika, że z tytułu udostępniania danych osobowych na konto Gminy Tarnów w okresie objętym kontrolą wpłynęły dochody z dokonanych wpłat w wysokości 899,00 zł. Gmina Tarnów odprowadziła w obowiązujących terminach należne 95 % kwoty uzyskanych dochodów w wysokości 854,05 zł na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Uzyskane dochody z zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego zostały ujęte w kwartalnym Sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2011 w dziale Administracja publiczna, rozdział Urzędy wojewódzkie, paragrafie 0690 wpływy z różnych opłat : - dochody wykonane ogółem 899,00 zł, - dochody przekazane 854,05 zł, - dochody potrącone na rzecz jednostki samorządu terytorialnego - 44,95 zł. 5

6 Dochody budżetowe ujęte w rocznym sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów są zgodne z prowadzoną ewidencją księgową. Ocena części merytorycznej: Udostępnianie danych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Ocena części finansowej: Realizację zadań we wskazanym wyżej zakresie oceniono pozytywnie. Z uwagi na prawidłową realizację zadań w powyższym zakresie nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców 6