Zasady rozliczania dotacji udzielanych przez Zarzd Województwa Mazowieckiego dla organizacji pozarzdowych

Transkrypt

1 Zasady rozliczania dotacji udzielanych przez Zarzd Województwa Mazowieckiego dla organizacji pozarzdowych 1. SPRAWOZDANIE sprawozdanie kocowe z wykonania zadania publicznego: a) okrelonego w art. 4 ust. 1 pkt 1a- 24 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalnoci poytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z pón. zm.), powinno by sporzdzone na formularzu stanowicym załcznik nr 3 do rozporzdzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207), w terminie 30 dni po upływie terminu, na który umowa została zawarta. b) innego ni okrelone w art. 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalnoci poytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z pón. zm.) na formularzu jak wyej; c) okrelonego w art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalnoci po- ytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z pón. zm.), powinno by sporzdzone na formularzu wskazanym w rozporzdzeniu Ministra Polityki Społecznej z dnia 8 marca 2005 r. w sprawie okrelenia wzoru sprawozdania z realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej (Dz. U. Nr 44, poz. 428), w terminie 30 dni po zakoczeniu realizacji zadania. Rozliczenie dotacji nastpuje po zakoczeniu realizacji zadania na podstawie sprawozdania, załczonego spisu faktur (rachunków) opłaconych w całoci lub czci ze rodków pochodzcych z dotacji oraz dodatkowych materiałów. Spis wszystkich faktur (rachunków) powinien zawiera: nr faktury (rachunku), dat jej wystawienia, wysoko wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej czci została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Nabywc towaru/usługi wskazanym w fakturze musi by organizacja pozarzdowa. Kada z faktur (rachunków) powinna by opatrzona na odwrocie pieczci organizacji pozarzdowej oraz zawiera sporzdzony w sposób trwały opis zawierajcy informacje: z jakich rodków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej nalenoci. Informacja ta powinna by podpisana przez osob odpowiedzialn za sprawy dotyczce rozlicze finansowych organizacji. W przypadku wspierania zada publicznych Zleceniodawca moe da faktur (rachunków) dokumentujcych pokrycie kosztów ze rodków Zleceniobiorcy. W zwizku z tym Zleceniodawca moe rozszerzy tabel Zestawienie faktur (rachunków) w sprawozdaniu - punkt II.3 - poprzez dodanie kolumny z tego finansowanych ze rodków własnych. Do sprawozdania nie załcza si faktur (rachunków), które naley przechowywa zgodnie z obowizujcymi przepisami i udostpnia podczas przeprowadzanych czynnoci kontrolnych. Faktury powinny by udostpnione do wgldu podczas składania sprawozdania w siedzibie Urzdu lub w innym terminie wyznaczonym przez pracowników Urzdu. Do sprawozdania załczy naley równie dodatkowe materiały mogce dokumentowa działania faktyczne podjte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak równie dokumentowa konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postpowania w ramach zamówie publicznych, wycig z rachunku bankowego, na który zostały przekazane rodki finansowe z dotacji udzielonej na realizacj zadania wraz z wyszczególnieniem operacji zwizanych z jego realizacj, itd.). 1

2 Dodatkowo do sprawozdania załczy naley równie kopi przelewu potwierdzajc dokonanie zwrotu rodków finansowych z udzielonej dotacji. 2. BRAK SPRAWOZDANIA w ww. terminie (z uwzgldnieniem kilku dni na nadejcie przesyłki pocztowej) rodzi po stronie departamentu merytorycznego obowizek wezwania organizacji do złoenia sprawozdania w wyznaczonym terminie; niezastosowanie si do wezwania skutkuje koniecznoci przeprowadzenia kontroli, która moe by podstaw rozwizania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Naruszenie terminu złoenia sprawozdania przez organizacj nie moe skutkowa odmow jego przyjcia i nie moe stanowi samoistnej podstawy do rozwizania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Błdy lub braki w złoonym przez organizacj sprawozdaniu winny by przez organizacj usuwane lub uzupełniane w terminie wskazanym w pisemnym wezwaniu Urzdu. Nieusunicie lub nieuzupełnienie błdu lub braku sprawozdania, we wskazanym przez Urzd terminie, skutkuje odmow akceptacji sprawozdania przez Województwo i uznaniem umowy za niewykon (w drodze informacji składanej na posiedzeniu Zarzdu Województwa Mazowieckiego). 3. TERMIN WYDATKOWANIA - wydatkowanie rodków finansowych pochodzcych z dotacji, z wyłczeniem zada realizowanych z zakresu pomocy społecznej, moe nastpi nie póniej ni w terminie 14 dni od ostatniego dnia wykonania zadania (14-dniowy termin zaczyna biec od nastpnego dnia po dacie wykonania zadania). Dotyczy to wszystkich wydatków, w tym równie takich, których terminy wymagalnoci upływaj w terminie póniejszym, np. składki na ubezpieczenia społeczne pracowników/zleceniobiorców, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wyjtek stanowi sytuacja, gdy umowa została zawarta po dacie rozpoczcia realizacji zadania, a tym samym dopuszczono moliwo refundacji wydatków ju poniesionych przed dat zawarcia umowy. 4. ZMIANA UMOWY 1) zmiany dopuszczalne (kada zmiana umowy podlega ocenie pod ktem celowoci i oszczdnoci), np.: zmiana terminu wykonania zadania; przesunicie kwot w kosztorysie; terminy wysyłania transz dotacji; 2) zmiany niedopuszczalne zmiany tych wszystkich pozycji, które przez organ dotujcy zostały wskazane jako decydujce przy wyborze danej oferty, dotycz zakresu rzeczowego realizowanego zadania (iloci wiadcze) czy udziału własnego ze strony organizacji pozarzdowej, w szczególnoci: zmiana przeznaczenia dotacji; zwikszenie wysokoci dotacji wymagaj kadorazowo przeprowadzenia nowego konkursu. 5. PRAWIDŁOWE WYKONANIE UMOWY wykonanie umowy zgodnie z jej wszystkimi postanowieniami, np. obowizek prowadzenia rachunku bankowego nie krócej ni do chwili dokonania ostatecznych rozlicze z Województwem, prowadzenie wyodrbnionej dokumentacji finansowo-ksigowej rodków przyznanych w ramach dotacji, poddanie si kontroli w trakcie realizacji zadania lub po jego zakoczeniu, itp. Przy czym, w interesie Województwa najistotniejsze jest prawidłowe wykorzystanie rodków - wykorzystanie rodków finansowych pochodzcych z dotacji (w tym take ewent. przychodów, odsetek bankowych, itp.) musi by zgodne z celem i na warunkach okrelonych w umowie. 2

3 Cel na jaki dotacja została przyznana, tj. na realizacj zadania publicznego, okrelonego szczegółowo w ofercie organizacji pozarzdowej; zgodnie z zaktualizowanym harmonogramem i kosztorysem, Warunki okrelone w umowie w szczególnoci dot. terminów wskazanych w umowie - wydatkowanie nie moe nastpi po upływie roku budetowego, chyba e rodki pochodz z tzw. rodków niewygasajcych). Zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane musz by przez organizacj przeprowadzone zgodnie z ustaw z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163). Dopiero z chwil zaakceptowania sprawozdania przez Województwo, umow uznaje si za wykonan. Odmowa akceptacji sprawozdania przez Województwo wszczyna procedur administracyjn koczc si wydaniem, po 28 lutego roku nastpujcego po roku, w którym udzielono dotacji, przez marszałka województwa decyzji okrelajcej kwot przypadajc do zwrotu i termin, od którego nalicza si odsetki (przy wykorzystaniu niezgodnie z przeznaczeniem od daty przekazania dotacji z budetu; przy nieprawidłowym naliczeniu lub nienalenym pobraniu od daty stwierdzenia nieprawidłowego naliczenia lub nienalenego pobrania np. w pi- mie skierowanym do organizacji pozarzdowej). 6. ZWROT DOTACJI w całoci lub w czci nastpuje w sytuacjach, gdy: 1) dotacja w całoci lub czci została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem (np. na zupełnie inne zadanie, ni przewidziane w ofercie); 2) dotacja w całoci lub czci została pobrana nienalenie, tj. udzielenie nastpiło bez podstawy prawnej, o czym Urzd dowiedział si ju po udzieleniu dotacji i przekazaniu jej na rachunek organizacji pozarzdowej (np. prawidłowo udzielonej dotacji została zakwestionowana przez organ kontroli zewntrznej w wyniku postpowania kontrolnego prowadzonego w Urzdzie); 3) dotacja została pobrana w nadmiernej wysokoci, tj. dotacja została przekazana w wysokoci wyszej, ni okrelona w umowie lub wyszej ni niezbdna na dofinansowanie lub finansowanie dotowanego zadania (np. na skutek pomyłki przelano wysz kwot ni wynikajca z umowy, albo całe zadanie lub jego cz udało si zrealizowa taniej, ni to było przewidziane w kosztorysie); 4) organizacja i Województwo zawarły porozumienie o rozwizaniu umowy i w sporzdzonym protokole okreliły obowizek zwrotu rodków przez organizacj; 5) wobec narusze innych obowizków okrelonych w umowie (np. przekroczenie terminu realizacji zadania lub inne nienaleyte wykonywanie umowy), Województwo dokonało rozwizania umowy (skierowało do organizacji owiadczenie woli o rozwizaniu umowy) ze skutkiem natychmiastowym i okreliło kwot dotacji podlegajc zwrotowi, termin zwrotu, nazw i numer rachunku bankowego (wraz z odsetkami w wysokoci jak dla zaległoci podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dotacji z rachunku Urzdu). 7. ZASADY POSTPOWANIA W PRZYPADKU ZWROTU DOTACJI (na skutek rozliczenia Departamentu) 1) Departament dokonuje rozliczenia kadej przyznanej na jego wniosek dotacji. W sytuacji, gdy obowizek zwrotu dotacji nie budzi wtpliwoci (m.in. jest oczywista jego wysoko i data, od której naley naliczy odsetki) Departament zobowizany jest zgodnie z Instrukcj Obiegu i Kontroli Dowodów Ksigowych w Urzdzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego przekaza do Departamentu Skarbu i Finansów rozliczenie na druku stanowicym załcznik do Instrukcji. 2) W sytuacji, gdy obowizek zwrotu dotacji jest nastpstwem przyczyn wymienionych powyej w pkt. 6 ppkt. 1-3, i danie zwrotu dotacji w całoci lub w czci budzi po- 3

4 wane wtpliwoci, Departament zobowizany jest przygotowa informacj na posiedzenie Zarzdu Województwa, w której przedstawia wtpliwoci, stanowisko merytoryczne oraz uzasadnienie faktyczne i prawne. Przygotowana przez Departament informacja wymaga oceny formalno prawnej dokonanej przez radc prawnego (radca prawny zobowizany jest wskaza podstaw prawn dania zwrotu dotacji lub uzasadni brak takiej podstawy) oraz opinii Skarbnika. Zarzd Województwa zajmuje stanowisko (w formie adnotacji do protokołu) o uznaniu rozliczenia dotacji za zgodne/niezgodne z umow i obowizujcymi przepisami. Zgodne ze stanowiskiem Zarzdu rozliczenie dotacji Departament przekazuje do Departamentu Skarbu i Finansów (na druku stanowicym załcznik do Instrukcji) oraz informuje organizacj o obowizku zwrotu dotacji. Jeli w terminie do 28 lutego nastpujcego po roku, w którym udzielono dotacji, organizacja zobowizana do zwrotu dotacji, nie dokona tego zwrotu, Departament Skarbu i Finansów przygotowuje projekt decyzji Marszałka nakazujcej zwrot dotacji i termin, od którego nalicza si odsetki. 3) W sytuacji, gdy obowizek zwrotu dotacji jest nastpstwem przyczyn wymienionych powyej w pkt. 6 ppkt 5, Departament zobowizany jest przygotowa informacj na posiedzenie Zarzdu Województwa, w której przedstawia stanowisko merytoryczne oraz uzasadnienie faktyczne i prawne. Załcznikiem do informacji jest projekt owiadczenia o rozwizaniu umowy. Przygotowana przez Departament informacja wymaga oceny formalno prawnej dokonanej przez radc prawnego (radca prawny zobowizany jest wskaza podstaw prawn dania zwrotu dotacji lub uzasadni brak takiej podstawy) oraz opinii Skarbnika. Zarzd Województwa podejmuje decyzj (w formie uchwały) o rozwizaniu umowy, okrela kwot dotacji podlegajc zwrotowi i termin zwrotu oraz wskazuje osoby upowanione do złoenia owiadczenia woli o rozwizaniu umowy. Zgodne z decyzj Zarzdu rozliczenie dotacji (na druku stanowicym załcznik do Instrukcji) wraz z kopi owiadczenia o rozwizaniu umowy (po jego przesłaniu do organizacji) Departament przekazuje do Departamentu Skarbu i Finansów w celu wszczcia postpowania egzekucyjnego. Jeli w terminie do 28 lutego nastpujcego po roku, w którym udzielono dotacji, organizacja zobowizana do zwrotu dotacji, nie dokona tego zwrotu, Departament Skarbu i Finansów przygotowuje projekt decyzji Marszałka nakazujcej zwrot dotacji i termin, od którego nalicza si odsetki. 8. ZASADY POSTPOWANIA W PRZYPADKU ZWROTU DOTACJI (na skutek kontroli) 1) Podpisane przez Marszałka wystpienie pokontrolne stanowi podstaw ujcia nalenoci w ksigach rachunkowych Urzdu. 2) Jeli w terminie do 28 lutego nastpujcego po roku, w którym udzielono dotacji, jednostka organizacyjna zobowizana w wystpieniu pokontrolnym do zwrotu dotacji, nie dokona tego zwrotu, Departament Skarbu i Finansów przygotowuje projekt decyzji Marszałka nakazujcej zwrot dotacji i termin, od którego nalicza si odsetki. 9. KONTROLA Województwo dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególnoci: 1) stanu realizacji zadania; 2) efektywnoci, rzetelnoci i jakoci wykonania zadania; 3) prawidłowoci wykorzystania rodków publicznych otrzymanych na realizacj zadania; 4) prowadzenia dokumentacji okrelonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy. 4

5 Uyty przez ustawodawc zwrot "w szczególnoci" wskazuje na to, e wymieniony zakres kontroli i oceny realizacji zadania publicznego moe zosta poszerzony o dodatkowe elementy niewymienione w tym przepisie, a okrelone w samej treci umowy o powierzenie zadania publicznego lub o wsparcie realizacji zadania publicznego. Kontrola moe by przeprowadzona w kadym czasie, zarówno w toku realizacji zadania oraz po jego zakoczeniu. Kontrola moe by przeprowadzona zarówno w siedzibie Urzdu, jak i w siedzibie organizacji. W ramach kontroli, upowanieni pracownicy departamentu merytorycznego mog bada dokumenty i inne noniki informacji, które maj lub mog mie znaczenie dla oceny prawidłowoci wykonywania zadania, oraz da udzielania ustnie lub na pimie informacji dotyczcych wykonania zadania. Organizacja pozarzdowa na danie kontrolujcego jest zobowizana dostarczy lub udostpni dokumenty i inne noniki informacji oraz udzieli wyjanie i informacji w terminie okrelonym przez kontrolujcego. Prawo kontroli przysługuje upowanionym pracownikom Urzdu zarówno w siedzibie Urzdu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego, jak i w miejscu realizacji zadania. Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialnoci za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z pón. zm.), naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest: 1) wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem okrelonym przez udzielajcego dotacj; 2) nierozliczenie otrzymanej dotacji lub nieterminowe rozliczenie tej dotacji; 3) niedokonanie zwrotu dotacji w nalenej wysokoci lub nieterminowe dokonanie zwrotu tej dotacji. dlatego te stwierdzenie zaistnienia którejkolwiek z ww. okolicznoci winno skutkowa przygotowaniem przez departament merytoryczny informacji dla Marszałka o koniecznoci zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych; na polecenie Marszałka informacja departamentu merytorycznego wraz z dokumentacj sprawy przekazywana jest do Departamentu Kontroli, celem przygotowania zawiadomienia (art. 93 ust. 1 pkt 6 i art. 94 ustawy o odpowiedzialnoci). 5