ZARZDZENIE NR 1187/05 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA. z dnia 24 padziernika 2005 r.

Transkrypt

1 ZARZDZENIE NR 1187/05 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia 24 padziernika 2005 r. w sprawie regulaminu wewntrznego. Na podstawie 42 ust. 1 regulaminu organizacyjnego stanowicego załcznik do zarzdzenia nr 216/04 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzdu Miasta Zielona Góra - tekst jednolity z pón.zm. 1 oraz zarzdzenia nr 712/05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewntrznych ustala si REGULAMIN WEWNTRZNY WYDZIAŁU SPRAW OBYWATELSKICH I ZARZDZANIA KRYZYSOWEGO Rozdział 1 Przepisy ogólne Wydział Spraw Obywatelskich i Zarzdzania Kryzysowego, zwany dalej wydziałem, jako jednostka organizacyjna Urzdu Miasta Zielona Góra realizuje zadania własne miasta Zielona Góra, zadania zlecone oraz zadania o charakterze ponadgminnym. 2. Zadania wydziału okrela 34 regulaminu organizacyjnego Siedziba wydziału z zastrzeeniem 3 znajduje si w budynku Urzdu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej Dane teleadresowe sekretariatu wydziału: 1) telefon: (0 68) ; 2) sprawyobywatelskie@um.zielona-gora.pl Siedziba Referatu Zarzdzania Kryzysowego znajduje si w budynku przy ul. Kasprowicza Dane teleadresowe sekretariatu Referatu Zarzdzania Kryzysowego: 1) telefon: (0 68) ; 2) zarzadzaniekryzysowe@um.zielona-gora.pl. 1 Ogłoszony w załczniku do obwieszczenia nr 2/ 05 Prezydenta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu regulaminu organizacyjnego Urzdu Miasta Zielona Góra, zmieniony zarzdzeniem nr 1007/ 05 z dnia 28 wrzenia 2005 r..

2 4. Ilekro w niniejszym regulaminie wewntrznym jest mowa o: 1) urzdzie- naley przez to rozumie Urzd Miasta Zielona Góra; 2) miecie- naley przez to rozumie miasto Zielona Góra; 3) regulaminie organizacyjnym- naley przez to rozumie regulamin organizacyjny stanowicy załcznik do zarzdzenia wskazanego w podstawie prawnej zarzdzenia; 4) regulaminie- naley przez to rozumie regulamin wewntrzny wydziału; 5) prezydencie- naley przez to rozumie Prezydenta Miasta Zielona Góra; 6) pracownikach- naley przez to rozumie pracowników wydziału; 7) instrukcji kancelaryjnej- naley przez to rozumie rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm. 2 ); 8) systemie ELUD- naley przez to rozumie informatyczny system ewidencji ludnoci funkcjonujcy urzdzie. Rozdział 2 Wewntrzna struktura organizacyjna wydziału 5. W skład wydziału wchodz: 1) naczelnik wydziału; 2) zastpca naczelnika wydziału; 3) Referat Ewidencji Ludnoci- OZ. I; 4) Referat Dowodów Osobistych- OZ.II; 5) Referat Zarzdzania Kryzysowego- OZ.III; 6) wieloosobowe stanowisko pracy ds. wojskowych i wiadcze na rzecz obrony- OZ.IV; 7) stanowisko pracy ds. społeczno administracyjnych OZ.V. Rozdział 3 Szczegółowy zakres działania wydziału 6. Do zada Referatu Ewidencji Ludnoci ( OZ.I.) naley w szczególnoci: 1) przyjmowanie zgłosze zameldowania na pobyt stały i czasowy; 2) wydawanie potwierdzenia zameldowania na pobyt stały i czasowy; 3) przyjmowanie zgłosze wymeldowania z pobytu stałego i wydawanie zawiadcze o wymeldowaniu; 4) przyjmowanie zgłosze wymeldowania z pobytu czasowego; 5) przyjmowanie zgłosze wyjazdów za granic na okres dłuszy ni 2 miesice; 6) powiadamianie o zameldowaniu na pobyt czasowy właciwych urzdów gmin; 7) powiadamianie o zameldowaniu i wymeldowaniu wojskowych komend uzupełnie; 8) kierowanie do właciwych urzdów gmin zapotrzebowa po karty osobowe mieszkaców; 2 Zmiany wymienionego rozporzdzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 69, poz

3 9) przekazywanie kart osobowych mieszkaców na zapotrzebowania innych gmin; 10) prowadzenie ewidencji ludnoci w systemie informatycznym ELUD w formie zbiorów meldunkowych: a) osób zameldowanych na pobyt stały, b) osób zameldowanych na pobyt czasowy na okres powyej 2 miesicy oraz cudzoziemców posiadajcych karty pobytu, c) osób zameldowanych na pobyt czasowy do 2 miesicy oraz cudzoziemców nie posiadajcych kart pobytu, d) byłych mieszkaców; 11) wprowadzanie do systemu ELUD danych osób poprzez zakładanie nowych rekordów dla: a) dzieci mieszkaców Zielonej Góry na podstawie aktów urodze, b) osób zgłaszajcych zameldowanie na pobyt stały przybyłych z innych miejscowoci i zagranicy na podstawie zgłosze zameldowania, c) osób zgłaszajcych zameldowanie na pobyt czasowy na podstawie zgłosze zameldowania; 12) wprowadzanie do systemu ELUD informacji: a) o wymeldowaniu z pobytu stałego, b) o wymeldowaniu z pobytu czasowego, c) o zgonie osoby; 13) aktualizacja systemu ELUD o zmiany miejsca stałego zameldowania w przypadkach: a) przemeldowania na terenie miasta, b) zmiany nazwy ulicy, numeru nieruchomoci i lokalu; 14) wprowadzanie do systemu ELUD informacji o czasowej nieobecnoci; 15) uzupełnianie danych w systemie ELUD na podstawie kart osobowych mieszkaców otrzymanych z innych gmin; 16) uzupełniane danych w systemie ELUD na podstawie zapotrzebowa po karty osobowe mieszkaców z innych gmin o informacje o miejscu zameldowania na terenie tych gmin; 17) aktualizacja danych osobowych w systemie ELUD w zbiorze osób zameldowanych na pobyt stały w zakresie: a) zmian stanu cywilnego na podstawie aktów małestw i aktów zgonu małonka, b) danych osobowych na podstawie aktów urodze, aktów małestw, decyzji właciwych organów, c) danych dotyczcych decyzji i dokumentów uprawniajcych cudzoziemca do pobytu w Polsce, d) danych dotyczcych obowizku wojskowego na podstawie okazywanych przy zameldowaniu ksieczek wojskowych oraz zawiadomie organów wojskowych; 18) aktualizacja danych osób wymeldowanych i nigdzie niezameldowanych ujtych w systemie ELUD w zbiorze byłych mieszkaców w zakresie stanu cywilnego i innych danych osobowych; 19) prostowanie błdów w systemie ELUD; 20) wykonywanie czynnoci zwizanych z nadawaniem numeru PESEL; 21) aktualizacja bazy ewidencji ludnoci Wojewódzkiego Banku Danych; 22) udzielanie informacji o danych osobowych ze zbiorów meldunkowych; 3

4 23) prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania; 24) wydawanie zawiadcze ze zbiorów meldunkowych; 25) realizacja zada z zakresu prowadzenia rejestru wyborców poprzez: a) wydawanie decyzji o wpisaniu i skreleniu z rejestru wyborców, b) zakładanie kart dla osób wpisanych do rejestru wyborców i skrelonych, c) powiadamianie o wpisaniu do rejestru wyborców urzdów miejsc pobytu stałego lub poprzedniego miejsca pobytu stałego, d) powiadamianie urzdów miejsca wpisania w rejestrze wyborców o zmianach w zakresie posiadania praw wyborczych, miejsca stałego zameldowania i danych osobowych, e) aktualizacja informatycznego rejestru wyborców; 26) sporzdzanie spisów wyborców i ich aktualizacja; 27) sporzdzanie wykazów i wydruków ze zbiorów meldunkowych; 28) przygotowywanie sprawozda statystycznych z zakresu ruchu ludnoci i druków meldunkowych; 29) obsługa wydziału m. in. poprzez: a) przyjmowanie i rejestracj korespondencji wpływajcej do wydziału w podsystemie RISS, b) przekazywanie akt do archiwum zakładowego, c) prowadzenie innych spraw organizacyjnych i pracowniczych, d) prowadzenie spraw zwizanych z planowaniem i wykonywaniem budetu w zakresie działania wydziału. 7. Do zada Referatu Dowodów Osobistych ( OZ.II.) naley w szczególnoci: 1) przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych; 2) wprowadzanie danych zawartych we wnioskach do Systemu Obsługi Obywatela; 3) wprowadzanie do Systemu Obsługi Obywatela informacji o przyjciu wykonanego dowodu osobistego; 4) wydawanie dowodów osobistych; 5) przyjmowanie zgłosze o utracie dowodów osobistych; 6) poredniczenie w wydawaniu dokumentów osobom zameldowanym na pobyt czasowy poprzez: a) przyjmowanie wniosków od osób zameldowanych na pobyt czasowy w Zielonej Górze, b) przekazywanie wniosków do urzdu miejsca stałego zameldowania, c) wydawanie dowodów osobistych po przekazaniu przez urzd gminy miejsca stałego pobytu, d) wprowadzanie do Systemu Obsługi Obywatela wniosków o wydanie dowodów osobistych przekazanych przez urzdy gmin miejsca czasowego zameldowania, e) przekazywanie wykonanych dowodów osobistych do miejsca stałego zameldowania, f) poredniczenie w wydawaniu dokumentów osobom przebywajcym w zakładach karnych; 7) prowadzenie gminnej ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych; 8) wprowadzanie do ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych informacji w zakresie: a) wydania dowodu osobistego, b) odbioru dowodu osobistego, c) zgłoszenia utraty, 4

5 d) uniewanienia dowodu osobistego; 9) prowadzenie dokumentacji wydanych dowodów w formie zbioru teczek dowodowych poprzez: a) zakładanie teczek dowodowych osobom wystpujcym o pierwszy dowód osobisty, b) włczanie do teczek dowodowych dokumentów uzyskanych przy wymianie dowodów osobistych, c) wyłczanie ze zbioru teczek dowodowych teczek osób zmarłych na podstawie aktu zgonu; 10) współpraca z innymi gminami przy wymianie dowodów osobistych poprzez: a) wystpowanie do urzdów gmin miejsca wydania poprzedniego dowodu osobistego o przekazanie teczki dowodowej, b) przekazywanie na zapotrzebowanie innych urzdów teczek dowodowych, c) powiadamianie urzdów gmin miejsca poprzedniego wydania dowodu osobistego o uniewanieniu dokumentu; 11) udzielanie informacji o danych osobowych oraz wydanych dowodach osobistych na podstawie prowadzonej ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych oraz zbioru kopert osobowych; 12) wydawanie zawiadcze na podstawie ewidencji wydanych dowodów osobistych; 13) wydawanie kserokopii dokumentów z teczek dowodowych; 14) potwierdzanie zgodnoci kserokopii dowodów osobistych z dokumentem; 15) aktualizacja systemu ELUD o dane dotyczce wydanych dowodów osobistych; 8. Do zada Referatu Zarzdzania Kryzysowego (OZ.III) naley w szczególnoci: 1) koordynowanie prac zwizanych z organizacj systemu zarzdzania kryzysowego poprzez: a) okrelanie i biece uaktualnianie standardów reagowania kryzysowego, b) prowadzenie analiz dotyczcych klsk ywiołowych i prognozowanie rozwoju sytuacji, c) udział w realizacji zada w zakresie zapobiegania zagroeniom, d) udział w pracach Zespołu Reagowania Kryzysowego, e) udział w pracach Centrum Zarzdzania Kryzysowego (CZK), w tym: - zbieranie i opracowywanie meldunków, - obsługa informatyczna CZK, - wprowadzenie danych na mapie cyfrowej miasta dla celów obrony cywilnej i zarzdzania kryzysowego, - obsługa programów: Map Troll Meteo, chemicznego i skae, - obsługa bazy teleadresowej, - pełnienie dyurów; 2) ustalanie procedur reagowania kryzysowego, w tym: a) współpraca z jednostkami Pastwowej Stray Poarnej, Policji i innymi organami w zakresie bezpieczestwa i porzdku publicznego oraz planowania i działa w warunkach kryzysowych, b) współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji samorzdowej, instytucjami i przedsibiorcami w zakresie zapobiegania zagroeniom; 3) realizacja zada wynikajcych z ustawy o stanie klski ywiołowej; 5

6 4) kierowanie oraz koordynowanie przygotowa i realizacji przedsiwzi obrony cywilnej na terenie miasta, a w szczególnoci: a) planowanie zada obrony cywilnej, b) okrelenie zagroe i przygotowanie do działa ratowniczych, c) nadzór nad ochron i ewakuacj dóbr kultury, d) prowadzenie ewidencji niebezpiecznych substancji chemicznych, e) techniczne i logistyczne zabezpieczenie obrony cywilnej midzy innymi w zakresie: - opracowania planów wydatków finansowych w zakresie zada własnych i zleconych, - prowadzenie ewidencji wydatków finansowych, - prowadzenie ewidencji materiałowej (w programie OC MAT) sprztu obrony cywilnej, - prowadzenie magazynu miejskiego sprztu obrony cywilnej, - konserwacja, naprawa i legalizacja sprztu, - zabezpieczenia rodków transportowych i sprztu do interwencji w sytuacjach nadzwyczajnych zagroe, - przygotowanie i prowadzenie dokumentacji technicznej zapewnienia funkcjonowania publicznych urzdze zaopatrzenia w wod, f) przygotowanie i prowadzenie ewidencji budowli ochronnych, g) przygotowanie miejsc zastpczych i innych dóbr niezbdnych do przetrwania, h) organizowanie punktów zabiegów specjalnych, i) nadzorowanie i kontrolowanie realizacji zada obrony cywilnej w zakładach pracy, j) sprawozdawczo dotyczca zagadnie obrony cywilnej i zarzdzania kryzysowego, k) nadzór nad realizacj przedsiwzi zwizanych z masowym grzebaniem zmarłych; 5) opracowywanie, aktualizacja oraz realizacja: a) planu reagowania kryzysowego, w tym: - ujednolicanie zasad prowadzenia działa ratowniczych, - okrelanie zasad współdziałania słub ratowniczych, - opracowywanie niezbdnej dokumentacji planistycznej przez słuby ratownicze i instytucje, - okrelanie odpowiedzialnoci instytucji w przywracaniu i odtwarzaniu infrastruktury; b) planu obrony cywilnej miasta, w tym: - okrelenie zasad prowadzenia akcji ratowniczej, - opracowanie zasad prowadzenia ewakuacji, - gromadzenie niezbdnych danych dla zabezpieczenia logistycznego działa obrony cywilnej; 6) organizowanie szkole i wicze w zakresie obrony cywilnej oraz sprawowanie nadzoru nad wiczeniami i szkoleniami prowadzonymi przez instytucje i przedsibiorców, w tym: a) opracowanie planów szkolenia, b) organizowanie szkole: - dla zakładów pracy i instytucji, - wewntrznych dla pracowników wydziału; c) udział w szkoleniu jednostek organizacyjnych obrony cywilnej i innych słub ratowniczych; 7) współpraca z właciwymi organami w zakresie bezpieczestwa i porzdku publicznego; 6

7 8) organizowanie systemu ostrzegania i alarmowania ludnoci, w tym: a) utrzymanie w gotowoci technicznej systemu syren alarmowych na terenie Miasta, b) monitoring skae promieniotwórczych, c) planowanie i przygotowanie systemu łcznoci w akcjach ratowniczych, d) treningi łcznoci w radiotelefonicznej sieci zarzdzania Wojewody Lubuskiego, e) treningi w odbiorze sygnałów o zagroeniu z powietrza w sieci radiowej ostrzegania Korpusu Obrony Powietrznej (KOP), f) współorganizacja działalnoci Powiatowego Orodka Analizy Danych i Alarmowania (POADA) Zielona Góra, g) monitoring sprawnoci technicznej, konserwacja systemu alarmowania miasta; 9) organizowanie systemu łcznoci w sytuacjach kryzysowych; 10) koordynowanie zada obrony cywilnej realizowanych przez instytucje i przedsibiorców; 11) zapewnienie współdziałania jednostek organizacyjnych administracji samorzdowej, instytucji i przedsibiorców w zakresie zapobiegania zagroeniom; 12) sprawowanie ogólnego nadzoru nad przygotowaniem do działa jednostek organizacyjnych obrony cywilnej; 13) planowanie, organizacja i przygotowywanie ewakuacji (przyjcia) ludnoci; 14) okrelanie zasad i zakresu współpracy przygranicznej w dziedzinie ochrony ludnoci; 15) prowadzenie spraw obronnych urzdu, a w szczególnoci; a) opracowanie planu operacyjnego funkcjonowania miasta, w tym: - szczegółowych planów realizacji zada obronnych okresu P i W, - planów zada zwizanych z podwyszeniem gotowoci obronnej dla jednostek komunalnych i podległych Radzie Miasta; b) opracowanie planów, w zakresie: - zastpczych miejsc szpitalnych, - stałego dyuru, - zapasowego miejsca pracy, - szkolenia obronnego; c) przygotowanie i aktualizacja baz danych dla Sił Zbrojnych RP i wojsk sojuszniczych (HNS), d) opracowanie regulaminów organizacyjnych urzdu na okres pokoju i wojny, e) opracowanie szczegółowych zada obronnych dla pracowników funkcyjnych urzdu; 16) nadzorowanie i koordynowanie spraw obronnych prowadzonych przez jednostki organizacyjne urzdu oraz miejskie jednostki organizacyjne. 7

8 9. Do zakresu działania wieloosobowego stanowiska pracy ds. wojskowych i wiadcze na rzecz obrony (OZ. IV. ) naley w szczególnoci: 1) prowadzenie rejestracji przedpoborowych poprzez: a) sporzdzanie listy przedpoborowych, b) wzywania przedpoborowych do stawienia si na rejestracj poborowych, c) zakładanie rejestru przedpoborowych, d) wyjaniania przyczyn braku stawiennictwa przedpoborowych i przygotowanie zarzdze o przymusowym doprowadzeniu; 2) organizacja i przeprowadzenie poboru w zakresie: a) sporzdzenia listy poborowych, b) wzywania poborowych do stawienia si do Powiatowej Komisji Lekarskiej, c) zapewnienia obsługi medycznej poboru, d) przygotowania lokalu do przeprowadzenia poboru, e) przygotowania umów z pracownikami administracyjnymi, f) przygotowania umów na realizacj bada specjalistycznych poborowych, g) wyjaniania przyczyn braku stawiennictwa poborowych i przygotowanie zarzdze o przymusowym doprowadzeniu na Powiatow Komisj Lekarsk, h) wprowadzanie do systemu ELUD danych poborowych dotyczcych obowizku wojskowego; 3) prowadzenie wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do słuby wojskowej; 4) przygotowywanie decyzji o uznaniu ołnierzy i poborowych za samotnych, posiadajcych na utrzymaniu członków rodziny oraz o stwierdzaniu koniecznoci sprawowania opieki przez ołnierza i poborowego nad członkiem rodziny; 5) przygotowywanie decyzji w zakresie przejcia finansowania opłat mieszkaniowych za ołnierzy samotnych i posiadajcych na utrzymaniu członków rodziny; 6) wypłata nalenoci z tytułu utraconego wynagrodzenia ołnierzom odbywajcym wiczenia wojskowe; 7) wyjanianie przyczyn braku stawiennictwa ołnierzy do czynnej słuby wojskowej i przygotowywanie zarzdze o przymusowym doprowadzeniu; 8) sporzdzanie planów wiadcze na rzecz obrony w czasie pokoju; 9) przygotowywanie decyzji o nałoeniu obowizku wiadcze rzeczowych i osobistych w czasie pokoju; 10) sporzdzanie i aktualizacja planów wiadcze na rzecz obrony na czas wojny i ogłoszenia mobilizacji w rozbiciu na: a) wiadczenia etatowe na rzecz Sił Zbrojnych, b) wiadczenia etatowe na rzecz innych podmiotów, c) wiadczenia dorane osobiste, d) wiadczenia dorane rzeczowe; 11) przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu rzeczy ruchomych i nieruchomoci na cele etatowych wiadcze rzeczowych na rzecz Sił Zbrojnych na czas wojny i ogłoszenia mobilizacji; 8

9 12) przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu rzeczy ruchomych i nieruchomoci na cele etatowych wiadcze rzeczowych na rzecz innych podmiotów na czas wojny i ogłoszenia mobilizacji; 13) przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu na cele doranych wiadcze rzeczowych i osobistych; 14) wykonywanie zada z zakresu natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych poprzez: a) sporzdzanie planu akcji kurierskiej i jego biec aktualizacj, b) szkolenie pracowników urzdu wyznaczonych do udziału w akcji kurierskiej, c) szkolenie osób przeznaczonych do realizacji zada w ramach wiadcze na rzecz obrony. 10. Do zakresu działania stanowiska ds. społeczno administracyjnych (OZ.V.) naley: 1) prowadzenie ewidencji stowarzysze zarejestrowanych, oddziałów stowarzysze oraz stowarzysze zwykłych; 2) wykonywanie zada organu nadzoru nad działalnoci stowarzysze majcych siedzib w miecie poprzez: a) opiniowanie wniosków o rejestracj stowarzysze, b) opiniowanie wniosków w sprawie zmian statutu stowarzysze, c) kontrole w oparciu o prowadzone ewidencje przestrzegania zasad kadencyjnoci władz stowarzysze, d) wystpowanie do stowarzysze o wyjanienia w przypadku stwierdzenia narusze prawa oraz z wezwaniem do usunicia stwierdzonych nieprawidłowoci, e) kierowania do sdu wniosków w sprawie zastosowania rodków nadzorczych w przypadkach stwierdzenia naruszenia prawa przez stowarzyszenie, f) wystpowanie do sdu o ustanowienie kuratora w przypadkach zaprzestania działalnoci przez stowarzyszenie, g) wystpowanie z wnioskiem o rozwizanie stowarzyszenia w przypadku zaprzestania działalnoci oraz naruszenia prawa; 3) wydawanie decyzji w sprawie zezwole na zbiórki publiczne; 4) przyjmowanie zgłosze w sprawie organizacji zgromadze publicznych; 5) wykonywanie zada w zakresie repatriacji; 6) wykonywanie zada w zakresie koordynacji prac zwizanych z organizacj obchodów wit pastwowych w miecie; 7) współpraca z organizacjami kombatanckimi w zakresie organizacji uroczystoci rocznicowych, 9

10 Rozdział 4 Zasady kierowania wydziałem Prac wydziału kieruje naczelnik. 2. Do obowizków naczelnika stosuje si przepisy regulaminu organizacyjnego dotyczce kierujcych jednostkami organizacyjnymi urzdu z zachowaniem przepisu Do wyłcznej kompetencji naczelnika naley: 1) dokonywanie podziału zada na referaty i samodzielne stanowiska pracy; 2) ustalanie zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie pracowników; 3) nadzór nad prac zastpcy naczelnika wydziału, kierowników referatów, pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy 4) powierzanie pracownikom do realizacji dodatkowych zada niewynikajcych zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie; 5) nadzór nad pracownikiem OZ. I w zakresie obsługi wydziału. 13. Zastpca naczelnika wydziału: 1) realizuje zadania kierujcego jednostk organizacyjn urzdu okrelone w 36 pkt 5, 6, 7,12, 13, 16, 37 pkt 1, 2, 3, 4 regulaminu organizacyjnego w zakresie działania Referatu Zarzdzania Kryzysowego; 2) kieruje bezporednio prac Referatu Zarzdzania Kryzysowego; 3) przygotowuje zarzdzenia, wytyczne, plany i programy Prezydenta Miasta w zakresie obrony cywilnej, zarzdzania kryzysowego i spraw obronnych 4) nadzoruje i koordynuje realizacj zada przez jednostki organizacyjne urzdu w zakresie: a) spraw obronnych, b) obrony cywilnej, c) zarzdzania kryzysowego. 14. Prac referatów kieruj kierownicy referatów z zastrzeeniem 13 pkt Do obowizków kierowników referatów niezalenie od innych zada okrelonych w ich zakresach odpowiedzialnoci i uprawnie naley: 1) organizacja biecej pracy referatu; 2) kontrola realizacji zada przez pracowników referatu z zastrzeeniem 12 pkt 5; 3) nadzór nad przestrzeganiem obowizujcych procedur załatwiania spraw; 4) wnioskowanie w zakresie wprowadzania zmian w organizacji pracy referatu i zakresach czynnoci pracowników. 10

11 16. W czasie nieobecnoci naczelnika wydziału zastpca naczelnika wydziału przejmuje zadania naczelnika w zakresie : a) organizacji pracy wydziału i przestrzegania dyscypliny pracy; b) nadzoru merytorycznego nad prac kierownika Referatu Dowodów Osobistych, samodzielnego stanowiska pracy ds. wojskowych i wiadcze na rzecz obrony oraz ds. społeczno - administracyjnych. 17. W czasie nieobecnoci naczelnika wydziału zadania naczelnika w stosunku do pracowników Referatu Ewidencji Ludnoci, z zachowaniem 16, sprawuje kierownik referatu 18. W okresie nieobecnoci zastpcy naczelnika wydziału jego zadania okrelone w 13 pkt 1, 3, 4, przejmuje naczelnik wydziału. 19. W okresie nieobecnoci kierowników referatów ich zadania przejmuj pracownicy referatów zgodnie z zakresami odpowiedzialnoci i uprawnie lub wskazani przez kierowników referatów za zgod naczelnika wydziału. Rozdział 5 Zasady obiegu korespondencji Korespondencja kierowana do wydziału z zastrzeeniem 23 odbierana jest i przyjmowana przez pracownika OZ. I prowadzcego sprawy obsługi wydziału zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 2. Przepisy ust.1 stosuje si odpowiednio do korespondencji kierowanej do wydziału drog elektroniczn. 21. Naczelnik wydziału, z zastrzeeniem 23, przeglda korespondencj oraz czyni na niej dyspozycje. 2. Korespondencja przekazywana jest kierownikom referatów i pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy zgodnie z dyspozycj naczelnika wydziału po wprowadzeniu do systemu RISS z zastrzeeniem ust. 3 i Bez dyspozycji naczelnika, bezporednio na stanowiska pracy przekazywane s: 1) karty osobowe mieszkaca przekazane przez urzdy gmin, 2) zapotrzebowania po karty osobowe mieszkaca, 3) formularze aktualizacyjne z innych gmin z zakresu ewidencji ludnoci, 4) akty stanu cywilnego przekazane w celu aktualizacji zbiorów meldunkowych i do potrzeb wydawania dowodów osobistych, 5) zapotrzebowania po koperty dowodowe i przekazane koperty dowodowe, 6) powiadomienia o wydaniu i uniewanieniu dowodów osobistych otrzymane z urzdów gmin, 11

12 7) powiadomienia w sprawie ujcia przedpoborowych i poborowych do list sporzdzonych przez inne gminy oraz informacje o zgłoszeniu si przez nich do rejestracji przedpoborowych i poboru. 23. Korespondencja kierowana do Referatu Zarzdzania Kryzysowego na adres jego siedziby przy ul. Kasprowicza 3 przyjmowana jest przez pracownika referatu prowadzcego sprawy organizacyjne i podlega przekazaniu na stanowiska pracy zgodnie z dyspozycjami zastpcy naczelnika wydziału. 24. Bezporednio na stanowiskach pracy przyjmowane s wnioski interesantów w zakresie: 1) zgłosze meldunkowych; 2) wydawania dowodów osobistych; 3) wydawania zawiadcze Przygotowanie korespondencji do wysyłki naley do pracowników w zakresie załatwianych przez nich spraw. 2. Wysyłk korespondencji prowadzi Wydział Organizacyjny- kancelaria ogólna urzdu. Rozdział 6 Nadzór nad wymaganiami prawnymi 26. Wykaz aktów prawnych okrelony w 37 pkt 10 regulaminu organizacyjnego, zwany dalej wykazem, prowadzony jest przez wyznaczonego pracownika w formie elektronicznej wg wzoru okrelonego w dokumentacji systemu zarzdzania jakoci. 27. Do obowizków pracownika prowadzcego wykaz naley: 1) prowadzenia centralnego wykazu dla wydziału i wycigów z wykazu na referaty i poszczególne samodzielne stanowiska pracy; 2) aktualizacja wykazu i wycigów w oparciu o informacje przekazywane z Biura Obsługi Prawnej; 3) informowanie o zmianach w przepisach prawnych naczelnika wydziału, zastpc naczelnika, kierowników referatów i pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy z zachowaniem Zastpca naczelnika, kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy zobowizani s do posiadania aktualnego zestawu przepisów prawnych z tekstami aktów zawierajcych regulacje w zakresie prowadzonych spraw. 12

13 Rozdział 7 Inne zasady funkcjonowania wydziału 29. Pracownicy na stanowiskach pracy podpisuj stosownie do uprawnie okrelonych w ich zakresach odpowiedzialnoci i uprawnie nastpujce dokumenty: 1) zawiadczenia i inne dokumenty potwierdzajce dokonanie czynnoci zameldowania, wymeldowania, przyjcia wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgłoszenia utraty dowodu; 2) zawiadczenia ze zbiorów meldunkowych i dowodów osobistych; 3) druki formularzy aktualizacyjnych przekazywanych do urzdów gmin, wojskowych komend uzupełnie, Wojewódzkiego Banku Danych; 4) pisma kierowane do stron i innych jednostek w ramach prowadzonego postpowania administracyjnego; 5) wezwania administracyjne Szkolenia merytoryczne pracowników wydziału prowadzi naczelnik wydziału, zastpca naczelnika i kierownicy referatów. 2. Tematyka szkole merytorycznych pracowników obejmuje w szczególnoci: 1) omówienie zmian w przepisach prawnych w zakresie działania wydziału; 2) wnioski z kontroli zewntrznej i wewntrznej w zakresie realizacji zada wydziału. 3) zasady i sposób realizacji zada zwizanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów Do znakowania akt wydziału stosuje si skrót OZ. 2. Uszczegółowiony wykaz rzeczowy akt dla urzdu okrela odrbne zarzdzenie prezydenta. 32. Wnioski urlopowe parafuje zastpca naczelnika i kierownicy referatów z adnotacj o zastpstwie. Rozdział 8 Przepisy kocowe 33. Wykonanie zarzdzenia powierza si naczelnikowi Wydziału Spraw Obywatelskich i Zarzdzania Kryzysowego. 34. Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania. PREZYDENT MIASTA mgr Boena Ronowicz 13