PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy i Miasta Miechów. Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy i Miasta Miechów (ul. Sienkiewicza 25, Miechów).

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO.IV PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy i Miasta Miechów Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy i Miasta Miechów (ul. Sienkiewicza 25, Miechów). Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Krzysztof wierczek, wybrany na to stanowisko w dniu 12 listopada 2006 r., w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezporednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z pón. zm.). Kontrol w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych przeprowadzili w dniu 21 padziernika 2010 r. upowanieni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie: Katarzyna Latała starszy inspektor w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia WO.IV z dnia 13 padziernika 2010 r. Dariusz Okoski starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia WO.IV z dnia 13 padziernika 2010 r. [Dowód: akta kontroli str ] Kontrol objto okres od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urzd Gminy i Miasta Miechów, zwany w dalszej czci niniejszego protokołu Urzdem, zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były jako zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyej ustawy. Kontrola obejmowała take weryfikacj przekazanej przez Urzd Gminy i Miasta Miechów informacji o iloci spraw dotyczcych realizacji zada zleconych w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych oraz rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk prowadzonych w pierwszym półroczu 2009 r. Ustalenia z kontroli Sprawy z zakresu ewidencji ludnoci prowadzone były przez Pana Michała Przywarskiego inspektora. Sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były przez Pani Katarzyn Łazarczyk inspektora. Pan Michał Przywarski w razie swej nieobecnoci zastpowany był przez Pani Katarzyn Łazarczyk. Natomiast Pani Katarzyna Łazarczyk zastpowana była przez Pani Magdalen Masłowsk. Wyjanie kontrolujcym udzielali:

2 Pan Michał Przywarski - w zakresie ewidencji ludnoci, prowadzonych postpowa administracyjnych oraz weryfikacji informacji o iloci załatwionych spraw, Pani Katarzyna Łazarczyk - w zakresie dowodów osobistych oraz weryfikacji informacji o iloci załatwionych spraw. Badaniami kontrolnymi objto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL), udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. Urzd w okresie objtym kontrol prowadził ewidencj ludnoci w systemie teleinformatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako zbioru danych stałych mieszkaców, zbioru danych byłych mieszkaców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Zbiór danych stałych mieszkaców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkaców w obowizujcym układzie terytorialnym z uwzgldnieniem podziału według miejscowoci, ulic, numeru domu i lokalu, a w przypadku wsi według miejscowoci i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkaców w systemie kartotecznym równie był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były karty osób, które wymeldowały si i nie zameldowały w nowym miejscu, karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej, karty osób, które wymeldowały si na stałe za granic, karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice prowadzony był w formie kartoteki ułoonej ze zgłosze meldunkowych w obowizujcym porzdku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujcych obowizek zameldowania na ten pobyt, czyli zgodnie z przepisem 28 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz z pón. zm.). W systemie teleinformatycznym ewidencja ludnoci prowadzona była w oparciu o program firmy RADIX. Stwierdzono, i zastosowany w Urzdzie program do prowadzenia ewidencji ludnoci spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, okrelonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). 2

3 W dniu 31 grudnia 2009 r. w Gminie zameldowanych było stałych mieszkaców, w tym 5 cudzoziemców. W dniu 30 czerwca 2010 r. liczba stałych mieszkaców wynosiła 19785, w tym 6 cudzoziemców. Na pobyt czasowy ponad 3 miesice zameldowane były w dniu 31 grudnia 2009 r. 373 osoby, w tym 2 cudzoziemców, a w dniu 30 czerwca 2010 r. 407 osób, w tym 5 cudzoziemców. Natomiast w dniu 31 grudnia 2009 r. na pobyt czasowy do 3 miesicy zameldowane były 36 osoby, w tym 6 cudzoziemców, a w dniu 30 czerwca 2010 r. 20 osób, w tym 4 cudzoziemców. W okresie objtym kontrol w Urzdzie przyjto 467 zgłosze pobytu stałego oraz 255 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 369 zgłosze pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice oraz zameldowano 56 osób na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Z urzdów stanu cywilnego wpłynły: 302 odpisy skrócone aktów urodzenia, 276 odpisów skróconych aktów małestwa i 369 odpisów skróconych aktów zgonu. W 304 przypadkach kontrolowany Urzd zwrócił si do Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji o nadanie lub wymian numeru PESEL i wymiana lub nadanie numeru ewidencyjnego nastpiło. Wszystkie powysze zdarzenia stanowiły podstaw do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. W kontrolowanym okresie do Urzdu wpłynło 17 zawiadomie o zmianie nazwiska oraz 6 zawiadomie o zmianie imienia. Aktualizacja odbywała si take w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzee. Poddano kontroli odpisy skrócone aktów urodzenia o numerach: 193/2010, 192/2010, 620/2009, 613/2009, 621/209 wydane przez USC w Miechowie oraz 2604/2010, 2324/2010/NH wydane przez USC w Krakowie. Stwierdzono, e do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewntrznych i Administracji. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si w sposób okrelony w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszajce pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zawiadczenie potwierdzajce dopełnienie tej czynnoci. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia słuce do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolujc wyrywkowo: 10 zgłosze pobytu stałego, 10 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego oraz 10 zgłosze pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice pod wzgldem poprawnoci ich wypełnienia, stwierdzono, e zgłoszenia te w wikszoci zawierały wymagane wpisy. Jednake w 1 przypadku na tych zgłoszeniach brak było nazwiska rodowego jednego z rodziców, w 1 przypadku nie wpisano miejsca urodzenia, w 7 przypadkach nie wpisano obywatelstwa oraz w 12 przypadkach nie podano daty wanoci dokumentu stwierdzajcego tosamo. Równie w oparciu o powysze zgłoszenia meldunkowe sprawdzono prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, e zgłoszenia te zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. 3

4 Kontrolowany Urzd przekazywał do Wojewody Małopolskiego informacje dotyczce zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych. Do kontroli terminowoci przekazywania ww. informacji wytypowano przesyłki z okresu: r. oraz r. Kontrola wykazała, i został zachowany 5-dniowy termin przekazywania tych danych zgodnie z przepisem 7 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). Kontrolowany Urzd sporzdzał i przekazywał do Urzdu Skarbowego w Miechowie wykazy zmarłych mieszkaców gminy. Do kontroli terminowoci przekazywania danych do Urzdu Skarbowego w Miechowie wytypowano 6 odpisów skróconych aktów zgonu o niej wymienionych numerach: 591/2009, 613/2009, 614/2009, 156/2010, 158/2010 wydanych przez USC w Miechowie oraz 2031/2009/NH wydany przez Urzd Stanu Cywilnego w Krakowie. Kontrola wykazała, e informacje o zgonie mieszkaca gminy przekazywane były zgodnie z przepisem art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón. zm.), czyli w terminie 14 dni od otrzymania aktu zgonu. Kontrolowany Urzd zawiadamiał właciwego wojskowego komendanta uzupełnie o zmianach adresowych osób podlegajcych wojskowemu obowizkowi meldunkowemu. Okazane do kontroli dokumenty (zgłoszenia pobytu stałego przyjte w dniu 9 wrzenia 2009 r., 15 stycznia 2010 r. oraz 16 lutego 2010 r. od osób podlegajcych temu obowizkowi) zostały sprawdzone pod wzgldem terminowoci wysyłania ww. zawiadomie. Kontrola wykazała, e zawiadomienia o zgłoszeniu zmiany wysyłane były do wojskowego komendanta uzupełnie zgodnie z przepisem 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz z pón. zm.), tj. w cigu 3 dni od dnia dopełnienia obowizku meldunkowego. Kontroli poddano postpowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.), ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów dotyczcych terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W okresie objtym kontrol dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci zostały w Urzdzie załoone teczki aktowe o znaku: SO Decyzje dotyczce wymeldowa oraz SO Decyzje dotyczce zameldowa. W 2009 r. w spisie spraw dla teczki SO zarejestrowanych zostało 26 spraw, z których 8 zakoczono poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu, 3 o odmowie wymeldowania, 15 o umorzeniu postpowania. W spisie spraw dla teczki SO zarejestrowane zostały 2 sprawy, z których jedn zakoczono wydaniem przez Burmistrza Gminy i Miasta Miechów decyzji orzekajcej o zameldowaniu na pobyt stały osoby objtej tym wnioskiem, za drug spraw pozostawiono bez rozpoznania (niekompletny wniosek - mimo wezwania strony do jego uzupełnienia brak nie został usunity). Z kolei w pierwszym półroczu 2010 r. w spisie spraw dla teczki SO zostało zarejestrowanych 16 spraw, z których 4 postpowania administracyjne zakoczono poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu, 1 o odmowie 4

5 wymeldowania, 4 o umorzeniu postpowania, 7 postpowa meldunkowych w dniu kontroli pozostawało w toku załatwienia. Natomiast w spisie spraw dla teczki SO zarejestrowano jedno postpowanie, na dzie kontroli bdce w toku. Do kontroli wytypowano 10 postpowa meldunkowych o numerach: SO /2009, SO /2009, SO /2009, SO , SO , SO , SO , SO , SO oraz SO Badajc powysze akta stwierdzono, e w postpowaniach znak: SO /2009, SO , SO organ orzekajcy w sprawie naruszył przepis art. 28 k.p.a. gdy nie ustalił prawidłowego krgu stron danego postpowania, bowiem wszczynajc postpowanie, nie zadał od wnioskodawców aktualnego wypisu z ksig wieczystych. Sprawa znak: SO została prawidłowo rozstrzygnita w trybie przepisu art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu. W niniejszej sprawie został przez sd ustanowiony w trybie przepisu art k.p.a. przedstawiciel dla osoby nieobecnej jednake organ meldunkowy nie powiadomił kuratora na podstawie przepisu art k.p.a. o wszczciu przedmiotowego postpowania. W sprawach o numerach: SO , SO , SO , SO zamiast w myl przepisu art k.p.a. zawiadomi strony o wszczciu postpowania niewłaciwie uyto sformułowania i powiadomiono je o podjciu postpowania. W sprawach o sygn. akt: SO , SO , SO , zasadnie umorzono postpowania w oparciu o przepis art k.p.a. z uwagi na fakt, i strony same dokonały wymeldowania si z miejsca pobytu stałego, jednake w uzasadnieniu decyzji nie została przytoczona tre przepisu art k.p.a., który stanowił podstaw prawn wydanego rozstrzygnicia czym naruszono przepis art k.p.a. Sprawy znak: SO /2009 oraz SO /2009 zostały umorzone w oparciu o przepis art k.p.a. z uwagi na fakt, i wnioskodawcy w toku postpowania zwrócili si o wycofanie Ich wniosku o wymeldowanie danej osoby. Sprawy te winny by rozstrzygnite merytorycznie w oparciu o przepis art. 15 ust. 2 o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. W sentencjach kontrolowanych decyzji zawarta była prawidłowa podstawa prawna rozstrzygnicia. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o rodku zaskarenia. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. Urzd posiadał 2 zestawy komputerowe do realizacji dowodów osobistych. Kart dostpu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 3 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 1289 dowodów osobistych. Do wymiany pozostało jeszcze 210 ksieczkowych dowodów osobistych (stan na dzie kontroli). Według owiadczenia pracownicy liczba ta dotyczyła osób, które przebywaj poza granicami kraju. Dane zawarte we wnioskach o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdujcymi si w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi 5

6 w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłoenie takiego dokumentu przez osob wnioskujc było niezbdne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o niej wymienionych numerach formularzy: E , E , E , E , E , E Stwierdzono, e wnioski te zostały przyjte prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a take przy jego odbiorze. Przy wrczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowo jego wystawienia. Osoba odbierajca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w czci B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty był uniewaniany i zwracany wnioskodawcy zgodnie z 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz. 1182), a od dnia 24 marca 2009 r. zgodnie z 22 ust. 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich uniewaniania, wymiany zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzdu za porednictwem Komendy Powiatowej Policji w Miechowie. W kontrolowanym okresie Urzd w 33 przypadkach poredniczył w wydawaniu dowodów osobistych. W 22 przypadkach Burmistrz Gminy i Miasta Miechów, bdc właciwym do wydania dowodu osobistego, otrzymał wnioski o wydanie dowodu osobistego od innego organu w celu jego realizacji. Dokumentacja stanowica podstaw do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 6 kopert dowodowych wydanych dowodów osobistych (ASR , ASS , AST , AST , ASR , ASW ) pod wzgldem kompletnoci, a take prawidłowoci wydawania dowodów osobistych. Ustalono, e dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna. Na podstawie ww. dowodów osobistych sprawdzono aktualizacj danych w gminnym zbiorze meldunkowym - stwierdzajc, i stosowne czynnoci w tej materii zostały wykonane prawidłowo. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pón. zm.) - oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, dat urodzenia, numerem PESEL oraz seri i numerem dowodu osobistego. W okresie objtym kontrol Urzd na danie otrzymał z innych urzdów gmin w celu połczenia dokumentacji 154 koperty dowodowe, a wysłał w tym samym celu 237 kopert dowodowych. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzdu wpłynło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej wezwanie to umieszczano w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. 6

7 Wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w zwizku z wymian i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, zarówno w systemie teleinformatycznym jak i w systemie kartotecznym. Urzd przekazywał zgłoszenia aktualizacyjne (NIP-3) naczelnikowi urzdu skarbowego właciwego dla podatnika, w obowizujcych terminach, zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1b ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón. zm.), czyli w terminie 7 dni od dnia złoenia przez podatnika tego zgłoszenia, lecz fakt ten nie był udokumentowany. W okresie objtym kontrol zostały zgłoszone w Urzdzie 283 utraty dowodów osobistych. W sprawach tych, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, wydane zostały przez Urzd stosowne zawiadczenia. Zawiadomienia wraz z dowodami osób zmarłych (w sytuacji gdy osoba zawiadamiajca nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłe) przesyłane były z urzdów stanu cywilnego i na ich podstawie dowody osób zmarłych uniewaniano w SOO (w przypadku dokumentów nowego wzoru) lub kasowano w ewidencji kartotecznej (w przypadku ksieczkowych dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. przechowywany był kopercie dowodowej. W wyniku kontroli aktów stanu cywilnego o numerach: 97/2009, 206/2009, 51/2010 wydane przez USC w Miechowie, 133/2010 wydany przez USC w Nowym Tomylu oraz 13/2010 wydany przez USC w Zielonkach - stwierdzono, e dowody osobiste osób zmarłych uniewaniono w systemie SOO zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt. 3 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, tj. z dniem zgonu jego posiadacza. Formularze do wydania dowodów osobistych, jako druki cisłego zarachowania, oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkacom Gminy, a take karty dostpu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w sejfie. W wyniku przeprowadzonej w Urzdzie w dniu 20 lutego 2004 r. kontroli sprawdzajcej sposób wykonania zalece pokontrolnych z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych wydanych w wystpieniu Wojewody Małopolskiego z dnia 10 czerwca 2003 r., znak: DG.II /03, pismem z dnia 26 marca 2004 r. Wojewoda Małopolski ponownie zalecił: - prawidłowe znakowanie spraw załatwianych na stanowisku ewidencji ludnoci, - wydanie decyzji na postawie przepisu art. 105 k.p.a. o umorzeniu postpowania w sprawie znak: SO.III.5110/7/02, - przestrzeganie przepisów Kodeksu postpowania administracyjnego podczas prowadzenia postpowa administracyjnych w sprawach meldunkowych. W trakcie kontroli stwierdzono wykonanie dwóch pierwszych zalece pokontrolnych - bowiem na stanowisku ewidencji ludnoci prawidłowo realizuje si przepisy instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych jak równie w dniu 26 kwietnia 2004 r. została wydana decyzja o umorzeniu postpowania w sprawie znak: SO.III.5110/7/02. Natomiast podczas prowadzenia postpowa administracyjnych 7

8 w sprawach meldunkowych nadal dochodzi do naruszenia przepisów Kodeksu postpowania administracyjnego. Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania iloci spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej zadeklarowanych przez Urzd z faktyczn iloci spraw zrealizowanych w I połowie 2009 roku. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowicej załcznik do niniejszego protokołu. W wyniku weryfikacji dokonano nastpujcych ustale szczegółowych. Urzd Stanu Cywilnego: Weryfikacj oparto na podstawie prowadzonych w Urzdzie w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 roku teczek aktowych: USC Zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, USC.5133 Zawiadczenia stwierdzajce brak okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa, USC.5131 Zezwolenie na zawarcie małestwa przed upływem ustawowego terminu, USC.5135 Postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego, USC.5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, USC.5142 Za wiadczenia o wpisach dokonanych w ksigach stanu cywilnego lub ich braku, USC.5153 Statystyka urodze, małestw i zgonów, USC.5152 Odtwarzanie treci aktów stanu cywilnego sporzdzonych za granic, USC.5150 Wpisywanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego, USC.5025 Korespondencja z konsulatami, USC.5139 Postpowanie, decyzje i zawiadomienia w sprawie zmiany imion i nazwisk, USC.5145 Medale za 50-lecie poycia małeskiego. W wyniku kontroli stwierdzono rozbienoci pomidzy iloci spraw zadeklarowan i faktyczn iloci załatwionych spraw przez Gmin w wykazie zada z zakresu administracji rzdowej zrealizowanych w I półroczu 2009 roku w czci III Urzd Stanu Cywilnego w pozycji 1 Sporzdzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małestwa, zgony) zadeklarowano 698 zdarze, a winno by 705. Wyjanienia dotyczce opisanych wyej rozbienoci zawarte s w wyjanieniach Burmistrza Gminy i Miasta Miechów. [Dowód: akta kontroli str ] 8

9 Ewidencja Ludnoci/ Dowody osobiste Weryfikacj oparto na podstawie prowadzonych w Urzdzie w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 roku teczek aktowych: SO.5112 Wykaz osób zmarłych wysyłanych do urzdów skarbowych, SO.5114 Ruch ludnoci, SO.5114/1 Powiadczenia zameldowania, SO.5119 Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów i urzdów, SO.5119A MSWiA wydruki PESEL, SO.5150 Decyzje dotyczce zameldowa, SO Decyzje dotyczce wymeldowa, SO.5118 Udostpnienie danych osobowych, SO.5121 Nadzór MUW, SO.5122 Wysyłanie kopert dowodowych i zapotrzebowanie na koperty, SO.5123 Decyzje w sprawach dowodów osobistych, SO.5124 Odwołania od decyzji w sprawach dowodów osobistych, SO.5125 Udostpnianie danych, SO.5126 Porednictwo dowodowe, oraz na podstawie przeliczonych zgłosze meldunkowych, odpisów aktów stanu cywilnego, wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydanych zawiadcze oraz otrzymanych zawiadomie o utracie tych dokumentów. W wyniku kontroli stwierdzono rozbienoci pomidzy iloci spraw zadeklarowan i faktyczn iloci załatwionych spraw przez Gmin w wykazie zada z zakresu administracji rzdowej zrealizowanych w I półroczu 2009 roku. W czci IV EWIDENCJA LUDNOCI w pozycji 2 Prowadzenie ewidencji ludnoci-aktualizacja i weryfikacja danych na podstawie aktów stanu cywilnego, przyjtych zgłosze meldunkowych oraz otrzymanych z innych urzdów gmin zawiadomie zadeklarowano 2000 zdarze, a winno by 839. Natomiast w pozycji 4 Wymeldowanie i zameldowanie w trybie administracyjnym oraz anulowanie czynnoci materialno-technicznej polegajcej na zameldowaniu (decyzje administracyjne) zadeklarowano 16 zdarze, a winno by 12. W czci V DOWODY OSOBISTE w pozycji 2 Wydawanie dowodów osobistych zadeklarowano 554 zdarzenia, a winno by 426. Natomiast w pozycji 3 Przyjmowanie zgłosze o kradziey lub zagubieniu dowodu, uniewanianie dowodów osobistych zadeklarowano 235 zdarze, a winno by 287. Wyjanienia dotyczce opisanych wyej rozbienoci zawarte s w wyjanieniach Naczelnika Wydziału. Na tym kontrol zakoczono [Dowód: akta kontroli str ] Informacj o niniejszej kontroli problemowej wpisano do ksiki kontroli Urzdu Gminy i Miasta Miechów pod nr 4. 9

10 Poprzez zamieszczenie w protokole niej wymienionych poucze kontrolujcy informuje o przysługujcym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złoenia kontrolerowi przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzee co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowizkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjanienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał si z treci protokołu. Do ustale zawartych w protokole nie wniesiono zastrzee / wniesiono zastrzeenia 1 ). Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Burmistrzowi Urzdu Gminy i Miasta Miechów. Kontrolujcy Kontrolowany Starszy Inspektor B U R M I S T R Z (-) Katarzyna Latała mgr Krzysztof wierczek Starszy Inspektor Wojewódzki (-) mgr Dariusz Okoski Kraków, 08 LIS Urzd Gminy i Miasta Miechów ul. Sienkiewicza 25 tel. (041) , fax NIP Miechów, 1 Niepotrzebne skreli 10