KA.I Kraków, dnia

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI KA.I Kraków, dnia Szanowna Pani Wójt Dotyczy: kontroli kompleksowej Szanowna Pani Zofia Oszacka Wójt Gminy Lanckorona Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w III kwartale 2007 r. kontrol kompleksow w kierowanym przez Pani Urzdzie, której przedmiotem była ocena prawidłowoci wykonywania przez Gmin Lanckorona zada z zakresu administracji rzdowej realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rzdowej. Kontrol objto realizacj ww. zada w okresie od dnia 1 stycznia 2006 r. do 30 czerwca 2007 r. Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokole podpisanym przez Pani Wójt w dniu 6 listopada 2007 r. Do treci protokołu nie wniesiono zastrzee. Działalno gospodarcza Kontrola w zakresie ewidencjonowania działalnoci gospodarczej wykazała, i prowadzona w formie manualnej ewidencja nie spełnia wymogów. Mianowicie stwierdzono, i wpisywano w niej w wielu przypadkach symbole z Polskiej Klasyfikacji Działalnoci (PKD), bez podania pełnego brzmienia zgłaszanej działalnoci. Ponadto ze wzgldu na brak miejsca nie wpisywano kolejnych nanoszonych zmian. Naley stwierdzi, i powysze trudnoci w kompletnym prowadzeniu ewidencji rozwizałoby załoenie ewidencji w systemie informatycznym, która to forma bdzie w myl art. 23 ustawy o swobodzie działalnoci gospodarczej obligatoryjna od dnia 1 padziernika 2008 r. W Urzdzie Gminy Lanckorona pomocniczo prowadzona jest baza przedsibiorców w programie Excel, jednak brak jest moliwoci archiwizowania danych w niej zawartych, co nie pozwala na odtworzenie poprzednich wersji ww. bazy danych. Ponadto ustalono, i Gmina nie posiada elektronicznej wersji PKD, co wymaga czasochłonnego wpisywania jej brzmienia w wytwarzanych dokumentach. Od zgłoszenia działalnoci bd zmiany wpisu do ewidencji pobierano opłaty we właciwej wysokoci, a przed wpisaniem do ewidencji badano, czy wobec zgłaszajcego nie został orzeczony zakaz wykonywania działalnoci. W kontrolowanym okresie nie wydano decyzji odmownych w przedmiocie wpisu do ewidencji zgłoszonej działalnoci bd dokonania zmiany wpisu. Nie wniesiono zastrzee co do terminowoci i prawidłowoci wydawania zawiadcze o wpisie do ewidencji działalnoci gospodarczej Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. +48 (12) * fax +48 (12)

2 Odnonie uzupełnienia wpisów dokonanych przed 1 stycznia 2004 r. w zakresie okrelonym w art. 8 ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy Prawo działalnoci gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 2125) stwierdzono, i prowadzone były stosowne działania w celu uaktualnienia ewidencji. Ustalono, i wykrelenia wpisów dokonywane były w trybie okrelonym przepisami ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalnoci gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz z pón. zm.), to znaczy w formie decyzji administracyjnych podejmowanych na podstawie zgłosze przedsibiorców zaprzestajcych dalszego prowadzenia działalnoci. W wyniku analizy dokumentacji o przedsibiorcach stwierdzono przypadki nastpujcych nieprawidłowoci: - zbdnego podawania w podstawie prawnej zawiadczenia o wpisie do ewidencji art. 14 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalnoci gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz z pón. zm.) oraz art. 66 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. - Przepisy wprowadzajce ustaw o swobodzie działalnoci gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1808), - zbdnego wysyłania wydanych w 2006 roku decyzji o wykreleniu z ewidencji do Zakładu Ubezpiecze Społecznych, - wysyłania do urzdu skarbowego i statystycznego decyzji w sposób niezgodny z wymogiem art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.), tzn. listem zwykłym, - umieszczania na kopiach zawiadcze i decyzji przechowywanych w aktach odcisku pieczci okrgłej, co stanowi naruszenie 30 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i zwizków midzy gminnych, stanowicej załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319). Powysze uchybienia zostały szczegółowo omówione podczas kontroli. Nie wniesiono zastrzee w zakresie realizacji zada pomocniczych zwizanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sdowego wynikajcych z ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sdowym (jt. Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209 z pón. zm.). W szczególnoci ustalono, i w Urzdzie dostpna była (do wgldu) Polska Klasyfikacja Działalnoci, jak równie formularze wniosków i załczników słuce do rejestracji spółki jawnej. Prowadzono ponadto ewidencj informacji otrzymanych z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sdowego. Sprawy zwizane z wydawaniem zezwole na sprzeda napojów alkoholowych okrelonych w ustawie z dnia 26 padziernika 1982 r. o wychowaniu w trzewoci i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jt. Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz z pón. zm.) zostały uwzgldnione w Regulaminie Organizacyjnym Urzdu Gminy Lanckorona oraz w zakresie czynnoci realizujcego je pracownika Urzdu. Kontrola wykazała m.in., i sposób ewidencjonowania wniosków, wydanych zezwole, dokonanych wpłat oraz złoonych owiadcze o wysokoci sprzeday za rok ubiegły nie budzi zastrzee. Przyjty sposób prowadzenia akt jest przejrzysty i pozwala na pełn kontrol podstawy wanoci zezwole. Stwierdzono, i zezwolenia były wydawane na podstawie wniosków spełniajcych wymogi cytowanej ustawy i składanych wraz z kompletem załczników. 2

3 Niezalenie od powyszego kontrola wykazała pewne nieprawidłowoci w sposobie wydawania zezwole i dokumentowania podjtych czynnoci: 1. Po 29 grudnia 2006 r. stosowano nieprawidłowy wzór zezwolenia, który nosił nieprawidłow nazw ( decyzja ), zawierał zbdnie w podstawie prawnej art. 104 i 107 Kodeksu postpowania administracyjnego i przepisy prawa miejscowego w tym zakresie, jak równie nie przewidywał uzasadnienia. Jak ustalono, ww. forma została zastosowana po jednym ze szkole, podczas którego w programie LEX przedstawiono j jako wzór do stosowania. Propozycja powrotu do dawnej, prawidłowej formy przewidzianej ustaw (to jest zezwolenia ) została przyjta, a wzór formularza dokumentu skorygowano w toku kontroli. 2. Wszystkie skontrolowane zezwolenia i decyzje dotyczce sprzeday napojów zawierajcych do 4,5% alkoholu oraz piwa miały błdny zapis na sprzeda piwa, co szczegółowo omówiono w trakcie kontroli. 3. W zezwoleniach jednorazowych podano błdn nazw instancji odwoławczej - Kolegium Odwoławcze Województwa Małopolskiego. Zgodnie z informacj uzyskan w toku kontroli, prawidłowe brzmienie jest ju stosowane. 4. W przypadku wniosków o wydanie zezwole jednorazowych brak było pozytywnych opinii Gminnej Komisji Rozwizywania Problemów Alkoholowych. 5. Na kadej kopii wydanej decyzji i zezwolenia widniała piecz okrgła, co jest niezgodne z 30 instrukcji kancelaryjnej. Sprawy obywatelskie W wyniku kontroli zada z zakresu rejestracji stanu cywilnego ustalono w szczególnoci, i akty stanu cywilnego zostały sporzdzone czytelnie i generalnie w sposób staranny. Stosowana była właciwa numeracja aktów, pisownia nazwisk oraz prawidłowe adnotacje o zamkniciu i otwarciu ksigi. W sposób właciwy kompletowano równie dokumenty w aktach zbiorowych. Nie wniesiono take zastrzee co do sposobu prowadzenia ksig urodze, małestw i zgonów oraz skorowidzów alfabetycznych. Decyzje z zakresu rejestracji stanu cywilnego wydawane przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Lanckoronie posiadały prawidłow podstaw prawn i pouczenie o prawie do odwołania, a ich odbiór bd wysyłka były zawsze udokumentowane. We właciwy sposób zawiadamiano organy ewidencji ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego. Dokumentacja w zakresie objtym kontrol była gromadzona zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, stanowicym załcznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej. Niezalenie od powyszego kontrola wykazała niej opisane nieprawidłowoci: 1. Daty sporzdzenia aktów stanu cywilnego wpisywane były niezgodnie z norm ortograficzn (np. 11 stycze 2006 roku zamiast 11 stycznia 2006 roku ), co stanowi naruszenie 2 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia, oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm). 3

4 2. W akcie zgonu Nr 5 z 2006 roku w sposób nieprawidłowy dokonano wykrelenia błdnej daty sporzdzenia aktu (przekrelono dotychczasow dat i nadpisano właciw). Tymczasem w myl 2 ust. 5 cyt. wyej rozporzdzenia pomyłki powstałe przy sporzdzaniu aktu stanu cywilnego wykrela si lini cigł w sposób umoliwiajcy odczytanie wyrazu wykrelonego, a prawidłowe brzmienie wyrazu wykrelonego wpisuje si w rubryce "uwagi". Jeeli natomiast pomyłka zostanie zauwaona po sporzdzeniu aktu, to zachodzi konieczno prostowania aktu w myl art. 28 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688). 3. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego przyjmowania owiadcze o nazwiskach noszonych po zawarciu zwizku małeskiego wraz z wnioskiem o wpis do polskich ksig zagranicznych aktów stanu cywilnego (akt małestwa nr 7/2006 sporzdzony na podstawie decyzji nr 5150/11/2006). Z akt zbiorowych wynikało, e małestwo zostało zawarte przez obywatelk polsk i cudzoziemca. W treci aktu zagranicznego brak było informacji o noszonych po zawarciu małestwa nazwiskach małonków oraz o nazwiskach dzieci pochodzcych z małestwa. Wraz z wnioskiem o wpis aktu do polskich ksig stanu cywilnego przyjto owiadczenia o nazwiskach kobiety, mczyzny i dzieci złoone przez kobiet obywatelk polsk. Zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 15 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.) kobieta i mczyzna nosz po zawarciu małestwa swoje dotychczasowe nazwiska, chyba e zostan złoone stosowne owiadczenia. Przepis art. 88 Kodeksu rodzinnego i opiekuczego stanowi, e dziecko, co do którego istnieje domniemanie, e pochodzi od ma matki, nosi jego nazwisko, chyba e małonkowie owiadczyli, e dziecko nosi bdzie nazwisko matki. Owiadczenia w powyszej sprawie składane s jednoczenie ze złoeniem owiadcze w sprawie nazwisk przyszłych małonków. Małonkowie bdcy obywatelami polskimi mog na podstawie art. 62 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, wraz z wnioskiem o wpisanie zagranicznego aktu małestwa do polskich ksig stanu cywilnego, złoy owiadczenia o nazwiskach swoich i dzieci zrodzonych z małestwa, uzasadniajce wpisanie tych danych w treci aktu stanu cywilnego. W przedmiotowej sprawie owiadczenie o nazwisku kobiety naleało wpisa w treci aktu małestwa, natomiast - z uwagi na brak uprawnie do złoenia owiadcze w pozostałym zakresie - prawidłowo naleało zamieci na marginesie aktu wzmiank o nazwisku mczyzny (na podstawie art. 25 Kodeksu rodzinnego i opiekuczego) oraz wzmiank o nazwisku dzieci (na podstawie art. 88 Kodeksu rodzinnego i opiekuczego). 4. Przy przyjmowaniu dokumentów do zawarcia zwizku małeskiego z cudzoziemcem przyjto urzdowo potwierdzone kopie wiadectwa o wpisie urodzenia, wycigu z ewidencji ludnoci oraz zawiadczenia o rozwodzie zamiast oryginałów wymaganych zgodnie z art. 54 cyt. ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, który stanowi, e osoba zamierzajca zawrze małestwo jest obowizana przedstawi dokument stwierdzajcy tosamo oraz złoy: - odpis skrócony aktu urodzenia, a take dowód ustania lub uniewanienia małestwa, jeeli pozostawała poprzednio w zwizku małeskim, albo nieistnienia małestwa, jeeli postpowanie o ustalenie nieistnienia toczyło si wobec tej osoby; - pisemne zapewnienie, e nie wie o istnieniu okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa; - zezwolenie na zawarcie małestwa, jeeli tego wymagaj przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuczego. 4

5 W aktach zbiorowych małestwa brak było ponadto zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia zwizku małeskiego lub zezwolenia sdu zwalniajcego z przedłoenia powyszego dokumentu, wymaganego na mocy art. 56 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Majc na uwadze tre cyt. wyej przepisów oraz charakter czynnoci, jak jest zawarcie zwizku małeskiego, uzna naley, e postpowanie organu w przedmiotowej sprawie było nieprawidłowe. Prawo okrela bowiem szczegółowo, jakie dokumenty maj by przedłoone i jakich dokumentów naley da, aby kierownik USC mógł dokona czynnoci. W powyszej sprawie stwierdzi naley, e małestwo zawarte mimo braku dokumentów jest wane, ale przyjmujc owiadczenia o wstpieniu w zwizek małeski, mimo braku prawidłowych dokumentów, naruszono przepisy prawa. Art. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowi, e akty stanu cywilnego stanowi wyłczny dowód zdarze w nich stwierdzonych, a ich niezgodno z prawd moe by udowodniona jedynie w postpowaniu sdowym. 5. Kontrola wykazała, e nie prowadzono dokumentacji potwierdzajcej przekazywanie informacji o zmianie nazwiska lub imienia do właciwych urzdów skarbowych, organów Policji, oraz Krajowego Rejestru Karnego, zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (jt. Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pón. zm.). Jak wykazała kontrola, ksigi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczcie były przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. Przedmiotem kontroli była równie realizacja przez Urzd Gminy Lanckorona zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (jt. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Urzd Gminy Lanckorona w okresie objtym kontrol prowadził ewidencj ludnoci w systemie informatycznym i kartotecznym, która jak ustalono nie budzi zastrzee. Ewidencja w formie kartotecznej odpowiadała wymogom okrelonym w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pón. zm.), natomiast program zastosowany do jej prowadzenia w formie informatycznej spełniał wymagania okrelone w art. 44a cyt. ustawy. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si zasadniczo w sposób okrelony w cytowanym rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. Kontrola wykazała, i zgłoszenia zameldowania na pobyt stały i czasowy trwajcy ponad 2 miesice (a obecnie ponad 3 miesice), jak i zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego nie zawsze zawierały wymagane wpisy powodujce aktualizacj gminnego zbioru meldunkowego. Stwierdzone braki dotyczyły: nazwiska rodowego osoby zgłaszajcej pobyt, nazwiska rodowego jednego z rodziców, miejsca urodzenia, danych dotyczcych małonka, obywatelstwa bd daty wanoci dowodu osobistego nowego wzoru. W jednym przypadku stwierdzono, i osoba zgłaszajca pobyt czasowy ponad 3 miesice nie przedstawiła pracownikowi Urzdu dokumentu potwierdzajcego tosamo. Ponadto na kadym przyjtym zgłoszeniu umieszczano okrgł piecz Urzdu Gminy zamiast piecztki imiennej osoby przyjmujcej zgłoszenie. 5

6 Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzee. Urzd Gminy Lanckorona sporzdzał i przekazywał do Urzdu Skarbowego w Wadowicach wykazy zmarłych mieszkaców, jednake jak ustalono w czci przypadków nie dochowano terminu wynikajcego z ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón. zm.), wynoszcego 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu. Natomiast w przypadku powiadamiania wojskowych komendantów uzupełnie o zmianach osobowo-adresowych naruszono 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. Nr 140, poz. 1480), który ustala termin dokonania ww. czynnoci (3 dni od powzicia przez Urzd Gminy informacji o zmianie danych osób podlegajcych obowizkowi wojskowemu). Przekroczenie obowizujcych terminów stwierdzono równie w przypadku współpracy z Zakładem Obsługi Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie (obsługujcym Wojewódzki Zbiór Meldunkowy). Mianowicie nie przestrzegano 7 ust. 1 i 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), który stanowi, i informacje powysze przekazuje si w terminie nie dłuszym ni 5 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie. W wyniku wyrywkowej kontroli stwierdzono prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Odnonie jedynego prowadzonego w kontrolowanym okresie postpowania administracyjnego w sprawie wymeldowania z pobytu stałego (USC 5115/1/2007) stwierdzono, i zasadniczo było ono prowadzone w sposób prawidłowy. Niemniej jednak ustalono, i uzasadnienie wydanej decyzji było nielogiczne, bowiem wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których si oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodnoci i mocy dowodowej, nie zostało przedstawione w układzie przyczynowo-skutkowym, lecz w sposób chaotyczny, co spowodowało, i uzasadnienie było mało czytelne dla stron postpowania. Ponadto powołana w uzasadnieniu decyzji interpretacja przepisu art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych była nieprawidłowa, co naruszało przepis art. 8 k.p.a. stanowicy, i organy administracji publicznej obowizane s prowadzi postpowanie w taki sposób, aby pogłbia zaufanie obywateli do organów Pastwa oraz wiadomo i kultur prawn obywateli. Nie wniesiono zasadniczych zastrzee w zakresie udostpniania danych z gminnego zbioru meldunkowego. Stwierdzono jedynie, i w kilku sprawach udzielono informacji wykraczajcych poza zakres wskazany we wniosku, w zwizku z czym udzielono stosownego instruktau. W sposób terminowy i generalnie prawidłowy udostpniano dane w formie zawiadczenia. Jedyne stwierdzone uchybienie dotyczy sprawy USC /178/06, w przypadku której zamiast udzielenia odpowiedzi na wniosek KRUS w Bielsku-Białej wydano powiadczenie zameldowania. W zwizku z powyszym udzielono pracownikowi stosownego pouczenia. 6

7 Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych, sprawdzono sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, a take prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Stwierdzono, i praca na stanowisku dowodów osobistych zorganizowana była dobrze i zapewniała prawidłow obsług mieszkaców Gminy ubiegajcych si o wydanie dowodu osobistego. W wyniku wyrywkowej kontroli ustalono, e generalnie przyjmowano wnioski o wydanie dowodu osobistego i wydawano dowody osobiste w sposób zgodny z wymogami rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.). Jedynie w dwóch przypadkach osoba przyjmujca wnioski o numerach formularza D oraz D odebrała i skasowała dotychczasowe dowody osobiste w momencie przyjcia wniosków, pozostawiajc wnioskodawców bez dokumentów tosamoci do czasu otrzymania nowego dowodu osobisty, co było niezgodne z 5 ust. 3a cyt. rozporzdzenia. Dokonano wyrywkowego sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym nie stwierdzajc nieprawidłowoci w tym zakresie. Jak ustalono, dokumentacja stanowica podstaw wydania dowodu osobistego przechowywana była zgodnie z wymogami rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pón. zm.) w sposób kompletny w prawidłowo oznaczonych kopertach dowodowych. Nie wniesiono zastrzee odnonie wykonania czynnoci zwizanych z przekazywaniem kopert dowodowych midzy urzdami w celu połczenia dokumentacji. Stwierdzono, i wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w zwizku z utrat, wymian i zwrotem tych dokumentów były dokonane w ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych zarówno w systemie informatycznym, jak i w systemie kartotecznym. Dokumentacja dowodowa była w okresie objtym kontrol prawidłowo aktualizowana w przypadku zgonu posiadacza ww. dokumentu. Powszechny obowizek obrony Rzeczypospolitej Polskiej Kontrola w zakresie zada wynikajcych z ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowizku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 241, poz z pón. zm.) wykazała, i były one realizowane zasadniczo w prawidłowy sposób. W zakresie organizacji poboru nie wniesiono zastrzee odnonie sposobu sporzdzenia list poborowych, jednake stwierdzono, i brak było udokumentowania przekazania ww. list w ustawowym terminie do Powiatowej Komisji Lekarskiej dla Powiatu Wadowickiego, a tym samym potwierdzenia realizacji przepisu 9 ust. 6 rozporzdzenia Ministrów Spraw Wewntrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 22 grudnia 2005 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. z 2006 r. Nr 1, poz. 7 z pón. zm.). W sposób prawidłowy dokonywano wykrele i dopisywania poborowych w czasie trwania poboru. Stwierdzono równie, i wezwania imienne do poborowych celem zgłoszenia si do poboru wysyłane były w obowizujcym terminie. 7

8 Pozytywnie oceniono przeprowadzenie rejestracji przedpoborowych, w tym w szczególnoci sposób sporzdzenia wykazu przedpoborowych i rejestru przedpoborowych. Nie wniesiono równie zastrzee w zakresie terminowoci ogłoszenia rejestracji, wysłania imiennych wezwa do przedpoborowych oraz przekazania sprawozdania z wyników rejestracji przedpoborowych do Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. Odnonie prowadzenia wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowizku obrony ustalono, i w dniu kontroli nie figurowała w nim adna osoba. W okresie objtym kontrol dokonano natomiast wykrelenia jednego poborowego z ww. wykazu, prawidłowo powiadamiajc o tym fakcie właciwego Wojskowego Komendanta Uzupełnie. W okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 czerwca 2007 r. Wójt Gminy Lanckorona wydał łcznie 3 decyzje dotyczce uznania ołnierza za posiadajcego na wyłcznym utrzymaniu członków rodziny. Kontrola nie zakwestionowała sposobu prowadzenia postpowa w powyszych sprawach, jak równie zasadnoci wydanych decyzji pozytywnych, natomiast stwierdzono, i w sentencjach decyzji podano nieaktualny publikator ustawy o powszechnym obowizku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (bez uwzgldnienia tekstu jednolitego z roku 2004), co narusza art Kodeksu postpowania administracyjnego. Ponadto ustalono, i pisma dotyczce tej samej sprawy zostały zarejestrowane pod rónymi numerami (dotyczy to spraw nr 3, 4 i 7 z teczki 5214), co stanowi naruszenie 17 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych. Natomiast na kopiach decyzji z powyszego zakresu - przechowywanych w aktach spraw - umieszczono odcisk pieczci urzdowej, co jest niezgodne z 30 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej. rodowisko i rolnictwo Jak ustalono, zadania wynikajce z ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. Nr 179, poz z pón. zm.) realizowane były w sposób właciwy. W zwizku z obowizujcym na mocy zarzdze Wojewody Małopolskiego na terenie Gminy całkowitym zakazem uprawy maku i konopi włóknistych, Urzd Gminy Lanckorona upublicznił informacj o zakazie, a w okresie wegetacji maku i konopi prowadził kontrole, w trakcie których nie stwierdzono nielegalnych upraw. Jedyne zastrzeenie dotyczyło sposobu gromadzenia dokumentacji z powyszego zakresu. Mianowicie znajduje si ona w teczce aktowej IR Analiza i prognozy rozwoju rolnictwa i gospodarki ywnociowej oraz usług na rzecz rolnictwa, podczas gdy - zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt dla organów gminy i zwizków midzygminnych - dokumentacja w tym zakresie powinna znajdowa si w teczce aktowej o symbolu 6032 (Nadzór nad produkcj rolinn). W ramach kontroli wykorzystania rodków przyznanych na likwidacj skutków klsk ywiołowych analiz objto przygotowanie i realizacj zadania dotyczcego usuwania skutków powodzi z 2001 r. oraz przygotowanie i realizacj zadania dotyczcego zasadnoci wydatkowania otrzymanych w 2006 i I półroczu 2007 r. rodków finansowych na zadanie z zakresu usuwania skutków osuwisk, zgłoszonego w ramach Komponentu A Projektu Osłona Przeciwosuwiskowa (finansowanie Likwidacji Skutków Osuwisk i Zapobiegania ich Wystpowaniu) realizowanego przez Ministerstwo Spraw Wewntrznych i Administracji 8

9 w ramach Kontraktu Finansowego Nr zawartego w dniu 3 czerwca 2003 r. midzy Rzeczpospolit Polsk a Europejskim Bankiem Inwestycyjnym. Na usuwanie skutków powodzi z 2001 r. Gminie przyznano w dziale 600 Transport i łczno, rozdziale 60078, 6330 rodki finansowe w łcznej wysokoci ,00 zł (zadanie pn. Odbudowa drogi gminnej Izdebnik Kobyłówka w miejscowoci Izdebnik ). Gmina zawarła umow z wykonawc robót, a po ich zakoczeniu dokonała ich kocowego odbioru, jak równie przekazała do Biura ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych w MSWiA rozliczenie kocowe, które przedstawiało si nastpujco: - koszt przedsiwzicia ,71 zł (100 %), - dofinansowanie ze rodków publicznych ,00 zł (60,3 %), - udział jednostki samorzdu terytorialnego ,71 zł (39,7 %). W toku niniejszej kontroli przeprowadzono wizj w terenie stwierdzajc wykonanie robót objtych umow. W ramach Komponentu A Projektu Osłona Przeciwosuwiskowa (finansowanie Likwidacji Skutków Osuwisk i Zapobiegania ich Wystpowaniu) Gmina Lanckorona realizuje poczwszy od 2005 r. - zadanie pn. Stabilizacja osuwisk w miejscowoci Skawinki. W okresie objtym kontrol zakoczono wykonanie zadania Wykonanie kompletnej dokumentacji geologiczno inynierskiej Stabilizacja osuwisk w miejscowoci Skawinki i przekazano do Biura ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych w MSWiA rozliczenie kocowe z realizacji zadania, które przedstawiało si nastpujco: - koszt przedsiwzicia ,00 zł (100 %), - udział jednostki wykonujcej ,00 zł (50,51 %), - dofinansowanie ze rodków publicznych (kredyt EBI) ,00 zł (46,40 %), - dofinansowanie ze rodków publicznych (rodki towarzyszce kredytowi) 5.000,00 zł (3,09 %). W przedmiotowym zakresie nie stwierdzono zastrzee. Natomiast Promes Nr BUSK /07 z dnia 8 maja 2007 r. przyznano Gminie Lanckorona rodki finansowe w czci dotyczcej wykonania I etapu robót budowlanych (w dziale 758, rozdział 75818, pozycja 4 kredyty i rodki krajowe na przeciwdziałanie i usuwanie skutków klsk ywiołowych) w kwocie ,00 zł. Realizacja ww. zadania odbywa si poza okresem objtym niniejsz kontrol. Przyjmowanie, ewidencjonowanie oraz załatwianie skarg i wniosków W wyniku kontroli stwierdzono m.in., i Regulamin Organizacyjny Urzdu Gminy Lanckorona wprowadzony zarzdzeniem Nr 7/2003 Wójta Gminy Lanckorona z dnia 17 marca 2003 r. reguluje zagadnienia organizacyjne w powyszym zakresie, w tym w szczególnoci właciwo w zakresie prowadzenia rejestru skarg i wniosków, podpisywania odpowiedzi oraz nadzorowania prawidłowoci załatwiania skarg i wniosków. Nie wniesiono zastrzee odnonie zgodnoci ustalonych w Regulaminie dni i godzin przyjmowania w sprawach skarg i wniosków przez Wójta z wymogami art Kodeksu postpowania administracyjnego. Ponadto w Urzdzie Gminy w widocznym miejscu umieszczono informacj o dniach i godzinach przyj przez, do czego obliguje art k.p.a. 9

10 Jak ustalono, prowadzony jest rejestr skarg i wniosków wpływajcych do Urzdu, a jego forma i oznaczenie nie budz zastrzee. Jak wynika z treci powyszego rejestru, w okresie objtym kontrol do Urzdu Gminy Lanckorona nie wpłynły adne skargi bd wnioski. Działajc na podstawie art. 15 pkt 2 i art. 25 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rzdowej w województwie (jt. Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z pón. zm.), w zwizku ze stwierdzonymi nieprawidłowociami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rzdowej, zwracam si do Pani Wójt o ich wyeliminowanie poprzez: a) w zakresie działalnoci gospodarczej 1. Prowadzenie ewidencji działalnoci gospodarczej w sposób czytelny i kompletny, z uwzgldnieniem pełnego brzmienia prowadzonej działalnoci i wszystkich dokonywanych zmian. 2. Wydawanie zezwole jednorazowych na sprzeda napojów alkoholowych po uzyskaniu pozytywnej opinii Gminnej Komisji Rozwizywania Problemów Alkoholowych, wymaganej w myl art. 18 ust. 3a ustawy z dnia 26 padziernika 1982 r. o wychowaniu w trzewoci i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jt. Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz z pón. zm.). b) w zakresie spraw obywatelskich 3. Przestrzeganie wymogów 2 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania, oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.) odnonie wpisywania dat sporzdzenia aktów stanu cywilnego. 4. Prostowanie błdów pisarskich i innych oczywistych omyłek powstałych przy sporzdzaniu aktu zgodnie z zasadami wynikajcymi z treci 2 ust. 5 cytowanego rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r., a pomyłek zauwaonych po sporzdzeniu aktu zgodnie z art. 28 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.). 5. Przestrzeganie zasad okrelonych w art. 62 ust. 3 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego oraz art. 25 i 88, ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.) przy zamieszczaniu danych o nazwiskach małonków i dzieci pochodzcych z małestwa w aktach stanu cywilnego sporzdzonych na podstawie decyzji o wpisie do polskich ksig aktów stanu cywilnego sporzdzonych za granic. 6. Przestrzeganie przepisów art. 54 i 56 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, okrelajcych dokumenty, jakie musz zosta przyjte do zawarcia małestwa obywatela polskiego z cudzoziemcem. 7. Dokumentowanie przekazywania informacji o zmianie nazwiska lub imienia - zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (jt. Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pón. zm.) - do właciwych urzdów skarbowych, organów Policji, oraz Krajowego Rejestru Karnego. 10

11 8. Przyjmowanie od osób wykonujcych obowizek meldunkowy kompletnie wypełnionych formularzy meldunkowych zgodnie z przepisami art. 11 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (jt. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). 9. Przekazywanie Wojewodzie Małopolskiemu informacji dotyczcych zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych w terminie nie dłuszym ni 5 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie, tak jak stanowi 7 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadomienia o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). 10. Przekazywanie urzdowi skarbowemu wykazów osób zmarłych w terminie okrelonym w art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón. zm.). 11. Przekazywanie właciwemu komendantowi uzupełnie informacji o zmianach osobowoadresowych zgodnie z 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. Nr 140, poz. 1480), czyli w terminie 3 dni od powzicia przez urzd gminy informacji o zmianie danych adresowych osób podlegajcych obowizkowi wojskowemu. 12. Uzasadnianie decyzji administracyjnych wydawanych w postpowaniach w zakresie spraw meldunkowych w sposób logiczny oraz interpretowanie powoływanych w tych decyzjach przepisów zgodnie z ich brzmieniem. 13. Pozostawianie dotychczasowego dowodu osobistego wnioskodawcy do czasu odebrania przez niego nowego dowodu osobistego, zgodnie z 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.). c) w zakresie powszechnego obowizku obrony Rzeczypospolitej Polskiej 14. Przekazywanie listy poborowych do powiatowej komisji lekarskiej zgodnie z przepisem 9 ust. 6 rozporzdzenia Ministrów Spraw Wewntrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 22 grudnia 2005 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. z 2006 r. Nr 1, poz. 7 z pón. zm.) i stosowne dokumentowanie powyszego faktu. 15. Przestrzeganie przepisu art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeksu postpowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.) w prowadzonych postpowaniach administracyjnych dotyczcych uznania ołnierza za posiadajcego na wyłcznym utrzymaniu członków rodziny poprzez prawidłowe przytaczanie przepisów w postawie prawnej z podaniem aktualnego publikatora. d) w zakresie produkcji rolinnej 16. Załoenie zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt stanowicym załcznik do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.) - teczki aktowej o symbolu 11

12 6032 (Nadzór nad produkcj rolinn) na gromadzenie dokumentacji zwizanej z realizacj zada wynikajcych z art. 50 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. Nr 179, poz z pón. zm.). Ponadto, w zwizku ze stwierdzonymi przypadkami naruszenia przepisów cytowanej instrukcji kancelaryjnej (w tym zwłaszcza w sprawach z zakresu ewidencjonowania działalnoci gospodarczej, wydawania zezwole na sprzeda napojów alkoholowych oraz powszechnego obowizku obrony Rzeczypospolitej Polskiej), zwracam si o zapewnienie ich przestrzegania, w tym w szczególnoci 17 ust. 1 i 3 (dotyczcego sposobu rejestracji spraw) oraz 30 ust. 1 (dotyczcego umieszczania odcisku pieczci urzdowej tylko na egzemplarzach decyzji dorczanych stronom postpowania). O sposobie realizacji powyszych wniosków prosz poinformowa mnie za porednictwem Wydziału Kontroli i Audytu Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystpienia pokontrolnego. (-) Jerzy Miller 12