PROTOKÓŁ. z kontroli kompleksowej zrealizowanej w Gminie Raciechowice przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI w Krakowie Biuro Dyrektora Generalnego DG.II PROTOKÓŁ z kontroli kompleksowej zrealizowanej w Gminie Raciechowice przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie Kontrol przeprowadzono w okresie od 7 do 25 listopada 2005 r. Biuro Dyrektora Generalnego Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie zorganizowało czynnoci kontrolne i koordynowało ich przebieg. Kontrol przeprowadził na podstawie upowanie nr Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, złoony z przedstawicieli nastpujcych jednostek: a) Wydział Spraw Obywatelskich i Migracji, b) Wydział Rozwoju Regionalnego, c) Wydział rodowiska i Rolnictwa, d) Wydział Zarzdzania Kryzysowego, e) Biuro Dyrektora Generalnego. Kontrol objto prawidłowo wykonywania przez Gmin Raciechowice zada z zakresu administracji rzdowej, realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia w 2004 r. oraz w I półroczu 2005 r. Dane dotyczce osób pełnicych funkcje kierownicze w Urzdzie Gminy Raciechowice w okresie objtym kontrol: a) Wójtem Gminy Raciechowice jest Pan Marek Gabzdyl, b) Skarbnikiem Gminy Raciechowice w okresie objtym kontrol była Pani Maria Kadzik, c) obowizki Sekretarza Gminy Raciechowice pełni Pani Marzenna Wachowska-Suder Kierownik Referatu Organizacyjno-Administracyjnego w Urzdzie Gminy. Odnonie merytorycznych zagadnie bdcych przedmiotem kontroli wyjanie udzielali miedzy innymi: a) w zakresie prowadzenia ewidencji działalnoci gospodarczej: - Pani Ewa Pietruszka - Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego, - Pani Ewelina Leniak - młodszy referent w Referacie Przedsibiorczoci i Rozwoju Gminy. b) w zakresie spraw obywatelskich: - Pan Adam Franiak inspektor ds. ewidencji ludnoci i dowodów osobistych w Referacie Organizacyjno-Administracyjnym. c) w zakresie rodowiska i rolnictwa: - Pan Marek Gabzdyl Wójt Gminy Raciechowice (w zakresie zada zwizanych z likwidacj skutków klsk ywiołowych),

2 - Pani Kazimiera Gorczko Zastpca Wójta Gminy Raciechowice (w zakresie zada dot. produkcji rolinnej), - Pan Wiesław Patalita inspektor w Urzdzie Gminy Raciechowice (w zakresie zada zwizanych z likwidacj skutków klsk ywiołowych). d) w zakresie obrony cywilnej i powszechnej samoobrony: - Pan Andrzej Kobiałka inspektor ds. obronnych, Obrony Cywilnej i spraw kryzysowych. e) w zakresie spraw dotyczcych skarg i wniosków: - Pani Zofia Ole inspektor ds. obsługi Rady Gminy w Referacie Organizacyjno- Administracyjnym. W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, co nastpuje: SPRAWY OBYWATELSKIE I. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk W 2004 roku w Urzdzie Stanu Cywilnego w Raciechowicach sporzdzono ogółem: - 2 akty urodzenia, - 43 akty małestwa, - 21 aktów zgonu. Od 1 stycznia do 30 czerwca 2005 r. sporzdzono ogółem: - 22 akty małestwa, - 23 akty zgonu, nie sporzdzano natomiast aktów urodzenia. W okresie objtym kontrol sprawy prowadzono w nastpujcych teczkach aktowych: USC 5025 Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawach obywatelstwa, zmiany imion i nazwisk, stanu cywilnego, w sprawach konwencji i umów midzynarodowych, USC 5131 Spisy spraw i korespondencja, USC 5135 Postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów s. c., USC 5136 Postpowanie w sprawach wyniesienia ksig s.c. poza lokal, USC Zawiadczenia stwierdzajce brak okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa, USC Zezwolenia na zawarcie małestwa przed upływem miesicznego wyczekiwania, USC Zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, USC 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, USC 5141 Skrócone odpisy aktów stanu cywilnego, USC 5150 Wpisywanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego, USC 5153 Statystyka urodze, małestw i zgonów, USC 5156 Zawiadomienia o przypiskach do aktów stanu cywilnego, 2

3 Stwierdzono, i ww. teczki aktowe prowadzone były zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, stanowicym załcznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pó n. zm.) Akty stany cywilnego sporzdzane były w ksigach stanu cywilnego pismem rcznym, prawidłowo, starannie i czytelnie. Stosowana była właciwa pisownia nazwisk i dat oraz prawidłowa pisownia nazw miejscowoci połoonych za granic. W sposób właciwy nanoszone były wzmianki oraz przypiski po sporzdzeniu aktu stanu cywilnego. Stwierdzono prawidłow numeracj aktów stanu cywilnego, adnotacje o zamkniciu ksigi po ostatnim sporzdzonym w danym roku kalendarzowym akcie stanu cywilnego oraz o otwarciu ksigi na kolejny rok kalendarzowy. Ze wzgldu na mał ilo wpisów ksiga urodze obejmowała okres od roku 2000, natomiast ksigi małestw i zgonów obejmowały lata (w 2005 roku załoone zostały nowe ksigi). Skorowidze alfabetyczne do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były jak ustalono - w sposób zgodny z zapisem 16 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 pa dziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pó n. zm.). W zakresie rejestracji małestw stwierdzono zachowanie terminów przekazania przez duchownego zawiadczenia stanowicego podstaw sporzdzenia aktu małestwa, terminu wanoci zawiadczenia oraz terminu sporzdzenia aktu małestwa. Zawiadczenia przekazywane przez duchownych były wypełnione prawidłowo, w kadym przypadku zaopatrzone zostały w piecz parafii i podpis proboszcza lub wikarego. Właciwie odtwarzane były równie podpisy osób zawierajcych małestwo oraz wiadków. W analizowanych aktach zbiorowych stwierdzono prawidłowo przyjmowane i ewidencjonowane zapewnienia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie zwizku małeskiego. W zakresie rejestracji zgonów ustalono, e zgłoszenia zgonu dokonywane były prawidłowo, w ustawowym terminie i przez osoby do tego upowanione, zgodnie z treci art. 65 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688). Terminy sporzdzania aktów zgonu były zachowane. Stwierdzono, e w kadym sporzdzonym akcie zgonu wpisana została godzina zgonu osoby, której akt dotyczył, mimo braku tej informacji w wystawionej przez lekarza karcie zgonu. Informacje na temat dokładnej godziny zgonu kadorazowo umieszczane były w treci aktu na podstawie ustnego owiadczenia osoby zgłaszajcej zgon. Prawidłowo kompletowane były dokumenty w aktach zbiorowych urodze, małestw i zgonu. Jak ustalono, odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym zgodnie z treci art. 83 cyt. ustawy. Dane z dokumentów tosamoci wnioskodawców były generalnie odnotowywane na podaniach. W trakcie kontroli stwierdzono, e w teczce aktowej 51330, zawierajcej zawiadczenia stwierdzajce brak okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa, gromadzone były 3

4 wnioski stron o wydanie tych zawiadcze, podczas gdy zawiadczenia wydane na podstawie art. 4 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pó n. zm.) s dokumentami wydawanymi z urzdu przez kierownika urzdu stanu cywilnego i nie zachodzi konieczno przyjmowania poda. Rejestr zawiadcze stwierdzajcych brak okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa prowadzony był w formie spisu spraw w teczce zawierajcej wydane zawiadczenia. Postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji w trybie ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pó n. zm.) prowadzone było prawidłowo. Kontrola wykazała, i decyzje wydawane przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Raciechowicach generalnie posiadały prawidłow podstaw prawn, jednake w decyzjach o numerach USC /2005 oraz USC /2005 dotyczcych uzupełnienia aktów stanu cywilnego wskazana podstawa prawna była niepełna. Nie powołano bowiem przepisu art. 104 k.p.a. okrelajcego sposób załatwienia sprawy. Przepis ten stanowi, e organ administracji publicznej załatwia spraw przez wydanie decyzji, chyba e przepisy kodeksu stanowi inaczej, a decyzje rozstrzygaj spraw co do jej istoty w całoci lub w czci albo w inny sposób kocz spraw w danej instancji. W kilku wydanych decyzjach stwierdzono ponadto uchybienia polegajce na powołaniu nieaktualnych publikatorów wspomnianych wyej ustaw (bez uwzgldnienia tekstów jednolitych). Nieaktualny publikator ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stwierdzono w przypadku decyzji: ,2,3/05 dotyczcych wpisania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego, - USC /04 i USC ,2,3/05 w sprawie sprostowania lub uzupełnienia aktów stanu cywilnego za niewłaciwy publikator Kodeksu postpowania administracyjnego w decyzjach: - USC ,2,3,4,5/04 oraz USC /05 w sprawach uzupełnienia i sprostowania aktów stanu cywilnego, - USC ,2/04 dotyczcych zezwolenia na zawarcie małestwa przed upływem miesicznego terminu. Ustalono, i wszystkie decyzje posiadały prawidłowe pouczenie o prawie do odwołania. Potwierdzenie odbioru decyzji znajdowało si kadorazowo na jej kopii. W przypadku dorczenia decyzji za porednictwem poczty, w aktach sprawy znajdowały si zwrotne potwierdzenia odbioru dokumentu. W prawidłowy sposób o zmianach w aktach stanu cywilnego zawiadamiane były organy ewidencji ludnoci. W sprawach USC i 5/04 dotyczcych sprostowania treci aktów stanu cywilnego stwierdzono wydanie decyzji z urzdu pomimo złoenia wniosków przez strony. Mianowicie w treci wymienionych decyzji zawarto sformułowanie: Po rozpatrzeniu wniosku... prostuje z urzdu..., co stanowi uchybienie art k.p.a, zgodnie z którym postpowanie administracyjne wszczyna si na danie strony lub z urzdu. W powyszych przypadkach z inicjatyw wszczcia postpowania wystpiły strony, zatem naleało wyda decyzje 4

5 na wniosek. Jeeli błd nastpił z winy urzdu mona było rozway spraw zwolnienia strony z opłaty skarbowej. W sprawie USC /05 stwierdzono wydanie decyzji niezgodnie z wnioskiem strony. Wnioskodawczyni, której akt małestwa został wpisany do ksigi małestw pod numerem 16/2005 zwróciła si do Kierownika USC w Raciechowicach z podaniem o uzupełnienie treci tego aktu małestwa o dane jej rodziców. Do podania załczony został odpis zupełny aktu urodzenia wnioskodawczyni. Podanie podpisali obydwoje małonkowie. Jak wynika z treci decyzji, akt małestwa uzupełniony został nie tylko o wnioskowane przez stron dane jej rodziców, ale równie o dane rodziców ma wnioskodawczyni, mimo braku formalnego wniosku w tej sprawie. Z wyjanie Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Raciechowicach wynika, e brakujce dane rodziców ma wnioskodawczyni wpisane zostały do aktu małestwa na podstawie aktu urodzenia ma dostarczonego wczeniej wraz z podaniem o wpis aktu małestwa do polskich ksig stanu cywilnego. Było to działanie nieprawidłowe, poniewa - zgodnie ze stanowiskiem Wojewódzkiego Sdu Administracyjnego w Warszawie, zajtym w wyroku z dnia 15 kwietnia 2005 r. sygn. akt II S.A./Wa 2480/04 o zakresie rozstrzygnicia sprawy decyduje wola strony postpowania. Tak wic organ administracji publicznej wydajc decyzj administracyjn uprawniony jest do orzekania tylko w granicach zgłoszonego dania. Aby uzupełni akt małestwa o brakujce dane obojga małonków, Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego powinien był wyda decyzj z urzdu, traktujc złoone przez stron podanie jako zawiadomienie o istniejcych w akcie małestwa brakach danych. Sprawy zmiany imion i nazwisk przekazane zostały z dniem 4 maja 2005 r. do kompetencji kierowników urzdów stanu cywilnego na podstawie art. 1 ustawy z dnia 3 marca 2005 r. o zmianie ustawy o zmianie imion i nazwisk oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 62, poz. 550). Jak ustalono, w okresie objtym kontrol w Urzdzie Stanu Cywilnego w Raciechowicach nie wydano decyzji z zakresu zmiany imion i nazwisk. Kierownikiem Urzdu Stanu Cywilnego w Raciechowicach jest Pani Ewa Pietruszka powołana na stanowisko Uchwał Rady Gminy Raciechowice Nr VII/28/90 z dnia 25 wrzenia 1990 r. Funkcj Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Raciechowicach pełniła Pani Danuta Broda, powołana na stanowisko ta sam Uchwał Rady Gminy. Natomiast Uchwał Rady Gminy Nr XXII/134/2005 z dnia 2 czerwca 2005 r., na stanowisko Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Raciechowicach powołana została Pani Beata Kobiałka. Urzd Stanu Cywilnego w Raciechowicach mieci si na I pitrze budynku Urzdu Gminy Raciechowice i składa si z jednego pomieszczenia biurowego, w którym przyjmowane s strony. Ksigi archiwalne i pieczcie przechowywane s w zamykanych szafach metalowych. Urzd Stanu Cywilnego w Raciechowicach nie posiada osobnego archiwum, jednak pomieszczenie takie jest ju w przygotowaniu. Urzd Stanu Cywilnego nie posiada równie sali lubów. W razie potrzeby luby udzielane s w gabinecie Wójta Gminy. Budynek Urzdu Gminy w Raciechowicach posiada zabezpieczenie w postaci systemu alarmowego. 5

6 II. Ewidencja ludnoci i dowody osobiste Stanowisko pracy do spraw ewidencji ludnoci i dowodów osobistych wchodzi w skład Referatu Organizacyjno-Administracyjnego Urzdu Gminy Raciechowice, którego kierownikiem była i nadal jest Pani Marzenna Suder. W okresie objtym kontrol sprawy ewidencji ludnoci i dowodów osobistych do dnia 19 listopada 2004 r. prowadziła Pani Danuta Broda. Z dniem 8 marca 2005 r. powysze zadania powierzono Panu Adamowi Franiakowi. Osob zastpujc Pani Danut Brod, a obecnie Pana Adama Franiaka jest Pani Ewa Pietruszka Kierownik USC. Kontrol objto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL), udostpniania danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawania dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. W dniu 30 czerwca 2005 r. w Gminie Raciechowice zameldowanych było stałych mieszkaców. Na pobyt czasowy trwajcy ponad 2 miesice zameldowanych było 70 osób, w tym 3 cudzoziemców. Powysze dane uzyskano z informatycznego systemu ewidencji ludnoci w kontrolowanym Urzdzie. W okresie objtym kontrol w Urzdzie Gminy Raciechowice przyjto 130 zgłosze zameldowania na pobyt stały. Z pobytu stałego wymeldowało si 69 osób, a czasowo opuciło Gmin 126 stałych mieszkaców. 47 osób zgłosiło pobyt czasowy trwajcy ponad 2 miesice. Z innych urzdów stanu cywilnego wpłynło 98 odpisów skróconych aktów urodzenia, 111 odpisów skróconych aktów małestwa, 86 odpisów skróconych aktów zgonu oraz 1 zawiadomienie o zmianie nazwiska w trybie administracyjnym. Wójt Gminy Raciechowice wydał w okresie od 1 stycznia 2004 r. do 30 czerwca 2005 r dowodów osobistych. Jak ustalono, w okresie objtym kontrol gminne zbiory meldunkowe nie były aktualizowane na bieco w oparciu o powysz dokumentacj. W szczególnoci dotyczyło to okresu od 23 listopada 2004 r. do 8 marca 2005 r. Z uwagi na brak w tym czasie pracownika, a take brak faktycznego zastpstwa (pomimo, i w pracy była obecna Pani Ewa Pietruszka zastpujca Pani Danut Brod) Pan insp. Adam Franiak przejł w dniu 8 marca 2005 r. wymienione wyej stanowisko wraz z wynikajcymi z tego zaległociami. Stwierdzono, i zmiany danych wynikajce ze zgłosze meldunkowych i z aktów stanu cywilnego za okres od listopada 2004 r. do 8 marca 2005 r. dokonane zostały w gminnym zbiorze meldunkowym dopiero po przejciu stanowiska pracy ds. ewidencji ludnoci i dowodów osobistych przez ww. osob, kontrola wykazała jednak, e nie zostały wyprowadzone zaległoci polegajce na braku aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego w zakresie serii i numerów dowodów osobistych, wydanych przez Wójta kontrolowanej Gminy. Na 62 wytypowane do kontroli pozycje z listy dowodów osobistych wydanych w Urzdzie w okresie od 20 grudnia 2004 r. do 20 stycznia 2005 r., stwierdzono brak aktualizacji w 45 przypadkach. Natomiast z listy dowodów osobistych wydanych w okresie od 18 maja 2005 r. do 25 maja 2005 r. (25 pozycji) wynika, i w kadym przypadku dane 6

7 dotyczce serii i numerów dowodów osobistych zostały wprowadzone do gminnego zbioru meldunkowego. Naley zaznaczy, i zaniechanie w okresie od listopada 2004 r. do marca 2005 r. aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego w oparciu o przyjmowane zgłoszenia meldunkowe, odpisy skrócone aktów stanu cywilnego oraz dane z kopert dowodowych i nieprzekazywanie Wojewodzie Małopolskiemu informacji dotyczcej zmiany danych osobowych z tego zbioru w okrelonym przepisami piciodniowym terminie spowodowało dezaktualizacj wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. W czasie kontroli stwierdzono, e powysze zaległoci zostały zasadniczo usunite, niemniej jednak nie mona uzna aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego była kompletn. Mianowicie na skontrolowanych 28 odpisów skróconych aktów zgonu w 3 przypadkach osoby zmarłe figurowały nadal w wojewódzkim zbiorze meldunkowym, jako stali mieszkacy kontrolowanej Gminy (dotyczyło to aktów zgonu: Nr 11/2005, 12/2005 i 13/2005 sporzdzonych przez USC w Raciechowicach). Na 50 skontrolowanych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (zgonu i małestwa) w 6 przypadkach nie zostały naniesione zmiany stanu cywilnego wynikajce z tych aktów (dotyczyło to aktów zgonu: Nr 13/2005, 11/2005, 20/2004, 21/2004 oraz aktów małestwa Nr 35/2004 oraz 3/2005). Ustalono równie, i na podstawie odpisu skróconego aktu małestwa Nr 245/2004, sporzdzonego przez USC w Mylenicach, prawidłowo dokonano adnotacji o zmianie stanu cywilnego, jednake wprowadzone zostały błdne imiona współmałonka. W Urzdzie Gminy Raciechowice w dniu kontroli znajdował si cały plik Raportów błdów nie poddanych weryfikacji. Raporty przesłane z Orodka Informatyki Zakładu Obsługi Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie oraz z Ministerstwa Spraw Wewntrznych i Administracji pozostawały bez załatwienia. Jak ustalono, Pan insp. Adam Franiak nie podejmował adnych czynnoci w celu spowodowania odpowiedniej korekty danych i wyjanienia tych rozbienoci. Kontrola wykazała, i zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego w 2004 r. przyjmowane były na formularzach, które mogły by stosowane jedynie do dnia 31 grudnia 2003 r. - zgodnie z 35 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pó n. zm.). Odnonie kompletnoci przyjmowanych zgłosze stwierdzono, e na zgłoszeniach pobytu stałego najczciej brak było natomiast obywatelstwa, danych dotyczcych serii i numerów ksieczek wojskowych. Natomiast na zgłoszeniach wymeldowania z miejsca pobytu stałego najczciej brak było numeru i wystawcy dowodu osobistego, danych dotyczcych serii i numerów ksieczek wojskowych, obywatelstwa oraz numeru PESEL. Opisany stan oznacza naruszenie przepisów odpowiednio art. 11 oraz art. 15 ust. 1a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (jt. Dz. U. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 z pó n. zm.). Ponadto, przy przyjmowaniu zgłosze pobytu stałego osoby niepełnoletniej nieposiadajcej dokumentu stwierdzajcego tosamo Urzd nie dał odpisu skróconego aktu urodzenia, czym naruszono przepis art. 9 ust. 3 powołanej wyej ustawy. Zameldowania noworodków dokonywane były na podstawie odpisów skróconych aktów urodzenia przekazywanych przez urzdy stanu cywilnego. 7

8 O zmianach adresowych osób podlegajcych obowizkowi wojskowemu Urzd informował właciwego wojskowego komendanta uzupełnie, jednake ze znacznym opó nieniem. Zawiadomienia o zmianie adresu dokonanej w ubiegłym roku przekazane zostały wojskowemu komendantowi uzupełnie dopiero w 2005 r., czym naruszono przepis 5 ust. 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. Nr 140, poz. 1480), który stanowi, e zawiadomienie do wojskowego komendanta uzupełnie wysyła si w terminie trzech dni od dnia dopełnienia obowizku meldunkowego. W kontrolowanym Urzdzie ewidencja ludnoci prowadzona była w systemie informatycznym oraz kartotecznym, w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako: zbiór danych stałych mieszkaców, zbiór danych byłych mieszkaców, zbiór danych obywateli polskich zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 2 miesice oraz cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 2 miesice posiadajcych karty pobytu. Do kontroli nie przedłoono ksiki zameldowa do dwóch miesicy, albowiem Pan insp. Adam Franiak nie był w stanie jej odszuka. Według owiadczenia ww. pracownika w okresie objtym kontrol nie było zgłosze zameldowania na pobyt czasowy trwajcy do dwóch miesicy. Prowadzona przez Urzd ewidencja ludnoci w systemie kartotecznym odpowiadała wymogom okrelonym w cytowanym rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Do prowadzenia ewidencji ludnoci w systemie informatycznym wykorzystywany był program firmy Korelacja. Do obsługi tego systemu wykorzystywano jeden komputer. Kontrolujc teczki aktowe załoone dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci stwierdzono, e dla teczek o symbolach: ROA 5110/05, ROA 5118/04, ROA 5119/04 nie zostały załoone spisy spraw. Spisu spraw ani symbolu nie posiadała teczka aktowa o hale Korespondencja z TBD, CBA - Uzgodnienia danych, czym naruszono przepis 16 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej stanowicej załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pó n. zm.), a dla zagadnie zwizanych z dowodami osobistymi brak było w ogóle teczek aktowych. Wpływajce wnioski o udostpnienie danych rejestrowane były w spisie spraw prowadzonym dla teczki aktowej o symbolu ROA 5118/05 i hale Informacja adresowa - Udostpnienie danych. Natomiast dla tych spraw winna by prowadzona teczka aktowa o symbolu 5118 i hale Udostpnianie danych osobowych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i zwizków midzygminnych, okrelonym w załczniku nr 4 do instrukcji kancelaryjnej. Od 1 stycznia 2005 r. do 30 czerwca 2005 r. zarejestrowano 4 wnioski o udostpnienie danych osobowych. Wszystkie 4 załatwione merytorycznie prawidłowo. Dla teczki aktowej prowadzonej w 2004 r., o symbolu i hale jak wyej nie został załoony spis spraw. Na wnioskach znajdowały si kolejne numery od 1 do 24. Nie wniesiono zastrzee odnonie sposobu ich rozpatrzenia. 8

9 Obowizek przekazywania informacji o zgonach naczelnikom urzdów skarbowych został nałoony na organy prowadzce ewidencj ludnoci przepisem art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 pa dziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pó n. zm.). W okresie objtym kontrol uległy zmianie terminy przekazywania powyszych informacji. Do dnia 20 sierpnia 2004 r. organy prowadzce ewidencj ludnoci były obowizane, w terminie 30 dni od dnia otrzymania aktu zgonu, do przekazania informacji o zgonie naczelnikowi urzdu skarbowego. Z dniem 20 sierpnia 2004 r. termin skrócony został do 14 dni. Jak ustalono, kontrolowany Urzd przesłał jednorazowo w dniu 18 listopada 2004 r. do Naczelnika Urzdu Skarbowego w Mylenicach wykaz osób zmarłych, który obejmował okres od 20 wrzenia 2003 r. do 24 pa dziernika 2004 r. (51 pozycji). Natomiast w roku 2005 ww. informacj przesłano w dniach 8 marca, 29 kwietnia oraz 23 maja. Jak wynika z powyszego wyszczególnienia, zawiadomienia do Naczelnika Urzdu Skarbowego w Mylenicach o zgonach mieszkaców kontrolowanej Gminy przesyłane były z naruszeniem ustawowych terminów. Korespondencja w tym zakresie znajdowała si w teczce o symbolu ROA 5112 i hale Wykazy osób zmarłych dla urzdów skarbowych. Kontroli poddano take postpowania administracyjne w sprawach o wymeldowanie osób niezamieszkałych w lokalu. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów Kodeksu postpowania administracyjnego, ze szczególnym uwzgldnieniem regulacji dotyczcych terminów załatwienia spraw oraz uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym, a take przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. Jak ustalono, w 2005 roku wpłynły dwa wnioski o wymeldowanie osób niezamieszkałych i w zwizku z tym wszczto dwa postpowania administracyjne. Dla tych spraw nie została załoona teczka aktowa, ani nie załoono spisu spraw (wnioskom nadano numery ROA 51151/1/05 oraz ROA 51151/2/05). W obydwu sprawach stwierdzono przewlekło postpowania. Pierwsze czynnoci w sprawie podjto z opó nieniem (np. w sprawie ROA 51151/1/05 pierwsz czynno podjto po upływie 20 dni od daty wszczcia postpowania). Strony prawidłowo zostały powiadomione o wszczciu postpowania, a take zawiadomiono je o zwłoce w postpowaniu wskazujc nowy termin załatwienia sprawy. Wniosek w sprawie ROA 51151/1/05 wpłynł w dniu 30 czerwca 2005 r., natomiast w sprawie ROA 51151/2/05 w dniu 20 lipca 2005 r., zatem termin załatwienia sprawy wynikajcy z przepisu art Kodeksu postpowania administracyjnego, tj. nie pó niej ni w cigu dwóch miesicy od dnia wszczcia postpowania, został znacznie przekroczony. W sprawie o sygn. ROA 51151/1/05 do dnia kontroli nie przesłuchano nawet stron postpowania. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Do załatwienia spraw zwizanych z wydaniem dowodów osobistych wyznaczone było jedno stanowisko. Dla realizacji powyszych zada zainstalowany był jeden zestaw komputerowy. W 2004 r. przyjto 759 wniosków o wydanie dowodu osobistego, a w pierwszym półroczu 2005 r wnioski. Jak wykazała kontrola, przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego odbywało si z naruszeniem 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie 9

10 wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z pó n. zm.). Organ gminy na podstawie przedłoonego wniosku, a nastpnie zweryfikowanego pod wzgldem zgodnoci danych, obowizany był sporzdzi formularz składajcy si z czci A i B, bdcy drukiem cisłego zarachowania. W czci A formularza powinny by zamieszczone m.in. dane osobowe oraz zdjcie wnioskodawcy. Wnioskodawca - zgodnie z wyej wspomnianym przepisem - składajc wniosek o wydanie dowodu osobistego potwierdza zgodno danych osobowych zawartych w czci A formularza własnorcznym podpisem przed wprowadzeniem danych z tego formularza do systemu informatycznego przeznaczonego do przyjmowania i przesyłania wniosków do Centrum Personalizacji Dokumentów. Tymczasem, na podstawie skontrolowanej dokumentacji, w 19 przypadkach stwierdzono, i po przyjciu wniosku o wydanie dowodu osobistego czci A i B formularza nie były sporzdzane w obecnoci osoby składajcej wniosek. Cz A formularza podpisana była in blanco przez stron w dniu składania wniosku. Dopiero w nastpnym dniu cz A formularza została wprowadzona do Systemu Obsługi Obywatela, w zwizku z czym wnioskujcy nie otrzymywali czci B formularza jako potwierdzenia złoenia wniosku (ta cz formularza znajdowała si w aktach). Powyszych ustale dokonano kontrolujc wnioski o nastpujcych numerach formularza: B , B , B , B , B , B , B , B , B , B , B , B , B , B , B , B , B , B , B Według owiadczenia insp. Adama Franiaka, na biecy rok nie zostały załoone teczki aktowe dla dowodów osobistych. Teczek aktowych za rok 2004 ww. pracownik nie przedłoył do kontroli, gdy nie był w stanie ich odszuka, nie wiedział take, czy teczki te były prowadzone. Pan insp. Adam Franiak wyjanił, i sprawy z zakresu dowodów osobistych i ewidencji ludnoci nie zostały mu przekazane przez osob zastpujc Pani Danut Brod. Zgodnie z owiadczeniem ww. pracownika, kontrolowany Urzd nie poredniczył w 2005 r. w wydawaniu dowodu osobistego osobom przebywajcym czasowo na terenie gminy. Nie było take w tym okresie zgłosze utraty dowodów osobistych. Stwierdzono, i koperty dowodowe wydanych dowodów osobistych ułoone były kolejno według numerów formularzy. Po otrzymaniu wezwania o przesłanie koperty dowodowej do innego organu, wezwanie to umieszczane było w miejsce wysłanej koperty, przy czym tak praktyk stosowano dopiero od pa dziernika 2005 r. Wczeniej czynno ta nie była wykonywana, czym naruszono przepis 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pó n. zm.). Fakt wysłania koperty dowodowej dowodu osobistego ksieczkowego odnotowany był w dokumentacji kartotecznej. Kontrolowany Urzd, stosownie do przepisu 32 ust. 1 wyej cytowanego rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. prowadził gminn ewidencj wydanych i utraconych dowodów osobistych w systemie informatycznym i kartotecznym. Ewidencja w systemie informatycznym nie była jak ustalono - aktualizowana w zakresie uniewaniania ksieczkowych dowodów osobistych 10

11 podlegajcych wymianie, zgodnie z 3 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania przez gminy danych z ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1997). W systemie kartotecznym ewidencja była aktualizowana. III. Powszechny obowizek obrony Rzeczypospolitej Polskiej 1. Organizacja poboru Wójt Gminy Raciechowice przekazał Wojewodzie Małopolskiemu - za porednictwem Starostwa Powiatowego w Mylenicach - wnioski dotyczce liczby poborowych podlegajcych wezwaniu przed powiatow komisj lekarsk (pismem z dnia 29 listopada 2004 r. Nr RAO-5211/12/2004). Lista poborowych podlegajcych obowizkowi stawienia si do poboru przed powiatow komisj lekarsk w 2004 r. sporzdzona została na podstawie rejestru przedpoborowych i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do obowizku słuby wojskowej oraz imiennego wykazu poborowych otrzymanego od Wojskowego Komendanta Uzupełnie Kraków- Podgórze. Do listy tej wpisana została równie jedna kobieta, czym naruszono przepis 9 ust. 1 rozporzdzenia Ministrów Spraw Wewntrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 9 czerwca 2004 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. Nr 150, poz. 1592). Natomiast w 2005 r. lista sporzdzona została zgodnie z obowizujcymi przepisami. Powysze listy wykonane zostały w dwóch egzemplarzach jako dokumenty zastrzeone. Jeden egzemplarz list - podpisany przez Wójta Gminy Raciechowice - przekazano do Starostwa Powiatowego w Mylenicach w ustawowym terminie. Wezwania imienne do poborowych celem zgłoszenia si do poboru zostały wysłane w ustawowym terminie (zwrotne potwierdzenia odbioru w aktach sprawy). Ustalono, i skrelenia w listach poborowych były odpowiednio udokumentowane na podstawie zawiadomie z innych gmin, co zostało odnotowane w rubryce Nr 9 uwagi... (dotyczy to 7 osób). W czasie trwania poboru w 2005 r. lista poborowych była uzupełniana na podstawie dodatkowego imiennego wykazu poborowych przekazanego przez Wojskowego Komendanta Uzupełnie Kraków-Podgórze, co zostało odnotowane w rubryce Nr 9 uwagi. W 2005 r. wysłano 2 zawiadomienia do wójtów właciwych ze wzgldu na miejsce pobytu stałego o zgłoszeniu si poborowych po raz pierwszy do poboru w miejscu pobytu czasowego trwajcego ponad 2 miesice, z przekroczeniem 3-dniowego terminu, czym naruszono przepis 14 ust. 1 cyt. wyej rozporzdzenia. Do poboru w 2004 r. nie zgłosił si jeden poborowy rocznika starszego, który ju stawał do poboru, lecz nie zgłosił si na wezwanie do powiatowej komisji lekarskiej w czasie przeprowadzanego poboru. O fakcie tym nie powiadomiono Wojskowego Komendanta Uzupełnie Kraków-Podgórze, czym naruszono 13 pkt 3 lit. b cyt. wyej rozporzdzenia. Do poboru w 2004 roku nie zgłosił si take jeden poborowy rocznika podstawowego, który nie został wpisany do wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do obowizku słuby wojskowej, czym naruszony został przepis 13 pkt 2 rozporzdzenia w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru. Natomiast w 2005 r. zgłosiło si 100 % wezwanych. Dokumentacj dotyczc poboru, w tym egzemplarz listy poborowych pozostajcy w kontrolowanym Urzdzie, prowadził oddelegowany przez Wójta pracownik Urzdu, dyurujcy w lokalu komisji w dniach przewidzianych w wojewódzkim planie poboru. 11

12 2. Rejestracja przedpoborowych Wydruki komputerowe mczyzn urodzonych w 1986 r. sporzdzone zostały przez Orodek Informatyki Zakładu Obsługi Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, według wzoru stanowicego załcznik Nr 2 do rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 40, poz. 173 z pó n. zm.) i stanowiły wykaz przedpoborowych zatwierdzony przez Wójta Gminy Raciechowice. Według owiadczenia pracownika udostpniajcego wykaz, wydruki zostały zaktualizowane przez komórk ewidencji ludnoci, jednake w aktach sprawy brak udokumentowania tego faktu. W zwizku z powyszym udzielono pracownikowi stosownego instruktau. Zgodnie z 10 cyt. rozporzdzenia Wójt ogłasza rejestracj przedpoborowych za pomoc obwieszcze na 14 dni przed jej rozpoczciem. W 2004 r. brak było udokumentowania tego faktu, natomiast w 2005 r. uchybienie to zostało usunite. Wójt Gminy Raciechowice wezwał równie w ustawowym terminie przedpoborowych do zgłoszenia si do rejestracji za pomoc wezwa imiennych. Rejestr przedpoborowych zakładany jest w czasie rejestracji, co roku, oddzielnie dla kadego rocznika. Rejestr prowadzony był w zasadzie prawidłowo, stwierdzono jedynie brak wpisu w rubryce Nr 7 daty zgłoszenia si do poboru i numer ksieczki wojskowej, czym naruszony został przepis 14 ust. 3 rozporzdzenia w sprawie rejestracji przedpoborowych. Natomiast w wykazie przedpoborowych nie została odnotowana w rubrykach Nr 6 i 7 data zgłoszenia si do rejestracji oraz numer pozycji z rejestru przedpoborowych, do którego wpisani zostali wszyscy przedpoborowi, którzy zgłosili si do rejestracji, co stanowi naruszenie 12 ust. 1 rozporzdzenia w sprawie rejestracji przedpoborowych. Jak ustalono, rejestracja przedpoborowych została przeprowadzona zgodnie z wojewódzkim planem rejestracji zatwierdzonym przez Wojewod Małopolskiego, tj. w dniach 1 i 4 pa dziernika 2004 r. Stawiennictwo do rejestracji było bardzo dobre, bowiem zgłosiło si 100% wezwanych. Dokumentacja rejestracji przedpoborowych stanowica tajemnic słubow, tj. wykaz przedpoborowych i rejestr przedpoborowych, została sporzdzona jako zastrzeona. Sprawozdanie z wyników rejestracji przedpoborowych sporzdzone zostało prawidłowo i przekazane w ustawowym terminie do Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. 3. Prowadzenie wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do obowizku słuby wojskowej. W analizowanym wykazie figurowały 3 osoby. W toku kontroli stwierdzono, e nie były prowadzone adne czynnoci wyjaniajco-poszukiwawcze w stosunku do osób, które nie zgłosiły si do poboru, czym naruszony został przepis 13 pkt 1 rozporzdzenia Ministrów Spraw Wewntrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 9 czerwca 2004 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. Nr 150, poz. 1592). Z wykazu wykrelono jednego poborowego rocznika 1980, który wymeldował si na pobyt stały za granic. 4. Prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach uznania ołnierza za posiadajcego na wyłcznym utrzymaniu członków rodziny lub ołnierza samotnego oraz o uznanie koniecznoci sprawowania bezporedniej opieki nad członkiem rodziny. W okresie objtym kontrol Wójt Gminy Raciechowice nie prowadził postpowa administracyjnych w wyej wymienionych sprawach. 12

13 W okresie objtym kontrol prowadzone były teczki aktowe o symbolach: /04- Przygotowanie rejestracji i przeprowadzenie rejestracji przedpoborowych r.1986, 5211/04 Komisje poborowe i ich działalno, 5211/05- Organizacja poboru w 2005 r., 52111/I/05 Przygotowanie rejestracji przedpoborowych i rejestry przedpoborowych, 52112/05 Zawiadomienia o ujciu do wykazu przedpoborowych i zgłoszeniu si do rejestracji, 52111/05 Przygotowanie rejestracji przedpoborowych i rejestry przedpoborowych. W toku kontroli stwierdzono brak spisu spraw do teczki aktowej o symbolu /05, w której znajdował si wykaz i rejestr przedpoborowych oraz pismo z Urzdu Miasta i Gminy Mylenice o znaku: BZK /05. Pisma znajdujce si w teczce aktowej o symbolu 52112/05 zostały zarejestrowane, lecz nie miały naniesionego znaku sprawy (dotyczy to pism od nr 1 do nr 8). Pisma dotyczce rejestracji były zarejestrowane w teczce aktowej o symbolu 5211/04, a winny by w teczce o symbolu Nie były równie prowadzone teczki aktowe o symbolu Ewidencja poborowych, którzy nie zgłosili si do poboru oraz Organizacja poboru. Ponadto stwierdzono, e zarejestrowane zostały obwieszczenia o rejestracji, wezwania do rejestracji i poboru (dotyczy to spraw ,7/05 i /05), czym naruszony został przepis 19 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych. EWIDENCJA DZIAŁALNOCI GOSPODARCZEJ 1. Realizacja zada w zakresie ewidencjonowania działalnoci gospodarczej, okrelonych w ustawie z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalnoci gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz z pón. zm.). Sprawy z zakresu ewidencjonowania działalnoci gospodarczej prowadzone były w okresie 2004 r. i I półrocza 2005 r. przez Pani Ew Pietruszk - Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego. Powierzenie tych spraw do prowadzenia Kierownikowi USC zapisane zostało w Regulaminie Organizacyjnym, nadanym Urzdowi Gminy zarzdzeniem nr 37/2004 Wójta Gminy Raciechowice z dnia 16 marca 2004 r. i ujte w zakresie czynnoci z dnia 7 lipca 2004 r. ustalonym dla Kierownika USC. W czasie nieobecnoci zastpstwo za Pani Ew Pietruszk pełniła Pani Danuta Broda. Realizowanie zadania - na mocy zarzdzenia nr 102/2005 Wójta Gminy z dnia 1 wrzenia 2005 r. - zostało z t dat przeniesione do zakresu działania Referatu Przedsibiorczoci i Rozwoju Gminy, którego Kierownikiem jest Pan Stanisław Spytek i wpisane do arkusza czynnoci z dnia 1 wrzenia 2005 r. dla Pani Eweliny Leniak - młodszego referenta w powyszym Referacie, któr zastpuje dora nie wyznaczony pracownik. Obowizujce przepisy prawne zwizane z prowadzeniem ewidencji i dotyczce ich interpretacje gromadzone były przez Pani Ew Pietruszk - jak stwierdzono - w podrcznym zbiorze, bieco uzupełnianym. Ewidencja działalnoci gospodarczej prowadzona była w okresie objtym kontrol w formie ksig ewidencyjnych. Wpisy podstawowe dokonywane były w 4 ksigach-tomach, natomiast zmiany wpisów w 3 odrbnych ksigach. Rubryki dotyczce pełnomocników, zbdne po nowelizacji przepisów, były pomijane (lub wykrelane) przy dokonywaniu biecych wpisów ewidencyjnych. Rubryki obejmujce oznaczenie przedsibiorcy, miejsce 13

14 i adres zamieszkania zawierały jego okrelenie według poprzednio obowizujcego nazewnictwa jako podmiotu gospodarczego. W toku kontroli zwrócono si o zaktualizowanie prowadzonej ksigi ewidencyjnej i dostosowanie jej do aktualnie obowizujcego stanu prawnego, co zostało uwzgldnione. Według stanu na dzie 30 czerwca 2005 r. prowadzona ewidencja obejmowała 671 wpisów - zarówno aktualnych, jak i wykrelonych. W roku 2004 dokonano 148 wpisów do ewidencji, z tego: - 27 nowych wpisów, - 79 wpisów zmieniajcych i uzupełniajcych; - 42 wpisy wykrelajce na podstawie wydanych w tym przedmiocie decyzji. Natomiast w okresie I półrocza 2005 r. dokonano 81 wpisów, z tego: - 15 nowych wpisów do ewidencji, - 45 wpisów zmieniajcych, - 21 wpisów wykrelajcych. Niezalenie od ewidencji, pomocniczo prowadzony był skorowidz alfabetyczny przedsibiorców, obejmujcy nastpujce dane: numer ewidencyjny, nazwisko i imi przedsibiorcy, data wpisu i data wykrelenia. Jak ustalono, sporód zgłaszajcych podjcie działalnoci gospodarczej nikt nie korzystał z moliwoci równoczesnego złoenia wniosku o nadanie statystycznego numeru identyfikacyjnego w systemie Regon (jeden przedsibiorca zgłaszajcy w 2004 r. zmian danych do wpisu ewidencyjnego złoył wniosek RG-1 do Urzdu Statystycznego za porednictwem Urzdu Gminy). Nie korzystano równie z moliwoci wniesienia - za porednictwem Urzdu Gminy Raciechowice - zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego NIP ani wniosku o wpis do rejestru działalnoci regulowanej. Stwierdzono, e kontrolowany Urzd dysponuje wymaganymi formularzami druków (wniosku RG-1 i zgłosze NIP) i przekazuje je zainteresowanym wraz z wyjanieniami dotyczcymi sposobu ich wypełnienia. Urzd Gminy posiada ponadto formularze wniosku RG-2, słuce do wyrejestrowania prowadzonej działalnoci w Urzdzie Statystycznym, które udostpnia przedsibiorcom wykrelanym z prowadzonej ewidencji. W kontrolowanym okresie nie wydano ani jednej decyzji odmownej w przedmiocie wpisu do ewidencji zgłoszonej działalnoci lub dokonania zmiany wpisu, jak równie nie stwierdzono przypadków wykrelenia wpisu w trybie przepisów Kodeksu postpowania administracyjnego dotyczcych wznowienia postpowania i stwierdzenia niewanoci decyzji. W okresie od 1 stycznia 2004 r. do 30 czerwca 2005 r. nie było równie wpisów do ewidencji osób zagranicznych. Osobom zgłaszajcym podjcie działalnoci gospodarczej i zmiany w jej prowadzeniu udostpniane były druki zgłosze, co ułatwiało dopełnienie obowizku zgłoszeniowego i upraszczało przeprowadzenie postpowania ewidencyjnego. Numer PESEL przedsibiorcy, którego podawanie jest obowizkowe od 1 stycznia 2004 r. zgodnie z ustaw z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy - Prawo działalnoci gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 2125), został włczony do zakresu danych wymaganych przy składaniu zgłosze dotyczcych dokonania wpisu do ewidencji działalnoci gospodarczej od stycznia 2004 r. Polska Klasyfikacja Działalnoci (PKD) - której stosowanie dla potrzeb okrelania przedmiotu zgłaszanej działalnoci jest od dnia 1 stycznia 2004 r. 14

15 obligatoryjne - była udostpniana zainteresowanym przy przyjmowaniu biecych zgłosze, a przedmiot zgłaszanej do ewidencji działalnoci gospodarczej okrelany jest zgodnie z t Klasyfikacj. Wnoszone zgłoszenia o dokonanie wpisu do ewidencji rozpatrywane były jak wykazała kontrola - w skróconych terminach. Sporód 12 sprawdzonych losowo spraw (631, 632, 633, 639, 644, 646, 660 i 663 z 2004 r. oraz 667, 668, 669 i 670 z 2005 r.) w 4 przypadkach załatwienie zgłosze nastpiło w tym samym dniu, w 7 sprawach - w dniu nastpnym, a w 1 przypadku - w cigu dwóch dni. Przed dokonaniem wpisu do ewidencji - poczwszy od numeru ustala si indywidualnie, czy w stosunku do zgłoszeniodawcy nie został orzeczony zakaz wykonywania działalnoci gospodarczej okrelonej w zgłoszeniu. Dokonuje si tego na podstawie owiadczenia zgłaszajcego podjcie działalnoci (wczeniej opierano si na ogólnie posiadanym rozeznaniu w tym wzgldzie). Kwesti realizacji odnonego wymogu, wynikajcego z art. 7c pkt 3 znowelizowanej ustawy - Prawo działalnoci gospodarczej, omówiono z Pani Ewelin Leniak - w nawizaniu do stanowiska zajtego w tym przedmiocie przez Ministerstwo Gospodarki i Pracy oraz uzyskane opinie prawne. Do wydawanych zawiadcze potwierdzajcych dokonanie wpisu do ewidencji dołczane było pouczenie informacyjne dla przedsibiorców oparte m.in. na przepisach ustawy - Prawo działalnoci gospodarczej, a obecnie - ustawy o swobodzie działalnoci gospodarczej. Niezalenie od pisemnego pouczenia dodatkowo udzielano rejestrowanym przedsibiorcom w formie ustnej uzupełniajcych informacji w toku załatwiania poszczególnych spraw. Kontrola wykazała, i akta ewidencyjne dotyczce wpisów podstawowych i zmieniajcych oraz wykrelajcych prowadzone były starannie i przechowywane w układzie odpowiadajcym cigłoci numeracyjnej ewidencji. Uzupełnienia wpisów dokonanych przed 1 stycznia 2004 r., w myl art. 8 cytowanej ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy - Prawo działalnoci gospodarczej oraz niektórych innych ustaw, tj. głównie w odniesieniu do okrelenia przedmiotu działalnoci zgodnie z PKD oraz oznaczenia numeru PESEL przedsibiorcy, uwzgldniane były w duym stopniu przy biecym dokonywaniu zmian wpisów zgłaszanych przez zainteresowanych. Sporód przedsibiorców posiadajcych aktualne wpisy do ewidencji 55 nie ma uzupełnionych wpisów w zakresie okrelenia przedmiotu wykonywanej działalnoci zgodnie z PKD i ujawnienia numeru PESEL. Od zgłosze-uzupełnie wpisów, które w wikszoci przypadków połczone były z równoczesnymi zgłoszeniami zmian w zakresie danych objtych dotychczas ewidencj, pobierano w 2004 r. opłat w kwocie 50 zł nalen od zgłoszenia zmiany wpisu. Zwrócono si w toku kontroli o dokonanie we własnym zakresie weryfikacji tych wpisów pod ktem pobranej opłaty i spowodowanie uregulowania jej zwrotu w kadym przypadku stwierdzenia nienalenego pobrania, stosownie do stanowiska Ministerstwa Gospodarki i Pracy w tej sprawie - co zostało uwzgldnione. Od zgłosze o wpis do ewidencji działalnoci gospodarczej lub zmian wpisu pobierana była opłata odpowiednio w kwotach 100 zł i 50 zł - stosownie do art. 7a ust. 3 ustawy - Prawo działalnoci gospodarczej. Jak ustalono, Rada Gminy nie korzystała dotychczas ze swych uprawnie do wprowadzenia ewentualnego zwolnienia od opłat wpisów do ewidencji. Według stanu na dzie wejcia w ycie ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. - Przepisy wprowadzajce ustaw o swobodzie działalnoci gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1808), tj. 21 sierpnia 2004 r., w prowadzonej przez Urzd ewidencji działalnoci gospodarczej nie było wpisów wspólnych obejmujcych działalno gospodarcz małonków, w zwizku z czym nie istniała potrzeba podejmowania działa wynikajcych z art. 68 cyt. ustawy. 15

16 Wykrelenia wpisów z ewidencji działalnoci gospodarczej dokonywane były w trybie przewidzianym przepisami odpowiednio ustawy Prawo działalnoci gospodarczej i ustawy o swobodzie działalnoci gospodarczej, tj. w formie decyzji administracyjnych podejmowanych na podstawie zawiadomie-poda przedsibiorców zaprzestajcych dalszego prowadzenia działalnoci, co stwierdzono na podstawie wydanych w tym zakresie decyzji (m.in.: USC.6412a/9, 10, 12, 25, 26/2004 i USC.6412a/12, 28, 32, 44, 57, 58, 59, 50, 48/2005). Wykrelanym z ewidencji przedsibiorcom - co wyej zaznaczono - udostpniano dla ułatwienia formularze wniosku RG-2 obowizujce przy zgłaszaniu likwidacji prowadzonej działalnoci w Urzdzie Statystycznym. Decyzje w sprawach wykrelenia wpisów z ewidencji przesyłane były bezporednio po ich wydaniu do Urzdu Skarbowego w Mylenicach i do Urzdu Statystycznego w Krakowie, które informowano w tej formie o wykreleniach przedsibiorców z prowadzonej ewidencji. Obowizujce wymogi proceduralne zwizane z rozpatrywaniem tych spraw omówione zostały podczas kontroli. Ewidencja działalnoci gospodarczej, która jest jawna, udostpniana była zainteresowanym, co w praktyce realizowano przede wszystkim poprzez udzielanie pisemnych i ustnych informacji o wpisach do tej ewidencji. 2. Wykonywanie okrelonych czynnoci (zada) zwizanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sdowego - w trybie ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sdowym (jt. Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209 z pón. zm.). Okrelone czynnoci pomocnicze zwizane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sdowego - rejestru przedsibiorców realizowane były przez Pani Ew Pietruszk, Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego. Na Jej stanowisku pracy dostpne były dla zainteresowanych: Polska Klasyfikacja Działalnoci (do wgldu) oraz informacje dotyczce m.in. siedziby sdu rejestrowego, a take formularze wniosku i załczników słuce do rejestracji spółki jawnej (m.in. o symbolach: KRS-W1, KRS-WM, KRS-ZN, KRS-WK, KRS-ZM, KRS-WB, KRS-ZR, KRS-WH, KRS-ZA, KRS-LP, KRS-WL). Jak ustalono, Urzd Gminy otrzymał dotychczas z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sdowego 4 informacje o rejestracji okrelonych podmiotów z terenu Gminy, które przechowywane s w odrbnej teczce. 3. Realizowanie zada dotyczcych wydawania zezwole na sprzeda napojów alkoholowych, okrelonych w ustawie z dnia 26 padziernika 1982 r. o wychowaniu w trzewoci i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jt. Dz. U. z 2002 r. Nr 147 poz z pón. zm.). Sprawy zwizane z wydawaniem zezwole na sprzeda napojów alkoholowych prowadzone były w kontrolowanym okresie przez Pani Ew Pietruszk - Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego. W 2004 r. Urzd Gminy wydał 40 zezwole na sprzeda napojów alkoholowych do spoycia poza miejscem i w miejscu sprzeday, natomiast w I półroczu 2005 r. wydanych zostało 14 tego rodzaju zezwole. Na podstawie wybranych losowo akt wydanych zezwole o numerach: I/158/A/2005, I/168/A/2005, I/169/B/2005, I/170/C/2005, I/125/A/2004, I/126/B/2004, I/137/C/2004, I/165/A/2005 i I/167/C/2005 stwierdzono, e w kadym przypadku przed wydaniem zezwolenia zasigano opinii Gminnej Komisji Rozwizywania Problemów Alkoholowych w przedmiocie wydania wnioskowanych zezwole na sprzeda napojów alkoholowych. Kontrola wykazała, i wnioskodawca, któremu wydano zezwolenie o numerze I/158/A/2005, przedłoył zamiast decyzji protokół z kontroli sanitarnej (odbioru). W zwizku z powyszym, 16

17 obowizek dania decyzji - zgodnie z wymogami ustawy o wychowaniu w trze woci i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - a take oraz inne kwestie formalnoprawne zwizane z wydawaniem zezwole omówiono z pracownikiem prowadzcym ww. sprawy. Decyzji o wyganiciu zezwole na sprzeda napojów alkoholowych bd ich cofniciu w okresie objtym kontrol nie wydawano. Ogólnie według stanu na dzie 30 czerwca 2005 r. sie punktów sprzeday napojów alkoholowych obejmowała 8 punktów gastronomicznych oraz 19 placówek detalicznych (nie liczc 9 punktów detalicznych posiadajcych zezwolenia na sprzeda alkoholu do 4,5%) i nie przekraczała limitu w liczbie 20 punktów sprzeday detalicznej i 20 punktów sprzeday gastronomicznej ustalonego uchwał nr XXVIII/154/2001 Rady Gminy w Raciechowicach z dnia 30 sierpnia 2001 r. w sprawie ustalenia liczby punktów sprzeday napojów alkoholowych powyej 4,5% alkoholu (z wyjtkiem piwa), przeznaczonych do spoycia poza miejscem sprzeday, jak i w miejscu sprzeday dla terenu Gminy Raciechowice. Wydane zezwolenia na sprzeda napojów alkoholowych ewidencjonowane były w rejestrach zezwole, prowadzonych odrbnie w odniesieniu do zezwole na sprzeda detaliczn i w placówkach gastronomicznych. Rejestry te obejmowały nastpujce dane: numer kolejny punktu sprzeday, dokładny adres punktu sprzeday, rodzaj punktu sprzeday, nazwa (imi i nazwisko) i adres otrzymujcego, rodzaj i numer zezwolenia: A, B, C, data wystawienia, termin wanoci, zezwolenie (godziny sprzeday napojów alkoholowych), data zwrotu w przypadku utraty wanoci lub cofnicia zezwolenia, data i potwierdzenie odbioru, uwagi. Ustalono, i na pocztku 2004 r. i 2005 r. skierowano do wszystkich przedsibiorców posiadajcych zezwolenia na sprzeda alkoholu pisemne przypomnienie o obowizku wniesienia opłaty za korzystanie z zezwole oraz o obowizujcych terminach wpłat poszczególnych rat (31 stycznia, 31 maja i 30 wrzenia). Równoczenie przesłano formularze owiadczenia o wartoci sprzeday poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w poprzednim roku. Na danie zainteresowanych przedsibiorców wydawano zawiadczenia potwierdzajce wniesienie obowizujcych opłat. RODOWISKO I ROLNICTWO I. Kontrola realizacji zada z zakresu produkcji rolinnej 1. Przeciwdziałanie narkomanii W latach na terenie Gminy Raciechowice na podstawie rozporzdze Wojewody Małopolskiego w sprawie ogólnej powierzchni przeznaczonej pod upraw maku niskomorfinowego oraz rejonizacji tych upraw (Nr 4/04 z dnia 9 marca 2004 r. i Nr 1/05 z dnia 28 lutego 2005 r.) obowizywał całkowity zakaz uprawy maku niskomorfinowego oraz konopi, w tym take na tzw.,,potrzeby własne. Realizujc zadania wynikajce z ustawy z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 198 z pó n. zm.) Urzd Gminy Raciechowice opracował w 2004 r. oraz w 2005 r. ogłoszenie o całkowitym zakazie uprawy maku i konopi (w tym równie na potrzeby własne) i przekazał sołtysom wszystkich wsi z terenu gminy odpowiednio pismem nr ROG.6033/1/04 z dnia 26 marca 2004 r. oraz nr ROG.6033/1/05 z dnia 21 marca Ogłoszenie zostało wywieszone na tablicach ogłosze w Urzdzie Gminy oraz na terenie sołectw, a take opublikowane w gazecie lokalnej pt. Nasza Gazeta wydawanej przez Gmin. 17