WOJEWODA MAŁOPOLSKI. Kraków, dnia 05.LIP.2007 KA.I Pan Jan Łaksa. Burmistrz Miasta i Gminy Wolbrom

Transkrypt

1 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. (12) * fax (12) WOJEWODA MAŁOPOLSKI KA.I Kraków, dnia 05.LIP.2007 Pan Jan Łaksa Burmistrz Miasta i Gminy Wolbrom Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w 2007 roku kontrolę kompleksową w kierowanym przez Pana Urzędzie, której przedmiotem była ocena prawidłowości wykonywania przez Urząd Miasta i Gminy Wolbrom zadań z zakresu administracji rządowej, realizowanych na podstawie ustaw lub porozumień oraz zadań własnych w odniesieniu, do których zgodnie z obowiązującymi przepisami nadzór sprawuje Wojewoda. Kontroli poddano realizację zadań w okresie od dnia 1 stycznia 2006 do 31 grudnia 2006 roku. Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokole podpisanym przez Pana w dniu 12 czerwca 2007 r. Sprawy obywatelskie Kontrola wykazała bardzo dużą dbałość w zakresie prowadzenia i przechowywania ksiąg stanu cywilnego oraz sporządzania aktów stanu cywilnego. Akty sporządzano starannie i czytelnie, stwierdzono ich prawidłową numerację, właściwą pisownię nazwisk i dat w treści aktów stanu cywilnego. W sposób prawidłowy kompletowano dokumenty do akt zbiorowych. W zakresie rejestracji małżeństw przyjęto prawidłowo wypełnione zaświadczenia stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa, w każdym przypadku zaopatrzone w pieczęć parafii i podpis proboszcza lub wikarego. Decyzje wydawane przez Zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Wolbromiu, posiadały prawidłową podstawę prawną. Wszystkie decyzje posiadały prawidłowe pouczenie o prawie do odwołania. Potwierdzenie odbioru decyzji znajdowało się każdorazowo na jej kopii. W prawidłowy sposób prowadzono dokumentację dotyczącą przekazywania do stanowisk ewidencji ludności urzędów właściwych gmin informacji na temat zmian w aktach stanu cywilnego. Stwierdzono natomiast przypadki nieprawidłowego zamieszczenia danych o nazwiskach małżonków i dzieci pochodzących z małżeństwa w aktach małżeństw sporządzonych na podstawie decyzji o wpisie zagranicznych aktów do polskich ksiąg stanu cywilnego. Powyższe nieprawidłowości polegały na równoczesnym zamieszczaniu w zasadniczej części aktu stanu cywilnego oraz w ramach wzmianek marginesowych sporządzonych na podstawie art. 25 i 88 ustawy z dnia 15 lutego Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) informacji o nazwiskach małżonków i dzieci

2 pochodzących z małżeństwa, mimo braku tych danych w treści aktu zagranicznego oraz niezłożenia stosownych oświadczeń przez osoby uprawnione. Było to niezgodne z art. 62 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688) który stanowi, że wraz z wnioskiem o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do polskich ksiąg stanu cywilnego małżonek obywatel polski może złożyć oświadczenie w sprawie swojego nazwiska, uzasadniające wpisanie tych danych w treści aktu stanu cywilnego, art. 25 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy, który stanowi, że kobieta i mężczyzna noszą po zawarciu małżeństwa swoje dotychczasowe nazwiska, chyba, że zostaną złożone stosowne oświadczenia oraz art. 88 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy, zgodnie z którym dzieci noszą nazwisko ojca, chyba, że złożone zostaną stosowne oświadczenia. Wnioski o wydanie odpisów lub zaświadczeń z akt stanu cywilnego przyjmowano bez sporządzania adnotacji na temat danych z dokumentów tożsamości wnioskodawców tj. w sposób nie pozwalający na ustalenie tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie odpisu lub zaświadczenia a tym samym ocenę uprawnienia do otrzymania dokumentu w świetle art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego określającego krąg osób upoważnionych do wystąpienia z wnioskiem. W aktach prowadzonych postępowań wyjaśniających w sprawach dotyczących zmiany imion i nazwisk stwierdzono brak notatek dotyczących dokumentów, którymi legitymowały się osoby występujące z wnioskiem, stanowiących dowód ustalenia tożsamości i obywatelstwa wnioskodawców, co uchybia art. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992) określającemu krąg osób uprawnionych do ubiegania się o zmianę imienia lub nazwiska. W toku kontroli ustalono, iż zadania wynikające z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych realizowane były w zasadzie prawidłowo. Dokumentacja związana z ewidencją ludności i dowodami osobistymi prowadzona była zgodnie z przepisami, obieg dokumentacji służącej do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych odbywał się prawidłowo. Zdarzenia wynikające z ruchu ludności, a także ze zmian osobowych (służące do aktualizacji zbiorów meldunkowych) wprowadzane były do gminnej bazy danych. Stwierdzono, że zastosowany przez kontrolowany Urząd program informatyczny do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wszystkie wymagania w zakresie gromadzenia danych, określonych w art. 44a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). Do Ośrodka Informatyki Zakładu Obsługi Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (obsługującego wojewódzki zbiór meldunkowy prowadzony w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie) stosowną dokumentację przekazywano w terminie określonym w 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). Stwierdzono natomiast, iż przekazywanie urzędowi skarbowemu wykazów osób zmarłych nie zawsze odbywało się zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z późn. zm.), czyli w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu. W sporadycznych przypadkach przyjmowano od osób wykonujących obowiązek meldunkowy formularze meldunkowe, które nie zawierały wszystkich danych wymaganych 2

3 przepisem art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Stwierdzono też, iż prowadząc postępowania administracyjne o wymeldowanie osób niezamieszkałych w miejscu pobytu, nie przestrzegano przepisów art kpa; pominięto bowiem uzasadnienie prawne w decyzjach administracyjnych o umorzeniu postępowania. Kontrola wykazała ponadto, iż w kilku przypadkach, wydając poświadczenie zameldowania osobie trzeciej, nie żądano przedłożenia pełnomocnictwa do działania w imieniu wnioskodawcy. W jednym przypadku zasadnie przekazano według właściwości wniosek o udostępnienie danych osobowych, jednocześnie w postanowieniu tym nieprawidłowo podano organ wyższego stopnia właściwy do rozpatrzenia zażalenia na to postanowienie, czym naruszono art kpa. Odnośnie spraw z zakresu dowodów osobistych w sporadycznych przypadkach stwierdzono, iż wnioski o wydanie dowodu osobistego w części adnotacje urzędowe nie zostały potwierdzone w zakresie odpowiednich danych przez USC w Wolbromiu w celu potwierdzenia zgodności danych zawartych we wniosku z aktem stanu cywilnego, w sytuacji gdy odpis aktu urodzenia lub odpis skrócony aktu małżeństwa został sporządzony w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dowodu osobistego, czym naruszono przepis 1 pkt 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). Sprawy obywateli załatwiane były prawidłowo i terminowo poprzez wydawanie dowodów osobistych, wydawanie zaświadczeń i udostępnianie danych z gminnego zbioru meldunkowego. Przeprowadzona kontrola wykazała prawidłowe zabezpieczenie bloczków mandatowych przed kradzieżą lub zniszczeniem, przestrzeganie przez kontrolowaną jednostkę obowiązujących przepisów prawa w zakresie prowadzenia księgi druków ścisłego zarachowania, terminowe rozliczanie się z pobranych i wykorzystanych bloczków mandatowych, a także kompletne i czytelne wypełnianie przez funkcjonariuszy blankietów mandatów karnych. Powszechny obowiązek obrony RP Przeprowadzona kontrola realizacji zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP i przepisów wykonawczych do tej ustawy wykazała, naruszenie przepisów: 13 ust. 1 rozporządzenia Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 22 grudnia 2005 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. z 2006 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.), bowiem wysłano z uchybieniem 3-dniowego terminu zawiadomienie do wójta właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego o zgłoszeniu się poborowego do poboru w miejscu pobytu czasowego trwającego ponad 2 miesiące. 16 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej, ponieważ teczka aktowa Organizacja poboru i rejestracji przedpoborowych została założona niezgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt stanowiącym załącznik Nr 4 do Instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. 17 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej, gdyż zawiadomienia o zgłoszeniu się poborowych po raz pierwszy do poboru w miejscu pobytu czasowego nie były zarejestrowane w spisie 3

4 spraw teczki aktowej Zawiadomienia o ujęciu do listy poborowych i o zgłoszeniu się do poboru. Rolnictwo Kontrolą objęto realizację zadań zleconych obligatoryjnie gminie z zakresu produkcji roślinnej oraz zadań związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych W zakresie realizacji zadań z produkcji roślinnej kontrola wykazała, że w Urzędzie Miasta i Gminy w Wolbromiu w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2006 r. w sposób zasadniczo poprawny realizowane były zadania wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii, przy czym w toku kontroli stwierdzono uchybienie polegające na przytoczeniu nieaktualnej podstawy prawnej w opracowanym w 2006 roku ogłoszeniu o całkowitym zakazie uprawy maku i konopi w tym również na tzw. potrzeby własne. W zakresie realizacji zadań związanych z likwidacją skutków klęsk żywiołowych nieprawidłowości nie stwierdzono. W toku kontroli ustalono, że na usuwanie skutków klęsk żywiołowych Miasto i Gmina Wolbrom, otrzymała w 2006 r. z rezerw celowych budżetu państwa dotacje w wysokości zł w wyniku, czego zrealizowała prace mające na celu odbudowę przedmiotowych obiektów zniszczonych w wyniku klęski żywiołowej w 2001 roku. W dniu 21 kwietnia 2007 r. przeprowadzono wizję w terenie na przedmiotowych obiektach stwierdzając ich wykonanie. Ewidencja działalności gospodarczej Przedmiotem kontroli objęto ewidencjonowanie działalności gospodarczej w trybie ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz. 1178, z późn. zm.), wykonywanie funkcji pomocniczych związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego, określonych w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209, z późn. zm.), oraz realizowanie zadań dotyczących wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, określonych w ustawie z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231, z późn. zm.). Ewidencja działalności gospodarczej prowadzona była w formie elektroniczniej od przełomu roku Wcześniej prowadzona była manualnie. Jak stwierdzono podczas kontroli numeracja od była dwukrotnie zastosowana. Do dnia kontroli nie była znana ilość zarejestrowanych przedsiębiorców, gdyż w latach ubiegłych, wprowadzając dane do elektronicznego rejestru zapisy odręczne dotyczące podwójnej numeracji potraktowano w sposób niezwykle dowolny. Sprawa ta została szczegółowo opisana w protokole. W kontrolowanym okresie dokonano ogółem 470 wpisów do ewidencji, z tego nowych wpisów 149, wpisów zmieniających 175 oraz wykreślających (wydane decyzje) 146. Spośród zgłaszających podjęcie działalności gospodarczej, z możliwości równoczesnego złożenia wniosku o nadanie statystycznego numeru identyfikacyjnego w systemie Regon w kontrolowanym okresie nie skorzystała żadna osoba. Interesanci na bieżąco zaopatrywali się w druki wniosku RG-1. Również nie odnotowano przypadku przesłania stosownych wypełnionych druków o nadanie NIP, choć wielokrotnie przedsiębiorcy zaopatrywali się w nie w Urzędzie. Stwierdzono, że Urząd dysponuje wymaganymi formularzami druków (wniosku RG-1 i zgłoszeń NIP) na stanowiskach pracy i dodatkowo w Biurze Obsługi Klienta. 4

5 Przed wpisaniem do ewidencji nie badano czy wobec zgłaszającego nie został wydany sądowy zakaz wykonywania działalności. W trakcie kontroli zwrócono uwagę na tę nieprawidłowość. Propozycja by w zgłoszeniu znalazła się formuła treści: oświadczam, że nie został wobec mnie orzeczony sądowy zakaz wykonywania wymienionej wyżej działalności została zastosowana w drukach już w dniu kontroli, w związku z czym, odstępuję od formułowania zaleceń w tym zakresie. Odnośnie wszystkich wydanych w kontrolowanym okresie zaświadczeń ustalono, iż jako podstawę wydania podawano art.104 kpa, a powinien być tylko art. 7a i b ustawy prawo działalności gospodarczej. Numer Pesel był uwidaczniany na wydawanych zaświadczeniach, co było kolejnym uchybieniem. W końcowych akapitach zaświadczenia wpisano uwagi odnośnie upoważnienia burmistrza do wydania decyzji i terminie wniesienia odwołania do SKO, co było zbędne. W rozdzielniku nie wpisano Urzędu Skarbowego i Statystycznego, których informowanie o rozpoczęciu działalności było ustawowym obowiązkiem. Każda kopia była opieczętowana pieczęcią okrągłą. Nieprawidłowo w punkcie 3 zaświadczenia - miejsce i adres zakładu głównego wpisywano teren całego kraju. Nieważne wpisy do ewidencji działalności gospodarczej miała nieznana ilość przedsiębiorców, gdyż dane z manualnej ewidencji przedsiębiorców zostały przepisane w roku 1995 do programu komputerowego w sposób całkowicie dowolny, co nie pozwala stwierdzić ilu przedsiębiorców wpisano do ewidencji faktycznie, ilu z niej wykreślono i ile wykreśleń z dawnych lat jest koniecznych do wprowadzenia. Dopiero uzupełnienie bazy danych (poprzedzone skompletowaniem dokumentów) może doprowadzić do wszczęcia postępowań administracyjnych, zmierzających do wykreślenia nieważnych wpisów z urzędu. Wykreślenia z ewidencji były załatwiane prawidłowo, to znaczy poprzez wydanie decyzji administracyjnej. Decyzje te przesyłano do wiadomości urzędom: skarbowemu i statystycznemu w dniu odbioru przez przedsiębiorcę, tj. jeszcze przed uprawomocnieniem, co było niezgodne z art.7 g ust. 2 ustawy - Prawo działalności gospodarczej. Ewidencja działalności gospodarczej, która jest jawna, udostępniana była zainteresowanym, co w praktyce realizowano przede wszystkim poprzez udzielanie pisemnych i ustnych-telefonicznych informacji o wpisach do tej ewidencji. W kontrolowanym okresie udzielono 253 pisemnych informacji o poszukiwanych przedsiębiorcach. Pisma w tych sprawach były rejestrowane i zgromadzone zbiorczo w oddzielnych segregatorach. Dostępne na stanowisku pracy dokumenty były jednak gromadzone w wielu zbiorach, a wykorzystanie ewidencji elektronicznej w wielu przypadkach nie było możliwe, ze względu na opisane wyżej braki. Określone czynności pomocnicze związane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego realizowane były w stopniu wystarczającym. Na stanowisku pracy dostępna była do wglądu dla zainteresowanych Polska Klasyfikacja Działalności. Również dostępne były formularze wniosków i załączników służące do rejestracji spółki jawnej (m.in. o symbolach: KRS-W1, KRS-WM, KRS-WB, KRS-ZN). Pomimo tego żaden z przedsiębiorców z nich nie skorzystał. Niezbędne zapisy dotyczące realizacji powyższego zadania wpisane były do zakresów czynności właściwych pracowników Urzędu. Brak jednak było odpowiedniego zapisu w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy Wolbrom. W kontrolowanym okresie kontrolowany Urząd otrzymał 3 informacje z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego. Ewidencja wpływających informacji prowadzona była odręcznie. W kontrolowanym okresie Burmistrz wydał 157 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w tym 28 zezwoleń jednorazowych realizując wszystkie złożone wnioski 5

6 spełniające wymogi art. 18 ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. 2002, Nr 147, poz z późn. zm.). Wydane dla placówek handlowych i gastronomicznych zezwolenia ewidencjonowane były odręcznie w księdze rejestr zezwoleń alkoholowych. Odnotowywano tam zezwolenia wydane w danym roku, według kolejności wydawania dla danego przedsiębiorcy, z podaniem adresu. W odnośne rubryki wpisane były zezwolenia wydane ze względu na zawartość alkoholu i termin ich ważności. W kolejne rubryki nie wpisywano kwot należnych do uiszczenia opłat. Wnioski wraz z załącznikami, opinią Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i wydane zezwolenia zgromadzone były w segregatorach, wpinane narastająco w każdym roku. Oświadczenia o wartości sprzedaży w roku ubiegłym i wydane zaświadczenia o wniesieniu kolejnej raty (wydawane każdorazowo), ułożone alfabetycznie, znajdowały się w odrębnym segregatorze. W dokumentach tych nie znajdowały się wyliczenia będące podstawą wniesionych opłat. Informację o wniesieniu kolejnej raty dodatkowo otrzymywano jako wydruk z Referatu Rachunkowości. Decyzje o wygaśnięciu przechowywane były w oddzielnej teczce. Taki sposób przechowywania dokumentacji wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych nie pozwala na szybkie zapoznanie się z całością sprawy. W toku kontroli omówiono w formie instruktażowej niektóre kwestie formalnoprawne związane z prowadzeniem ewidencji i realizowaniem znowelizowanych przepisów prawnych, zwłaszcza ustawy - Prawo działalności gospodarczej i ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Rozpatrywanie skarg i wniosków Zgodnie z 5 pkt 4 Statutu Urzędu Miasta i Gminy w Wolbromiu, stanowiącym załącznik do Uchwały Nr XLIV/294/06 Rady Miejskiej w Wolbromiu z dnia 11 sierpnia 2006 r. do zadań Urzędu należy kompleksowa obsługa organów Gminy umożliwiająca im wykonywanie zadań w ramach kompetencji, a w szczególności zapewnienie im możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków. Szczegółowe zapisy odnośnie rozpatrywania skarg i wniosków uregulowano w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy w Wolbromiu, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 24/2006 Burmistrza Miasta i Gminy Wolbrom z dnia 27 grudnia 2006 r. Zgodnie z zawartymi tam zapisami rozpatrywanie interwencji, skarg, wniosków i postulatów obywateli oraz udzielanie na nie odpowiedzi należy do wspólnych zadań wydziałów, nadzór natomiast w tym zakresie sprawuje Sekretarz. Odpowiedzi na skargi obywateli zastrzeżone są do podpisu Burmistrza. Przyjęcia stron w ramach skarg i wniosków uregulowano w 16 Regulaminu Pracy Urzędu Miasta i Gminy Wolbrom, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 100/A/2005 Burmistrza Miasta i Gminy Wolbrom z dnia 31 października 2005 r. Zgodnie z jego zapisami Burmistrz Miasta i Gminy Wolbrom, Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Wolbrom przyjmują interesantów w tym zakresie w środy w godzinach od 9.00 do Informacja tej treści znajduje się w widocznym miejscu w budynku Urzędu. Ustalone w opisany wyżej sposób godziny przyjęć nie spełniają wymogów zawartych w art kpa, który stanowi, iż dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. 6

7 W toku kontroli ustalono, iż w Urzędzie Miasta i Gminy Wolbrom prowadzone są oddzielne rejestry dla skarg i wniosków rozpatrywanych przez Burmistrza oraz Radę Miejską. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków rozpatrywanych przez Burmistrza powierzono Pani Danucie Banyś inspektorowi w Wydziale Ogólno-Administracyjnym Urzędu Miasta i Gminy w Wolbromiu, w której zakresie czynności zawarto stosowny zapis. W toku kontroli ustalono, iż prowadzony był oddzielny rejestr dla skarg oraz oddzielny rejestr dla wniosków, co jest sprzeczne z zapisem 21 ust. 1 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, wprowadzonej Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U r., Nr 112, poz. 1319). Przepis ten przewiduje bowiem, iż w Urzędzie prowadzony jest jeden rejestr skarg i wniosków, jako rejestr kancelaryjny. Dla rejestru tego Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, który stanowi załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej przewiduje jeden symbol i jedno hasło klasyfikacyjne 0560 Rejestr skarg i wniosków. Przedstawione do kontroli rejestry skarg i wniosków stanowiły w rzeczywistości jedynie spisy spraw, które nie były opisane zgodnie z podaną wyżej klasyfikacją. Ponadto w spisach tych nie odnotowywano ani danych dotyczących daty wszczęcia i ostatecznego załatwienia sprawy, ani komórek organizacyjnych rozpatrujących daną sprawę, czy też sposobu jej załatwienia, czym naruszono art. 254 kpa, który nakazuje skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestrować i przechowywać w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. Do rejestru wniosków wpisano 13 spraw, przy czym w pozycjach 6 i 8 brak jakichkolwiek danych (pozycje są puste) oraz jakichkolwiek dokumentów. Badaniu poddano wszystkie przedstawione do kontroli sprawy. W toku kontroli ustalono, iż żadna sprawa nie została prawidłowo zakwalifikowana jako wniosek nie spełniała bowiem przesłanek określonych dla tej kategorii spraw przez art. 241 kpa. Część spraw stanowiły wnioski o udostępnienie informacji publicznej, inne dotyczyły m. in. danych z ewidencji działalności gospodarczej, zakłócania ciszy nocnej, czy udostępnienia dokumentacji dotyczącej postępowania prowadzonego przez organy prokuratury. Do rejestru skarg wpisano 4 pozycje. Badaniu poddano wszystkie przedstawione do kontroli sprawy, które zgodnie z art. 227 kpa zostały zakwalifikowane jako skargi. Nie wnosi się zastrzeżeń odnośnie trybu, sposobu oraz terminowości rozpatrzenia przedmiotowych spraw. Jednakże odnośnie skarg zarejestrowanych w pozycjach 3 i 4 rejestru (spisu spraw) stwierdzono naruszenie przepisów 18 ust. 5, 16 ust. 3 oraz 17 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. W toku kontroli omówiono w formie instruktażowej kwestie przyjmowania, rozpatrywania oraz rejestrowania skarg i wniosków, odnośnie, których stwierdzono nieprawidłowości, w szczególności, jeśli chodzi o stosowne przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46) oraz instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Działając w oparciu o art. 15 pkt. 2 i art. 25 ustawy z 5 czerwca z 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z późn. zm.), w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami proszę o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie poprzez: 7

8 w zakresie rejestracji stanu cywilnego 1) Przestrzeganie zasad określonych w art. 62 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) i art. 88 i 25 ustawy z dnia 25 lutego 1964 roku Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) przy zamieszczaniu danych o nazwiskach małżonków i dzieci pochodzących z małżeństwa w aktach stanu cywilnego sporządzonych na podstawie decyzji o wpisie do polskich ksiąg aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą. 2) Przyjmowanie podań o wydanie odpisów lub zaświadczeń z akt stanu cywilnego w sposób pozwalający na ustalenie czy wnioskodawca jest uprawniony do otrzymania dokumentu na podstawie art. 83 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 3) Przyjmowanie podań w sprawie zmiany imion i nazwisk w sposób pozwalający na ustalenie zgodności postępowania wyjaśniającego z art. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 roku Nr 233, poz. 1992), tj. odnotowywanie danych dotyczących dokumentów stwierdzających tożsamość i obywatelstwo wnioskodawców, lub sporządzanie kserokopii tych dokumentów. w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych 4) Przyjmowanie od osób wykonujących obowiązek meldunkowy kompletnie wypełnionych formularzy meldunkowych zgodnie z przepisami art. 11 ust. 1 i 15 ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). 5) Wysyłanie wykazów osób zmarłych dla urzędów skarbowych zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z późn. zm.). 6) Przestrzeganie, by przy wydawaniu zaświadczeń osoby trzecie występujące w imieniu wnioskodawcy legitymowały się ich pełnomocnictwem. 7) Przestrzeganie przepisów art i art kpa przy wydawaniu decyzji i postanowień. 8) Potwierdzanie określonych danych przez USC w Wolbromiu na wnioskach o wydanie dowodu osobistego w miejscu do tego przeznaczonym (adnotacje urzędowe) w sytuacjach tego wymagających na podstawie 1 pkt 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). w zakresie powszechnego obowiązku obrony RP 9) Zawiadamianie wójta właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego o zgłoszeniu się poborowego do poboru w miejscu pobytu czasowego trwającego ponad 2 miesiące, zgodnie z 13 ust. 1 rozporządzenia Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 22 grudnia 2005 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. z 2006 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). 10) Przestrzeganie przepisów 16 ust. 1 i 17 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.), przy zakładaniu teczek i rejestrowaniu pism. 8

9 w zakresie produkcji roślinnej 11) Powoływanie w informacji ( ogłoszeniu ) o całkowitym zakazie uprawy maku i konopi w tym również na tzw. potrzeby własne podstawy prawnej obowiązującej w aktualnym stanie prawnym. w zakresie ewidencjonowania działalności gospodarczej 12) Uzupełnienie ewidencji działalności gospodarczej zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 19 listopada 1999 r.-prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz. 1178, z późn. zm.). 13) Wyłączenie z ewidencji wpisów nieaktualnych, jako zawierających dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, w oparciu o przepis art. 7f ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej. 14) Rozważenie wzmocnienia stanowiska pracy na okres kompletowania dokumentów w celu uzupełniania danych w ewidencji działalności gospodarczej. 15) Uzupełnienie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Wolbromiu o wykonywanie zadań (czynności) pomocniczych związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego-rejestru przedsiębiorców - określonych w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209, z późn. zm.). 16) Skompletowanie dokumentacji wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w sposób pozwalający na szybkie zapoznanie się z całością sprawy. 17) Przestrzeganie w postępowaniu ewidencyjnym przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków między gminnych, m. in. w zakresie rejestracji spraw oraz zamieszczania pieczęci urzędowej na wydawanych zaświadczeniach o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków 18) Prowadzenie rejestru skarg i wniosków zgodnie z 21 ust. 1 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, tj. jako jeden rejestr kancelaryjny. 19) Rejestrowanie i przechowywanie skarg i wniosków oraz związanej z nimi dokumentacji zgodnie z wymogami art. 254 kpa, tj. w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych spraw. 20) Rejestrowanie skarg i wniosków w rejestrze kancelaryjnym zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, w tym w szczególności 18 ust. 5, 16 ust ) Rejestrowanie w rejestrze skarg i wniosków jedynie spraw spełniających określone dla tej kategorii spraw przesłanki wynikające z art. 227 oraz art. 241 kpa. 22) Dostosowanie przyjęć interesantów w ramach skarg i wniosków do wymogów art kpa, który stanowi, iż dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. O sposobie realizacji wniosków proszę poinformować mnie, za pośrednictwem Wydziału Kontroli i Audytu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. /-/ Maciej Klima 9